Factuursjabloon: Professionele facturering in Excel

Elke keer dat u een factuur naar een klant stuurt, geeft u een visitekaartje af voor uw bedrijf. Een overzichtelijke, nauwkeurige en professionele factuur zorgt er niet alleen voor dat u op tijd betaald krijgt, het versterkt ook de geloofwaardigheid van uw merk. Hoewel er talloze betaalde opties voor facturatiesoftware beschikbaar zijn, heeft u al een van de krachtigste en meest aanpasbare factureringstools binnen handbereik: Microsoft Excel.

Het bouwen van een aangepaste factuursjabloon is een essentieel onderdeel van het gebruik van Excel voor boekhouding. Door gebruik te maken van een paar opmaaktrucs en essentiële formules, kunt u een geautomatiseerde, herbruikbare sjabloon maken die totalen berekent, btw toevoegt, kortingen toepast en zelfs klantgegevens automatisch ophaalt. In deze uitgebreide gids leiden we u stapsgewijs door het proces van het ontwerpen van een professionele factuursjabloon, helemaal vanaf nul.

Waarom Excel gebruiken voor uw facturering?

U vraagt zich misschien af waarom u zelf een factuur zou moeten bouwen als er online al talloze sjablonen te vinden zijn. Het antwoord is: volledige controle. Wanneer u uw eigen factuur in Excel ontwerpt, profiteert u van de volgende voordelen:

• Aanpassing: U kunt de factuur perfect afstemmen op uw merkkleuren, typografie en logo.
• Flexibiliteit: Heeft u een specifieke regel nodig voor verzendkosten? Een lokaal btw-tarief? Een complexe gestaffelde korting? U kunt de berekeningen direct aanpassen.
• Automatisering: Door functies als SUM, IF en VLOOKUP te gebruiken, doet uw sjabloon het zware werk, waardoor handmatige invoerfouten afnemen.
• Kosteneffectief: Geen maandelijkse abonnementen voor basis-facturering.

Essentiële elementen van een professionele factuur

Voordat we in het spreadsheet duiken, stellen we vast wat er moet worden opgenomen. Ongeacht uw branche moet een professionele factuur altijd het volgende bevatten:

• Uw bedrijfsinformatie: Naam, logo, adres, telefoonnummer en e-mailadres.
• Klantinformatie: De naam van de ontvanger, het bedrijf en het factuuradres.
• Factuurgegevens: Een uniek factuurnummer, de uitgiftedatum en de vervaldatum.
• Factuurregels: Een duidelijk overzicht van de geleverde producten of diensten, inclusief aantallen en eenheidsprijzen.
• Financiële totalen: Subtotaal, eventuele kortingen, btw-tarief en -bedrag, en het definitieve totaal te betalen bedrag.
• Betalingsvoorwaarden: Duidelijke instructies over hoe te betalen (bankgegevens, betaallinks) en beleid rondom te late betalingen.

Stapsgewijze handleiding: De factuursjabloon bouwen

Laten we een lege Excel-werkmap openen en beginnen met bouwen. We splitsen dit proces op in vier behapbare stappen, met de nadruk op lay-out, gegevensinvoer, structuur en formules.

Stap 1: De lay-out en huisstijl instellen

Een eerste indruk telt. Standaard ziet Excel eruit als een wiskundig raster, wat visueel niet aantrekkelijk is voor een document dat naar de klant gaat. Laten we dit opschonen.

1. Rasterlijnen uitschakelen: Ga naar het tabblad Beeld op het lint en vink het vakje Rasterlijnen uit. U heeft nu een schoon, wit canvas.
2. Kolombreedtes aanpassen: We raden aan om kolommen A tot en met F te gebruiken voor een factuur. Laat kolom A smal (ongeveer 20 pixels) om als marge te dienen. Maak kolom B breed voor uw veld "Beschrijving", en houd C, D, E en F gemiddeld van breedte voor Aantal, Eenheidsprijs en Totalen.
3. Uw logo toevoegen: Ga naar Invoegen > Afbeeldingen en plaats uw bedrijfslogo in de linkerbovenhoek (rond cel B2).
4. Bedrijfsinformatie toevoegen: Typ in de rechterbovenhoek (cellen E2:F5) uw bedrijfsnaam, adres en contactgegevens. Lijn deze tekst rechts uit zodat deze strak tegen de rechtermarge staat.

Stap 2: Klant- en factuurgegevens

Vervolgens moet u vaststellen voor wie de factuur is en wanneer deze moet worden voldaan. Maak onder uw logo (rond rij 8) twee secties:

Factuur aan:
Typ in cel B8 Factuur aan: in het vet. Laat cellen B9 tot en met B11 leeg voor de naam, het adres en e-mailadres van de klant.

Factuurgegevens:
Stel aan de rechterkant, rond cellen E8 tot F10, uw factuurkenmerken in. U kunt de datums automatiseren met behulp van de ingebouwde functies van Excel. Typ voor de huidige datum:

=TODAY()

Om automatisch een vervaldatum te berekenen die 30 dagen na de factuurdatum ligt, kunt u simpele rekenkunde gebruiken. Als uw factuurdatum in cel F9 staat, klik dan op cel F10 (Vervaldatum) en voer in:

=F9 + 30

Stap 3: De tabel met factuurregels maken

Dit is het hart van uw factuursjabloon. Maak rond rij 14 uw kolomkoppen. We gebruiken een standaard opzet:

Beschrijving (B)	Aantal (C)	Eenheidsprijs (D)	Belastbaar (E)	Regeltotaal (F)
Website herontwerp	1	$1.500,00	Ja	$1.500,00
Maandelijkse hosting	12	$25,00	Ja	$300,00

Pas randen toe aan de onderkant van uw koptekstrij om deze te scheiden van de gegevens. Gebruik vette tekst en misschien een subtiele achtergrondkleur die past bij uw logo om de koppen te laten opvallen.

Stap 4: Totalen en btw automatiseren met formules

Laten we nu de magie toevoegen die Excel de perfecte factureringstool maakt. We willen dat de kolom "Regeltotaal" automatisch het Aantal vermenigvuldigt met de Eenheidsprijs.

Voer in cel F15 (de eerste rij onder "Regeltotaal") de volgende formule in:

=IF(OR(ISBLANK(C15), ISBLANK(D15)), "", C15 * D15)

We wikkelen onze vermenigvuldiging in een IF-functie. Deze logica vertelt Excel: "Als het Aantal of de Eenheidsprijs leeg is, laat dan de cel Totaal leeg. Vermenigvuldig ze anders." Dit voorkomt dat er lelijke nulwaarden of fouten verschijnen in ongebruikte rijen.

Sleep deze formule naar beneden voor zoveel rijen als u nodig heeft (bijv. tot en met rij 30).

Bereken ten slotte rechtsonder in uw tabel (rond rijen 32-35) uw eindcijfers:

• Subtotaal: =SUM(F15:F30)
• Btw-tarief: Voer handmatig uw lokale btw-percentage (bijv. 21%) in de aangrenzende cel in.
• Btw-bedrag: Vermenigvuldig het subtotaal met het btw-tarief: =F32 * E33
• Totaal te betalen: Tel het Subtotaal en het Btw-bedrag bij elkaar op: =F32 + F33

Geavanceerde formule-automatisering: VLOOKUP voor klantgegevens

Als u vaste klanten heeft, is het steeds opnieuw typen van hun adres tijdrovend. U kunt dit volledig automatiseren door een apart werkblad genaamd "Klantendatabase" te maken en de VLOOKUP-functie te gebruiken.

Maak in uw werkblad "Klantendatabase" een tabel met Klantnaam in kolom A, Straatadres in kolom B, Woonplaats/Provincie in kolom C en E-mail in kolom D.

Ga terug naar uw Factuursjabloon en typ de naam van de klant in cel B9. Voer in cel B10 (waar het adres moet komen) een VLOOKUP-formule in om te zoeken naar de naam van die klant en hun adres te retourneren:

=VLOOKUP(B9, 'Client Database'!A:D, 2, FALSE)

Hier ziet u hoe de syntaxis is opgebouwd:

• B9: De zoekwaarde (de naam van de klant).
• 'Client Database'!A:D: De matrix waar Excel moet zoeken naar de gegevens.
• 2: Het kolomindexgetal dat het adres bevat.
• FALSE: Vertelt Excel om te zoeken naar een exacte overeenkomst.

Gegevensvalidatie gebruiken voor vervolgkeuzelijsten

Om de VLOOKUP-truc helemaal waterdicht te maken, moet u voorkomen dat u of uw werknemers de naam van een klant verkeerd spellen. U kunt dit bereiken door Gegevensvalidatie te gebruiken.

Klik op cel B9 (de cel met de Klantnaam op de factuur). Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie. Selecteer onder de vervolgkeuzelijst "Toestaan" de optie Lijst. Markeer in het vak "Bron" de kolom met klantnamen uit uw werkblad Klantendatabase. Telkens wanneer u nu op cel B9 klikt, verschijnt er een nette vervolgkeuzelijst, waarmee u simpelweg de klant kunt selecteren. De VLOOKUP-formules vullen vervolgens direct de rest van de factuur in!

Uw sjabloon beveiligen en klaarmaken voor afdrukken

Zodra uw lay-out, formules en opmaak perfect zijn, moet u ervoor zorgen dat het document een mooie PDF genereert. Een rommelig Excel-bestand versturen met eindeloos veel witruimte ziet er onprofessioneel uit.

Markeer eerst het exacte gebied van uw factuur (van cel A1 tot aan de rechterbenedenhoek van uw betalingsvoorwaarden, bijvoorbeeld F45). Ga naar Pagina-indeling > Afdrukbereik > Afdrukbereik bepalen. Dit garandeert dat alleen het factuurgebied wordt opgeslagen.

Ga vervolgens naar Pagina-indeling > Marges > Aangepaste marges. Vink het vakje aan om de pagina Horizontaal te centreren. Voor meer diepgaande informatie over het aanpassen van pagina-einden, kopteksten en voetteksten, kunt u onze gids over Excel afdruktips bekijken om ervoor te zorgen dat uw documenten er altijd vlekkeloos uitzien.

Om uw sjabloon af te ronden, moet u de cellen die formules bevatten "vergrendelen" zodat u ze niet per ongeluk overschrijft. Selecteer de cellen waar u handmatig gegevens invoert (Factuurnummer, Beschrijvingen, Aantallen, Prijzen), klik met de rechtermuisknop, selecteer Celeigenschappen, ga naar het tabblad Bescherming en vink Geblokkeerd uit. Ga daarna naar het tabblad Controleren en klik op Blad beveiligen. Sla dit bestand op als een Excel-sjabloon (.xltx) zodat u altijd een fris, leeg exemplaar opent.

Bespaar tijd bij het maken van complexe factureringsformules

Hoewel de basis SUM- en IF-instructies de meeste factureringsbehoeften dekken, kan uw bedrijf behoefte hebben aan complexe, gelaagde kortingen, internationale valuta-omrekeningen of voorwaardelijke belastingen op basis van de provincie van de klant.

Het schrijven van sterk geneste logische formules kan tijdrovend en frustrerend zijn. Dat is waar AI het zware werk voor u kan doen. Met ExcelGPT kunt u eenvoudig uw factureringslogica in gewone taal omschrijven—zoals: "Bereken een korting van 10% alleen als het subtotaal meer dan €1.000 is, maar sluit de verzendkosten uit"—en u krijgt direct de exacte, foutloze formule om in uw factuursjabloon te plakken. Het haalt het giswerk uit complexe spreadsheetautomatisering, zodat u zich kunt concentreren op het runnen van uw bedrijf.

Veelgestelde vragen

Hoe genereer ik automatisch opeenvolgende factuurnummers?

Omdat Excel-sjablonen als nieuwe, lege werkmappen worden geopend, is voor het automatisch genereren van een opeenvolgend nummer een VBA-macro nodig. Voor een eenvoudigere aanpak zonder code typen veel bedrijven het factuurnummer handmatig in, of baseren ze het op de datum (bijv. "FAC-20231024-01").

Kan ik een rij 'Korting' toevoegen vóór de btw-berekening?

Ja. Voeg een rij in boven uw Subtotaal. Voer de korting in als een negatief getal of een percentage. Werk uw Subtotaal-formule bij om de korting af te trekken van de som van de factuurregels. Zorg ervoor dat uw Btw-berekening verwijst naar deze nieuw aangepaste Subtotaal-cel.

Hoe sla ik de voltooide Excel-factuur op om naar een klant te sturen?

Verstuur nooit het ruwe .xlsx-bestand, aangezien de klant de cijfers zou kunnen wijzigen. Ga naar Bestand > Kopie opslaan (of Opslaan als), en verander het bestandsformaat van Excel-werkmap naar PDF (*.pdf). Dit creëert een veilig, onbewerkbaar document dat er identiek uitziet als een afgedrukt stuk papier.

Hoe kan ik alle facturen die ik verstuur bijhouden?

Hoewel een factuursjabloon geweldig is voor het genereren van de rekening, is het verstandig om een afzonderlijke "Factuurtracker"-werkmap bij te houden. Nadat u een factuur als PDF heeft opgeslagen, logt u handmatig het Factuurnummer, de Klantnaam, het Totaalbedrag, de Verzenddatum en de Betalingsstatus in uw tracker in om uw cashflow en openstaande rekeningen te monitoren.