Astuces d'impression Excel pour des rapports parfaits

Nous sommes tous passés par là. Vous passez des heures à organiser minutieusement vos données, à écrire des formules complexes et à formater une belle feuille de calcul. Vous lancez l'impression, pour finalement récupérer un désastre de 15 pages sur l'imprimante. La moitié de vos colonnes sont isolées sur des pages séparées, le texte est tronqué et des pages blanches sont éparpillées un peu partout.

L'impression depuis Excel est réputée frustrante, car les feuilles de calcul sont conçues comme des grilles infinies, et non selon des formats de papier standard. Cependant, avec une solide compréhension des options de mise en page d'Excel, vous pouvez transformer n'importe quel ensemble de données tentaculaire en un rapport physique soigné et professionnel.

Dans ce guide, nous allons passer en revue les astuces d'impression Excel définitives que vous devez maîtriser. À la fin, vous saurez exactement comment dompter vos feuilles de calcul et générer des rapports imprimés parfaitement formatés à chaque fois.

1. Définissez d'abord votre zone d'impression

L'erreur d'impression la plus courante sur Excel est de laisser Excel décider quoi imprimer. Par défaut, Excel tentera d'imprimer chaque cellule contenant des données ou du formatage sur la feuille de calcul active. Si vous avez accidentellement formaté une cellule dans la colonne Z, Excel imprimera tout l'espace vide qui la précède.

Pour corriger cela, vous devez explicitement indiquer à Excel quelles cellules vous souhaitez voir sur le papier en définissant la Zone d'impression.

• Sélectionnez la plage exacte de cellules que vous souhaitez imprimer.
• Accédez à l'onglet Mise en page sur le ruban Excel.
• Cliquez sur Zone d'impression dans le groupe Mise en page.
• Sélectionnez Définir.

Un léger contour gris apparaîtra autour de votre sélection, indiquant les limites de votre zone d'impression. Si vous devez ajouter d'autres données à cette zone plus tard, sélectionnez simplement les nouvelles cellules, cliquez sur Zone d'impression, puis choisissez Ajouter à la zone d'impression.

2. Maîtrisez la mise en page et l'orientation

Contrairement aux documents Word, qui se lisent généralement de haut en bas, les feuilles de calcul Excel s'étendent souvent en largeur de gauche à droite. Par conséquent, l'orientation Portrait standard est rarement le meilleur choix pour un rapport chargé en données.

Si votre feuille de calcul comporte plus de colonnes que de lignes, passez toujours votre orientation en mode Paysage. Vous pouvez le faire en allant dans Mise en page > Orientation > Paysage. À l'inverse, si vous imprimez des documents tels que des factures professionnelles, le mode Portrait est probablement le bon choix.

De plus, ajustez vos marges. Par défaut, Excel laisse de généreuses marges autour de la page. Pour maximiser l'espace de vos données :

• Allez dans Mise en page > Marges.
• Sélectionnez Étroites pour donner à vos données le maximum d'espace sans qu'elles soient coupées par l'imprimante.
• Pour un contrôle personnalisé, cliquez sur Marges personnalisées... et cochez les cases pour centrer vos données Horizontalement et Verticalement sur la page.

3. Mise à l'échelle : Ajuster à une page sans perdre en lisibilité

Lorsque vos données sont juste un peu trop larges pour tenir sur une seule page, Excel n'hésitera pas à couper la dernière colonne pour la placer sur sa propre page. Vous pouvez corriger cela instantanément en utilisant la fonction Mise à l'échelle.

Allez dans Mise en page > Mise à l'échelle. Vous y trouverez deux listes déroulantes principales : Largeur et Hauteur.

• Pour forcer l'intégration de toutes les colonnes sur la largeur d'une seule page, changez Largeur de "Automatique" à 1 page. Laissez Hauteur sur "Automatique" pour que vos lignes puissent s'écouler naturellement sur autant de pages que nécessaire.
• Pour forcer toute la feuille de calcul à tenir sur une seule feuille de papier, réglez la Largeur et la Hauteur sur 1 page.

Avertissement : Soyez prudent avec la mise à l'échelle. Si vous forcez 30 colonnes à tenir sur la largeur d'une page, Excel réduira considérablement la taille de la police. Utilisez toujours l'écran d'Aperçu avant impression (accessible via des raccourcis clavier standards comme Ctrl + P) pour vous assurer que le texte reste lisible.

4. Répétez les en-têtes de lignes et de colonnes sur chaque page

Si votre rapport imprimé s'étend sur plusieurs pages, il est incroyablement agaçant de lire la page 3 sans savoir ce que représente chaque colonne. Vous avez besoin que vos en-têtes de colonnes se répètent en haut de chaque page imprimée.

Excel dispose d'un outil dédié à cet effet appelé Imprimer les titres.

1. Allez dans l'onglet Mise en page.
2. Cliquez sur Imprimer les titres.
3. Dans la boîte de dialogue Mise en page, trouvez le champ Lignes à répéter en haut.
4. Cliquez sur l'icône de flèche vers le haut à droite du champ, puis cliquez sur le numéro de la ligne de votre feuille de calcul contenant vos en-têtes (ex. Ligne 1). Vous verrez apparaître une référence absolue comme $1:$1.
5. Cliquez sur OK.

Désormais, lorsque vous imprimerez, la Ligne 1 se dupliquera automatiquement en haut de chaque page suivante, rendant vos données infiniment plus faciles à lire.

5. Ajoutez des en-têtes et des pieds de page professionnels

Un rapport imprimé n'est pas vraiment complet sans contexte. Si vous remettez une feuille de calcul à un collègue, il a besoin de savoir de quoi il s'agit, quand elle a été imprimée et combien de pages elle contient.

Pour ajouter ce contexte, utilisez les En-têtes et Pieds de page d'Excel :

• Allez dans Insertion > En-tête et pied de page. Cela basculera votre affichage vers la vue Mise en page.
• Vous verrez trois zones distinctes en haut et en bas de votre page.
• Cliquez dans une zone et utilisez l'onglet du ruban En-tête et pied de page pour insérer des éléments dynamiques.

La configuration la plus courante consiste à placer le Nom de la feuille en haut à gauche, la Date du jour en haut à droite, et Numéro de page / Nombre de pages en bas au centre. Excel utilise des codes spéciaux pour ces champs dynamiques, tels que &[Page] de &[Pages].

6. Gérez les sauts de page manuellement

Parfois, les sauts de page automatiques d'Excel divisent vos données à un endroit gênant, comme couper un groupe de catégories en deux. Vous pouvez prendre le contrôle manuel de l'endroit exact où les pages se séparent en utilisant l'Aperçu des sauts de page.

Cliquez sur Affichage > Aperçu des sauts de page. Votre écran changera pour montrer vos données entourées de lignes bleues épaisses. Ces lignes bleues représentent les bords de vos pages imprimées.

Pour ajuster l'emplacement d'un saut de page, cliquez simplement et faites glisser la ligne bleue continue (saut de page manuel) ou la ligne bleue pointillée (saut de page automatique) vers un nouvel emplacement. Si vous souhaitez insérer un tout nouveau saut de page pour forcer une section spécifique sur une nouvelle page, sélectionnez la ligne située en dessous de l'endroit où vous souhaitez placer le saut, allez dans Mise en page > Sauts de page, et cliquez sur Insérer un saut de page.

7. Gérer les erreurs de formule et le quadrillage

Rien ne semble moins professionnel sur un rapport imprimé qu'une énorme erreur #DIV/0! ou #N/A au milieu de votre page. Bien que vous devriez idéalement corriger ces erreurs en utilisant des fonctions comme IFERROR, Excel vous permet de les masquer uniquement pour l'impression.

Si vous préférez d'abord nettoyer vos formules, enveloppez votre calcul dans IFERROR :

=IFERROR(VLOOKUP(A2, DataRange, 2, FALSE), "Not Found")

Si vous souhaitez simplement masquer les erreurs sur l'impression :

1. Allez dans Mise en page > Imprimer les titres.
2. Dans l'onglet Feuille, trouvez la liste déroulante nommée Erreurs de cellule :.
3. Changez-la de "affichées" à <vide>.

Dans ce même menu, vous pouvez cocher la case Quadrillage. Par défaut, Excel n'imprime pas les légères lignes grises du quadrillage que vous voyez à l'écran. Si vos données n'ont pas de bordures appliquées, cocher la case Quadrillage garantit que vos lignes et colonnes restent distinctes et faciles à lire sur papier.

8. Guide pratique : Formater un rapport de ventes mensuel

Réunissons tous ces concepts avec un exemple pratique. Imaginez que vous ayez créé un tableau de bord des ventes et que vous deviez imprimer les données mensuelles sous-jacentes. Vos données brutes ressemblent à ceci :

Date	Région	Commercial	Code Produit	Revenu
2023-10-01	Nord	J. Smith	PRD-101	1 250,00 $
2023-10-02	Sud	A. Davis	PRD-205	840,00 $
2023-10-03	Nord	J. Smith	PRD-101	1 250,00 $

Ces données s'étendent sur 500 lignes. Voici exactement comment les formater pour une impression parfaite :

1. Résumez d'abord : Si votre patron ne veut que les totaux par région, n'imprimez pas 500 lignes. Créez un tableau récapitulatif rapide en utilisant SUMIFS pour agréger les données avant l'impression :

   =SUMIFS(SalesTable[Revenue], SalesTable[Region], "North")

2. Définissez la zone d'impression : Si vous devez imprimer l'ensemble des 500 lignes, sélectionnez les colonnes A à E jusqu'à la ligne 500. Cliquez sur Mise en page > Zone d'impression > Définir.
3. Ajustez la mise en page : Cliquez sur Mise en page > Orientation > Portrait (puisque 5 colonnes tiennent facilement à la verticale). Cliquez sur Marges > Étroites.
4. Mise à l'échelle : Allez dans Mise en page > Mise à l'échelle. Réglez la Largeur sur 1 page et la Hauteur sur Automatique.
5. Répétez les en-têtes : Cliquez sur Imprimer les titres. Cliquez sur le champ "Lignes à répéter en haut" et sélectionnez la Ligne 1.
6. Ajoutez un pied de page : Allez dans Insertion > En-tête et pied de page. Dans la case centrale du bas, tapez Page &[Page] de &[Pages].
7. Aperçu avant impression : Appuyez sur Ctrl + P. Examinez le volet d'aperçu. Vous devriez voir des colonnes parfaitement alignées, un en-tête qui se répète sur chaque page et des numéros de page exacts en bas.

Parfois, créer les bons tableaux récapitulatifs et obtenir les bonnes formules représente la moitié du travail avant même de cliquer sur imprimer. Si vous devez agréger vos données ou les formater correctement mais que vous ne vous souvenez pas de la syntaxe exacte, vous pouvez simplement décrire votre besoin en français courant à ExcelGPT et obtenir la formule instantanément. Cela élimine les frictions lors de la création de rapports. Pour plus de contexte sur l'utilisation de l'IA dans les feuilles de calcul, consultez notre guide ChatGPT pour Excel : Rédigez des formules avec l'IA.

Foire aux questions

Comment imprimer uniquement une sélection spécifique sans modifier ma zone d'impression ?

Si vous n'avez besoin que d'une impression rapide et ponctuelle de quelques cellules, sélectionnez-les, appuyez sur Ctrl + P pour ouvrir le menu d'impression, et sous la liste déroulante des Paramètres, changez "Imprimer les feuilles actives" par Imprimer la sélection. Cela ignorera temporairement la zone d'impression enregistrée du document.

Pourquoi le texte de ma feuille Excel imprimée est-il si petit ?

Cela se produit généralement parce que l'option "Ajuster à 1 page en largeur sur 1 page en hauteur" a été sélectionnée pour un ensemble de données massif. Excel réduit de force la police pour que tout rentre. Pour corriger cela, remettez la Hauteur de la mise à l'échelle sur "Automatique" afin que les lignes puissent se reporter naturellement sur une deuxième ou troisième page, ce qui restaurera la taille de la police.

Comment forcer une nouvelle page pour chaque catégorie de mon rapport ?

Vous devez utiliser des sauts de page manuels. Allez dans Affichage > Aperçu des sauts de page. Faites un clic droit sur la cellule où commence la nouvelle catégorie (dans la colonne A) et sélectionnez Insérer un saut de page. Excel forcera l'imprimante à commencer une nouvelle feuille de papier exactement à cette ligne.

Puis-je imprimer les commentaires et notes Excel ?

Oui. Allez dans Mise en page > Imprimer les titres et cliquez sur l'onglet Feuille. Cherchez la liste déroulante Commentaires et notes :. Vous pouvez choisir de les imprimer exactement "Tels qu'affichés sur la feuille" ou compilés "À la fin de la feuille" sur une page séparée.