Mẫu ngân sách Excel: Theo dõi tài chính cá nhân hoặc doanh nghiệp

Cho dù bạn đang quản lý chi tiêu gia đình, theo dõi thu nhập từ công việc tự do hay giám sát chi tiêu hàng tháng của một doanh nghiệp đang phát triển, việc kiểm soát tài chính là vô cùng cần thiết. Mặc dù có vô số ứng dụng quản lý ngân sách trên thị trường, việc tự xây dựng một mẫu ngân sách Excel vẫn là một trong những cách mạnh mẽ và linh hoạt nhất để theo dõi tài chính cá nhân hoặc doanh nghiệp.

Bằng cách tự xây dựng ngân sách trong Excel từ đầu, bạn nắm toàn quyền sở hữu dữ liệu của mình, có thể tùy chỉnh mọi danh mục cho phù hợp với lối sống hoặc mô hình kinh doanh độc đáo của mình, đồng thời có thể xây dựng các bảng điều khiển trực quan mạnh mẽ cập nhật tức thì. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn từng bước cách tạo một hệ thống theo dõi ngân sách tự động, hoàn chỉnh trong Excel.

Tại sao nên tự xây dựng Mẫu ngân sách Excel?

Nhiều người mới bắt đầu tự hỏi tại sao họ nên sử dụng Excel thay vì một ứng dụng di động tự động. Câu trả lời nằm ở ba yếu tố chính: khả năng tùy chỉnh, quyền riêng tư và sức mạnh phân tích.

• Tính linh hoạt tối đa: Các ứng dụng đóng gói sẵn buộc bạn phải sử dụng các danh mục được xác định trước. Trong Excel, bạn có thể tạo các danh mục như "Đăng ký SaaS", "Văn phòng phẩm" hoặc "Thuế làm nghề tự do" hoàn toàn phù hợp với nhu cầu của mình.
• Bảo mật dữ liệu: Dữ liệu tài chính của bạn được lưu trữ an toàn trên máy cục bộ hoặc ổ đĩa đám mây đáng tin cậy. Bạn không cần phải kết nối tài khoản ngân hàng của mình với các bên thứ ba thu thập dữ liệu.
• Phân tích nâng cao: Với Excel, bạn có thể nhanh chóng tổng hợp dữ liệu (pivot) để xem xu hướng chi tiêu theo mùa, chạy các kiểm tra logic và dự báo cho các tháng tương lai dựa trên tốc độ "đốt tiền" (burn rate) hiện tại.

Bước 1: Thiết lập Cấu trúc Sổ làm việc (Workbook)

Một mẫu ngân sách được thiết kế tốt sẽ tách biệt phần nhập dữ liệu thô với phần báo cáo tổng hợp. Trước khi nhập bất kỳ công thức nào, hãy mở một sổ làm việc Excel trống và tạo ba trang tính (worksheet) riêng biệt (các thẻ ở cuối màn hình):

1. Settings (Cài đặt): Trang tính này sẽ chứa danh sách các danh mục thu nhập và chi phí tùy chỉnh của bạn.
2. Transactions (Giao dịch): Đây sẽ là nhật ký dữ liệu thô nơi bạn nhập từng khoản mua sắm hoặc thu nhập phát sinh.
3. Dashboard (Bảng điều khiển): Trang tính này sẽ tổng hợp chi tiêu của bạn, so sánh với giới hạn ngân sách và hiển thị các biểu đồ tài chính.

Xác định các Danh mục của bạn (Trang tính Settings)

Điều hướng đến trang tính Settings của bạn. Tạo hai danh sách đơn giản: một cho Danh mục thu nhập (Income Categories) và một cho Danh mục chi phí (Expense Categories). Ví dụ: danh sách chi phí của bạn có thể bao gồm Tiền thuê nhà/Thế chấp, Tiện ích, Tạp hóa, Phần mềm, Lương nhân viên và Tiếp thị. Việc giữ các danh sách này tách biệt trên trang tính Settings cho phép bạn dễ dàng cập nhật các danh mục sau này mà không làm hỏng toàn bộ sổ làm việc.

Bước 2: Tạo Trình theo dõi Thu nhập và Chi phí

Bây giờ, hãy chuyển sang trang tính Transactions của bạn. Đây là trung tâm của mẫu ngân sách Excel. Thiết lập một nhật ký dạng bảng với các tiêu đề cột sau ở hàng 1:

• Date (Ngày): Thời điểm giao dịch xảy ra.
• Description (Mô tả): Nhà cung cấp hoặc người nhận thanh toán (ví dụ: "Amazon", "Delta Airlines").
• Type (Loại): Hoặc "Income" (Thu nhập) hoặc "Expense" (Chi phí).
• Category (Danh mục): Danh mục ngân sách cụ thể.
• Amount (Số tiền): Giá trị tiền tệ của giao dịch.

Để việc viết công thức sau này dễ dàng hơn, hãy chuyển đổi vùng dữ liệu này thành một Bảng Excel (Excel Table) chính thức. Chọn các tiêu đề và hàng trống ngay bên dưới, sau đó nhấn Ctrl + T. Đảm bảo hộp kiểm "My table has headers" (Bảng của tôi có tiêu đề) đã được chọn. Đặt tên bảng này là TxnLog trong thẻ Table Design.

Áp dụng Xác thực Dữ liệu cho các Danh mục

Để đảm bảo các công thức tổng hợp chính xác, bạn phải ngăn chặn các lỗi đánh máy trong cột "Type" và "Category". Bạn có thể đạt được điều này bằng cách sử dụng xác thực dữ liệu để kiểm soát đầu vào thông qua các menu thả xuống.

Bôi đen các ô trong cột Category, đi đến thẻ Data (Dữ liệu) và nhấp vào Data Validation (Xác thực dữ liệu). Chọn "List" (Danh sách) và chọn vùng chứa các danh mục chi phí bạn đã nhập trên trang tính Settings. Bây giờ, mỗi khi ghi chép một giao dịch, bạn chỉ cần chọn danh mục từ một danh sách thả xuống nhất quán.

Ngày	Mô tả	Loại	Danh mục	Số tiền
03/01/2024	Main St Leasing	Expense	Rent	$1,500.00
03/05/2024	Client Payment	Income	Consulting	$3,200.00
03/08/2024	Office Supplies Inc	Expense	Supplies	$145.50

Bước 3: Xây dựng Bản tóm tắt Ngân sách (Trang tính Dashboard)

Khi việc ghi chép dữ liệu thô đã diễn ra trơn tru, đã đến lúc xây dựng bản tóm tắt. Điều hướng đến trang tính Dashboard. Đây là nơi bạn sẽ xác định các giới hạn ngân sách hàng tháng và so sánh chúng với mức chi tiêu thực tế.

Thiết lập một bảng tóm tắt với các tiêu đề sau: Category (Danh mục), Budget Limit (Giới hạn ngân sách), Actual Spent (Đã chi tiêu) và Remaining (Còn lại).

Liệt kê tất cả các danh mục chi phí vào cột đầu tiên và tự nhập số tiền ngân sách mục tiêu vào cột "Budget Limit". Bây giờ sẽ là công thức quan trọng nhất trong toàn bộ hệ thống ngân sách của bạn.

Sử dụng hàm SUMIFS để Tính toán Chi tiêu Thực tế

Để tính toán xem bạn đã chi bao nhiêu cho mỗi danh mục cụ thể, chúng ta cần một công thức tham chiếu đến bảng TxnLog và cộng các số tiền chỉ khi danh mục khớp với hàng bạn đang xét. Để tổng hợp các tổng này, chúng tôi dựa vào hàm SUMIFS để tính tổng có điều kiện.

Giả sử tên Danh mục của bạn nằm ở ô A2 của trang tính Dashboard, hãy nhập công thức sau vào cột "Actual Spent":

=SUMIFS(TxnLog[Amount], TxnLog[Category], A2, TxnLog[Type], "Expense")

Cách công thức này hoạt động:

• TxnLog[Amount]: Đây là vùng tính tổng (sum_range). Nó yêu cầu Excel cộng các con số trong cột Amount của bảng giao dịch.
• TxnLog[Category], A2: Đây là vùng điều kiện (criteria_range) và điều kiện (criteria) đầu tiên. Nó yêu cầu Excel chỉ tính tổng số tiền nếu danh mục trong nhật ký khớp chính xác với danh mục được viết ở ô A2 trên bảng điều khiển.
• TxnLog[Type], "Expense": Đây là cặp điều kiện thứ hai. Nó đảm bảo bạn chỉ tính tổng các giao dịch được đánh dấu là "Expense" (ngăn ngừa mọi khoản thu nhập vô tình bù trừ vào tổng chi phí của bạn).

Tiếp theo, trong cột "Remaining", chỉ cần lấy giới hạn ngân sách trừ đi chi tiêu thực tế:

=B2 - C2

Kéo cả hai công thức xuống dưới, và bạn sẽ ngay lập tức có một bảng so sánh trực tiếp giữa ngân sách mục tiêu và chi tiêu thực tế của mình.

Bước 4: Thêm Trực quan hóa và Định dạng Có điều kiện

Một ngân sách chỉ hữu ích nếu nó nhanh chóng cho bạn biết liệu bạn đang có tình hình tài chính tốt hay sắp gặp rắc rối. Việc nhìn chằm chằm vào các hàng số có thể rất nhàm chán, đó là lý do tại sao các chỉ báo trực quan lại rất quan trọng.

Để tự động làm nổi bật các khoản vượt ngân sách, bạn có thể áp dụng định dạng có điều kiện để trực quan hóa dữ liệu tức thì. Chọn các ô trong cột "Remaining". Đi tới thẻ Home (Trang chủ), nhấp vào Conditional Formatting > Highlight Cells Rules > Less Than, và nhập 0. Chọn màu nền đỏ. Giờ đây, mỗi khi bạn chi tiêu quá mức trong một danh mục, ô đó sẽ chuyển sang màu đỏ đậm, cảnh báo bạn ngay lập tức.

Kết hợp Biểu đồ

Việc trực quan hóa dữ liệu giúp bạn nắm bắt "bức tranh toàn cảnh". Hãy cân nhắc thêm một số biểu đồ thiết yếu vào trang tính Dashboard:

• Biểu đồ tròn (Pie Chart) cho Chi phí: Bôi đen các danh mục và cột "Actual Spent", sau đó chèn Biểu đồ tròn 2D hoặc Biểu đồ vành khuyên (Doughnut Chart). Điều này ngay lập tức cho bạn thấy phần lớn tiền của mình đang đi đâu (ví dụ: bạn có thể nhận ra 40% chi phí kinh doanh đang dành cho việc đăng ký phần mềm).
• Biểu đồ thanh (Bar Chart) cho Ngân sách so với Thực tế: Bôi đen các cột Category, Budget Limit, và Actual Spent. Chèn Biểu đồ thanh cụm (Clustered Bar Chart). Điều này cung cấp hình ảnh so sánh trực quan cho thấy bạn đã đến gần mức tối đa của từng danh mục ngân sách như thế nào.

Nếu bạn muốn nâng cấp trang tổng hợp này lên một tầm cao mới bằng cách kết nối nhiều nguồn dữ liệu và thêm Slicer, hãy cân nhắc tạo bảng điều khiển động trong Excel để có trải nghiệm tương tác.

Bước 5: Tự động hóa và Hoàn thiện Ngân sách

Khi đã quen với mẫu mới của mình, bạn có thể bắt đầu đưa vào các công thức Excel phức tạp hơn để xử lý các tình huống tài chính đặc thù. Ví dụ: bạn có thể sử dụng hàm IF để kích hoạt cảnh báo khi bạn đạt tới 80% tổng ngân sách.

=IF(C2 >= (0.8 * B2), "Approaching Limit", "On Track")

Nếu bạn đang sử dụng mẫu này cho một doanh nghiệp nhỏ, bạn cũng có thể muốn tích hợp nó với hệ thống sổ sách kế toán lớn hơn của mình. Việc hiểu biết về dòng tiền, bảng cân đối kế toán và các khoản phải trả là bước đi tiếp theo hiển nhiên. Đối với thiết lập doanh nghiệp chuyên sâu hơn, hãy tham khảo các mẫu và công thức thiết yếu cho kế toán này.

Cách ExcelGPT giúp đơn giản hóa việc tạo Ngân sách

Xây dựng một mẫu ngân sách mạnh mẽ đòi hỏi sự nắm vững các hàm như SUMIFS, IF và cách tham chiếu bảng. Nếu bạn gặp trở ngại hoặc quên cú pháp chính xác của một công thức, bạn không cần phải dành hàng giờ đồng hồ tìm kiếm trên các diễn đàn. Với ExcelGPT, bạn chỉ cần mô tả những gì mình cần bằng ngôn ngữ tự nhiên—ví dụ như, "Viết công thức tính tổng tất cả các chi phí từ tháng 1 thuộc danh mục Tiếp thị"—và nhận ngay công thức chính xác, không có lỗi. Nó hoạt động như một nhà phân tích dữ liệu cá nhân của bạn, giúp bạn xây dựng nhanh hơn và thông minh hơn.

Câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để cập nhật mẫu ngân sách cho tháng hoặc năm mới?

Phương pháp dễ nhất là nhân bản toàn bộ sổ làm việc của bạn và xóa nội dung của trang tính Transactions. Hoặc, nếu bạn muốn có cái nhìn tổng quan từ đầu năm đến nay trong một tệp duy nhất, bạn có thể thêm cột "Month" (Tháng) vào nhật ký giao dịch và cập nhật công thức SUMIFS để đưa tháng cụ thể vào làm một điều kiện bổ sung.

Tôi có thể nhập sao kê ngân hàng vào mẫu Excel này không?

Có. Hầu hết các ngân hàng hiện đại đều cho phép bạn xuất lịch sử giao dịch dưới dạng tệp CSV. Bạn chỉ cần sao chép dữ liệu thô từ CSV đó và dán trực tiếp ngày tháng, mô tả và số tiền vào trang tính Transactions. Sau đó, bạn chỉ cần gán thủ công các Danh mục từ danh sách thả xuống của mình.

Nên làm gì nếu có khoản chi phí phát sinh một lần, không mong muốn?

Bạn có hai lựa chọn. Bạn có thể ghi khoản đó vào một danh mục chung như "Miscellaneous" (Khác), hoặc bạn có thể nhanh chóng chuyển sang trang tính Settings, nhập một danh mục cụ thể mới (chẳng hạn như "Emergency Car Repair" - Sửa xe khẩn cấp) và ghi chép lại. Do phần xác thực dữ liệu của bạn được liên kết với danh sách Settings, danh mục mới sẽ ngay lập tức xuất hiện trong menu thả xuống.