Les fonctionnalités cachées d'Excel que vous devriez utiliser

La plupart des professionnels utilisent Microsoft Excel tous les jours. Nous nous appuyons sur la fonction SUM pour totaliser nos dépenses, écrivons des instructions IF pour catégoriser les données, et construisons des tableaux croisés dynamiques standards. Mais sous cette surface familière se cache un véritable trésor de fonctionnalités Excel que la grande majorité des utilisateurs ignorent complètement.

Que vous soyez un débutant cherchant à accélérer votre flux de travail ou un utilisateur intermédiaire visant à construire des feuilles de calcul plus sophistiquées, exploiter ces outils méconnus peut vous faire gagner d'innombrables heures. Dans ce guide, nous levons le voile sur les fonctionnalités cachées les plus puissantes d'Excel, de la puissance analytique du complément Inquire à la flexibilité visuelle de l'outil Appareil photo.

1. Le complément Inquire : Votre détective de feuille de calcul

Avez-vous déjà hérité d'une feuille de calcul massive d'un collègue pour ensuite passer des heures à essayer de comprendre comment toutes les formules se connectent ? Le complément Inquire est conçu exactement pour ce scénario. Il agit comme un outil d'investigation qui vous permet de cartographier les dépendances, de mettre en évidence les cellules masquées, et même de comparer deux versions différentes d'un classeur pour voir exactement ce qui a changé.

Malgré sa puissance, Inquire est masqué par défaut. Il est disponible dans les éditions Professional Plus et Enterprise d'Office.

Comment activer le complément Inquire

1. Cliquez sur Fichier dans le ruban supérieur et sélectionnez Options.
2. Naviguez vers l'onglet Compléments dans la barre latérale gauche.
3. En bas de la fenêtre, changez la liste déroulante Gérer pour Compléments COM et cliquez sur Atteindre...
4. Cochez la case à côté de Inquire et cliquez sur OK.

Une fois activé, un nouvel onglet "Inquire" apparaîtra sur votre ruban. Vous pouvez utiliser le bouton Analyse du classeur pour générer un rapport complet de votre fichier, détaillant tout, des classeurs liés aux cellules contenant des erreurs. La fonctionnalité Comparer des fichiers est particulièrement salvatrice lorsque vous devez trouver des divergences entre une "V1" et une "V2" d'un modèle financier.

2. Affichages personnalisés : Changez de mise en page instantanément

Si vous masquez fréquemment certaines colonnes, appliquez des filtres spécifiques et modifiez les paramètres d'impression pour différentes réunions, vous perdez un temps précieux à répéter ces étapes. Les Affichages personnalisés vous permettent de sauvegarder vos paramètres d'affichage et d'impression actuels afin de pouvoir y revenir instantanément plus tard.

Configurer un affichage personnalisé

1. Formatez votre feuille de calcul exactement comme vous le souhaitez (masquez des colonnes, appliquez vos filtres, définissez votre zone d'impression).
2. Allez dans l'onglet Affichage sur le ruban et cliquez sur Affichages personnalisés.
3. Cliquez sur Ajouter... et donnez à votre affichage un nom descriptif (par ex., "Vue Résumé - Sans détails").
4. Affichez tout de nouveau et créez un autre affichage appelé "Détails complets".

Désormais, au lieu de masquer et d'afficher manuellement les colonnes A à F, vous pouvez simplement ouvrir la boîte de dialogue des Affichages personnalisés et double-cliquer sur la disposition dont vous avez besoin. C'est l'un des moyens les plus simples de Gagner du temps sur Excel : Travailler plus intelligemment, pas plus dur que les utilisateurs intermédiaires peuvent mettre en place dès aujourd'hui.

3. L'outil Appareil photo : Tableaux de bord avec instantanés en direct

L'outil Appareil photo est sans doute l'une des fonctionnalités cachées les plus cool d'Excel. Il prend une photo "en direct" d'une plage de cellules. Vous pouvez coller cette image n'importe où, et parce qu'il s'agit d'un instantané en direct, si les données ou le formatage d'origine changent, l'image se met à jour automatiquement !

C'est incroyablement utile lors de la Création de tableaux de bord dynamiques dans Excel. Si vous avez des graphiques et des tableaux de données de tailles différentes sur plusieurs feuilles, les aligner sur une seule feuille de tableau de bord peut être un cauchemar. L'outil Appareil photo vous permet de prendre des photos de ces tableaux et de les redimensionner librement sur votre tableau de bord sans affecter les dimensions des lignes ou des colonnes sous-jacentes.

Comment ajouter et utiliser l'outil Appareil photo

1. Faites un clic droit n'importe où sur le ruban Excel et sélectionnez Personnaliser la barre d'outils Accès rapide.
2. Changez la liste déroulante "Choisir les commandes dans" pour Toutes les commandes.
3. Faites défiler vers le bas pour trouver Appareil photo, sélectionnez-le, et cliquez sur Ajouter >>. Cliquez sur OK.
4. Pour l'utiliser, mettez en surbrillance une plage de cellules (par ex., A1:D10) et cliquez sur la nouvelle icône Appareil photo en haut de votre écran.
5. Cliquez n'importe où sur une autre feuille pour coller votre image en direct.

4. Opérations avancées du Collage spécial

La plupart des utilisateurs connaissent le collage des valeurs (CTRL + MAJ + V ou Collage spécial > Valeurs) pour supprimer les formules. Mais la boîte de dialogue Collage spécial cache des opérations mathématiques qui peuvent manipuler des données sans nécessiter de colonne intermédiaire.

Imaginez que vous ayez une liste de 100 prix de produits, et que vous deviez tous les augmenter de 5 %. Généralement, les utilisateurs créent une nouvelle colonne, écrivent une formule comme =A2*1.05, l'étirent vers le bas, copient les résultats, et les collent en tant que valeurs sur les données d'origine. Le Collage spécial vous permet de le faire en quelques secondes.

Multiplier des données sans formules

1. Tapez 1.05 dans n'importe quelle cellule vide et appuyez sur CTRL + C pour la copier.
2. Mettez en surbrillance toute votre colonne de prix.
3. Faites un clic droit sur les prix en surbrillance et choisissez Collage spécial...
4. Sous la section Opération, sélectionnez Multiplication et cliquez sur OK.

Excel met instantanément à jour les valeurs d'origine, multipliant chacune par 1,05. Vous pouvez ensuite supprimer la cellule où vous aviez tapé 1.05. Vous pouvez utiliser cette même astuce pour additionner, soustraire ou diviser des plages de nombres en masse.

5. Énoncer les cellules : Relisez vos données avec l'audio

La saisie de données est sujette à l'erreur humaine. Si vous copiez des nombres d'une facture imprimée vers Excel, faire des allers-retours constants entre le papier et votre écran est fastidieux et conduit à des erreurs. La fonctionnalité Énoncer les cellules résout ce problème en demandant à Excel de lire vos données à voix haute.

Activer Énoncer les cellules

Comme l'outil Appareil photo, Énoncer les cellules est masqué. Vous devez l'ajouter à votre barre d'outils Accès rapide :

1. Allez dans Fichier > Options > Barre d'outils Accès rapide.
2. Sélectionnez Commandes non présentes sur le ruban dans la liste déroulante.
3. Trouvez Énoncer les cellules, ajoutez-le à votre barre d'outils, et cliquez sur OK.

Mettez en surbrillance une colonne de nombres, appuyez sur le bouton Énoncer les cellules, et le moteur de synthèse vocale d'Excel lira les valeurs à haute voix. Vous pouvez garder les yeux sur votre document physique et simplement écouter pour vérifier que les données correspondent.

6. Guide pratique : Listes déroulantes dynamiques avec INDIRECT

Bien que la Validation des données soit largement utilisée pour créer des listes déroulantes simples, vous pouvez aller plus loin en créant des listes déroulantes dépendantes. Une liste déroulante dépendante signifie que les options de la Liste B changent en fonction de ce que l'utilisateur sélectionne dans la Liste A. Pour ce faire, nous utilisons la fonction puissante, mais souvent mal comprise, INDIRECT.

La fonction INDIRECT prend une chaîne de texte et la transforme en une référence de cellule Excel valide ou en une Plage nommée.

Étape par étape : Listes déroulantes dépendantes

Disons que nous avons une catégorie principale (Fruits ou Véhicules) et que nous voulons qu'une deuxième liste déroulante affiche des éléments spécifiques en fonction de la catégorie choisie.

Fruits (Plage nommée)	Vehicles (Plage nommée)
Pomme	Voiture
Banane	Camion
Orange	Moto

1. Créer des plages nommées : Mettez en surbrillance les cellules contenant "Pomme", "Banane" et "Orange". Cliquez dans la Zone Nom (en haut à gauche, à côté de la barre de formule) et tapez Fruits. Appuyez sur Entrée. Répétez cela pour les véhicules, en nommant la plage Vehicles.
2. Créer la liste déroulante principale : Dans la cellule A2, configurez une liste de Validation des données standard avec la source : Fruits, Vehicles.
3. Créer la liste déroulante dépendante : Cliquez sur la cellule B2. Allez dans Données > Validation des données. Choisissez Liste.
4. Dans la case Source, utilisez la fonction INDIRECT pointant vers la première cellule :

=INDIRECT($A$2)

Comment ça marche : Si un utilisateur sélectionne "Fruits" en A2, la formule est évaluée à =INDIRECT("Fruits"). Excel reconnaît "Fruits" comme la Plage nommée que nous avons créée à l'étape 1, et remplit la liste déroulante B2 avec Pomme, Banane et Orange. Cette astuce est essentielle pour construire des formulaires robustes et conviviaux.

7. Remplissage instantané : Le précurseur de l'IA

Bien avant que l'IA générative ne devienne un mot à la mode, Excel a introduit le Remplissage instantané (Flash Fill). Cet outil reconnaît les modèles dans votre saisie de données et remplit automatiquement le reste de la colonne. C'est une véritable révolution par rapport à l'approche manuelle lorsque l'on souhaite Utiliser l'IA pour nettoyer et transformer des données dans Excel.

Par exemple, si vous avez une colonne de noms complets comme "Jean Dupont" et que vous voulez extraire uniquement le prénom dans une nouvelle colonne, tapez simplement "Jean" dans la cellule adjacente, appuyez sur Entrée, puis sur CTRL + E. Excel observera instantanément le modèle que vous avez établi et extraira les prénoms pour le reste de la liste. Cela fonctionne pour formater des numéros de téléphone, extraire des domaines d'adresses e-mail, et combiner du texte.

8. Power Query : Le moteur de transformation caché

Si vous téléchargez fréquemment des fichiers CSV depuis une base de données et passez des heures à supprimer des colonnes, formater des dates et exécuter des fonctions VLOOKUP pour fusionner des tables, vous effectuez un travail manuel qu'Excel peut automatiser. Power Query est sans doute la fonctionnalité la plus importante ajoutée à Excel au cours de la dernière décennie, et pourtant, de nombreux utilisateurs ignorent son existence.

Situé sous l'onglet Données (souvent intitulé "Obtenir des données" ou "Récupérer et transformer"), Power Query est une interface qui vous permet de construire une série d'étapes reproductibles de nettoyage de données. Une fois que vous avez construit une requête, la prochaine fois que vous obtenez de nouvelles données, il vous suffit de cliquer sur "Actualiser" et Excel effectue instantanément toutes vos étapes de formatage. Si vous êtes sérieux dans l'amélioration de vos compétences, vous plonger dans Power Query : Importer et transformer des données comme un pro est vivement recommandé.

Assistants IA : Combler le vide

Même avec toutes ces fonctionnalités cachées à portée de main, construire des formules complexes et imbriquées peut toujours être un casse-tête. Vous savez peut-être exactement ce que vous voulez qu'Excel fasse logiquement, mais traduire cela dans la syntaxe correcte de INDEX, MATCH, et INDIRECT est frustrant.

C'est là que les solutions d'IA modernes changent notre façon de travailler. Si vous avez du mal à écrire une formule complexe, vous pouvez utiliser un outil d'IA pour la générer pour vous. Avec ExcelGPT, vous décrivez simplement ce dont vous avez besoin en langage clair — par exemple, "Recherche l'ID employé dans la colonne A, renvoie le salaire de la colonne C, mais seulement si le statut dans la colonne D est 'Actif'" — et il génère instantanément la formule Excel exacte. Tirer parti de ChatGPT pour Excel : Écrire des formules avec l'IA comble le fossé entre savoir ce que vous voulez accomplir et connaître la syntaxe spécifique pour y parvenir.

Foire aux questions (FAQ)

Où est passé l'outil Appareil photo dans les versions récentes d'Excel ?

L'outil Appareil photo n'a jamais été présent sur le ruban standard par défaut. Que vous utilisiez Excel 2016, 2019 ou Microsoft 365, vous devez l'ajouter manuellement en personnalisant la barre d'outils Accès rapide ou en personnalisant le ruban et en cherchant sous "Toutes les commandes".

Le complément Inquire fonctionne-t-il sur Mac ?

Malheureusement, non. Le complément COM Inquire repose sur une architecture spécifique à Windows et n'est disponible que dans Office Professional Plus, Office Enterprise, ou Microsoft 365 Apps for enterprise sur les machines Windows.

Pourquoi le Remplissage instantané ne fonctionne-t-il pas pour mes données ?

Le Remplissage instantané nécessite un modèle clair et reconnaissable pour fonctionner. Assurez-vous que vos données d'exemple sont immédiatement adjacentes aux données sources (aucune colonne vide entre les deux). De plus, vérifiez que la fonctionnalité n'est pas désactivée dans vos paramètres en allant dans Fichier > Options > Options avancées, et en vous assurant que "Remplissage instantané automatique" est coché.

Pourquoi mes Affichages personnalisés sont-ils grisés ?

La raison la plus courante pour laquelle les Affichages personnalisés sont désactivés (grisés) est la présence d'un Tableau Excel officiel (créé via Insertion > Tableau ou CTRL+T) n'importe où dans le classeur. Les Affichages personnalisés sont une fonctionnalité ancienne et ne sont malheureusement pas compatibles avec le référencement structuré utilisé dans les Tableaux Excel modernes. Pour utiliser les Affichages personnalisés, vous devez convertir tous les Tableaux en plages normales.