เทมเพลตใบแจ้งหนี้: การวางบิลแบบมืออาชีพใน Excel

ทุกครั้งที่คุณส่งใบแจ้งหนี้ให้กับลูกค้า มันคือการแสดงภาพลักษณ์ของธุรกิจคุณ ใบแจ้งหนี้ที่ดูสะอาดตา ถูกต้อง และมีความเป็นมืออาชีพ ไม่เพียงแต่จะช่วยให้คุณได้รับเงินตรงเวลา แต่ยังช่วยเสริมความน่าเชื่อถือให้กับแบรนด์ของคุณอีกด้วย แม้ว่าในตลาดจะมีซอฟต์แวร์สำหรับการวางบิลระดับพรีเมียมให้เลือกมากมาย แต่คุณก็มีหนึ่งในเครื่องมือวางบิลที่ทรงพลังและปรับแต่งได้มากที่สุดอยู่แค่ปลายนิ้วแล้ว นั่นก็คือ Microsoft Excel

การสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเองถือเป็นส่วนสำคัญของการใช้ Excel สำหรับงานบัญชี ด้วยการประยุกต์ใช้เทคนิคการจัดรูปแบบเล็กๆ น้อยๆ และสูตรที่จำเป็น คุณจะสามารถสร้างเทมเพลตแบบอัตโนมัติที่นำกลับมาใช้ใหม่ได้ ซึ่งสามารถคำนวณยอดรวม เพิ่มภาษี หักส่วนลด และแม้กระทั่งดึงข้อมูลลูกค้ามาใส่ให้โดยอัตโนมัติ ในคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ เราจะพาคุณเจาะลึกขั้นตอนการออกแบบเทมเพลตใบแจ้งหนี้ระดับมืออาชีพตั้งแต่เริ่มต้น

ทำไมถึงควรใช้ Excel ในการทำใบแจ้งหนี้?

คุณอาจสงสัยว่าทำไมคุณถึงต้องสร้างใบแจ้งหนี้ขึ้นมาใหม่ตั้งแต่ต้น ในเมื่อมีเทมเพลตแจกฟรีอยู่มากมายบนอินเทอร์เน็ต คำตอบก็คือ "การควบคุมได้อย่างสมบูรณ์" เมื่อคุณออกแบบใบแจ้งหนี้ของคุณเองใน Excel คุณจะได้รับประโยชน์ดังต่อไปนี้:

• การปรับแต่งได้ตามต้องการ: คุณสามารถปรับแต่งใบแจ้งหนี้ให้เข้ากับสี รูปแบบตัวอักษร และโลโก้ของแบรนด์คุณได้อย่างสมบูรณ์แบบ
• ความยืดหยุ่น: ต้องการเพิ่มรายการค่าจัดส่งเฉพาะกิจ อัตราภาษีท้องถิ่น หรือส่วนลดแบบขั้นบันไดที่ซับซ้อนใช่ไหม? คุณสามารถปรับสูตรการคำนวณได้ทันที
• ระบบอัตโนมัติ: การใช้ฟังก์ชันอย่าง SUM, IF และ VLOOKUP จะช่วยให้เทมเพลตทำงานหนักแทนคุณ และลดข้อผิดพลาดจากการคีย์ข้อมูลด้วยตนเอง
• ประหยัดค่าใช้จ่าย: ไม่ต้องจ่ายค่าบริการรายเดือนสำหรับการออกใบแจ้งหนี้ขั้นพื้นฐาน

องค์ประกอบสำคัญของใบแจ้งหนี้ระดับมืออาชีพ

ก่อนที่เราจะลงลึกไปในสเปรดชีต เรามากำหนดกันก่อนว่าควรมีอะไรอยู่ในนั้นบ้าง ไม่ว่าคุณจะอยู่ในอุตสาหกรรมใด ใบแจ้งหนี้ระดับมืออาชีพควรมีข้อมูลเหล่านี้เสมอ:

• ข้อมูลบริษัทของคุณ: ชื่อ โลโก้ ที่อยู่ เบอร์โทรศัพท์ และอีเมล
• ข้อมูลลูกค้า: ชื่อผู้รับมอบ ชื่อบริษัท และที่อยู่สำหรับจัดส่งเอกสารวางบิล
• รายละเอียดใบแจ้งหนี้: เลขที่ใบแจ้งหนี้ (ไม่ซ้ำกัน) วันที่ออกเอกสาร และวันครบกำหนดชำระ
• รายการสินค้า/บริการ: รายละเอียดของสินค้าหรือบริการที่จัดหาให้ แจกแจงอย่างชัดเจน พร้อมระบุจำนวนและราคาต่อหน่วย
• ยอดรวมทางการเงิน: ยอดรวมย่อย ส่วนลดต่างๆ อัตราภาษีและจำนวนเงินภาษี รวมถึงยอดรวมสุทธิที่ต้องชำระ
• เงื่อนไขการชำระเงิน: คำแนะนำที่ชัดเจนเกี่ยวกับวิธีการชำระเงิน (รายละเอียดบัญชีธนาคาร ลิงก์ชำระเงิน) และนโยบายค่าปรับกรณีล่าช้า

คำแนะนำทีละขั้นตอน: การสร้างเทมเพลตใบแจ้งหนี้

มาเปิดเวิร์กบุ๊ก Excel เปล่าๆ แล้วเริ่มสร้างกันเลย เราจะแบ่งกระบวนการนี้ออกเป็น 4 ขั้นตอนที่ทำตามได้ง่ายๆ โดยเน้นที่เค้าโครง การป้อนข้อมูล โครงสร้าง และสูตรคำนวณ

ขั้นตอนที่ 1: การตั้งค่าเค้าโครงและการใส่แบรนด์

ความประทับใจแรกเป็นสิ่งสำคัญ ค่าเริ่มต้นของ Excel จะดูเหมือนตารางตารางคำนวณคณิตศาสตร์ ซึ่งไม่ค่อยดึงดูดสายตาสำหรับเอกสารที่ต้องส่งให้ลูกค้า เรามาจัดการให้มันดูสะอาดตากันดีกว่า

1. ปิดเส้นตาราง (Gridlines): ไปที่แท็บ View บน Ribbon แล้วนำเครื่องหมายถูกที่กล่อง Gridlines ออก ตอนนี้คุณก็จะได้หน้ากระดาษสีขาวสะอาดตาแล้ว
2. ปรับความกว้างของคอลัมน์: เราแนะนำให้ใช้คอลัมน์ A ถึง F สำหรับใบแจ้งหนี้ ปล่อยคอลัมน์ A ให้แคบๆ ไว้ (ประมาณ 20 พิกเซล) เพื่อใช้เป็นขอบกระดาษ ปรับคอลัมน์ B ให้กว้างสำหรับใส่ "รายละเอียด" ส่วนคอลัมน์ C, D, E และ F ให้มีความกว้างปานกลางสำหรับ จำนวน ราคาต่อหน่วย และยอดรวม
3. ใส่โลโก้ของคุณ: ไปที่ Insert > Pictures แล้ววางโลโก้บริษัทของคุณไว้ที่มุมซ้ายบน (ประมาณเซลล์ B2)
4. เพิ่มข้อมูลบริษัท: ที่มุมขวาบน (เซลล์ E2:F5) ให้พิมพ์ชื่อบริษัท ที่อยู่ และรายละเอียดการติดต่อของคุณ จัดข้อความนี้ให้ชิดขวาเพื่อให้ดูเป็นระเบียบแนบไปกับขอบขวา

ขั้นตอนที่ 2: รายละเอียดลูกค้าและใบแจ้งหนี้

ถัดมา คุณต้องระบุว่าใบแจ้งหนี้นี้ส่งถึงใครและครบกำหนดเมื่อใด ใต้โลโก้ของคุณ (ประมาณแถวที่ 8) ให้สร้างขึ้นมาสองส่วน:

เตรียมเรียกเก็บเงินจาก (Bill To):
ในเซลล์ B8 ให้พิมพ์คำว่า Bill To: ตัวหนา เว้นเซลล์ B9 ถึง B11 ให้ว่างไว้สำหรับใส่ชื่อ ที่อยู่ และอีเมลของลูกค้า

ข้อมูลใบแจ้งหนี้:
ทางด้านขวา บริเวณเซลล์ E8 ถึง F10 ให้ตั้งค่าข้อมูลระบุใบแจ้งหนี้ของคุณ คุณสามารถทำให้วันที่เป็นระบบอัตโนมัติได้โดยใช้ฟังก์ชันที่มีอยู่ใน Excel สำหรับวันที่ปัจจุบัน ให้พิมพ์:

=TODAY()

สำหรับการคำนวณวันครบกำหนดชำระอัตโนมัติให้เป็น 30 วันนับจากวันที่ออกใบแจ้งหนี้ คุณสามารถใช้การคำนวณทางคณิตศาสตร์ง่ายๆ ได้ หากวันที่ออกใบแจ้งหนี้อยู่ในเซลล์ F9 ให้คลิกที่เซลล์ F10 (Due Date) แล้วพิมพ์:

=F9 + 30

ขั้นตอนที่ 3: สร้างตารางรายการสินค้า/บริการ

นี่คือหัวใจสำคัญของเทมเพลตใบแจ้งหนี้ของคุณ บริเวณแถวที่ 14 ให้สร้างหัวคอลัมน์ของคุณขึ้นมา เราจะใช้รูปแบบมาตรฐานดังนี้:

รายละเอียด (B)	จำนวน (C)	ราคา/หน่วย (D)	คิดภาษี (E)	รวมเงิน (F)
ออกแบบเว็บไซต์ใหม่	1	$1,500.00	ใช่	$1,500.00
โฮสติ้งรายเดือน	12	$25.00	ใช่	$300.00

ใส่เส้นขอบด้านล่างของแถวหัวคอลัมน์เพื่อแยกออกจากข้อมูล ใช้ตัวหนา และอาจเลือกใช้สีพื้นหลังอ่อนๆ ที่เข้ากับโลโก้ของคุณเพื่อให้หัวคอลัมน์ดูโดดเด่นขึ้นมา

ขั้นตอนที่ 4: ทำยอดรวมและภาษีให้อัตโนมัติด้วยสูตร

ตอนนี้ มาเพิ่มเวทมนตร์ที่ทำให้ Excel เป็นเครื่องมือออกใบแจ้งหนี้ที่สมบูรณ์แบบกัน เราต้องการให้คอลัมน์ "รวมเงิน" คูณ "จำนวน" กับ "ราคาต่อหน่วย" แบบอัตโนมัติ

ในเซลล์ F15 (แถวแรกใต้ "รวมเงิน") ให้ป้อนสูตรต่อไปนี้:

=IF(OR(ISBLANK(C15), ISBLANK(D15)), "", C15 * D15)

เรานำสูตรคูณของเราไปซ้อนใน ฟังก์ชัน IF ตรรกะนี้จะบอกกับ Excel ว่า: "หากเซลล์จำนวนหรือราคาต่อหน่วยว่างเปล่า ให้เซลล์รวมเงินว่างเปล่าตามไปด้วย มิฉะนั้น ให้คูณตัวเลขทั้งสองเซลล์นั้น" วิธีนี้ช่วยป้องกันไม่ให้แสดงค่าเลขศูนย์หรือข้อผิดพลาดที่ไม่น่าดูในแถวที่ไม่ได้ใช้งาน

ลากสูตรนี้ลงมาตามจำนวนแถวที่คุณต้องการ (เช่น ลากลงมาจนถึงแถวที่ 30)

ท้ายสุด ที่มุมล่างขวาของตาราง (ประมาณแถวที่ 32-35) ให้คำนวณตัวเลขสรุปสุดท้ายของคุณ:

• ยอดรวมย่อย: =SUM(F15:F30)
• อัตราภาษี: ป้อนเปอร์เซ็นต์อัตราภาษีท้องถิ่นของคุณ (เช่น 7%) ด้วยตนเองในเซลล์ถัดไป
• จำนวนเงินภาษี: คูณยอดรวมย่อยด้วยอัตราภาษี: =F32 * E33
• ยอดรวมสุทธิ: นำยอดรวมย่อยบวกกับจำนวนเงินภาษี: =F32 + F33

การทำงานอัตโนมัติด้วยสูตรขั้นสูง: ใช้ VLOOKUP สำหรับรายละเอียดลูกค้า

หากคุณมีลูกค้าที่มาใช้บริการซ้ำ การต้องมานั่งพิมพ์ที่อยู่เองทุกครั้งคงเป็นเรื่องน่าเบื่อ คุณสามารถทำให้ขั้นตอนแบบนี้เป็นอัตโนมัติได้อย่างสมบูรณ์ โดยการสร้างเวิร์กชีตแยกต่างหากในชื่อ "Client Database" แล้วใช้ ฟังก์ชัน VLOOKUP

ในชีต "Client Database" ของคุณ ให้สร้างตารางที่มี ชื่อลูกค้า ในคอลัมน์ A, ที่อยู่ ในคอลัมน์ B, จังหวัด/รหัสไปรษณีย์ ในคอลัมน์ C และอีเมล ในคอลัมน์ D

กลับมาที่เทมเพลตใบแจ้งหนี้ของคุณ ให้พิมพ์ชื่อลูกค้าในเซลล์ B9 ส่วนเซลล์ B10 (ซึ่งเป็นช่องสำหรับแสดงที่อยู่) ให้ใส่สูตร VLOOKUP เพื่อค้นหาชื่อลูกค้ารายนั้นแล้วดึงที่อยู่กลับมาแสดง:

=VLOOKUP(B9, 'Client Database'!A:D, 2, FALSE)

นี่คือคำอธิบายโครงสร้างของไวยากรณ์ (Syntax) ในสูตรนี้:

• B9: ค่าที่จะใช้ค้นหา (ชื่อของลูกค้า)
• 'Client Database'!A:D: ตารางอาร์เรย์ (Array) ที่คุณต้องการให้ Excel เข้าไปค้นหาข้อมูล
• 2: หมายเลขลำดับของคอลัมน์ซึ่งเป็นที่เก็บข้อมูลที่อยู่
• FALSE: บอกให้ Excel ค้นหาข้อมูลที่ตรงกันทุกประการ (Exact match)

การใช้ Data Validation เพื่อสร้างเมนูแบบเลื่อนลง (Drop-Down)

เพื่อให้ทริคการใช้ VLOOKUP ทำงานได้สมบูรณ์แบบโดยไม่เกิดข้อผิดพลาด คุณควรป้องกันไม่ให้ตัวคุณเองหรือพนักงานพิมพ์ชื่อลูกค้าผิด คุณสามารถทำได้ด้วยการใช้เครื่องมือตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล หรือ Data Validation

คลิกที่เซลล์ B9 (เซลล์ชื่อลูกค้าในใบแจ้งหนี้) ไปที่แท็บ Data และคลิก Data Validation ใต้เมนูแบบเลื่อนลง "Allow" ให้เลือก List ในกล่อง "Source" ให้คลุมคอลัมน์ชื่อลูกค้าจากชีต Client Database ของคุณ ตอนนี้ ไม่ว่าคุณจะคลิกที่เซลล์ B9 เมื่อใด เมนูแบบเลื่อนลงที่สวยงามก็จะปรากฏขึ้น ทำให้คุณสามารถเลือกรายชื่อลูกค้าได้เลย หลังจากนั้น สูตร VLOOKUP จะทำการดึงข้อมูลส่วนอื่นๆ ของใบแจ้งหนี้มาเติมให้โดยทันที!

การป้องกันเทมเพลตและการเตรียมเอกสารให้พร้อมสำหรับการพิมพ์

เมื่อเค้าโครง สูตร และการจัดรูปแบบของคุณสมบูรณ์แบบแล้ว คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าเอกสารสามารถบันทึกเป็น PDF ออกมาได้อย่างสวยงาม การส่งไฟล์ Excel ที่ดูยุ่งเหยิงและมีพื้นที่ว่างไร้ขอบเขตนั้นดูไม่เป็นมืออาชีพเอาเสียเลย

อันดับแรก ให้คลุมเลือกพื้นที่ของใบแจ้งหนี้ของคุณให้พอดี (ตั้งแต่เซลล์ A1 ลงไปจนถึงมุมล่างขวาตรงส่วนเงื่อนไขการชำระเงิน เช่น F45) จากนั้นไปที่ Page Layout > Print Area > Set Print Area วิธีนี้จะรับประกันว่ามีเฉพาะพื้นที่ของใบแจ้งหนี้เท่านั้นที่จะถูกบันทึกออกมา

ต่อมา ให้ไปที่ Page Layout > Margins > Custom Margins ทำเครื่องหมายถูกที่กล่องให้อยู่กึ่งกลางหน้ากระดาษในแนวนอน (Horizontally) สำหรับข้อมูลเจาะลึกเพิ่มเติมเกี่ยวกับการปรับตัวแบ่งหน้า หัวกระดาษ และท้ายกระดาษ โปรดศึกษาคู่มือ เคล็ดลับการพิมพ์ใน Excel ของเรา เพื่อให้เอกสารของคุณดูสมบูรณ์แบบไร้ที่ติติอยู่เสมอ

เพื่อเป็นการทำให้เทมเพลตเสร็จสมบูรณ์ คุณควร "ล็อค" เซลล์ที่มีสูตรคำนวณเอาไว้ เพื่อที่คุณจะได้ไม่เผลอพิมพ์ทับมันลงไป ให้เลือกเซลล์ที่คุณใช้ป้อนข้อมูลด้วยตนเอง (เลขที่ใบแจ้งหนี้ รายละเอียด จำนวน ราคา) คลิกขวาแล้วเลือก Format Cells ไปที่แท็บ Protection แล้วเอาเครื่องหมายถูกที่ Locked ออก จากนั้น ไปที่แท็บ Review แล้วคลิก Protect Sheet สุดท้าย บันทึกไฟล์นี้เป็น Excel Template (.xltx) เพื่อให้เมื่อเปิดใช้งาน คุณจะได้ไฟล์ใหม่ที่สะอาดเอี่ยมเสมอ

ประหยัดเวลาในการสร้างสูตรวางบิลที่ซับซ้อน

แม้ว่าคำสั่ง SUM และ IF พื้นฐานจะครอบคลุมความต้องการในการทำใบแจ้งหนี้ส่วนใหญ่ได้แล้ว แต่ธุรกิจของคุณอาจต้องการส่วนลดแบบหลายระดับที่ซับซ้อนกว่านั้น การแปลงสกุลเงินต่างประเทศ หรือการคิดภาษีแบบมีเงื่อนไขตามแต่ละภูมิภาคของลูกค้า

การเขียนสูตรตรรกะซ้อนกันหลายๆ ชั้นอาจใช้เวลานานและน่าปวดหัว และนี่คือจุดที่ AI จะเข้ามาช่วยแบ่งเบาภาระให้กับคุณ ด้วย ExcelGPT คุณสามารถอธิบายตรรกะการเรียกเก็บเงินของคุณเป็นภาษาทั่วไปง่ายๆ ได้เลย เช่น "คำนวณส่วนลด 10% เฉพาะในกรณีที่ยอดรวมย่อยเกิน $1,000 แต่ไม่รวมค่าจัดส่ง" แล้วคุณจะได้รับสูตรที่ถูกต้องและไม่มีข้อผิดพลาดเพื่อนำไปวางในเทมเพลตใบแจ้งหนี้ของคุณได้ทันที ระบบนี้จะช่วยขจัดความยุ่งยากในการใช้ระบบอัตโนมัติบนสเปรดชีตที่ซับซ้อน เพื่อให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การบริหารธุรกิจได้อย่างเต็มที่

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ฉันจะรันเลขที่ใบแจ้งหนี้ตามลำดับอัตโนมัติได้อย่างไร?

เนื่องจากเทมเพลต Excel จะเปิดมาเป็นเวิร์กบุ๊กใหม่เสมอ การรันตัวเลขตามลำดับโดยอัตโนมัติจึงต้องใช้แมโคร VBA สำหรับวิธีที่ง่ายกว่าและไม่ต้องใช้โค้ด ธุรกิจจำนวนมากมักจะพิมพ์เลขที่ใบแจ้งหนี้ด้วยตนเอง หรืออ้างอิงตามวันที่ (เช่น "INV-20231024-01")

ฉันสามารถเพิ่มแถว "ส่วนลด" ก่อนคำนวณภาษีได้หรือไม่?

ได้เลย ให้คุณแทรกแถวเหนือยอดรวมย่อย ป้อนส่วนลดเป็นตัวเลขติดลบหรือเปอร์เซ็นต์ จากนั้นอัปเดตสูตรยอดรวมย่อยของคุณเพื่อหักส่วนลดออกจากผลรวมของรายการทั้งหมด และต้องตรวจสอบให้แน่ใจด้วยว่าสูตรคำนวณภาษีของคุณนั้นอ้างอิงไปยังเซลล์ยอดรวมย่อยที่ถูกปรับใหม่นี้แล้ว

ฉันจะบันทึกใบแจ้งหนี้ Excel ที่ทำเสร็จแล้วเพื่อส่งให้ลูกค้าได้อย่างไร?

ห้ามส่งไฟล์ .xlsx ดิบๆ ไปเด็ดขาด เพราะลูกค้าอาจเข้าไปแก้ไขตัวเลขได้ ให้ไปที่ File > Save a Copy (หรือ Save As) และเปลี่ยนรูปแบบไฟล์จาก Excel Workbook เป็น PDF (*.pdf) วิธีนี้จะสร้างเอกสารที่ปลอดภัย ไม่สามารถแก้ไขได้ และดูเหมือนกระดาษที่พิมพ์ออกมาจริงๆ ทุกประการ

ฉันจะติดตามใบแจ้งหนี้ทั้งหมดที่ส่งไปแล้วได้อย่างไร?

แม้ว่าเทมเพลตใบแจ้งหนี้จะยอดเยี่ยมสำหรับการทำบิล แต่คุณควรมีเวิร์กบุ๊ก "บันทึกการติดตามใบแจ้งหนี้" (Invoice Tracker) แยกต่างหาก หลังจากบันทึกใบแจ้งหนี้เป็น PDF แล้ว ให้บันทึกเลขที่ใบแจ้งหนี้ ชื่อลูกค้า จำนวนเงินรวม วันที่ส่ง และสถานะการชำระเงินลงในระบบติดตามด้วยตนเอง เพื่อตรวจสอบกระแสเงินสดและยอดค้างชำระในบัญชีของคุณ