เคล็ดลับการพิมพ์ Excel เพื่อรายงานที่สมบูรณ์แบบ

เราทุกคนคงเคยเจอปัญหานี้ คุณใช้เวลาหลายชั่วโมงในการจัดระเบียบข้อมูลอย่างพิถีพิถัน เขียนสูตรที่ซับซ้อน และจัดรูปแบบสเปรดชีตอย่างสวยงาม แต่เมื่อคุณกดพิมพ์และเดินไปที่เครื่องพิมพ์ กลับพบกับความพังพินาศยาว 15 หน้า คอลัมน์ของคุณถูกตัดขาดไปอยู่คนละหน้า ข้อความขาดหาย และมีหน้าเปล่าแทรกอยู่เต็มไปหมด

การพิมพ์จาก Excel เป็นเรื่องที่น่าปวดหัวอย่างมาก เพราะสเปรดชีตถูกออกแบบมาให้เป็นตารางที่ไม่มีที่สิ้นสุด ไม่ใช่ขนาดกระดาษมาตรฐาน อย่างไรก็ตาม หากคุณเข้าใจตัวเลือกการตั้งค่าหน้ากระดาษของ Excel เป็นอย่างดี คุณก็สามารถเปลี่ยนชุดข้อมูลที่ยาวเหยียดให้เป็นรายงานฉบับพิมพ์ที่ดูเป็นมืออาชีพและสมบูรณ์แบบได้

ในคู่มือนี้ เราจะเจาะลึกเคล็ดลับการพิมพ์ Excel ที่คุณต้องรู้ เมื่ออ่านจบ คุณจะรู้วิธีจัดการสเปรดชีตของคุณและสร้างรายงานฉบับพิมพ์ที่มีรูปแบบสมบูรณ์แบบได้ทุกครั้ง

1. กำหนดพื้นที่การพิมพ์ของคุณเป็นอันดับแรก

ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดในการพิมพ์ Excel คือการปล่อยให้โปรแกรมตัดสินใจเองว่าจะพิมพ์อะไร โดยค่าเริ่มต้น Excel จะพยายามพิมพ์ทุกเซลล์ที่มีข้อมูลหรือมีการจัดรูปแบบในแผ่นงานที่ใช้งานอยู่ หากคุณเผลอไปจัดรูปแบบเซลล์ในคอลัมน์ Z โปรแกรม Excel ก็จะพิมพ์พื้นที่ว่างทั้งหมดที่นำไปสู่เซลล์นั้นออกมาด้วย

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องบอก Excel อย่างชัดเจนว่าคุณต้องการพิมพ์เซลล์ไหนลงบนกระดาษโดยการตั้งค่า พื้นที่การพิมพ์ (Print Area)

• ลากคลุมช่วงเซลล์ที่คุณต้องการพิมพ์อย่างชัดเจน
• ไปที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout) บน Ribbon ของ Excel
• คลิก พื้นที่การพิมพ์ (Print Area) ในกลุ่มการตั้งค่าหน้ากระดาษ
• เลือก กำหนดพื้นที่การพิมพ์ (Set Print Area)

เส้นขอบสีเทาจางๆ จะปรากฏขึ้นรอบๆ ส่วนที่คุณเลือก เพื่อแสดงขอบเขตพื้นที่การพิมพ์ของคุณ หากในภายหลังคุณต้องการเพิ่มข้อมูลลงในพื้นที่นี้ เพียงแค่ลากคลุมเซลล์ใหม่ คลิก พื้นที่การพิมพ์ และเลือก เพิ่มในพื้นที่การพิมพ์ (Add to Print Area)

2. จัดการเค้าโครงหน้ากระดาษและการวางแนว

ต่างจากเอกสาร Word ที่มักจะอ่านจากบนลงล่าง สเปรดชีต Excel มักจะขยายกว้างจากซ้ายไปขวา ดังนั้น การวางแนวตั้ง (Portrait) แบบมาตรฐานจึงไม่ค่อยเหมาะกับรายงานที่มีข้อมูลเยอะๆ

หากสเปรดชีตของคุณมีคอลัมน์มากกว่าแถว ให้เปลี่ยนการวางแนวเป็น แนวนอน (Landscape) เสมอ โดยไปที่ เค้าโครงหน้ากระดาษ > การวางแนว > แนวนอน (Page Layout > Orientation > Landscape) ในทางกลับกัน หากคุณกำลังพิมพ์เอกสารเช่น ใบแจ้งหนี้แบบมืออาชีพ การวางแนวตั้งก็น่าจะเป็นตัวเลือกที่ถูกต้อง

นอกจากนี้ ควรปรับระยะขอบของคุณด้วย โดยค่าเริ่มต้น Excel จะเว้นระยะขอบรอบๆ หน้ากระดาษไว้ค่อนข้างกว้าง เพื่อเพิ่มพื้นที่สำหรับข้อมูลของคุณให้ได้มากที่สุด:

• ไปที่ เค้าโครงหน้ากระดาษ > ระยะขอบ (Page Layout > Margins)
• เลือก แคบ (Narrow) เพื่อให้ข้อมูลของคุณมีพื้นที่ว่างมากที่สุดโดยไม่ถูกเครื่องพิมพ์ตัดขาด
• สำหรับการควบคุมแบบกำหนดเอง ให้คลิก ระยะขอบแบบกำหนดเอง... (Custom Margins...) และทำเครื่องหมายในช่องเพื่อจัดกึ่งกลางข้อมูล แนวนอน (Horizontally) และ แนวตั้ง (Vertically) บนหน้ากระดาษ

3. การปรับขนาด: ปรับพอดีหน้าโดยที่ยังอ่านออก

เมื่อข้อมูลของคุณกว้างเกินไปเพียงเล็กน้อยจนไม่สามารถใส่ในหน้าเดียวได้ Excel จะทำการตัดคอลัมน์สุดท้ายออกและนำไปวางไว้ในหน้าใหม่ คุณสามารถแก้ไขปัญหานี้ได้ทันทีโดยใช้ฟีเจอร์ การปรับขนาด (Scaling)

ไปที่ เค้าโครงหน้ากระดาษ > ปรับพอดี (Page Layout > Scale to Fit) ในส่วนนี้จะมีตัวเลือกดรอปดาวน์หลักสองรายการคือ ความกว้าง (Width) และ ความสูง (Height)

• หากต้องการบังคับให้คอลัมน์ทั้งหมดอยู่ในหน้าเดียวความกว้าง ให้เปลี่ยน ความกว้าง จาก "อัตโนมัติ" เป็น 1 หน้า (1 page) และปล่อย ความสูง ไว้เป็น "อัตโนมัติ" เพื่อให้แถวของคุณสามารถเลื่อนไปยังหน้าถัดไปได้ตามต้องการ
• หากต้องการบังคับให้สเปรดชีตทั้งหมดอยู่ในกระดาษแผ่นเดียว ให้ตั้งค่าทั้งความกว้างและความสูงเป็น 1 หน้า

คำเตือน: โปรดระมัดระวังในการใช้การปรับขนาด หากคุณบังคับให้คอลัมน์ 30 คอลัมน์พอดีกับความกว้าง 1 หน้า Excel จะลดขนาดฟอนต์ลงอย่างมาก ควรใช้หน้าจอ แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์ (Print Preview) เสมอ (สามารถเข้าถึงได้ผ่านแป้นพิมพ์ลัดมาตรฐานอย่าง Ctrl + P) เพื่อตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความยังสามารถอ่านได้

4. ทำซ้ำหัวเรื่องของแถวและคอลัมน์ในทุกหน้า

หากรายงานที่พิมพ์ออกมามีหลายหน้า มันคงจะน่าหงุดหงิดมากหากต้องอ่านหน้าที่ 3 โดยไม่รู้ว่าแต่ละคอลัมน์หมายถึงอะไร คุณจำเป็นต้องให้หัวคอลัมน์แสดงซ้ำที่ด้านบนของทุกหน้าที่พิมพ์

Excel มีเครื่องมือเฉพาะสำหรับเรื่องนี้ที่เรียกว่า พิมพ์ชื่อเรื่อง (Print Titles)

1. ไปที่แท็บ เค้าโครงหน้ากระดาษ
2. คลิก พิมพ์ชื่อเรื่อง
3. ในกล่องโต้ตอบการตั้งค่าหน้ากระดาษ ให้หาช่อง แถวที่จะทำซ้ำด้านบน (Rows to repeat at top)
4. คลิกไอคอนลูกศรชี้ขึ้นทางด้านขวาของช่อง จากนั้นคลิกที่หมายเลขแถวบนสเปรดชีตที่มีหัวเรื่องของคุณ (เช่น แถวที่ 1) คุณจะเห็นการอ้างอิงแบบสัมบูรณ์ เช่น $1:$1 ปรากฏขึ้น
5. คลิก ตกลง (OK)

คราวนี้เมื่อคุณสั่งพิมพ์ แถวที่ 1 จะถูกคัดลอกไปไว้ด้านบนสุดของทุกหน้าถัดไปโดยอัตโนมัติ ซึ่งจะช่วยให้คุณอ่านข้อมูลได้ง่ายขึ้นมาก

5. เพิ่มหัวกระดาษและท้ายกระดาษแบบมืออาชีพ

รายงานฉบับพิมพ์จะไม่สมบูรณ์หากขาดบริบทที่ชัดเจน หากคุณส่งสเปรดชีตให้เพื่อนร่วมงาน พวกเขาจำเป็นต้องรู้ว่ามันคืออะไร พิมพ์เมื่อไหร่ และมีทั้งหมดกี่หน้า

หากต้องการเพิ่มบริบทนี้ ให้ใช้หัวกระดาษและท้ายกระดาษของ Excel:

• ไปที่ แทรก > หัวกระดาษและท้ายกระดาษ (Insert > Header & Footer) การทำเช่นนี้จะเปลี่ยนมุมมองของคุณเป็นมุมมองเค้าโครงหน้ากระดาษ
• คุณจะเห็นกล่องสามกล่องที่ด้านบนและด้านล่างของหน้ากระดาษ
• คลิกเข้าไปในกล่องและใช้แท็บ Ribbon หัวกระดาษและท้ายกระดาษ เพื่อแทรกองค์ประกอบแบบไดนามิก

รูปแบบที่นิยมใช้มากที่สุดคือการใส่ ชื่อแผ่นงาน (Sheet Name) ไว้ที่ด้านบนซ้าย วันที่ปัจจุบัน (Current Date) ไว้ที่ด้านบนขวา และ หมายเลขหน้า / จำนวนหน้า (Page Number / Number of Pages) ไว้ที่ตรงกลางด้านล่าง Excel จะใช้โค้ดพิเศษสำหรับฟิลด์ไดนามิกเหล่านี้ เช่น &[Page] of &[Pages]

6. จัดการตัวแบ่งหน้าด้วยตนเอง

บางครั้ง การแบ่งหน้าอัตโนมัติของ Excel ก็ไปตัดข้อมูลของคุณในจุดที่ดูแปลกๆ เช่น การแบ่งครึ่งกลุ่มหมวดหมู่ คุณสามารถควบคุมตำแหน่งการแบ่งหน้าได้เองโดยใช้ แสดงตัวอย่างตัวแบ่งหน้า (Page Break Preview)

คลิกที่ มุมมอง > แสดงตัวอย่างตัวแบ่งหน้า (View > Page Break Preview) หน้าจอของคุณจะเปลี่ยนไป โดยจะแสดงข้อมูลของคุณล้อมรอบด้วยเส้นหนาสีน้ำเงิน เส้นสีน้ำเงินเหล่านี้คือขอบหน้ากระดาษที่จะถูกพิมพ์ออกมา

หากต้องการปรับตำแหน่งตัวแบ่งหน้า เพียงแค่คลิกแล้วลากเส้นทึบสีน้ำเงิน (ตัวแบ่งหน้าแบบกำหนดเอง) หรือเส้นประสีน้ำเงิน (ตัวแบ่งหน้าอัตโนมัติ) ไปยังตำแหน่งใหม่ หากคุณต้องการแทรกตัวแบ่งหน้าใหม่เพื่อบังคับให้บางส่วนไปขึ้นหน้าใหม่ ให้เลือกแถวที่อยู่ด้านล่างของจุดที่คุณต้องการแบ่งหน้า ไปที่ เค้าโครงหน้ากระดาษ > ตัวแบ่งหน้า (Page Layout > Breaks) และคลิก แทรกตัวแบ่งหน้า (Insert Page Break)

7. การจัดการกับข้อผิดพลาดของสูตรและเส้นตาราง

ไม่มีอะไรจะดูไม่เป็นมืออาชีพบนรายงานฉบับพิมพ์ไปกว่าการมีข้อผิดพลาด #DIV/0! หรือ #N/A ขนาดใหญ่อยู่กลางหน้ากระดาษ แม้ว่าทางที่ดีที่สุดคือการแก้ไขข้อผิดพลาดเหล่านี้โดยใช้ฟังก์ชันอย่าง IFERROR แต่ Excel ก็ยังอนุญาตให้คุณซ่อนข้อผิดพลาดเหล่านี้ไว้สำหรับการพิมพ์โดยเฉพาะได้

หากคุณต้องการแก้ไขสูตรให้เรียบร้อยก่อน ให้ครอบการคำนวณของคุณด้วยฟังก์ชัน IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP(A2, DataRange, 2, FALSE), "Not Found")

หากคุณเพียงแค่ต้องการซ่อนข้อผิดพลาดบนเอกสารที่พิมพ์ออกมา:

1. ไปที่ เค้าโครงหน้ากระดาษ > พิมพ์ชื่อเรื่อง
2. ในแท็บ แผ่นงาน (Sheet) ให้หาดรอปดาวน์ที่เขียนว่า ข้อผิดพลาดของเซลล์เป็น: (Cell errors as:)
3. เปลี่ยนจาก "ที่แสดง" เป็น <ว่าง>

ในเมนูเดียวกันนั้น คุณสามารถทำเครื่องหมายในช่อง เส้นตาราง (Gridlines) ได้ โดยค่าเริ่มต้น Excel จะไม่พิมพ์เส้นตารางสีเทาจางๆ ที่คุณเห็นบนหน้าจอ หากข้อมูลของคุณไม่ได้ใส่เส้นขอบ การทำเครื่องหมายที่ช่องเส้นตารางจะช่วยให้แถวและคอลัมน์ของคุณถูกแบ่งแยกอย่างชัดเจนและอ่านง่ายบนกระดาษ

8. คำแนะนำเชิงปฏิบัติ: การจัดรูปแบบรายงานยอดขายประจำเดือน

มานำแนวคิดทั้งหมดนี้มารวมกันด้วยตัวอย่างจริง ลองนึกภาพว่าคุณได้สร้างแดชบอร์ดยอดขายและจำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลรายเดือนที่อยู่เบื้องหลัง ข้อมูลดิบของคุณจะมีลักษณะแบบนี้:

วันที่	ภูมิภาค	พนักงานขาย	รหัสสินค้า	รายได้
2023-10-01	เหนือ	J. Smith	PRD-101	$1,250.00
2023-10-02	ใต้	A. Davis	PRD-205	$840.00
2023-10-03	เหนือ	J. Smith	PRD-101	$1,250.00

ข้อมูลนี้ยาวลงไปถึง 500 แถว และนี่คือขั้นตอนที่ชัดเจนในการจัดรูปแบบเพื่อการพิมพ์ที่สมบูรณ์แบบ:

1. สรุปข้อมูลก่อน: หากเจ้านายของคุณต้องการดูแค่ยอดรวมตามภูมิภาค ก็อย่าพิมพ์ออกมาทั้ง 500 แถว ให้สร้างตารางสรุปอย่างรวดเร็วโดยใช้ SUMIFS เพื่อรวมข้อมูลก่อนที่จะสั่งพิมพ์:

   =SUMIFS(SalesTable[Revenue], SalesTable[Region], "North")

2. กำหนดพื้นที่การพิมพ์: หากคุณจำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลทั้ง 500 แถวจริงๆ ให้ลากคลุมตั้งแต่คอลัมน์ A ถึง E ลงไปจนถึงแถวที่ 500 แล้วคลิก เค้าโครงหน้ากระดาษ > พื้นที่การพิมพ์ > กำหนดพื้นที่การพิมพ์
3. ปรับเค้าโครง: คลิก เค้าโครงหน้ากระดาษ > การวางแนว > แนวตั้ง (เนื่องจาก 5 คอลัมน์สามารถใส่ในแนวตั้งได้พอดี) คลิก ระยะขอบ > แคบ
4. ปรับขนาด: ไปที่ เค้าโครงหน้ากระดาษ > ปรับพอดี ตั้งค่าความกว้างเป็น 1 หน้า และความสูงเป็น อัตโนมัติ
5. ทำซ้ำหัวเรื่อง: คลิก พิมพ์ชื่อเรื่อง คลิกที่ช่อง "แถวที่จะทำซ้ำด้านบน" แล้วคลิกแถวที่ 1
6. เพิ่มท้ายกระดาษ: ไปที่ แทรก > หัวกระดาษและท้ายกระดาษ ในกล่องตรงกลางด้านล่าง พิมพ์ Page &[Page] of &[Pages]
7. แสดงตัวอย่างก่อนพิมพ์: กด Ctrl + P ตรวจสอบในหน้าต่างแสดงตัวอย่าง คุณควรจะเห็นคอลัมน์ที่จัดเรียงอย่างสมบูรณ์แบบ มีหัวเรื่องซ้ำกันทุกหน้า และหมายเลขหน้าที่ถูกต้องอยู่ด้านล่าง

บางครั้ง การสร้างตารางสรุปที่เหมาะสมและการเขียนสูตรให้ถูกต้องก็ถือเป็นความสำเร็จไปกว่าครึ่งก่อนที่คุณจะคลิกปุ่มพิมพ์เสียอีก หากคุณต้องการรวมข้อมูลหรือจัดรูปแบบให้ถูกต้องแต่จำไวยากรณ์ (Syntax) ไม่ได้ คุณสามารถอธิบายสิ่งที่คุณต้องการเป็นภาษาธรรมดาให้ ExcelGPT ฟัง และรับสูตรได้ทันที ช่วยลดความยุ่งยากในการสร้างรายงาน หากต้องการทราบข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับการใช้ AI ในสเปรดชีต ลองอ่านคู่มือของเราได้ที่ ChatGPT สำหรับ Excel: เขียนสูตรด้วย AI

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ฉันจะพิมพ์เฉพาะส่วนที่เลือกโดยไม่เปลี่ยนพื้นที่การพิมพ์ที่ตั้งไว้ได้อย่างไร?

หากคุณเพียงแค่ต้องการพิมพ์บางเซลล์อย่างรวดเร็วแค่ครั้งเดียว ให้ลากคลุมเซลล์เหล่านั้น กด Ctrl + P เพื่อเปิดเมนูการพิมพ์ และภายใต้ดรอปดาวน์การตั้งค่า ให้เปลี่ยน "พิมพ์แผ่นงานที่ใช้งานอยู่" เป็น พิมพ์สิ่งที่เลือก (Print Selection) วิธีนี้จะเป็นการละเว้นพื้นที่การพิมพ์ที่บันทึกไว้ในเอกสารชั่วคราว

ทำไมข้อความในเอกสาร Excel ที่พิมพ์ออกมาถึงมีขนาดเล็กมาก?

ปัญหานี้มักจะเกิดขึ้นเมื่อเลือกตัวเลือก "ปรับพอดี 1 หน้ากว้างและ 1 หน้าสูง" สำหรับชุดข้อมูลขนาดใหญ่ Excel จะทำการย่อขนาดฟอนต์เพื่อบังคับให้ข้อมูลทั้งหมดพอดีกับหน้ากระดาษ หากต้องการแก้ไขปัญหานี้ ให้เปลี่ยนการตั้งค่าความสูงกลับเป็น "อัตโนมัติ" เพื่อปล่อยให้แถวสามารถแสดงต่อไปในหน้าที่สองหรือสามได้ตามธรรมชาติ ซึ่งจะช่วยคืนขนาดฟอนต์ให้กลับมาเป็นปกติ

ฉันจะบังคับให้ขึ้นหน้าใหม่สำหรับแต่ละหมวดหมู่ในรายงานได้อย่างไร?

คุณต้องใช้การตั้งค่าตัวแบ่งหน้าด้วยตนเอง โดยไปที่ มุมมอง > แสดงตัวอย่างตัวแบ่งหน้า คลิกขวาที่เซลล์เริ่มต้นของหมวดหมู่ใหม่ (ในคอลัมน์ A) แล้วเลือก แทรกตัวแบ่งหน้า Excel จะบังคับให้เครื่องพิมพ์ขึ้นหน้ากระดาษใหม่ที่แถวนั้นทันที

ฉันสามารถพิมพ์ข้อคิดเห็น (Comments) และบันทึกย่อ (Notes) ใน Excel ได้หรือไม่?

ได้ครับ ให้ไปที่ เค้าโครงหน้ากระดาษ > พิมพ์ชื่อเรื่อง แล้วคลิกแท็บ แผ่นงาน ค้นหาดรอปดาวน์ที่เขียนว่า ข้อคิดเห็นและบันทึกย่อ: คุณสามารถเลือกที่จะพิมพ์ในลักษณะ "อย่างที่แสดงบนแผ่นงาน" หรือรวบรวมไว้ "เมื่อสิ้นสุดแผ่นงาน" ในหน้ากระดาษแยกต่างหากได้