Sales-dashboard in Excel: Volg KPI's en prestaties

Een goed ontworpen sales-dashboard is het zenuwcentrum van elke succesvolle commerciële operatie. In plaats van te verdrinken in eindeloze rijen ruwe data, vertaalt een sales-dashboard complexe transacties naar heldere, bruikbare inzichten. Door Key Performance Indicators (KPI's) te volgen, omzettrends te monitoren en individuele teamprestaties te meten, kun je weloverwogen beslissingen nemen die groei stimuleren.

Je hebt geen dure, gespecialiseerde software nodig om je sales-pipeline te monitoren. Met de juiste technieken kun je rechtstreeks in Microsoft Excel een zeer professioneel, geautomatiseerd sales-dashboard bouwen. Deze gids leidt je door het hele proces, van het structureren van je ruwe data tot het schrijven van de benodigde formules en het maken van interactieve grafieken.

Waarom je een sales-dashboard in Excel nodig hebt

Een sales-dashboard brengt belangrijke statistieken samen in één visuele interface. Of je nu een salesmanager bent die een regionaal team aanstuurt of een eigenaar van een klein bedrijf die dagelijkse inkomsten bijhoudt, een dashboard geeft direct antwoord op cruciale vragen: Halen we onze maandelijkse doelen? Welke producten zorgen voor de meeste omzet? Wie zijn onze best presterende vertegenwoordigers?

Het bouwen van deze tool in Excel biedt verschillende duidelijke voordelen:

• Aanpassing: Je hebt volledige controle over welke KPI's je volgt en hoe ze worden weergegeven.
• Kosteneffectief: Je gebruikt software die je al bezit en kent.
• Dataconnectiviteit: Excel kan eenvoudig verbinding maken met externe databases, CRM-exports en live datafeeds.
• Draagbaarheid: Excel-bestanden kunnen gemakkelijk worden gedeeld en begrepen in vrijwel elke zakelijke omgeving.

Stap 1: Bereid je salesdata voor en schoon deze op

De basis van elk robuust dashboard is schone, goed gestructureerde data. Als je ruwe data rommelig is, zal je dashboard onnauwkeurig zijn. Je data moet worden opgeslagen in een "tabulaire" indeling, wat betekent dat elke kolom een specifieke variabele vertegenwoordigt en elke rij een enkele transactie of record is.

Vermijd het gebruik van lege rijen om data te scheiden en voeg geen cellen samen in je werkblad met ruwe data. Idealiter zou je ruwe datatabel kolommen moeten bevatten zoals:

• Datum: De exacte datum waarop de verkoop is gesloten.
• Vertegenwoordiger: De naam van de medewerker die de verkoop heeft afgerond.
• Regio/Gebied: De geografische locatie van de verkoop.
• Product/Dienst: Wat er daadwerkelijk is verkocht.
• Omzet: De financiële waarde van de transactie.
• Kosten: De kostprijs van de omzet (COGS), handig voor het berekenen van winstmarges.

Voordat je je dashboard bouwt, zet je deze ruwe data om in een officiële Excel-tabel door je databereik te selecteren en op Ctrl + T te drukken. Het een naam geven van deze tabel (bijv. SalesData) maakt het schrijven van formules veel eenvoudiger. Als je regelmatig CSV-bestanden importeert vanuit een CRM, wil je misschien de ingebouwde tools van Excel gebruiken om automatisch data te importeren en transformeren, zodat je dashboard altijd de nieuwste cijfers weerspiegelt zonder handmatig kopiëren en plakken.

Stap 2: Bepaal je Key Performance Indicators (KPI's)

Voordat je grafieken maakt, moet je beslissen welke statistieken er echt toe doen voor je bedrijf. Een dashboard overladen met te veel statistieken maakt het moeilijk leesbaar. Richt je op 4 tot 6 kern-KPI's.

Veelvoorkomende sales-KPI's om te volgen

KPI-naam	Beschrijving	Formulelogica
Totale omzet	De som van alle gesloten deals binnen een bepaalde periode.	Som (SUM) van de kolom Omzet waar Status = "Closed" (Gesloten)
Doelrealisatie	Percentage van het behaalde verkoopdoel.	Totale omzet / Verkoopdoel
Gemiddelde dealgrootte	De gemiddelde financiële waarde van een gesloten verkoop.	Totale omzet / Aantal deals
Win rate (Slagingspercentage)	Het percentage van de totale kansen dat resulteerde in een verkoop.	Gewonnen deals / Totale kansen

Maak een speciaal werkblad in je Excel-bestand genaamd Calculation_Engine. Dit werkblad bevindt zich tussen je ruwe data en je visuele dashboard en fungeert als het wiskundige brein van je bestand.

Stap 3: Bouw de rekencentrale met draaitabellen

Hoewel je voor alles formules kunt gebruiken, zijn draaitabellen (Pivot Tables) over het algemeen de snelste en efficiëntste manier om grote datasets samen te vatten. Door een paar draaitabellen in te stellen op je Calculation_Engine werkblad, kun je direct de omzet samenvatten per maand, vertegenwoordiger of product.

Voor een standaard sales-dashboard moet je de volgende draaitabellen maken:

1. Maandelijkse omzettrend: Plaats "Datum" (gegroepeerd op Maanden) in het Rijen-gebied en "Omzet" in het Waarden-gebied.
2. Prestaties vertegenwoordigers: Plaats "Vertegenwoordiger" in het Rijen-gebied en "Omzet" in het Waarden-gebied. Sorteer dit van groot naar klein om eenvoudig de best presterende medewerkers te identificeren.
3. Productverdeling: Plaats "Product" in het Rijen-gebied en "Omzet" in het Waarden-gebied.

Als het samenvatten van data op deze manier nieuw voor je is, zal het lezen van een complete beginnersgids voor draaitabellen het maken van je dashboard drastisch versnellen.

Stap 4: Schrijf formules voor KPI-scorekaarten

Bovenaan je dashboard wil je waarschijnlijk "Scorekaarten" plaatsen—grote, opvallende cijfers die je belangrijkste KPI's weergeven, zoals Year-to-Date (YTD) omzet of totale winst. Hoewel draaitabellen geweldig zijn voor grafieken, zijn standaard Excel-formules vaak beter voor deze geïsoleerde scorekaart-statistieken.

De belangrijkste functie voor sales-dashboards is de voorwaardelijke som. Stel dat je de totale omzet in de regio "Noord" wilt berekenen voor een specifieke productcategorie. Dan gebruik je de functie SUMIFS.

Hier is een voorbeeld van hoe je de YTD-omzet berekent voor een specifieke vertegenwoordiger (genaamd "John Doe") in het jaar 2024:

=SUMIFS(SalesData[Revenue], SalesData[Sales Rep], "John Doe", SalesData[Date], ">=01/01/2024", SalesData[Date], "<=12/31/2024")

Laten we deze syntaxis opsplitsen:

• SalesData[Revenue]: Het cellenbereik dat we bij elkaar willen optellen (het optelbereik).
• SalesData[Sales Rep], "John Doe": Het eerste criteriumbereik en het criterium zelf. We willen alleen rijen waar de vertegenwoordiger John Doe is.
• SalesData[Date], ">=01/01/2024": Het tweede criterium. De verkoopdatum moet op of na 1 januari 2024 liggen.
• SalesData[Date], "<=12/31/2024": Het derde criterium. De verkoopdatum moet op of vóór 31 december 2024 liggen.

Het onder de knie krijgen van SUMIF en SUMIFS is een absolute noodzaak voor het bouwen van dashboards. Je kunt deze totalen ook combineren met een IF-instructie om te bepalen of een doel is behaald. Om bijvoorbeeld de doelrealisatie veilig te berekenen zonder het risico op een 'delen door nul'-fout, gebruik je IFERROR:

=IFERROR(Total_Revenue / Sales_Target, 0)

Stap 5: Visualiseer prestaties met grafieken

Zodra je rekencentrale is gevuld met draaitabellen en SUMIFS-formules, is het tijd om de visuele laag te bouwen. Maak een nieuw werkblad en noem het Dashboard. Dit is het enige werkblad dat je eindgebruikers of managers daadwerkelijk te zien krijgen.

De juiste visuals selecteren

Verschillende soorten data vereisen verschillende soorten grafieken. Een veelgemaakte fout bij het ontwerpen van dashboards is het gebruik van een cirkeldiagram voor alles. Volg in plaats daarvan deze best practices:

• Lijngrafieken: Gebruik deze voor tijdreeksdata. Een lijngrafiek die de maandelijkse omzet toont, maakt het eenvoudig om seizoensgebonden trends en groeitrajecten te herkennen.
• Staafdiagrammen (Horizontaal): Ideaal voor het rangschikken van categorische data, zoals de prestaties van vertegenwoordigers. Horizontale labels zijn veel gemakkelijker te lezen dan verticale.
• Kolomdiagrammen (Verticaal): Geweldig om productcategorieën of regionale prestaties naast elkaar te vergelijken.
• Ringdiagrammen: Gebruik deze spaarzaam, meestal voor het tonen van een eenvoudige deel-tot-geheel relatie, zoals Nieuwe versus Terugkerende klanten.

Om je dashboard overzichtelijk te houden, kun je ook in-cel visuals gebruiken. Het insluiten van minigrafieken (sparklines) in cellen naast de naam van een vertegenwoordiger is een elegante manier om hun 12-maandentrend te tonen zonder de ruimte van een volledige lijngrafiek in beslag te nemen.

Opmaak voor een professionele uitstraling

Om je Excel-sheet eruit te laten zien als een opzichzelfstaande softwaretoepassing, schakel je de rasterlijnen uit. Ga naar het tabblad Beeld en vink Rasterlijnen uit. Gebruik een consistent kleurenpalet dat aansluit bij de huisstijl van je bedrijf. Donkere achtergronden met heldere, contrasterende grafiekelementen zijn momenteel erg populair in hightech salesomgevingen, maar een strakke witte achtergrond met subtiele grijze randen werkt perfect voor zakelijke rapportages.

Stap 6: Maak het interactief met slicers

Een statisch rapport is nuttig, maar een interactief dashboard is krachtig. Gebruikers moeten de data zelf kunnen filteren om specifieke vragen te beantwoorden. Dit is waar Slicers om de hoek komen kijken.

Een Slicer is in feite een visueel filter. Als je je rekencentrale hebt gebouwd met behulp van draaitabellen, klik je simpelweg op een van die draaitabellen, ga je naar het tabblad Draaitabel analyseren en klik je op Slicer invoegen. Kies de velden waarop je wilt filteren, zoals "Regio", "Jaar" of "Vertegenwoordiger".

Knip en plak deze Slicers naar je hoofdwinkelblad Dashboard. Om één Slicer meerdere grafieken tegelijk te laten besturen, klik je met de rechtermuisknop op de Slicer, selecteer je Rapportverbindingen en vink je de vakjes aan voor alle draaitabellen die je dashboardgrafieken voeden. Wanneer een manager nu op "Regio West" klikt in de Slicer, wordt elke grafiek en KPI op het scherm direct bijgewerkt om alleen data van het westelijke gebied te tonen. Dit is het geheim achter het maken van dynamische dashboards in Excel die zich aanpassen aan de invoer van de gebruiker.

Hoe ExcelGPT kan helpen bij het bouwen van je dashboard

Het bouwen van een complex dashboard vereist het jongleren met meerdere formules, en het is makkelijk om vast te lopen op een lastige geneste IF-instructie of een SUMIFS met meerdere voorwaarden. Als je worstelt met de exacte syntaxis, is ExcelGPT de perfecte metgezel. Beschrijf simpelweg wat je wilt berekenen in gewone taal—bijvoorbeeld: "Schrijf een formule om de omzet in kolom C op te tellen als de datum in kolom A deze maand is en de status in kolom E 'gewonnen' is"—en ExcelGPT genereert direct de exacte, foutloze formule. Het neemt de frustratie van de technische opzet weg, zodat jij je kunt focussen op het analyseren van de data.

Veelgestelde vragen (FAQ)

Hoe werk ik het dashboard bij met nieuwe salesdata?

Als je je ruwe data hebt gestructureerd als een Excel-tabel (Ctrl + T), plak je je nieuwe rijen met data simpelweg onderaan de tabel. De tabel zal automatisch uitbreiden. Ga vervolgens naar het tabblad Gegevens en klik op "Alles vernieuwen". Je draaitabellen, formules en dashboardgrafieken worden direct bijgewerkt met de nieuwe cijfers.

Kan ik mijn Excel-dashboard delen met mensen die geen Excel hebben?

Ja. De beste manier om een Excel-dashboard te delen met gebruikers zonder Excel, is door het op te slaan als PDF of door het te publiceren naar het web via Excel Online of SharePoint. Houd er echter rekening mee dat bij het exporteren naar PDF de interactiviteit van Slicers en dropdownmenu's verdwijnt. Voor volledige interactiviteit moeten gebruikers het bestand bekijken via Excel voor het web.

Waarom komen mijn draaitabelgrafieken niet overeen met mijn scorekaartformules?

Dit gebeurt meestal wanneer filters inconsistent worden toegepast. Controleer de rapportverbindingen van je Slicer om er zeker van te zijn dat je Slicer daadwerkelijk is gekoppeld aan de specifieke draaitabel die je grafiek aanstuurt. Zorg er ook voor dat je SUMIFS-formules naar exact dezelfde databereiken en logica verwijzen als je draaitabellen.

Kan ik live data direct vanuit Salesforce of HubSpot naar Excel halen?

Ja, Excel kan verbinding maken met veel moderne CRM-systemen. Je kunt Power Query gebruiken om een API-verbinding tot stand te brengen of een ODBC-stuurprogramma gebruiken. Veel CRM-systemen bieden ook native Excel-invoegtoepassingen waarmee je de ruwe datatabel met één klik kunt vernieuwen, zodat je dashboard permanent gesynchroniseerd blijft met je live salesomgeving.