10 Excel-trucs die je versteld doen staan

De meeste professionals gebruiken Microsoft Excel dagelijks, toch krast een verrassend aantal gebruikers slechts aan de oppervlakte van wat deze krachtige software kan doen. Misschien weet je hoe je een eenvoudige SUM-functie schrijft of een tabel opmaakt, maar er is een hele wereld aan verborgen functionaliteit ontworpen om saai handmatig werk te elimineren. Als je merkt dat je repetitieve taken uitvoert, is er vrijwel zeker een snellere manier.

In deze gids onthullen we 10 krachtige mogelijkheden die de manier waarop je spreadsheets beheert zullen transformeren. Van razendsnelle sneltoetsen voor het opschonen van gegevens tot geavanceerde opzoekformules, dit zijn de verborgen Excel-functies die je zou moeten gebruiken om wekelijks uren tijd te besparen.

1. Snel aanvullen: Je magische staf voor gegevensopschoning

Als je ooit uren hebt besteed aan het handmatig splitsen van voor- en achternamen, het extraheren van domeinnamen uit e-mailadressen of het opnieuw opmaken van telefoonnummers, dan zal Snel aanvullen (Flash Fill) je versteld doen staan. Geïntroduceerd in Excel 2013, maakt Snel aanvullen gebruik van voorspellende machine learning om patronen in je gegevensinvoer te detecteren en de rest van de kolom automatisch aan te vullen.

Hoe gebruik je Snel aanvullen:

1. Neem aan dat je een lijst met volledige namen in kolom A hebt (bijv. "Jan Jansen").
2. Typ in cel B2 de voornaam die je wilt extraheren: "Jan".
3. Druk op Enter om naar cel B3 te gaan.
4. Druk op de sneltoets CTRL + E.

Excel zal direct herkennen dat je het eerste woord uit kolom A extraheert en zal de rest van de kolom perfect naar beneden aanvullen. Het werkt ook voor het combineren van gegevens, het extraheren van specifieke tekstreeksen en het wijzigen van hoofdletters/kleine letters.

2. INDEX MATCH: De VLOOKUP-upgrade

Hoewel VLOOKUP de bekendste opzoekfunctie is, heeft het beperkingen: het kan alleen van links naar rechts zoeken, en als je een nieuwe kolom in je dataset invoegt, breekt je formule. Maak kennis met het dynamische duo INDEX en MATCH. Samen creëren ze een tweerichtingsopzoeking die sneller en flexibeler is, en volledig immuun voor ingevoegde kolommen.

Hier is een blik op een eenvoudige dataset:

Werknemer-ID (Kolom A)	Naam (Kolom B)	Afdeling (Kolom C)
1001	Sarah Jenkins	Marketing
1002	Michael Chang	Financiën
1003	David Smith	Operations

Als je de naam van een werknemer wilt opzoeken op basis van hun Werknemer-ID, gebruik je deze syntaxis:

=INDEX(B2:B4, MATCH(1002, A2:A4, 0))

De MATCH-functie vindt het rijnummer van de ID "1002" (wat rij 2 is), en de INDEX-functie retourneert de waarde in rij 2 van de naamkolom ("Michael Chang"). Voor een diepgaandere blik op waarom deze combinatie favoriet is bij analisten, bekijk je onze gids over INDEX MATCH: De superieure opzoekmethode.

3. Power Query voor geautomatiseerde gegevensimport

Download je routinematig CSV-bestanden uit een database, verwijder je steeds dezelfde vijf kolommen, filter je lege rijen eruit en wijzig je datumnotaties? Stop met dit handmatig te doen. Power Query is een ingebouwde ETL-tool (Extract, Transform, Load) die je stappen voor gegevenstransformatie vastlegt en ze voor altijd automatiseert.

Stappen om te automatiseren met Power Query:

1. Ga naar het tabblad Gegevens op het Excel-lint.
2. Klik op Gegevens ophalen en kies je bron (bijv. Uit bestand > Uit tekst/CSV).
3. Klik op Gegevens transformeren om de Power Query-editor te openen.
4. Voer je gegevensopschoning uit (kolommen verwijderen, rijen filteren, koppen hernoemen). Excel legt elke stap vast in het rechterdeelvenster.
5. Klik op Sluiten en laden.

Wanneer je volgende maand een nieuwe CSV krijgt, overschrijf je simpelweg het oude bestand, klik je met de rechtermuisknop op je Excel-tabel en druk je op Vernieuwen. Je gegevens worden direct opgeschoond. Krijg dit onder de knie en je kunt echt Power Query gebruiken: Gegevens importeren en transformeren als een pro.

4. Voorwaardelijke opmaak met aangepaste formules

De meeste gebruikers weten hoe ze Voorwaardelijke opmaak moeten gebruiken om cellen te markeren die groter zijn dan een bepaald getal. Maar je kunt aangepaste formules gebruiken om hele rijen te markeren op basis van de waarde van een enkele cel.

Als je bijvoorbeeld "zebrastrepen" wilt toepassen (om en om een rij markeren om brede tabellen beter leesbaar te maken) zonder te vertrouwen op de standaard tabelstijlen van Excel, kun je de MOD- en ROW-functies gebruiken.

Selecteer je volledige gegevensbereik, ga naar Start > Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel > Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt. Voer deze formule in:

=MOD(ROW(), 2)=0

Kies je opvulkleur en klik op OK. Nu wordt elke even rij in je spreadsheet automatisch gemarkeerd. Dit is slechts één manier om Voorwaardelijke opmaak: Gegevens visualiseren met kleuren in te zetten voor betere rapportage.

5. Draaitabel-slicers voor interactieve dashboards

Draaitabellen zijn ongelooflijk handig voor het samenvatten van grote datasets, maar het navigeren door de standaard vervolgkeuzefilters kan onhandig zijn voor eindgebruikers. Slicers zijn visuele, klikbare knoppen die je draaitabellen direct filteren en zo een basisrapport transformeren in een interactief dashboard.

Om een Slicer toe te voegen, klik je ergens in je bestaande draaitabel. Ga naar het tabblad Draaitabel analyseren en klik op Slicer invoegen. Vink de vakjes aan voor de velden waarop je wilt filteren (bijv. "Regio" of "Productcategorie"). Er verschijnt een reeks strakke knoppen op je blad. Je kunt zelfs één Slicer aan meerdere draaitabellen koppelen door met de rechtermuisknop op de Slicer te klikken en Rapportverbindingen te kiezen.

6. Aangepaste weergaven om je lay-out op te slaan

Als je een werkmap met collega's deelt, ken je waarschijnlijk de frustratie van het openen van een bestand om er vervolgens achter te komen dat iemand rijen heeft verborgen, het zoomniveau heeft gewijzigd en vreemde filters heeft toegepast. Aangepaste weergaven lost dit op door je exacte schermlay-out, filterinstellingen en afdrukbereiken op te slaan.

Stel je spreadsheet precies zo in als jij hem wilt bekijken (pas je specifieke filters toe, verberg de kolommen die je niet nodig hebt en stel je zoom in op 85%). Ga naar het tabblad Beeld en klik op Aangepaste weergaven. Klik op Toevoegen en noem het "Mijn weergave". Nu kun je, ongeacht hoe een collega de spreadsheet achterlaat, je gepersonaliseerde lay-out direct in twee klikken herstellen.

7. Sparklines voor minigrafieken in cellen

Soms neemt een staafdiagram of lijngrafiek op ware grootte te veel ruimte in beslag in een compact financieel rapport. Sparklines zijn kleine, lichtgewicht grafieken die volledig in een enkele cel passen. Ze zijn perfect voor het weergeven van trends in de loop van de tijd, zoals een verkooptraject van 12 maanden, direct naast het totaalbedrag.

Om ze te gebruiken, selecteer je de lege cel waar je de grafiek wilt laten verschijnen. Ga naar het tabblad Invoegen, zoek naar de groep Sparklines en kies Lijn of Kolom. Excel vraagt je vervolgens om het "Gegevensbereik" (selecteer de cellen met de historische gegevens). Druk op OK en er verschijnt direct een mini-trendlijn in de cel.

8. Gegevensvalidatie-vervolgkeuzelijsten om fouten te voorkomen

Troep erin, troep eruit. Als je spreadsheet afhankelijk is van nauwkeurige gegevensinvoer, moet je voorkomen dat gebruikers typefouten maken. Met Gegevensvalidatie kun je beperken wat er in een cel kan worden getypt door een strikte vervolgkeuzelijst aan te maken.

Hoe maak je een vervolgkeuzelijst:

1. Selecteer de cellen die je wilt beperken.
2. Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie.
3. Selecteer Lijst in het vervolgkeuzemenu onder "Toestaan".
4. In het vak "Bron" kun je ofwel een celbereik met je goedgekeurde lijst selecteren, of de items typen, gescheiden door komma's (bijv. Pending, Approved, Rejected).
5. Klik op OK.

Nu kunnen gebruikers alleen kiezen uit de vooraf gedefinieerde opties, wat zorgt voor perfecte consistentie voor je SUMIF- en COUNTIF-formules later.

9. Plakken speciaal: Transponeren

Heb je ooit een spreadsheet ontvangen waarbij de gegevens horizontaal zijn ingedeeld (maanden over de kolommen), maar je hebt ze verticaal nodig (maanden in de rijen)? Je hoeft niet alles handmatig opnieuw te typen. Excel heeft een ingebouwde functie om de oriëntatie van gegevens direct om te draaien.

Selecteer eenvoudigweg de gegevens die je wilt omdraaien en kopieer deze (CTRL + C). Klik met de rechtermuisknop op de doelcel waar je de nieuwe lay-out wilt laten beginnen, ga met de muis over Plakken speciaal en klik op het pictogram met de twee pijlen die naar rechts en naar beneden wijzen, of vink expliciet het vakje Transponeren aan. Je rijen worden kolommen en je kolommen worden rijen.

10. Doelzoeken voor directe "Wat-als"-analyse

Als je de gewenste uitkomst van een formule weet, maar niet zeker weet welke invoerwaarde je nodig hebt om daar te komen, doet Doelzoeken de berekening voor je. Het werkt in wezen achteruit door je formules.

Stel je voor dat je een eenvoudig winstmodel hebt. Je winst wordt berekend als (Price * Units Sold) - Fixed Costs. Je kent je prijs en je vaste kosten, en je wilt precies weten hoeveel eenheden je moet verkopen om een winstdoel van $50.000 te bereiken.

Ga naar het tabblad Gegevens, klik op Wat-als-analyse en kies Doelzoeken. Er verschijnt een klein dialoogvenster met drie invoervelden:

• Cel instellen: Klik op de cel die je winstformule bevat.
• Naar waarde: Typ 50000.
• Door cel te wijzigen: Klik op de lege cel voor verkochte eenheden (Units Sold).

Klik op OK, en Excel zal razendsnel door getallen bladeren totdat het de exacte hoeveelheid eenheden heeft gevonden die nodig is om je doel te bereiken.

Breng je Excel-vaardigheden naar een hoger niveau

Excel is een ongelooflijk uitgebreid programma. Het beheersen van trucs zoals Snel aanvullen, INDEX MATCH en Doelzoeken verhoogt direct je productiviteit en maakt je de spreadsheet-expert op kantoor. Je hoeft echter niet elke complexe formule uit je hoofd te leren om zeer effectief te zijn.

Mocht je ooit moeite hebben met het schrijven van een geneste IF-functie of een ingewikkelde zoekopdracht, dan hoef je niet naar een lege formulebalk te staren. Met ExcelGPT kun je simpelweg in gewone taal typen wat je wilt bereiken, waarna het direct de perfecte, foutloze formule voor je genereert. Het omarmen van AI is een gigantische kortere weg — leer hoe je ChatGPT voor Excel: Formules schrijven met AI kunt gebruiken om je workflow nog verder te versnellen.

Veelgestelde vragen

Wat is de beste Excel-truc voor absolute beginners?

Snel aanvullen (CTRL + E) is waarschijnlijk de beste truc voor beginners. Het vereist geen enkele kennis van formules, maar automatiseert vervelende taken voor gegevensinvoer volledig, zoals het scheiden van namen, het combineren van kolommen of het opmaken van telefoonnummers.

Is INDEX MATCH echt beter dan VLOOKUP?

Ja. Hoewel VLOOKUP in eerste instantie makkelijker te leren is, is INDEX MATCH enorm veel superieur omdat het naar links kan zoeken, grote datasets sneller verwerkt en, nog belangrijker, de formule niet breekt als je kolommen invoegt of verwijdert in je referentietabel.

Veranderen Aangepaste weergaven de gegevens zelf?

Nee. Aangepaste weergaven slaan alleen de presentatie van je gegevens op — specifiek filterinstellingen, verborgen rijen/kolommen en afdrukinstellingen. De daadwerkelijke ruwe gegevens en onderliggende formules blijven volledig ongewijzigd.

Kan AI me helpen om Excel-trucs sneller te leren?

Absoluut. In plaats van 20 minuten te googelen naar de juiste syntaxis voor een geavanceerde formule, kun je je exacte spreadsheet-lay-out en doelen beschrijven aan een AI-tool, die vervolgens de precieze formule levert en uitlegt hoe deze werkt.