Excel cho Người Mới Bắt Đầu: Hướng Dẫn Toàn Diện 2025

Microsoft Excel là ứng dụng bảng tính được sử dụng rộng rãi nhất thế giới, được hơn 750 triệu người tin dùng để tổ chức dữ liệu, thực hiện tính toán và biến những con số thô thành các quyết định rõ ràng. Nếu bạn chưa từng mở một bảng tính nào, hướng dẫn này sẽ đưa bạn từ màn hình trống đến việc tự tin xây dựng bảng tính đầu tiên của mình. Không yêu cầu kinh nghiệm trước đó.

Khi hoàn thành bài hướng dẫn này, bạn sẽ hiểu giao diện Excel, biết cách nhập và định dạng dữ liệu, viết các công thức đầu tiên và tránh được những lỗi mà hầu hết người mới hay mắc phải. Hãy bắt đầu nào.

Excel Là Gì và Tại Sao Nên Học?

Excel tổ chức thông tin thành một lưới ô được sắp xếp theo hàng và cột. Mỗi ô có thể chứa văn bản, số, ngày tháng hoặc một công thức tự động tính toán kết quả. Ý tưởng đơn giản đó hỗ trợ mọi thứ từ ngân sách gia đình cho đến các mô hình tài chính doanh nghiệp.

Học Excel mang lại lợi ích trong hầu hết mọi lĩnh vực nghề nghiệp. Đây luôn là một trong những kỹ năng được yêu cầu nhiều nhất trong các tin tuyển dụng, và chỉ cần thành thạo ở mức cơ bản cũng giúp bạn phân tích dữ liệu, xây dựng báo cáo và tiết kiệm hàng giờ công việc thủ công. Tin vui là: những kiến thức cơ bản dưới đây bao gồm khoảng 80% những gì hầu hết mọi người cần dùng.

Cách Cài Đặt Excel

Bạn có nhiều cách để truy cập Excel:

• Microsoft 365: Gói đăng ký luôn có các tính năng mới nhất (Windows và Mac).
• Office 2021/2024: Mua một lần cho một máy tính duy nhất.
• Excel trên web: Phiên bản miễn phí tại office.com, chạy ngay trên trình duyệt của bạn.
• Ứng dụng di động: Ứng dụng Excel miễn phí cho iOS và Android.

Để học tập, phiên bản web miễn phí là hoàn toàn đủ dùng. Mọi khái niệm trong hướng dẫn này đều hoạt động giống nhau trên tất cả các phiên bản.

Tìm Hiểu Giao Diện Excel

Khi bạn mở Excel lần đầu, màn hình có thể trông khá rối. Dưới đây là những phần quan trọng cần nắm.

Ribbon (Thanh Công Cụ)

Ribbon chạy dọc theo phần trên cùng và chứa mọi lệnh, được tổ chức thành các tab:

• Home — định dạng, phông chữ, màu sắc và các công cụ chỉnh sửa bạn dùng thường xuyên nhất.
• Insert — biểu đồ, bảng, hình ảnh và PivotTable.
• Page Layout — lề trang, hướng trang và cài đặt in ấn.
• Formulas — thư viện hàm đầy đủ, được phân nhóm theo danh mục.
• Data — sắp xếp, lọc và nhập dữ liệu.
• Review và View — kiểm tra chính tả, nhận xét và tùy chọn hiển thị.

Thanh Công Thức và Hộp Tên

Ngay bên dưới Ribbon, Thanh Công Thức hiển thị nội dung thực sự của ô đang được chọn — rất hữu ích vì một ô có thể hiển thị kết quả tính toán trong khi thực chất chứa một công thức. Ở bên trái của nó, Hộp Tên hiển thị địa chỉ của ô đang hoạt động (ví dụ: A1) và cho phép bạn nhảy đến bất kỳ đâu bằng cách gõ một địa chỉ.

Workbook, Worksheet và Ô

• Workbook (Sổ làm việc) là tệp Excel của bạn, được lưu với phần mở rộng .xlsx.
• Worksheet (Trang tính) là một tab đơn lẻ bên trong sổ làm việc. Dùng các tab ở cuối để thêm hoặc chuyển đổi trang tính.
• Ô là hộp nơi một hàng và một cột giao nhau. Các cột được ký hiệu bằng chữ cái (A, B, C…) và các hàng bằng số (1, 2, 3…), vì vậy ô đầu tiên là A1.

Nhập và Chỉnh Sửa Dữ Liệu

Nhấp vào bất kỳ ô nào và bắt đầu gõ để nhập dữ liệu. Nhấn Enter để xác nhận và di chuyển xuống dưới, hoặc Tab để di chuyển sang phải. Để chỉnh sửa một ô, nhấp đúp vào nó hoặc chọn ô đó rồi nhấn F2.

Excel tự động nhận dạng kiểu dữ liệu: số căn phải, văn bản căn trái, và ngày tháng được lưu dưới dạng số thứ tự để bạn có thể thực hiện các phép tính với chúng. Một vài tính năng tiết kiệm thời gian đáng học sớm:

• AutoFill (Tự động điền): Gõ một giá trị, sau đó kéo hình vuông nhỏ ở góc dưới bên phải của ô để sao chép hoặc tiếp tục một chuỗi (Tháng 1, Tháng 2, Tháng 3…).
• Flash Fill (Ctrl+E): Excel phát hiện một mẫu — chẳng hạn như tách họ tên đầy đủ thành tên và họ — và tự động điền phần còn lại cho bạn.

Di Chuyển Nhanh với Phím Tắt Bàn Phím

Di chuyển hiệu quả là sự khác biệt giữa làm việc chậm chạp, phụ thuộc nhiều vào chuột và năng suất mượt mà:

• Phím mũi tên — di chuyển một ô mỗi lần.
• Ctrl + Mũi tên — nhảy đến cạnh của một vùng dữ liệu.
• Ctrl + Home — quay về ô A1.
• Ctrl + End — đi đến ô cuối cùng đã sử dụng.
• Ctrl + C / Ctrl + V — sao chép và dán.
• Ctrl + Z — hoàn tác một thao tác sai.

Đây chỉ là phần mở đầu. Khi bạn đã quen, hướng dẫn về 50 phím tắt Excel thiết yếu của chúng tôi sẽ giúp bạn làm việc nhanh hơn đáng kể.

Định Dạng Cơ Bản

Định dạng biến một bức tường số thành một báo cáo dễ đọc. Trên tab Home, bạn có thể:

• Làm văn bản đậm, nghiêng, hoặc thay đổi màu sắc và kích thước.
• Áp dụng định dạng số như tiền tệ ($), phần trăm (%), hoặc dấu phân cách hàng nghìn.
• Thêm đường viền và màu nền để phân tách các phần.
• Dùng Merge & Center (Hợp nhất và Căn giữa) cho tiêu đề, và Wrap Text (Ngắt dòng văn bản) cho các mục nhập dài.

Mẹo: Chọn cả một cột bằng cách nhấp vào chữ cái của nó, hoặc một hàng bằng cách nhấp vào số của nó, để định dạng nhiều ô cùng một lúc.

Các Công Thức Đầu Tiên

Công thức là nơi Excel trở nên mạnh mẽ. Mọi công thức đều bắt đầu bằng dấu bằng (=). Hãy bắt đầu với bốn hàm cơ bản sau:

=SUM(A1:A10)      Add a range of numbers
=AVERAGE(A1:A10)  Calculate the average
=MAX(A1:A10)      Find the largest value
=MIN(A1:A10)      Find the smallest value

Bạn cũng có thể dùng trực tiếp các toán tử toán học cơ bản: =A1+B1 cộng hai ô, =A1*B1 nhân chúng, và =(A1+B1)/2 dùng dấu ngoặc đơn để kiểm soát thứ tự phép tính — hoàn toàn giống như trong toán học.

Tìm Hiểu Tham Chiếu Ô

Khi bạn sao chép một công thức, Excel tự động điều chỉnh các địa chỉ ô. Hành vi này, được gọi là tham chiếu tương đối, là một trong những tính năng hữu ích nhất của Excel — và đôi khi cũng là tính năng gây nhầm lẫn nhất. Để cố định một tham chiếu, hãy thêm ký hiệu đô la (ví dụ: $A$1). Điều này trở nên quan trọng ngay khi bạn bắt đầu tái sử dụng công thức, vì vậy rất đáng đọc giải thích đầy đủ của chúng tôi về tham chiếu ô tương đối và tuyệt đối.

Xây Dựng Bảng Tính Đầu Tiên

Cách học tốt nhất là thực hành. Hãy thử làm một bảng ngân sách tháng đơn giản:

1. Trong ô A1, gõ Danh mục; trong ô B1, gõ Số tiền.
2. Liệt kê một vài danh mục xuống cột A (Tiền thuê nhà, Thực phẩm, Đi lại, Tiết kiệm).
3. Nhập các số tiền tương ứng vào cột B.
4. Trong ô bên dưới các số tiền của bạn, gõ =SUM(B2:B5) để tính tổng chi tiêu.
5. Định dạng cột B dưới dạng tiền tệ và in đậm hàng tổng cộng.

Đó là một bảng tính hoàn chỉnh và hoạt động được. Để xem hướng dẫn từng bước có ảnh chụp màn hình, hãy xem cách tạo bảng tính Excel đầu tiên của bạn.

Trực Quan Hóa Dữ Liệu Bằng Biểu Đồ

Các con số kể câu chuyện nhanh hơn khi được thể hiện bằng hình ảnh. Chọn dữ liệu của bạn, mở tab Insert và chọn một loại biểu đồ — biểu đồ cột để so sánh, biểu đồ đường để theo dõi xu hướng theo thời gian, hoặc biểu đồ tròn để biểu thị tỷ lệ. Excel vẽ biểu đồ ngay lập tức, và biểu đồ tự động cập nhật mỗi khi bạn thay đổi dữ liệu nguồn.

Lưu Công Việc Của Bạn

Nhấn Ctrl+S thường xuyên và sớm. Định dạng mặc định .xlsx giữ nguyên các công thức và định dạng. Dùng Save As (Lưu dưới dạng) để chọn định dạng khác, chẳng hạn .csv cho dữ liệu thuần túy hoặc .pdf để chia sẻ bản sao không thể chỉnh sửa. Nếu bạn lưu lên OneDrive, Excel cũng lưu lịch sử phiên bản để bạn có thể khôi phục các bản thảo trước đó.

Những Lỗi Phổ Biến Người Mới Cần Tránh

• Quên dấu bằng — nếu không có =, Excel sẽ coi công thức của bạn là văn bản thuần túy.
• Gõ số kèm đơn vị — nhập "50 kg" khiến ô trở thành văn bản, làm hỏng các phép tính. Hãy giữ số ở dạng thuần túy và đặt nhãn ở tiêu đề cột.
• Hợp nhất ô ở khắp nơi — các ô đã hợp nhất sẽ gây cản trở cho việc sắp xếp và sử dụng công thức. Hãy dùng tính năng này một cách tiết kiệm.
• Không lưu tệp — hãy tạo thói quen dùng Ctrl+S ngay từ ngày đầu tiên.

Bước Tiếp Theo

Khi đã quen với những kiến thức cơ bản, hãy nâng cấp với các kỹ năng phân biệt người dùng bình thường với người dùng tự tin: hàm VLOOKUP để truy xuất dữ liệu từ bảng, và PivotTable để tóm tắt các tập dữ liệu lớn trong vài giây.

Và khi bạn gặp khó khăn với một công thức, bạn không cần phải tìm kiếm trên các diễn đàn nữa. Với ExcelGPT, bạn có thể mô tả những gì bạn muốn bằng ngôn ngữ thông thường — "tính tổng doanh số khu vực Miền Tây trong Quý 3" — và nhận ngay công thức chính xác kèm theo giải thích. Giống như có một chuyên gia Excel ngồi bên cạnh khi bạn học.

Các Câu Hỏi Thường Gặp

Mất bao lâu để học Excel?

Bạn có thể nắm vững các kiến thức cơ bản trong hướng dẫn này chỉ sau vài giờ luyện tập. Để đạt trình độ trung cấp với các hàm tra cứu, biểu đồ và PivotTable thường mất vài tuần sử dụng thường xuyên.

Tôi có cần giỏi toán để dùng Excel không?

Không. Excel thực hiện các phép tính cho bạn. Hiểu các khái niệm cơ bản như trung bình và phần trăm sẽ có ích, nhưng điều quan trọng chủ yếu là biết nên dùng hàm nào — và bạn luôn có thể tìm kiếm sự trợ giúp.

Phiên bản Excel web miễn phí có đủ cho người mới không?

Có. Excel trên web bao gồm tất cả các kiến thức cơ bản trong hướng dẫn này. Bạn có thể sẽ muốn dùng ứng dụng máy tính để bàn cho các tính năng nâng cao như Power Query và macro, nhưng không cần thiết để bắt đầu.

Sự khác biệt giữa Workbook và Worksheet là gì?

Workbook là toàn bộ tệp Excel. Worksheet là một tab đơn lẻ bên trong nó. Một Workbook có thể chứa nhiều Worksheet, giúp bạn tổ chức dữ liệu liên quan gọn gàng trong một tệp.