ChatGPT pour Excel : Écrire des formules avec l'IA

Les formules Excel peuvent ressembler à une langue étrangère. Vous savez quel résultat vous souhaitez obtenir, mais traduire cela en une combinaison adéquate de fonctions, d'arguments et de syntaxe est une tout autre affaire. ChatGPT change la donne. En décrivant votre objectif en langage courant, vous pouvez obtenir des formules Excel opérationnelles en quelques secondes — et, tout aussi important, comprendre leur fonctionnement pour pouvoir les adapter vous-même.

Ce guide explique comment utiliser ChatGPT efficacement pour écrire, expliquer et déboguer des formules Excel. Vous y trouverez de véritables prompts, de véritables résultats de formules et une procédure pas à pas que vous pouvez suivre dès aujourd'hui.

Pourquoi utiliser l'IA pour écrire des formules Excel ?

La méthode traditionnelle pour obtenir une formule fonctionnelle consiste à parcourir la documentation, visionner des tutoriels et procéder par essais et erreurs. Ce processus est lent, surtout lorsque vous avez affaire à des fonctions imbriquées ou à des fonctionnalités moins familières comme les formules matricielles ou les plages dynamiques.

Les outils d'IA comme ChatGPT réduisent considérablement ce processus. Au lieu de rechercher la bonne fonction, vous décrivez votre problème et obtenez une formule — accompagnée d'une explication de chaque argument. Cela est particulièrement utile pour :

• Les débutants qui ne savent pas encore quelle fonction utiliser
• Les utilisateurs intermédiaires qui s'attaquent à des logiques imbriquées plus complexes
• Toute personne qui débogue une formule renvoyant une erreur inattendue
• Les équipes qui doivent documenter des formules pour leurs collègues

Si vous vous intéressez également aux applications plus larges de l'IA au-delà des formules, découvrez comment l'analyse de données assistée par l'IA dans Excel transforme la façon dont les gens travaillent avec les données de feuilles de calcul.

Préparer le contexte avant de rédiger votre prompt

ChatGPT n'a pas accès à votre feuille de calcul. La qualité des résultats dépend donc entièrement de la clarté avec laquelle vous décrivez votre structure de données. Avant de rédiger un prompt, répondez à ces quatre questions :

1. Quelles colonnes sont concernées ? Par exemple : la colonne A contient les noms de produits, la colonne B contient les chiffres de ventes.
2. Quel est l'objectif ? Somme, recherche, nombre, classement, extraction de texte ?
3. Y a-t-il des conditions ? Uniquement les ventes supérieures à 500 € ? Uniquement pour une région spécifique ?
4. Dans quelle cellule la formule doit-elle être saisie ? Cela est important pour les références relatives et absolues.

Consacrer trente secondes à cette préparation produit des résultats nettement meilleurs qu'une question vague en une seule ligne.

Techniques de prompt qui fonctionnent vraiment

Soyez précis quant à la disposition de vos données

Prompt vague : « Donne-moi une formule pour rechercher une valeur. »
Prompt amélioré : « J'ai un tableau où la colonne A contient les identifiants des employés et la colonne B contient les salaires. Je veux rechercher le salaire correspondant à l'identifiant qui se trouve dans la cellule E2. Donne-moi une formule Excel. »

Le deuxième prompt fournit à ChatGPT tout ce dont il a besoin pour écrire une formule précise. Vous obtiendrez quelque chose comme :

=VLOOKUP(E2, A:B, 2, FALSE)

Ou, si vous demandez une alternative plus robuste, il peut suggérer :

=INDEX(B:B, MATCH(E2, A:A, 0))

Les deux fonctionnent, mais INDEX/MATCH est généralement plus flexible. Pour comprendre pourquoi, lisez la comparaison complète dans notre guide sur INDEX MATCH : la méthode de recherche supérieure.

Demandez une explication en même temps que la formule

Ajoutez « et explique chaque argument » à n'importe quel prompt. Cela transforme une réponse avec une formule en une véritable occasion d'apprentissage. Par exemple :

« Écris une formule Excel pour additionner les ventes de la colonne C lorsque la région dans la colonne D est égale à "Nord", et explique chaque argument. »

ChatGPT renverra la formule accompagnée d'une décomposition détaillée :

=SUMIF(D:D, "North", C:C)

Avec une explication telle que : D:D est la plage à vérifier ; "North" est la condition ; C:C est la plage à additionner lorsque la condition est remplie. C'est bien plus rapide que de consulter la documentation sur SUMIF et SUMIFS depuis le début.

Demandez plusieurs versions

Demandez à ChatGPT de vous proposer deux ou trois approches pour un même problème. Cela met en évidence des compromis que vous n'auriez peut-être pas envisagés — par exemple, une approche avec VLOOKUP par rapport à une approche avec XLOOKUP, ou une méthode avec colonne auxiliaire par rapport à une seule formule imbriquée.

Précisez votre version d'Excel

Les fonctions comme XLOOKUP, FILTER, UNIQUE et SORT ne sont disponibles que dans Excel 365 et Excel 2019 et versions ultérieures. Si vous utilisez une version plus ancienne, indiquez-le explicitement : « J'utilise Excel 2016 — évite les fonctions non disponibles dans cette version. » Cela empêche ChatGPT de vous suggérer des fonctions que votre installation ne peut pas exécuter.

Procédure pratique : Construire une formule de synthèse des ventes

Suivons un scénario concret, étape par étape. Vous disposez d'un rapport de ventes avec la structure suivante :

Colonne A	Colonne B	Colonne C	Colonne D
N° de commande	Commercial	Région	Chiffre d'affaires
1001	Anna	North	4200
1002	Ben	South	3100
1003	Anna	North	5800

Objectif : Additionner le chiffre d'affaires uniquement pour Anna dans la région Nord.

Votre prompt ChatGPT : « J'ai une feuille de calcul. La colonne B contient les noms des commerciaux, la colonne C contient les noms des régions, la colonne D contient les chiffres de chiffre d'affaires. Je veux additionner le chiffre d'affaires uniquement lorsque la colonne B est égale à "Anna" ET que la colonne C est égale à "North". Écris une formule Excel SUMIFS. »

Résultat :

=SUMIFS(D:D, B:B, "Anna", C:C, "North")

ChatGPT expliquera également : SUMIFS prend d'abord la plage à additionner (D:D), puis des paires de plages de critères et de critères. Vous pouvez étendre cette formule à trois, quatre conditions ou plus en utilisant le même schéma.

Vous souhaitez maintenant rendre les critères dynamiques — en récupérant le nom et la région depuis les cellules F2 et G2 plutôt qu'en les codant en dur. Demandez simplement à ChatGPT : « Modifie la formule pour que, au lieu de valeurs codées en dur, elle fasse référence à F2 pour le nom et à G2 pour la région. »

=SUMIFS(D:D, B:B, F2, C:C, G2)

Le tour est joué. Cette approche itérative — écrire une formule de base, puis l'affiner — est l'une des façons les plus productives de travailler avec l'IA.

Utiliser ChatGPT pour déboguer les erreurs de formules

Les erreurs de formule comme #VALUE!, #REF!, #N/A et #DIV/0! sont frustrantes précisément parce qu'elles indiquent rarement où se situe le problème. ChatGPT est excellent pour diagnostiquer ces erreurs lorsque vous lui fournissez les bonnes informations.

Comment structurer un prompt de débogage

1. Collez votre formule exacte
2. Décrivez le message d'erreur que vous voyez
3. Décrivez vos données (contenu des colonnes, types de données, cellules vides éventuelles)
4. Décrivez ce que vous attendiez comme résultat

Exemple : « Cette formule renvoie #N/A : =VLOOKUP(E2,A:B,2,FALSE). La colonne A contient des identifiants d'employés au format numérique, et E2 contient également un nombre, mais j'obtiens quand même l'erreur. Quel est le problème ? »

ChatGPT identifiera généralement les causes courantes — par exemple, des espaces de début dans votre colonne de recherche, ou une discordance entre des nombres au format texte et de véritables nombres — et suggérera des correctifs comme envelopper la valeur de recherche dans VALUE() ou TRIM().

Comprendre les références de cellules Excel est également essentiel lors du débogage, car les erreurs entre références relatives et absolues sont une source fréquente de problèmes qui surviennent lorsque les formules sont copiées vers le bas d'une colonne.

Demander à ChatGPT d'expliquer des formules que vous n'avez pas écrites

Vous avez hérité d'une feuille de calcul contenant une formule comme celle-ci :

=IF(ISERROR(VLOOKUP(A2,Sheet2!$A:$C,3,FALSE)),"Not Found",VLOOKUP(A2,Sheet2!$A:$C,3,FALSE))

Collez-la simplement dans ChatGPT et demandez : « Explique cette formule Excel en langage courant, étape par étape. » Vous obtiendrez une décomposition claire de chaque fonction imbriquée — ce que ISERROR vérifie, ce que le IF externe fait, pourquoi VLOOKUP apparaît deux fois et ce que le résultat global signifie. Cela est inestimable pour toute personne qui reprend le travail d'un collègue.

Pour approfondir les tests logiques et les formules imbriquées, le guide sur la fonction IF et les tests logiques est une ressource complémentaire de choix.

Limites à garder à l'esprit

ChatGPT est puissant, mais pas parfait pour le travail sur Excel. Soyez conscient de ces limites réelles :

• Il ne peut pas voir votre fichier. Tout le contexte doit provenir de votre description. Des descriptions vagues produisent des formules génériques qui peuvent ne pas correspondre à votre disposition.
• Il peut inventer de la syntaxe. Testez toujours chaque formule dans Excel avant de vous y fier. Collez-la, vérifiez le résultat par rapport à des valeurs connues et validez les cas limites.
• Il peut suggérer des fonctions obsolètes ou incompatibles avec votre version si vous ne précisez pas votre version d'Excel.
• Les formules matricielles complexes nécessitent une validation soigneuse. Les formules LAMBDA ou REDUCE à plusieurs étapes sont les plus susceptibles de contenir des erreurs.

La règle est simple : considérez le résultat de ChatGPT comme une solide première ébauche, et non comme une réponse définitive. Testez systématiquement.

Combiner l'IA avec d'autres outils Excel

ChatGPT fonctionne mieux dans le cadre d'un flux de travail plus large. Utilisez-le pour obtenir des formules rapidement, puis intégrez d'autres fonctionnalités Excel. Par exemple, une fois que votre formule SUMIFS fonctionne correctement, vous pouvez appliquer la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les cellules dont les totaux dépassent un seuil, transformant ainsi le résultat de votre formule en un signal visuel instantané.

Pour les utilisateurs souhaitant aller plus loin avec l'automatisation, l'automatisation Excel sans VBA avec Power Automate vaut la peine d'être explorée — l'IA écrit vos formules pendant que l'automatisation gère les tâches répétitives, vous permettant de vous concentrer sur l'analyse.

Si vous souhaitez un outil spécialement conçu pour ce flux de travail, ExcelGPT vous permet de décrire exactement ce dont vous avez besoin en langage courant — « additionner le chiffre d'affaires par région, exclure les retours, rendre cela dynamique » — et renvoie instantanément une formule Excel prête à l'emploi, sans les allers-retours d'une session de discussion généraliste.

Référence rapide : Modèles de prompts

• Écrire une formule : « J'ai [description des données]. Je veux [objectif]. Écris une formule Excel pour la cellule [référence de cellule]. »
• Expliquer une formule : « Explique cette formule Excel en langage courant : [coller la formule]. »
• Déboguer une formule : « Cette formule renvoie [erreur] : [coller la formule]. Mes données contiennent [description]. Quel est le problème et comment le corriger ? »
• Optimiser une formule : « Peux-tu réécrire cette formule pour la rendre plus courte ou plus efficace ? [coller la formule]. »
• La rendre dynamique : « Modifie cette formule pour que les critères proviennent de la cellule [référence] plutôt que d'être codés en dur. »

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Foire aux questions

ChatGPT peut-il lire mon fichier Excel directement ?

Le ChatGPT standard ne peut pas accéder aux fichiers, sauf si vous utilisez un plugin ou une fonctionnalité de téléchargement (disponible dans certaines versions). Dans la plupart des cas, vous décrivez la structure de votre feuille de calcul en texte, et ChatGPT rédige des formules sur la base de cette description. Plus votre description est précise, plus la formule sera exacte.

Les formules écrites par ChatGPT sont-elles toujours correctes ?

Pas toujours. ChatGPT génère des formules sur la base de modèles tirés de ses données d'entraînement et de votre description. Des erreurs de syntaxe, des ordres d'arguments incorrects ou des fonctions incompatibles avec votre version peuvent apparaître. Testez toujours chaque formule sur des données connues avant de l'utiliser dans un classeur réel.

Sur quels types de formules Excel ChatGPT peut-il aider ?

ChatGPT gère très bien l'ensemble des fonctions Excel — les fonctions de recherche (VLOOKUP, INDEX/MATCH, XLOOKUP), l'agrégation conditionnelle (SUMIF, COUNTIFS, AVERAGEIF), les fonctions de texte (LEFT, MID, TEXTJOIN), les fonctions de date (DATEDIF, WORKDAY), ainsi que les formules matricielles complexes et les fonctions LAMBDA. Plus vous fournissez de contexte, meilleur sera le résultat.

Existe-t-il un outil plus adapté spécifiquement aux formules Excel ?

L'IA généraliste comme ChatGPT est un excellent point de départ, mais les outils conçus spécifiquement pour Excel — comme ExcelGPT — sont optimisés pour la génération de formules. Ils comprennent le contexte des feuilles de calcul avec plus de précision et évitent souvent les allers-retours de reformulation qu'exige l'IA généraliste, vous fournissant des formules utilisables plus rapidement.