Cách Tạo Bảng Tính Excel Đầu Tiên Của Bạn

Lần đầu mở Excel có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp. Lưới ô trắng trải dài, thanh Ribbon chật cứng các nút, các menu ẩn hàng chục tùy chọn — tất cả thật là nhiều. Nhưng tin vui là: bạn chỉ cần hiểu một vài khái niệm cơ bản để xây dựng được thứ gì đó thực sự hữu ích ngay từ ngày đầu. Hướng dẫn này sẽ đưa bạn qua từng bước, từ khởi động Excel đến lưu một bảng tính hoàn chỉnh có công thức. Không cần kinh nghiệm trước đó.

Nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quát hơn trước khi bắt đầu, Excel cho Người Mới: Hướng Dẫn Bắt Đầu Hoàn Chỉnh 2025 là tài liệu tham khảo tuyệt vời đi kèm. Còn bây giờ, hãy tập trung vào việc xây dựng bảng tính đầu tiên của bạn từ đầu.

Tìm Hiểu Giao Diện Excel

Trước khi chạm vào một ô nào, hãy dành sáu mươi giây để định hướng bản thân. Không gian làm việc của Excel có một vài khu vực chính:

• Ribbon: Thanh công cụ ở trên cùng, được tổ chức thành các tab (Home, Insert, Formulas, Data, v.v.). Mỗi tab nhóm các lệnh liên quan lại với nhau.
• Hộp Tên (Name Box): Ô nhỏ ở góc trên bên trái của lưới, hiển thị địa chỉ của ô đang được chọn (ví dụ: A1).
• Thanh Công Thức (Formula Bar): Thanh rộng nằm bên phải Hộp Tên. Bất cứ thứ gì bạn gõ vào ô đều hiển thị ở đây, và bạn cũng có thể chỉnh sửa tại đây.
• Lưới Trang Tính (Worksheet Grid): Khu vực chính gồm các cột (được ký hiệu A, B, C…) và các hàng (được ký hiệu 1, 2, 3…). Giao điểm của chúng tạo ra các ô, mỗi ô có một địa chỉ duy nhất như B3 hay D12.
• Tab Trang Tính (Sheet Tabs): Ở phía dưới, bạn có thể có nhiều trang tính trong một tệp. Theo mặc định, bạn bắt đầu với một trang tính tên là Sheet1.
• Thanh Trạng Thái (Status Bar): Dải ở cuối cùng. Chọn một phạm vi số và nó lập tức hiển thị SUM, AVERAGE và COUNT — không cần công thức.

Bước 1 — Mở Một Sổ Làm Việc Mới

Khởi động Excel và chọn Blank Workbook (Sổ làm việc trống) từ màn hình bắt đầu. Bạn giờ đây có một sổ làm việc trống với một trang tính. Một workbook (sổ làm việc) là tệp (được lưu dưới dạng .xlsx); một worksheet (trang tính) là một trang riêng lẻ bên trong đó. Hãy nghĩ sổ làm việc như một tập bìa còi và mỗi trang tính như một tờ giấy bên trong tập đó.

Bước 2 — Lên Kế Hoạch Dữ Liệu Trước Khi Gõ

Sai lầm lớn nhất của người mới là nhảy thẳng vào gõ mà không có cấu trúc gì. Hãy dành hai phút trả lời những câu hỏi sau:

1. Bảng tính này theo dõi điều gì? (Chi phí, danh sách việc cần làm, số liệu doanh thu, v.v.)
2. Tôi cần những danh mục thông tin nào? (Đây sẽ trở thành tiêu đề cột của bạn.)
3. Các hàng sẽ đại diện cho từng bản ghi riêng lẻ hay theo khoảng thời gian?

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ xây dựng một bảng theo dõi chi phí hàng tháng đơn giản. Nó thiết thực, dạy mọi kỹ năng cốt lõi, và có thể được mở rộng thành thứ gì đó như Mẫu Ngân Sách Excel: Theo Dõi Tài Chính Cá Nhân hoặc Doanh Nghiệp khi bạn đã quen tay.

Bước 3 — Nhập Tiêu Đề Cột

Nhấp vào ô A1 và gõ từ Date (Ngày), rồi nhấn Tab để di chuyển sang B1. Tiếp tục theo hàng:

A1	B1	C1	D1	E1
Date	Description	Category	Amount	Notes

Nhấn Enter sau tiêu đề cuối cùng. Bây giờ hãy chọn toàn bộ hàng tiêu đề (nhấp vào số hàng 1 ở bên trái để tô sáng cả hàng), vào Home → Font, nhấp Bold (In đậm), và tùy chọn tô màu nhạt bằng cách dùng công cụ Fill Color (Màu nền). Sự phân tách trực quan giữa tiêu đề và dữ liệu là thói quen đáng hình thành ngay từ ngày đầu tiên.

Bước 4 — Nhập Dữ Liệu Mẫu

Bắt đầu từ hàng 2, gõ một vài hàng dữ liệu chi phí thực tế. Đây là một bộ ví dụ:

Date	Description	Category	Amount	Notes
01/05/2025	Grocery Run	Food	84.50
03/05/2025	Monthly Internet	Utilities	59.99	Auto-pay
05/05/2025	Coffee Shop	Food	12.40
07/05/2025	Bus Pass	Transport	45.00
10/05/2025	Electricity Bill	Utilities	112.30

Mẹo khi nhập dữ liệu:

• Nhấn Tab để di chuyển sang phải qua các cột. Khi bạn nhấn Enter ở cuối hàng, Excel sẽ nhảy về cột đầu tiên của hàng tiếp theo.
• Đối với ngày tháng, hãy gõ nhất quán (DD/MM/YYYY hoặc MM/DD/YYYY — tùy theo cài đặt vùng của bạn). Excel lưu trữ ngày tháng dưới dạng số nội bộ, cho phép bạn sắp xếp và lọc chúng sau này.
• Gõ số ở cột D không có ký hiệu tiền tệ; bạn sẽ định dạng chúng thành tiền tệ ngay sau đây.

Bước 5 — Định Dạng Dữ Liệu

Định Dạng Số Thành Tiền Tệ

Chọn các ô D2:D6 (nhấp D2, giữ Shift, nhấp D6). Trên tab Home, nhấp vào danh sách thả xuống trong nhóm Number (Số) hiển thị "General" và chọn Currency (Tiền tệ). Các số của bạn giờ hiển thị kèm ký hiệu tiền tệ và hai chữ số thập phân.

Định Dạng Cột Ngày Tháng

Chọn A2:A6, nhấp chuột phải, chọn Format Cells (Định dạng Ô), chọn Date (Ngày), và chọn kiểu hiển thị bạn thích. Giá trị bên dưới không thay đổi — chỉ thay đổi cách hiển thị.

Điều Chỉnh Độ Rộng Cột

Nếu văn bản bị cắt bớt, hãy di chuột qua đường kẻ giữa hai chữ cái cột ở phía trên cho đến khi con trỏ trở thành mũi tên hai đầu, rồi nhấp đúp. Excel sẽ tự động điều chỉnh cột theo nội dung rộng nhất. Bạn cũng có thể chọn tất cả các cột và thực hiện thao tác này cùng một lúc.

Bước 6 — Viết Công Thức Đầu Tiên

Đây là nơi bảng tính biến đổi từ một bảng thông thường thành một công cụ sống động. Hiểu về Tham Chiếu Ô Excel: Tương Đối và Tuyệt Đối sẽ giúp mọi thứ bên dưới trở nên rõ ràng hơn.

SUM — Tính Tổng Chi Phí

Nhấp vào ô D8. Gõ nhãn trong C8: Total (Tổng). Bây giờ trong D8, gõ:

=SUM(D2:D6)

Nhấn Enter. Excel cộng mọi số trong D2 đến D6 và hiển thị kết quả. Hàm SUM là hàm được dùng nhiều nhất trong Excel. Cú pháp của nó rất đơn giản:

=SUM(number1, [number2], ...)
=SUM(D2:D6)          ' cộng một phạm vi liên tục
=SUM(D2, D4, D6)     ' cộng các ô cụ thể

AVERAGE — Tìm Chi Phí Trung Bình

Trong C9 gõ Average (Trung bình), và trong D9 gõ:

=AVERAGE(D2:D6)

Lệnh này cho bạn biết số tiền giao dịch trung bình qua năm mục nhập. Để biết thêm về các hàm thống kê như MEDIAN và STDEV, xem Hàm Thống Kê: AVERAGE, MEDIAN, STDEV.

SUMIF — Tính Tổng Theo Danh Mục

Bây giờ hãy trả lời một câu hỏi thực tế: bạn đã chi bao nhiêu cho Thực phẩm (Food)? Trong G1 gõ Category (Danh mục), trong H1 gõ Subtotal (Tổng phụ). Trong G2 gõ Food, và trong H2 gõ:

=SUMIF(C2:C6, G2, D2:D6)

SUMIF kiểm tra từng ô trong C2:C6; khi khớp với giá trị trong G2 ("Food"), nó cộng ô tương ứng từ D2:D6. Kết quả là 96.90 (84.50 + 12.40). Bạn có thể thêm hàng cho Utilities và Transport trong G3 và G4, rồi sao chép công thức xuống. Để tìm hiểu sâu hơn về cộng có điều kiện, hướng dẫn SUMIF và SUMIFS: Cộng Có Điều Kiện trong Excel đề cập đến các tình huống nhiều điều kiện.

IF — Đánh Dấu Chi Phí Lớn

Trong F1, gõ Flag (Đánh dấu). Trong F2, gõ:

=IF(D2>80, "Review", "")

Nghĩa là: nếu số tiền trong D2 lớn hơn 80, hiển thị từ "Review" (Xem xét); ngược lại không hiển thị gì. Sao chép F2 xuống F6 bằng cách nhấp F2, rồi kéo hình vuông nhỏ màu xanh ở góc dưới bên phải của ô xuống F6. Bài viết Hàm IF: Kiểm Tra Logic và IF Lồng Nhau hướng dẫn cách kết hợp nhiều điều kiện khi bạn đã sẵn sàng.

Bước 7 — Áp Dụng Định Dạng Có Điều Kiện

Chọn D2:D6, vào Home → Conditional Formatting → Highlight Cell Rules → Greater Than (Định dạng Có Điều Kiện → Quy tắc Tô Sáng Ô → Lớn Hơn), nhập 80, và chọn màu nền đỏ. Giờ đây bất kỳ chi phí nào trên $80 đều hiển thị ngay lập tức mà không cần dò cột thủ công. Đây chỉ là một phần nhỏ những gì có thể làm — Định Dạng Có Điều Kiện: Trực Quan Hóa Dữ Liệu Bằng Màu Sắc khám phá đầy đủ tính năng này.

Bước 8 — Lưu Sổ Làm Việc

Đừng bao giờ để mất công việc của bạn. Dùng Ctrl + S (Windows) hoặc Cmd + S (Mac). Lần đầu tiên bạn lưu:

1. Một hộp thoại xuất hiện. Chọn vị trí lưu: máy tính của bạn, OneDrive, hoặc dịch vụ đám mây khác.
2. Đặt cho tệp một tên rõ ràng, chẳng hạn như May_2025_Expenses.
3. Định dạng tệp mặc định là .xlsx (Excel Workbook). Giữ nguyên trừ khi bạn có lý do cụ thể để thay đổi.
4. Nhấp Save (Lưu).

Về sau, hãy nhấn Ctrl + S vài phút một lần. Nếu Excel bị treo (điều đó xảy ra), bạn chỉ mất những gì chưa được lưu. Bật AutoSave (Tự động Lưu) ở góc trên bên trái nếu bạn đang dùng OneDrive hoặc SharePoint — nó tự động lưu mỗi vài giây.

Bước 9 — Dùng Phím Tắt Để Làm Việc Nhanh Hơn

Ngay cả khi là người mới, một vài phím tắt sẽ giúp bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian:

• Ctrl + Z — Hoàn tác thao tác vừa thực hiện
• Ctrl + C / Ctrl + V — Sao chép và Dán
• Ctrl + Phím Mũi Tên — Nhảy đến ô đã điền cuối cùng theo một hướng
• Ctrl + Shift + End — Chọn từ ô hiện tại đến ô được sử dụng cuối cùng trong trang tính
• F2 — Chỉnh sửa ô đang hoạt động mà không cần dùng chuột
• Alt + = — Tự động chèn công thức SUM cho phạm vi phía trên

Để có bảng tóm tắt đầy đủ, Phím Tắt Excel: 50 Phím Tắt Thiết Yếu rất đáng để đánh dấu.

Xây Dựng Gì Tiếp Theo

Bảng theo dõi chi phí của bạn là một bảng tính hoàn chỉnh đang hoạt động. Từ đây, các bước tiếp theo hợp lý là:

• Thêm biểu đồ: Chọn D2:D6 và chèn biểu đồ cột để trực quan hóa chi tiêu một cách nhanh chóng.
• Tạo PivotTable: Với bộ dữ liệu dài hơn, PivotTable cho phép bạn tóm tắt theo danh mục, tháng hoặc bất kỳ chiều nào trong vài giây. PivotTable: Hướng Dẫn Hoàn Chỉnh Cho Người Mới sẽ hướng dẫn bạn từng bước.
• Dùng Xác Thực Dữ Liệu: Giới hạn cột C thành danh sách thả xuống các danh mục để các mục nhập luôn nhất quán.
• Thử trợ lý AI: Khi bạn cần một công thức mà không chắc cách viết — ví dụ, công thức tìm chi phí cao nhất trong mỗi danh mục — hãy mô tả nhu cầu của bạn bằng tiếng Việt thông thường tại ExcelGPT và nhận ngay công thức chính xác, không cần tìm kiếm qua tài liệu.

---

Câu Hỏi Thường Gặp

Sự khác nhau giữa workbook và worksheet là gì?

Workbook (sổ làm việc) là toàn bộ tệp Excel (tài liệu .xlsx mà bạn lưu và chia sẻ). Worksheet (trang tính) — còn gọi là sheet — là một tab riêng lẻ bên trong tệp đó. Một workbook có thể chứa nhiều worksheet, điều này hữu ích để sắp xếp dữ liệu liên quan, chẳng hạn mỗi tháng một trang tính trong ngân sách năm.

Làm thế nào để sửa công thức hiển thị lỗi thay vì kết quả?

Excel hiển thị mã lỗi khi có sự cố. Các lỗi phổ biến nhất là: #DIV/0! (bạn đang chia cho không hoặc ô trống), #VALUE! (công thức yêu cầu số nhưng tìm thấy văn bản), #REF! (tham chiếu ô trỏ đến hàng hoặc cột đã bị xóa), và #NAME? (Excel không nhận ra tên hàm — kiểm tra lỗi chính tả). Nhấp vào ô có lỗi, đọc kỹ thanh công thức, và kiểm tra rằng tất cả các ô được tham chiếu chứa đúng loại dữ liệu.

Tôi có nên dùng tính năng Table của Excel ngay từ đầu không?

Có, và rất dễ thực hiện. Chọn phạm vi dữ liệu bao gồm cả tiêu đề, nhấn Ctrl + T, xác nhận phạm vi, và nhấp OK. Excel chuyển đổi phạm vi của bạn thành một Bảng có cấu trúc. Bảng tự động mở rộng khi bạn thêm hàng, áp dụng định dạng nhất quán, và làm cho công thức dễ đọc hơn. Chúng cũng tương thích tốt với PivotTable và Power Query, vì vậy bắt đầu với Bảng hầu như luôn là lựa chọn đúng đắn.

Làm thế nào để ngăn người khác vô tình chỉnh sửa công thức của tôi?

Vào Review → Protect Sheet (Xem xét → Bảo Vệ Trang Tính). Theo mặc định, tất cả các ô đều "bị khóa" nhưng chế độ bảo vệ chưa hoạt động cho đến khi bạn bật tại đây. Bạn có thể đặt mật khẩu và chỉ định những gì người dùng được phép làm (ví dụ: chọn ô nhưng không chỉnh sửa). Để cho phép chỉnh sửa tại các ô cụ thể (như khu vực nhập dữ liệu) trong khi bảo vệ các ô công thức, trước tiên hãy chọn những ô nhập liệu đó, nhấn Ctrl + 1 để mở Format Cells (Định dạng Ô), vào tab Protection (Bảo vệ), và bỏ tích Locked (Khóa) trước khi bật bảo vệ trang tính.