Como Criar Sua Primeira Planilha no Excel

Abrir o Excel pela primeira vez pode parecer intimidador. A grade de células em branco, a faixa de opções repleta de botões, os menus com dezenas de opções — é muita coisa. Mas aqui está a boa notícia: você só precisa entender um pequeno conjunto de conceitos para criar algo genuinamente útil logo no primeiro dia. Este guia conduz você por tudo, desde a abertura do Excel até o salvamento de uma planilha completa e com fórmulas. Nenhuma experiência anterior é necessária.

Se você quiser ter uma visão mais ampla antes de começar, o Excel para Iniciantes: Guia Completo para Começar em 2025 é um excelente recurso complementar. Por ora, vamos nos concentrar em criar sua primeira planilha do zero.

Conhecendo a Interface do Excel

Antes de tocar em uma célula, reserve um minuto para se orientar. O espaço de trabalho do Excel possui algumas áreas principais:

• Faixa de Opções: A barra de ferramentas na parte superior, organizada em guias (Página Inicial, Inserir, Fórmulas, Dados, etc.). Cada guia agrupa comandos relacionados.
• Caixa de Nome: A pequena caixa à esquerda, acima da grade, que exibe o endereço da célula selecionada (por exemplo, A1).
• Barra de Fórmulas: A barra larga à direita da Caixa de Nome. Tudo o que você digita em uma célula aparece aqui, e você também pode editar o conteúdo diretamente nela.
• Grade da Planilha: A área principal composta por colunas (identificadas por A, B, C…) e linhas (identificadas por 1, 2, 3…). A interseção entre elas cria células, cada uma com um endereço exclusivo, como B3 ou D12.
• Guias de Planilha: Na parte inferior, você pode ter várias planilhas em um único arquivo. Por padrão, você começa com uma chamada Plan1.
• Barra de Status: A faixa na parte inferior da tela. Selecione um intervalo de números e ela exibe instantaneamente SOMA, MÉDIA e CONT — sem precisar de nenhuma fórmula.

Etapa 1 — Abrir uma Nova Pasta de Trabalho

Inicie o Excel e escolha Pasta de Trabalho em Branco na tela inicial. Você terá uma pasta de trabalho vazia com uma planilha. Uma pasta de trabalho é o arquivo (salvo como .xlsx); uma planilha é uma folha individual dentro dela. Pense na pasta de trabalho como um fichário e em cada planilha como uma página dentro desse fichário.

Etapa 2 — Planeje Seus Dados Antes de Digitar

O maior erro que os iniciantes cometem é começar a digitar sem nenhuma estrutura. Dedique dois minutos para responder a estas perguntas:

1. O que esta planilha vai registrar? (Despesas, uma lista de tarefas, números de vendas, etc.)
2. Que categorias de informação eu preciso? (Elas se tornarão os cabeçalhos das suas colunas.)
3. As linhas representarão registros individuais ou períodos de tempo?

Neste tutorial, vamos criar um simples controle de despesas mensais. É prático, ensina todas as habilidades essenciais e pode ser expandido para algo como o Modelo de Orçamento no Excel: Controle Suas Finanças Pessoais ou Empresariais quando você estiver confortável.

Etapa 3 — Insira os Cabeçalhos das Colunas

Clique na célula A1 e digite a palavra Data, depois pressione Tab para mover para B1. Continue pela linha:

A1	B1	C1	D1	E1
Data	Descrição	Categoria	Valor	Observações

Pressione Enter após o último cabeçalho. Agora selecione toda a linha de cabeçalho (clique no número da linha 1 à esquerda para destacar a linha inteira), vá para Página Inicial → Fonte, clique em Negrito e, opcionalmente, preencha-a com uma cor clara usando o botão Cor de Preenchimento. Essa separação visual entre cabeçalhos e dados é um hábito que vale a pena adquirir desde o primeiro dia.

Etapa 4 — Insira Dados de Exemplo

A partir da linha 2, digite algumas linhas de dados de despesas realistas. Aqui está um conjunto de exemplo:

Data	Descrição	Categoria	Valor	Observações
01/05/2025	Compras no Mercado	Alimentação	84.50
03/05/2025	Internet Mensal	Serviços	59.99	Débito automático
05/05/2025	Cafeteria	Alimentação	12.40
07/05/2025	Passe de Ônibus	Transporte	45.00
10/05/2025	Conta de Luz	Serviços	112.30

Dicas ao inserir dados:

• Pressione Tab para mover para a direita entre as colunas. Quando você pressionar Enter ao final de uma linha, o Excel retorna automaticamente para a primeira coluna da próxima linha.
• Para as datas, digite-as de forma consistente (DD/MM/AAAA ou MM/DD/AAAA — o que corresponder à sua configuração regional). O Excel armazena datas como números internamente, o que permite classificá-las e filtrá-las posteriormente.
• Digite os números na coluna D sem símbolos de moeda; você os formatará como moeda em breve.

Etapa 5 — Formate Seus Dados

Formatar Números como Moeda

Selecione as células D2:D6 (clique em D2, segure Shift e clique em D6). Na guia Página Inicial, clique no menu suspenso no grupo Número, onde está escrito "Geral", e escolha Moeda. Seus números agora serão exibidos com o símbolo de moeda e duas casas decimais.

Formatar a Coluna de Data

Selecione A2:A6, clique com o botão direito, escolha Formatar Células, selecione Data e escolha o formato de exibição de sua preferência. O valor subjacente não muda — apenas a aparência.

Ajustar a Largura das Colunas

Se o texto estiver sendo cortado, passe o cursor sobre a linha entre duas letras de coluna na parte superior até que ele se torne uma seta dupla e, em seguida, clique duas vezes. O Excel ajusta automaticamente a largura da coluna ao conteúdo mais largo. Você também pode selecionar todas as colunas e fazer isso de uma só vez.

Etapa 6 — Escreva Suas Primeiras Fórmulas

É aqui que uma planilha se transforma de uma tabela comum em uma ferramenta dinâmica. Entender as Referências de Células no Excel: Relativas vs. Absolutas fará com que tudo abaixo faça mais sentido mais rapidamente.

SUM — Totalize Suas Despesas

Clique na célula D8. Digite um rótulo em C8: Total. Agora em D8, digite:

=SUM(D2:D6)

Pressione Enter. O Excel soma todos os números de D2 a D6 e exibe o resultado. A função SUM é a função mais utilizada no Excel. Sua sintaxe é simples:

=SUM(number1, [number2], ...)
=SUM(D2:D6)          ' soma um intervalo contínuo
=SUM(D2, D4, D6)     ' soma células específicas

AVERAGE — Calcule a Despesa Média

Em C9, digite Média, e em D9 digite:

=AVERAGE(D2:D6)

Isso fornece o valor médio das transações em suas cinco entradas. Para mais funções estatísticas como MEDIAN e STDEV, consulte Funções Estatísticas: AVERAGE, MEDIAN, STDEV.

SUMIF — Total por Categoria

Agora vamos responder a uma pergunta real: quanto você gastou com Alimentação? Em G1, digite Categoria, e em H1, digite Subtotal. Em G2, digite Alimentação, e em H2 digite:

=SUMIF(C2:C6, G2, D2:D6)

O SUMIF verifica cada célula em C2:C6; quando ela corresponde ao valor em G2 ("Alimentação"), soma a célula correspondente de D2:D6. O resultado é 96,90 (84,50 + 12,40). Você pode adicionar linhas para Serviços e Transporte em G3 e G4 e copiar a fórmula para baixo. Para se aprofundar na soma condicional, o guia SUMIF e SUMIFS: Soma Condicional no Excel aborda cenários com múltiplas condições.

IF — Sinalizar Despesas Elevadas

Em F1, digite Alerta. Em F2, digite:

=IF(D2>80, "Revisar", "")

Isso significa: se o valor em D2 for maior que 80, exiba a palavra "Revisar"; caso contrário, não exiba nada. Copie F2 até F6 clicando em F2 e arrastando o pequeno quadrado verde no canto inferior direito da célula até F6. O artigo Função IF: Testes Lógicos e IFs Aninhados mostra como combinar múltiplas condições quando você estiver pronto.

Etapa 7 — Aplicar Formatação Condicional

Selecione D2:D6, vá para Página Inicial → Formatação Condicional → Realçar Regras das Células → É Maior do que, insira 80 e escolha um preenchimento vermelho. Agora qualquer despesa acima de R$ 80 fica instantaneamente visível, sem precisar percorrer a coluna manualmente. Este é apenas um pequeno exemplo do que é possível — Formatação Condicional: Visualize Dados com Cores explora tudo isso em detalhes.

Etapa 8 — Salve Sua Pasta de Trabalho

Nunca perca seu trabalho. Use Ctrl + S (Windows) ou Cmd + S (Mac). Na primeira vez que você salvar:

1. Uma caixa de diálogo será aberta. Escolha um local: seu computador, OneDrive ou outro serviço de nuvem.
2. Dê ao arquivo um nome claro, como Despesas_Maio_2025.
3. O formato de arquivo padrão é .xlsx (Pasta de Trabalho do Excel). Mantenha esse formato, a menos que tenha um motivo específico para alterá-lo.
4. Clique em Salvar.

De agora em diante, pressione Ctrl + S a cada poucos minutos. Se o Excel travar (acontece), você perde apenas o que não foi salvo. Ative o Salvamento Automático no canto superior esquerdo se estiver usando o OneDrive ou o SharePoint — ele salva automaticamente a cada poucos segundos.

Etapa 9 — Use Atalhos de Teclado para Trabalhar Mais Rápido

Mesmo como iniciante, alguns atalhos vão economizar muito tempo:

• Ctrl + Z — Desfaz a última ação
• Ctrl + C / Ctrl + V — Copiar e Colar
• Ctrl + Tecla de Seta — Salta para a última célula preenchida em uma direção
• Ctrl + Shift + End — Seleciona da célula atual até a última célula usada na planilha
• F2 — Edita a célula ativa sem usar o mouse
• Alt + = — Insere automaticamente uma fórmula SUM para o intervalo acima

Para uma lista completa, vale a pena salvar nos favoritos o artigo Atalhos de Teclado do Excel: 50 Atalhos Essenciais.

O Que Criar a Seguir

Seu controle de despesas é uma planilha funcional. A partir daqui, os próximos passos lógicos são:

• Adicionar um gráfico: Selecione D2:D6 e insira um gráfico de barras para visualizar os gastos de forma rápida.
• Criar uma Tabela Dinâmica: Com um conjunto de dados maior, uma tabela dinâmica permite resumir por categoria, mês ou qualquer dimensão em segundos. O guia Tabelas Dinâmicas: O Guia Completo para Iniciantes mostra como fazer isso.
• Usar Validação de Dados: Restrinja a coluna C a uma lista suspensa de categorias para manter as entradas consistentes.
• Experimente a assistência por IA: Quando precisar de uma fórmula que não sabe como escrever — por exemplo, uma que encontre a maior despesa em cada categoria — descreva o que você precisa em linguagem natural no ExcelGPT e obtenha a fórmula exata instantaneamente, sem precisar pesquisar na documentação.

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Perguntas Frequentes

Qual é a diferença entre uma pasta de trabalho e uma planilha?

A pasta de trabalho é o arquivo completo do Excel (o documento .xlsx que você salva e compartilha). A planilha — também chamada de folha — é uma guia individual dentro desse arquivo. Uma pasta de trabalho pode conter várias planilhas, o que é útil para organizar dados relacionados, como uma planilha por mês em um orçamento anual.

Como corrigir uma fórmula que exibe um erro em vez de um resultado?

O Excel exibe códigos de erro quando algo está errado. Os mais comuns são: #DIV/0! (você está dividindo por zero ou por uma célula vazia), #VALUE! (uma fórmula espera um número, mas encontrou texto), #REF! (uma referência de célula aponta para uma linha ou coluna excluída) e #NAME? (o Excel não reconhece um nome de função — verifique se há erros de digitação). Clique na célula com o erro, leia a barra de fórmulas com atenção e verifique se todas as células referenciadas contêm o tipo correto de dados.

Devo usar o recurso Tabela do Excel desde o início?

Sim, e é fácil. Selecione o intervalo de dados incluindo os cabeçalhos, pressione Ctrl + T, confirme o intervalo e clique em OK. O Excel converte seu intervalo em uma Tabela estruturada. As tabelas se expandem automaticamente quando você adiciona linhas, aplicam formatação consistente e tornam as fórmulas mais legíveis. Elas também funcionam muito bem com Tabelas Dinâmicas e o Power Query, portanto, começar com uma Tabela é quase sempre a escolha certa.

Como evitar que alguém edite acidentalmente minhas fórmulas?

Vá para Revisão → Proteger Planilha. Por padrão, todas as células estão "bloqueadas", mas a proteção não fica ativa até que você a ative aqui. Você pode definir uma senha e especificar o que os usuários têm permissão para fazer (por exemplo, selecionar células, mas não editá-las). Para permitir a edição em células específicas (como áreas de entrada de dados) enquanto protege as células de fórmula, primeiro selecione essas células de entrada, pressione Ctrl + 1 para abrir Formatar Células, vá para a guia Proteção e desmarque Bloqueada antes de ativar a proteção da planilha.