10 ทริคเด็ดใน Excel ที่จะทำให้คุณทึ่ง

มืออาชีพส่วนใหญ่มักใช้งาน Microsoft Excel เป็นประจำทุกวัน แต่กลับมีผู้ใช้จำนวนมากที่แทบจะไม่เคยสัมผัสความสามารถที่แท้จริงของซอฟต์แวร์ทรงพลังนี้เลย คุณอาจรู้แค่วิธีเขียนฟังก์ชัน SUM พื้นฐานหรือจัดรูปแบบตาราง แต่ยังมีฟังก์ชันที่ซ่อนอยู่อีกมากมายที่ออกแบบมาเพื่อลดงานเอกสารที่น่าเบื่อ หากคุณยังคงต้องทำงานแบบซ้ำซากจำเจ เชื่อได้เลยว่ายังมีวิธีที่รวดเร็วกว่านั้นรอคุณอยู่

ในคู่มือนี้ เราจะพาไปค้นพบ 10 ฟีเจอร์ทรงพลังที่จะเปลี่ยนวิธีที่คุณจัดการสเปรดชีต ตั้งแต่คีย์ลัดสำหรับทำความสะอาดข้อมูลที่รวดเร็วดั่งสายฟ้า ไปจนถึงสูตรการค้นหาขั้นสูง นี่คือ ฟีเจอร์ที่ซ่อนอยู่ใน Excel ที่คุณควรนำมาใช้ เพื่อประหยัดเวลาการทำงานในแต่ละสัปดาห์ไปได้หลายชั่วโมง

1. Flash Fill: ไม้กายสิทธิ์สำหรับทำความสะอาดข้อมูลของคุณ

หากคุณเคยเสียเวลาเป็นชั่วโมงในการแยกชื่อและนามสกุลด้วยตัวเอง ดึงชื่อโดเมนจากอีเมล หรือจัดรูปแบบเบอร์โทรศัพท์ใหม่ ฟีเจอร์ Flash Fill (เติมข้อมูลแบบรวดเร็ว) จะทำให้คุณทึ่ง Flash Fill ถูกเปิดตัวครั้งแรกใน Excel 2013 โดยใช้ Machine Learning เพื่อตรวจจับรูปแบบในการป้อนข้อมูลของคุณและเติมข้อมูลในคอลัมน์ที่เหลือให้โดยอัตโนมัติ

วิธีใช้งาน Flash Fill:

1. สมมติว่าคุณมีรายชื่อ-นามสกุลในคอลัมน์ A (เช่น "John Doe")
2. ในเซลล์ B2 ให้พิมพ์ชื่อจริงที่คุณต้องการแยกออกมา: "John"
3. กด Enter เพื่อเลื่อนไปยังเซลล์ B3
4. กดคีย์ลัด CTRL + E บนแป้นพิมพ์

Excel จะจดจำทันทีว่าคุณกำลังแยกคำแรกออกมาจากคอลัมน์ A และจะเติมข้อมูลลงในคอลัมน์ทั้งหมดให้อย่างสมบูรณ์แบบ ฟีเจอร์นี้สามารถใช้รวมข้อมูล ดึงข้อความเฉพาะส่วน และเปลี่ยนตัวพิมพ์เล็ก-ใหญ่ได้อีกด้วย

2. INDEX MATCH: ร่างอัปเกรดของ VLOOKUP

แม้ว่า VLOOKUP จะเป็นฟังก์ชันค้นหาข้อมูลที่โด่งดังที่สุด แต่มันก็มีข้อจำกัด: มันสามารถค้นหาข้อมูลจากซ้ายไปขวาได้เท่านั้น และหากคุณแทรกคอลัมน์ใหม่ในชุดข้อมูล สูตรของคุณก็จะพังทันที นี่คือจุดเริ่มต้นของคู่หูทรงพลังอย่าง INDEX และ MATCH เมื่อรวมกัน ทั้งสองฟังก์ชันจะสร้างการค้นหาแบบสองทางที่รวดเร็วกว่า ยืดหยุ่นกว่า และไม่มีปัญหาใดๆ เมื่อมีการแทรกคอลัมน์ใหม่

ลองดูตัวอย่างชุดข้อมูลแบบง่ายๆ:

รหัสพนักงาน (Col A)	ชื่อ (Col B)	แผนก (Col C)
1001	Sarah Jenkins	Marketing
1002	Michael Chang	Finance
1003	David Smith	Operations

หากคุณต้องการค้นหาชื่อของพนักงานจากรหัสพนักงาน ให้ใช้ไวยากรณ์นี้:

=INDEX(B2:B4, MATCH(1002, A2:A4, 0))

ฟังก์ชัน MATCH จะค้นหาหมายเลขแถวของรหัส "1002" (ซึ่งคือแถวที่ 2) และฟังก์ชัน INDEX จะส่งคืนค่าในแถวที่ 2 ของคอลัมน์ชื่อ ("Michael Chang") สำหรับเจาะลึกเหตุผลว่าทำไมนักวิเคราะห์ข้อมูลจึงชื่นชอบการผสมผสานสูตรนี้ คุณสามารถอ่านต่อได้ในคู่มือของเรา INDEX MATCH: สุดยอดวิธีการค้นหาข้อมูล

3. Power Query สำหรับนำเข้าข้อมูลอัตโนมัติ

คุณต้องคอยดาวน์โหลดไฟล์ CSV จากฐานข้อมูล ลบคอลัมน์เดิม 5 คอลัมน์ทิ้ง กรองแถวว่างออก และเปลี่ยนรูปแบบวันที่เป็นประจำหรือไม่? เลิกทำแบบนั้นด้วยตัวเองได้แล้ว Power Query คือเครื่องมือ ETL (Extract, Transform, Load) ที่มาพร้อมกับ Excel ซึ่งจะบันทึกขั้นตอนการแปลงข้อมูลของคุณและทำให้มันเป็นแบบอัตโนมัติไปตลอดกาล

ขั้นตอนการทำระบบอัตโนมัติด้วย Power Query:

1. ไปที่แท็บ ข้อมูล (Data) บนริบบอน Excel
2. คลิก รับข้อมูล (Get Data) และเลือกแหล่งที่มาของคุณ (เช่น จากไฟล์ > จากข้อความ/CSV)
3. คลิก แปลงข้อมูล (Transform Data) เพื่อเปิดโปรแกรมแก้ไข Power Query
4. ทำความสะอาดข้อมูลของคุณ (ลบคอลัมน์, กรองแถว, เปลี่ยนชื่อหัวตาราง) Excel จะบันทึกทุกขั้นตอนไว้ในแผงควบคุมทางด้านขวา
5. คลิก ปิดและโหลด (Close & Load)

ในเดือนหน้า เมื่อคุณได้ไฟล์ CSV ใหม่ เพียงแค่บันทึกทับไฟล์เดิม คลิกขวาที่ตาราง Excel แล้วกด รีเฟรช (Refresh) ข้อมูลของคุณจะถูกทำความสะอาดในพริบตา หากคุณเชี่ยวชาญสิ่งนี้ คุณก็จะใช้งาน Power Query: นำเข้าและแปลงข้อมูลอย่างมือโปร ได้อย่างแท้จริง

4. การจัดรูปแบบตามเงื่อนไขด้วยสูตรแบบกำหนดเอง

ผู้ใช้ส่วนใหญ่ทราบวิธีใช้งานการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) เพื่อเน้นเซลล์ที่มีค่ามากกว่าตัวเลขที่กำหนด แต่คุณยังสามารถใช้สูตรแบบกำหนดเองเพื่อเน้นทั้งแถวตามค่าของเซลล์เดียวได้อีกด้วย

ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการทำ "ลายม้าลาย" (ไฮไลต์สลับแถวเพื่อให้ตารางกว้างๆ อ่านง่ายขึ้น) โดยไม่ต้องพึ่งพาสไตล์ตารางมาตรฐานของ Excel คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน MOD และ ROW ได้

เลือกช่วงข้อมูลทั้งหมดของคุณ ไปที่ หน้าแรก > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข > กฎใหม่ > ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ จากนั้นป้อนสูตรนี้:

=MOD(ROW(), 2)=0

เลือกสีเติมที่คุณต้องการแล้วคลิกตกลง ตอนนี้ทุกๆ แถวที่เป็นเลขคู่ในสเปรดชีตของคุณจะถูกไฮไลต์อัตโนมัติ นี่เป็นเพียงแค่วิธีเดียวในการยกระดับการใช้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข: จำลองภาพข้อมูลด้วยสี เพื่อให้รายงานดูดีขึ้น

5. Pivot Table Slicer เพื่อสร้างแดชบอร์ดแบบโต้ตอบ

Pivot Table เป็นเครื่องมือที่สุดยอดมากสำหรับการสรุปชุดข้อมูลขนาดใหญ่ แต่การใช้ตัวกรองแบบดรอปดาวน์ทั่วไปอาจจะใช้งานไม่ค่อยสะดวกสำหรับผู้ใช้ปลายทาง ตัวแบ่งส่วนข้อมูล (Slicers) เป็นปุ่มที่กดได้ชัดเจน ซึ่งจะช่วยกรอง Pivot Table ของคุณได้ทันที เปลี่ยนรายงานธรรมดาๆ ให้กลายเป็นแดชบอร์ดที่โต้ตอบได้

ในการเพิ่ม Slicer ให้คลิกที่ใดก็ได้ภายใน Pivot Table ที่มีอยู่ ไปที่แท็บ การวิเคราะห์ PivotTable (PivotTable Analyze) แล้วคลิก แทรกตัวแบ่งส่วนข้อมูล (Insert Slicer) ทำเครื่องหมายในช่องของฟิลด์ที่คุณต้องการกรอง (เช่น "ภูมิภาค" หรือ "หมวดหมู่สินค้า") ชุดปุ่มที่ดูทันสมัยจะปรากฏขึ้นบนแผ่นงานของคุณ คุณยังสามารถเชื่อมต่อ Slicer ตัวเดียวไปยังหลายๆ Pivot Table ได้โดยการคลิกขวาที่ Slicer แล้วเลือก การเชื่อมต่อรายงาน (Report Connections)

6. Custom Views เพื่อบันทึกการตั้งค่าหน้าจอของคุณ

หากคุณแชร์เวิร์กบุ๊กกับเพื่อนร่วมงาน คุณคงรู้ซึ้งถึงความหงุดหงิดเมื่อเปิดไฟล์มาแล้วพบว่ามีคนซ่อนแถว เปลี่ยนระดับการซูม และใส่ตัวกรองแบบแปลกๆ เอาไว้ มุมมองแบบกำหนดเอง (Custom Views) จะช่วยแก้ปัญหานี้โดยการบันทึกเลย์เอาต์หน้าจอ การตั้งค่าตัวกรอง และพื้นที่การพิมพ์ของคุณเอาไว้

ตั้งค่าสเปรดชีตให้เหมือนกับที่คุณต้องการเป๊ะๆ (ใส่ตัวกรองที่คุณต้องการ ซ่อนคอลัมน์ที่ไม่จำเป็น และตั้งค่าการซูมที่ 85%) ไปที่แท็บ มุมมอง (View) แล้วคลิก มุมมองแบบกำหนดเอง (Custom Views) คลิก เพิ่ม (Add) แล้วตั้งชื่อว่า "มุมมองของฉัน" ทีนี้ไม่ว่าเพื่อนร่วมงานจะทำอะไรกับสเปรดชีต คุณก็สามารถคืนค่าเลย์เอาต์ส่วนตัวกลับมาได้ทันทีเพียงแค่คลิกสองครั้ง

7. Sparklines สำหรับกราฟจิ๋วในเซลล์

บางครั้งกราฟแท่งหรือกราฟเส้นแบบเต็มจอก็กินพื้นที่มากเกินไปในรายงานการเงินที่มีข้อมูลแน่นหนา Sparklines คือกราฟขนาดจิ๋วที่พอดีกับขนาดเซลล์เดียว เหมาะสำหรับแสดงแนวโน้มเมื่อเวลาผ่านไป เช่น ทิศทางยอดขาย 12 เดือน ซึ่งอยู่ถัดจากยอดรวมพอดี

หากต้องการใช้งาน ให้เลือกเซลล์ว่างที่คุณต้องการให้กราฟปรากฏ ไปที่แท็บ แทรก (Insert) มองหากลุ่ม Sparklines และเลือก เส้น (Line) หรือ คอลัมน์ (Column) Excel จะถามหา "ช่วงข้อมูล" (ให้เลือกเซลล์ที่มีข้อมูลประวัติ) กดตกลง แล้วคุณจะเห็นเส้นแนวโน้มขนาดเล็กปรากฏขึ้นในเซลล์นั้นโดยตรง

8. ดรอปดาวน์ Data Validation เพื่อป้องกันข้อผิดพลาด

ข้อมูลแย่ๆ เข้ามา ผลลัพธ์ก็ย่อมแย่ตาม หากสเปรดชีตของคุณต้องอาศัยความแม่นยำในการป้อนข้อมูล คุณจำเป็นต้องป้องกันไม่ให้ผู้ใช้งานพิมพ์ผิดพลาด Data Validation จะช่วยจำกัดสิ่งที่จะพิมพ์ลงในเซลล์ได้โดยการสร้างรายการดรอปดาวน์ที่เข้มงวด

วิธีสร้างดรอปดาวน์:

1. เลือกเซลล์ที่คุณต้องการจำกัดค่า
2. ไปที่แท็บ ข้อมูล (Data) แล้วคลิก การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (Data Validation)
3. ภายใต้เมนูดรอปดาวน์ "อนุญาตให้" (Allow) ให้เลือก รายการ (List)
4. ในกล่อง "แหล่งที่มา" (Source) คุณสามารถเลือกช่วงเซลล์ที่มีรายการอนุมัติไว้แล้ว หรือจะพิมพ์รายการโดยคั่นด้วยเครื่องหมายจุลภาคก็ได้ (เช่น Pending, Approved, Rejected)
5. คลิก ตกลง

ตอนนี้ผู้ใช้งานจะเลือกได้เฉพาะจากตัวเลือกที่กำหนดไว้เท่านั้น ซึ่งช่วยสร้างความสอดคล้องอย่างสมบูรณ์แบบเพื่อใช้กับสูตร SUMIF และ COUNTIF ของคุณในภายหลัง

9. วางแบบพิเศษ: สลับเปลี่ยน (Transpose)

คุณเคยได้รับสเปรดชีตที่มีข้อมูลจัดเรียงในแนวนอน (แบ่งเดือนตามคอลัมน์) แต่คุณต้องการให้มันเป็นแนวตั้ง (แบ่งเดือนตามแถว) ไหม? คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ข้อมูลใหม่ทั้งหมดด้วยตัวเอง เพราะ Excel มีฟีเจอร์ในตัวสำหรับสลับแกนข้อมูลได้อย่างรวดเร็ว

เพียงแค่ไฮไลต์ข้อมูลที่คุณต้องการสลับแล้วคัดลอก (CTRL + C) คลิกขวาที่เซลล์ปลายทางที่คุณต้องการเริ่มวางเลย์เอาต์ใหม่ เลื่อนเมาส์ไปที่ วางแบบพิเศษ (Paste Special) แล้วคลิกไอคอนที่มีลูกศรสองตัวชี้ไปทางขวาและลงล่าง หรือติ๊กถูกที่กล่อง สลับเปลี่ยน (Transpose) แถวของคุณจะกลายเป็นคอลัมน์ และคอลัมน์ของคุณจะกลายเป็นแถว

10. Goal Seek สำหรับการวิเคราะห์แบบ "What-If" อย่างทันใจ

หากคุณรู้ผลลัพธ์ที่คุณต้องการจากสูตรแล้ว แต่ยังไม่แน่ใจว่าจะต้องใส่ค่าใดเพื่อให้ได้ผลลัพธ์นั้น Goal Seek คือตัวช่วยคำนวณแทนคุณ โดยมันจะทำงานย้อนกลับผ่านสูตรของคุณ

ลองนึกภาพว่าคุณมีโมเดลกำไรแบบง่ายๆ โดยกำไรของคุณคำนวณจาก (Price * Units Sold) - Fixed Costs คุณรู้ราคาและต้นทุนคงที่แล้ว และอยากรู้ว่าจะต้องขายกี่ชิ้นจึงจะบรรลุเป้าหมายกำไรที่ $50,000

ไปที่แท็บ ข้อมูล (Data) คลิก การวิเคราะห์แบบสมมติ (What-If Analysis) แล้วเลือก ค้นหาค่าเป้าหมาย (Goal Seek) กล่องโต้ตอบขนาดเล็กจะปรากฏขึ้นพร้อมอินพุต 3 ช่อง:

• ตั้งค่าเซลล์: คลิกเซลล์ที่มีสูตรกำไรของคุณ
• ให้ได้ค่า: พิมพ์ 50000
• โดยการเปลี่ยนเซลล์: คลิกเซลล์ว่างของยอดขายสินค้า (Units Sold)

คลิกตกลง จากนั้น Excel จะสุ่มตัวเลขอย่างรวดเร็วจนกระทั่งค้นพบจำนวนชิ้นที่ถูกต้องเพื่อให้คุณทำยอดถึงเป้าหมาย

ยกระดับทักษะ Excel ของคุณไปอีกขั้น

Excel เป็นโปรแกรมที่มีความลึกซึ้งอย่างไม่น่าเชื่อ การเชี่ยวชาญทริคต่างๆ อย่าง Flash Fill, INDEX MATCH และ Goal Seek จะช่วยยกระดับความเร็วในการทำงานของคุณในทันที และทำให้คุณกลายเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านสเปรดชีตประจำออฟฟิศได้เลย อย่างไรก็ตาม คุณไม่จำเป็นต้องจำทุกสูตรที่ซับซ้อนเพื่อให้ทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพสูงสุด

หากคุณเคยประสบปัญหาในการเขียนฟังก์ชัน IF ซ้อนกันหลายชั้น หรือปวดหัวกับสูตรค้นหาที่ซับซ้อน คุณไม่จำเป็นต้องนั่งจ้องแถบสูตรที่ว่างเปล่าอีกต่อไป ด้วย ExcelGPT คุณสามารถพิมพ์สิ่งที่คุณต้องการลงไปเป็นภาษาพูดง่ายๆ แล้วมันจะสร้างสูตรที่สมบูรณ์แบบและไร้ข้อผิดพลาดให้คุณได้ทันที การนำ AI มาใช้คือทางลัดที่ยิ่งใหญ่ เรียนรู้วิธีใช้ประโยชน์จาก ChatGPT สำหรับ Excel: เขียนสูตรด้วย AI เพื่อเร่งกระบวนการทำงานของคุณให้เร็วยิ่งขึ้น

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ทริค Excel ที่ดีที่สุดสำหรับมือใหม่หัดใช้คืออะไร?

Flash Fill (CTRL + E) น่าจะเป็นทริคสำหรับมือใหม่ที่ดีที่สุด เพราะมันไม่ต้องพึ่งพาความรู้ด้านสูตรเลยแม้แต่น้อย แต่สามารถช่วยจัดการงานป้อนข้อมูลที่น่าเบื่อ เช่น การแยกชื่อ, การรวมคอลัมน์ หรือการจัดรูปแบบเบอร์โทรศัพท์ได้อย่างอัตโนมัติ

INDEX MATCH ดีกว่า VLOOKUP จริงหรือ?

จริง แม้ว่า VLOOKUP จะเรียนรู้ได้ง่ายกว่าในช่วงแรก แต่ INDEX MATCH นั้นยอดเยี่ยมกว่าอย่างเห็นได้ชัด เพราะมันสามารถค้นหาจากขวาไปซ้าย ประมวลผลข้อมูลปริมาณมากได้เร็วกว่า และที่สำคัญที่สุดคือ สูตรจะไม่พังหากคุณแทรกหรือลบคอลัมน์ในตารางอ้างอิงของคุณ

Custom Views จะทำให้ข้อมูลตัวจริงเปลี่ยนแปลงไปหรือไม่?

ไม่ Custom Views จะบันทึกแค่การแสดงผลของข้อมูลคุณเท่านั้น โดยเฉพาะการตั้งค่าตัวกรอง, การซ่อนแถว/คอลัมน์ และการตั้งค่าการพิมพ์ ข้อมูลดิบและสูตรเบื้องหลังจะไม่มีการเปลี่ยนแปลงใดๆ ทั้งสิ้น

AI สามารถช่วยให้ฉันเรียนรู้ทริค Excel ได้เร็วขึ้นไหม?

ได้แน่นอน แทนที่จะต้องเสียเวลา 20 นาทีในการค้นหาไวยากรณ์สูตรขั้นสูงใน Google คุณสามารถอธิบายลักษณะของสเปรดชีตและเป้าหมายที่คุณต้องการให้กับเครื่องมือ AI จากนั้นมันจะมอบสูตรที่แม่นยำพร้อมอธิบายวิธีการทำงานให้คุณเสร็จสรรพ