Excel-afdruktips voor perfecte rapporten

We hebben het allemaal weleens meegemaakt. Je besteedt uren aan het nauwkeurig ordenen van je gegevens, het schrijven van complexe formules en het opmaken van een prachtige spreadsheet. Je klikt op afdrukken, loopt naar de printer en vindt een ramp van 15 pagina's. De helft van je kolommen is gestrand op aparte pagina's, de tekst is afgesneden en overal zitten blanco pagina's tussen.

Afdrukken vanuit Excel is berucht om de frustraties die het oplevert, omdat spreadsheets zijn ontworpen als eindeloze rasters en niet als standaard papierformaten. Met een goed begrip van de pagina-instellingen van Excel kun je echter elke uitgestrekte dataset omzetten in een strak, professioneel fysiek rapport.

In deze gids nemen we de belangrijkste Excel-afdruktips met je door die je moet beheersen. Aan het einde weet je precies hoe je je spreadsheets kunt temmen en elke keer weer perfect opgemaakte rapporten kunt afdrukken.

1. Definieer eerst je afdrukbereik

De meest voorkomende afdrukfout in Excel is Excel laten bepalen wat er afgedrukt wordt. Standaard probeert Excel elke cel af te drukken die gegevens of opmaak bevat op het actieve werkblad. Als je per ongeluk een cel in kolom Z hebt opgemaakt, print Excel alle lege ruimte die daaraan voorafgaat.

Om dit op te lossen, moet je Excel expliciet vertellen welke cellen je op papier wilt hebben door het Afdrukbereik in te stellen.

• Selecteer exact het bereik van de cellen die je wilt afdrukken.
• Ga naar het tabblad Pagina-indeling op het Excel-lint.
• Klik op Afdrukbereik in de groep Pagina-instelling.
• Selecteer Afdrukbereik bepalen.

Er verschijnt een vage grijze omlijning rond je selectie, die de grenzen van je afdrukbereik aangeeft. Als je later meer gegevens aan dit bereik wilt toevoegen, selecteer je simpelweg de nieuwe cellen, klik je op Afdrukbereik en kies je Toevoegen aan afdrukbereik.

2. Beheers pagina-indeling en afdrukstand

In tegenstelling tot Word-documenten, die meestal van boven naar beneden worden gelezen, strekken Excel-spreadsheets zich vaak breed uit van links naar rechts. Daarom is de standaard afdrukstand Staand zelden de beste keuze voor een gegevenszwaar rapport.

Als je spreadsheet meer kolommen dan rijen heeft, verander je de afdrukstand altijd naar Liggend. Dit doe je via Pagina-indeling > Afdrukstand > Liggend. Omgekeerd, als je documenten zoals professionele facturen afdrukt, is Staand waarschijnlijk de juiste keuze.

Pas daarnaast je marges aan. Standaard laat Excel ruime marges over rond de pagina. Om de ruimte voor je gegevens te maximaliseren:

• Ga naar Pagina-indeling > Marges.
• Selecteer Smal om je gegevens de maximale ademruimte te geven zonder dat ze door de printer worden afgesneden.
• Voor handmatige controle klik je op Aangepaste marges... en vink je de vakjes aan om je gegevens Horizontaal en Verticaal op de pagina te centreren.

3. Schalen: Aanpassen aan één pagina zonder leesbaarheid te verliezen

Wanneer je gegevens net iets te breed zijn om op een enkele pagina te passen, zal Excel genadeloos de laatste kolom afsnijden en op een eigen pagina plaatsen. Je kunt dit direct oplossen met de functie Schalen.

Ga naar Pagina-indeling > Aanpassen aan pagina. Hier vind je twee primaire vervolgkeuzemenu's: Breedte en Hoogte.

• Om alle kolommen op een enkele paginabreedte te forceren, verander je de Breedte van "Automatisch" naar 1 pagina. Laat de Hoogte op "Automatisch" staan, zodat je rijen op een natuurlijke manier kunnen doorlopen over het aantal benodigde pagina's.
• Om de hele spreadsheet op een enkel vel papier te forceren, stel je zowel Breedte als Hoogte in op 1 pagina.

Waarschuwing: Wees voorzichtig met schalen. Als je 30 kolommen op één paginabreedte dwingt te passen, verkleint Excel het lettertype drastisch. Gebruik altijd het Afdrukvoorbeeld-scherm (toegankelijk via standaard sneltoetsen zoals Ctrl + P) om te zorgen dat de tekst leesbaar blijft.

4. Rij- en kolomkoppen herhalen op elke pagina

Als je afgedrukte rapport meerdere pagina's beslaat, is het ongelooflijk vervelend om pagina 3 te lezen zonder te weten wat elke kolom voorstelt. Je kolomkoppen moeten zich herhalen bovenaan elke afgedrukte pagina.

Excel heeft hier een speciale tool voor genaamd Afdruktitels.

1. Ga naar het tabblad Pagina-indeling.
2. Klik op Afdruktitels.
3. Zoek in het dialoogvenster Pagina-instelling het veld Rijen bovenaan herhalen.
4. Klik op het pijltje-omhoog aan de rechterkant van het veld en klik vervolgens op het rijnummer in je spreadsheet dat je koppen bevat (bijv. Rij 1). Je zult een absolute verwijzing zoals $1:$1 zien verschijnen.
5. Klik op OK.

Wanneer je nu afdrukt, wordt Rij 1 automatisch gedupliceerd aan de bovenkant van elke volgende pagina, waardoor je gegevens oneindig veel makkelijker te lezen zijn.

5. Voeg professionele kop- en voetteksten toe

Een afgedrukt rapport is niet echt compleet zonder context. Als je een spreadsheet aan een collega overhandigt, moet deze weten wat het is, wanneer het is afgedrukt en hoeveel pagina's het bevat.

Gebruik de kop- en voetteksten van Excel om deze context toe te voegen:

• Ga naar Invoegen > Koptekst en voettekst. Dit verandert je weergave naar de Pagina-indeling.
• Je ziet drie afzonderlijke vakken bovenaan en onderaan je pagina.
• Klik in een vak en gebruik het tabblad Koptekst en voettekst op het lint om dynamische elementen in te voegen.

De meest voorkomende opstelling is het plaatsen van de Bladnaam in de linkerbovenhoek, de Huidige datum in de rechterbovenhoek en het Paginanummer / Aantal pagina's in het midden onderaan. Excel gebruikt speciale codes voor deze dynamische velden, zoals &[Page] of &[Pages].

6. Beheer pagina-einden handmatig

Soms splitsen de automatische pagina-einden van Excel je gegevens op een onhandig punt, zoals het in tweeën breken van een categoriegroep. Je kunt handmatig controleren waar pagina's precies worden gesplitst met behulp van het Pagina-eindevoorbeeld.

Klik op Beeld > Pagina-eindevoorbeeld. Je scherm zal veranderen om je gegevens te tonen omringd door dikke blauwe lijnen. Deze blauwe lijnen vertegenwoordigen de randen van je afgedrukte pagina's.

Om aan te passen waar een pagina-einde valt, klik en sleep je eenvoudig de ononderbroken blauwe lijn (handmatig pagina-einde) of de gestreepte blauwe lijn (automatisch pagina-einde) naar een nieuwe locatie. Als je een gloednieuw pagina-einde wilt invoegen om een specifiek gedeelte naar een nieuwe pagina te forceren, selecteer je de rij onder de plaats waar je het pagina-einde wilt hebben, ga je naar Pagina-indeling > Eindemarkeringen en klik je op Pagina-einde invoegen.

7. Omgaan met formulefouten en rasterlijnen

Niets ziet er minder professioneel uit op een afgedrukt rapport dan een reusachtige #DIV/0! of #N/A fout midden op je pagina. Hoewel je deze fouten idealiter moet oplossen met functies zoals IFERROR, biedt Excel de mogelijkheid om ze puur voor het afdrukken te verbergen.

Als je er de voorkeur aan geeft om eerst je formules op te schonen, wikkel dan je berekening in IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP(A2, DataRange, 2, FALSE), "Not Found")

Als je de fouten gewoon wilt maskeren op de afdruk:

1. Ga naar Pagina-indeling > Afdruktitels.
2. Zoek op het tabblad Blad naar het vervolgkeuzemenu Celfouten weergeven als:.
3. Verander het van "weergegeven" in <leeg>.

In datzelfde menu kun je het vakje voor Rasterlijnen aanvinken. Standaard drukt Excel de vage grijze rasterlijnen die je op je scherm ziet niet af. Als je gegevens geen randen hebben, zorgt het aanvinken van het vakje Rasterlijnen ervoor dat je rijen en kolommen duidelijk gescheiden blijven en gemakkelijk te lezen zijn op papier.

8. Praktische doorloop: Een maandelijks verkooprapport opmaken

Laten we al deze concepten samenbinden met een praktisch voorbeeld. Stel je voor dat je een verkoopdashboard hebt gebouwd en de onderliggende maandelijkse gegevens moet afdrukken. Je ruwe gegevens zien er zo uit:

Datum	Regio	Verkoper	Productcode	Omzet
2023-10-01	North	J. Smith	PRD-101	$1,250.00
2023-10-02	South	A. Davis	PRD-205	$840.00
2023-10-03	North	J. Smith	PRD-101	$1,250.00

Deze gegevens strekken zich uit over 500 rijen. Dit is exact hoe je het opmaakt voor een perfecte afdruk:

1. Eerst samenvatten: Als je baas alleen de totalen per regio wil, druk dan geen 500 rijen af. Maak een snelle overzichtstabel met SUMIFS om de gegevens voor het afdrukken samen te voegen:

   =SUMIFS(SalesTable[Revenue], SalesTable[Region], "North")

2. Afdrukbereik instellen: Als je toch de volledige 500 rijen moet afdrukken, selecteer dan de kolommen A tot en met E tot aan rij 500. Klik op Pagina-indeling > Afdrukbereik > Afdrukbereik bepalen.
3. Indeling aanpassen: Klik op Pagina-indeling > Afdrukstand > Staand (aangezien 5 kolommen gemakkelijk verticaal passen). Klik op Marges > Smal.
4. Schalen: Ga naar Pagina-indeling > Aanpassen aan pagina. Stel de Breedte in op 1 pagina en Hoogte op Automatisch.
5. Koppen herhalen: Klik op Afdruktitels. Klik op het vakje "Rijen bovenaan herhalen" en klik op Rij 1.
6. Voettekst toevoegen: Ga naar Invoegen > Koptekst en voettekst. Typ in het middelste vak onderaan Page &[Page] of &[Pages].
7. Afdrukvoorbeeld: Druk op Ctrl + P. Bekijk het voorbeeldvenster. Je zou perfect uitgelijnde kolommen moeten zien, een herhalende koptekst op elke pagina en nauwkeurige paginanummers onderaan.

Soms is het maken van de juiste overzichtstabellen en het correct krijgen van je formules al het halve werk voordat je zelfs maar op afdrukken klikt. Als je je gegevens moet samenvoegen of correct moet opmaken, maar je de exacte syntaxis niet meer kunt herinneren, kun je je behoeften gewoon in duidelijke taal omschrijven aan ExcelGPT en direct de formule ontvangen. Het neemt de frustratie weg bij het maken van rapporten. Voor meer context over het gebruik van AI in spreadsheets, bekijk onze gids over ChatGPT voor Excel: Formules schrijven met AI.

Veelgestelde vragen

Hoe druk ik alleen een specifieke selectie af zonder mijn afdrukbereik te wijzigen?

Als je slechts een snelle, eenmalige afdruk van een paar cellen nodig hebt, selecteer ze dan, druk op Ctrl + P om het afdrukmenu te openen en verander onder Instellingen de optie "Actieve bladen afdrukken" in Selectie afdrukken. Dit negeert tijdelijk het opgeslagen afdrukbereik van het document.

Waarom is de tekst van mijn afgedrukte Excel-werkblad zo klein?

Dit gebeurt meestal omdat "Aanpassen aan 1 pagina breed op 1 pagina hoog" is geselecteerd voor een enorme dataset. Excel verkleint het lettertype met geweld om het passend te maken. Om dit op te lossen, verander je de schaal van Hoogte terug naar "Automatisch" zodat de rijen op natuurlijke wijze kunnen doorlopen naar een tweede of derde pagina, wat de lettergrootte zal herstellen.

Hoe forceer ik een nieuwe pagina voor elke categorie in mijn rapport?

Je moet handmatige pagina-einden gebruiken. Ga naar Beeld > Pagina-eindevoorbeeld. Klik met de rechtermuisknop op de cel waar de nieuwe categorie begint (in kolom A) en selecteer Pagina-einde invoegen. Excel zal de printer forceren om op die exacte rij met een nieuw vel papier te beginnen.

Kan ik Excel-opmerkingen en notities afdrukken?

Ja. Ga naar Pagina-indeling > Afdruktitels en klik op het tabblad Blad. Zoek naar het vervolgkeuzemenu Opmerkingen en notities:. Je kunt ervoor kiezen om ze precies "Zoals op blad weergegeven" of samengevoegd "Aan einde van blad" op een apart vel papier af te drukken.