Jak startup zaoszczędził 20 godzin tygodniowo dzięki automatyzacji w Excelu

Dla wielu małych firm rozwój to miecz obosieczny. Wraz ze wzrostem sprzedaży rośnie również obciążenie administracyjne związane z jej śledzeniem. Z takim właśnie scenariuszem spotkał się rozwijający się, 10-osobowy startup zajmujący się rzemieślniczym paleniem kawy i e-commerce. Mimo sukcesów w wypalaniu ziaren, tonęli w morzu arkuszy kalkulacyjnych.

W każdy poniedziałkowy poranek zespoły operacyjne i sprzedażowe spędzały łącznie 20 godzin na ręcznym pobieraniu plików CSV z platformy Shopify, wklejaniu ich do głównego skoroszytu, standaryzacji formatów dat, wyszukiwaniu kosztów produktów i odbudowywaniu cotygodniowych wykresów sprzedaży. Zanim proces raportowania został zakończony, było już wtorkowe popołudnie, a dane zdążyły się zdezaktualizować.

W tym studium przypadku szczegółowo przeanalizujemy kroki, jakie podjął ten startup, aby zautomatyzować swoje raportowanie. Wdrażając nowoczesne narzędzia i formuły programu Excel, skrócili 20-godzinny ręczny proces do prostego odświeżenia „jednym kliknięciem”, trwającego zaledwie kilka sekund. Odkryjmy krok po kroku strategię automatyzacji w programie Excel, którą możesz powielić we własnej firmie.

Audyt strat czasu: Na co uciekało 20 godzin?

Przed wdrożeniem jakiejkolwiek automatyzacji, startup przeprowadził podstawowy audyt swojego cotygodniowego procesu raportowania, aby zidentyfikować najwęższe gardła. Te 20 godzin tracono głównie na cztery żmudne zadania:

• Ręczny import danych (5 godzin): Logowanie się na różnych platformach, pobieranie eksportów CSV oraz ręczne kopiowanie i wklejanie nowych wierszy do głównego arkusza.
• Czyszczenie danych (4 godziny): Poprawianie niespójnej wielkości liter, usuwanie zduplikowanych wpisów i konwertowanie dat sformatowanych jako tekst na rzeczywiste daty programu Excel.
• Wyszukiwanie krzyżowe (6 godzin): Ręczne aktualizowanie formuł `VLOOKUP`, aby pobrać prawidłowe koszty hurtowe i opłaty za wysyłkę dla każdego nowego zamówienia.
• Agregacja i tworzenie wykresów (5 godzin): Ręczne zaznaczanie zakresów i wykonywanie obliczeń w celu aktualizacji cotygodniowego dashboardu sprzedaży na poniedziałkowe spotkanie zarządu.

Rozwiązanie było jasne: startup musiał przestać traktować Excela jako statyczną siatkę do kopiowania i wklejania, a zacząć używać go jako zautomatyzowanego silnika danych.

Krok 1: Wyeliminowanie kopiuj-wklej dzięki Power Query

Największa transformacja nastąpiła, gdy zespół przestał kopiować i wklejać dane. Zamiast ręcznie otwierać nowo pobrane pliki CSV, zbudowali bezpośrednie, zautomatyzowane połączenie przy użyciu wbudowanej funkcji o nazwie Power Query.

Power Query to silnik w programie Excel, który umożliwia łączenie się z zewnętrznymi źródłami danych, automatyczne czyszczenie danych za pomocą zapisanego zestawu reguł i ładowanie ich do arkusza kalkulacyjnego. Gdy do źródła dodawane są nowe dane, Excel błyskawicznie powtarza dokładnie te same kroki czyszczenia.

Przewodnik: Łączenie folderu za pomocą Power Query

Zamiast importować pojedyncze pliki, startup utworzył dedykowany folder na udostępnionym dysku sieciowym o nazwie „Weekly_Sales_Exports”. Następnie poinstruowali program Excel, aby wczytywał wszystko, co się w nim znajduje:

1. Przejdź do karty Dane na wstążce programu Excel.
2. Kliknij Pobierz dane > Z pliku > Z folderu.
3. Znajdź folder „Weekly_Sales_Exports” i kliknij Otwórz.
4. W oknie dialogowym, które się pojawi, kliknij Połącz i przekształć dane.

To otworzyło Edytor Power Query. W tym miejscu startup zastosował swoje kroki czyszczenia danych tylko raz. Zmienili typ danych kolumny „Order Date” na Datę, zmienili wielkość liter na wielkie w kolumnie „Customer City” i usunęli puste wiersze. Następnie kliknęli Zamknij i załaduj. Teraz za każdym razem, gdy nowy cotygodniowy eksport trafia do tego folderu, wystarczy kliknąć „Odśwież”, a Excel automatycznie ułoży i wyczyści nowe dane.

Krok 2: Zastąpienie ręcznego wyszukiwania zaawansowanymi formułami

Gdy surowe dane sprzedażowe zaczęły automatycznie spływać do skoroszytu, zespół musiał obliczyć rentowność. Oznaczało to porównywanie każdego zamówienia z oddzielną tabelą „Product Master”, aby ustalić koszt własny sprzedaży (KWS).

W przeszłości zespół zmagał się z funkcją `VLOOKUP`, ponieważ psuła się ona za każdym razem, gdy ktoś wstawił nową kolumnę do tabeli Product Master. Aby zbudować solidną i odporną na awarie automatyzację, zdecydowali się na użycie funkcji INDEX MATCH.

Przewodnik po formułach: Dynamiczne wyszukiwanie

Kombinacja funkcji `INDEX` i `MATCH` jest niezwykle elastyczna. Funkcja `INDEX` zwraca wartość komórki w określonym wierszu i kolumnie, podczas gdy funkcja `MATCH` ustala dokładnie, w którym wierszu ta wartość się znajduje. Oto formuła, której użyli do automatycznego pobrania kosztu produktu:

=INDEX(Products!$C$2:$C$100, MATCH(Sales!$B2, Products!$A$2:$A$100, 0))

Zobaczmy, dlaczego to działa:

• Products!$C$2:$C$100: Jest to kolumna zawierająca Koszty (Costs), które chcemy pobrać.
• MATCH(Sales!$B2...): Ta część szuka ID produktu w nowym wierszu danych sprzedaży.
• Products!$A$2:$A$100: Jest to kolumna w arkuszu produktów zawierająca pasujące ID produktów.
• 0: Nakazuje programowi Excel szukać dokładnego dopasowania.

Dzięki umieszczeniu tej formuły w Tabeli Excela, automatycznie kopiuje się ona na sam dół za każdym razem, gdy Power Query załaduje nowe wiersze. Nie wymaga to już ręcznego przeciągania formuł.

Krok 3: Agregacja danych bez użycia kalkulatora

Dysponując czystymi danymi i automatycznie przeliczonymi dokładnymi kosztami, kolejnym krokiem było zbudowanie logiki dla raportowania najwyższego szczebla. Zarząd chciał widzieć cotygodniowe podsumowania: Całkowita Sprzedaż wg Regionu, Całkowity Zysk wg Kategorii Produktów i wiele innych.

Zamiast ręcznie filtrować dane i używać funkcji `SUM` w każdym tygodniu, zespół polegał na funkcji SUMIFS. `SUMIFS` sumuje wartości w zadanym zakresie wyłącznie wtedy, gdy spełniają one kilka określonych kryteriów jednocześnie.

Przewodnik po formułach: Sumowanie wielowarunkowe

Załóżmy, że zarząd chciał poznać łączny przychód wygenerowany przez produkt „Espresso Blend” w regionie „East” (Wschód). Startup użył dokładnie takiej struktury:

=SUMIFS(Sales_Data[Revenue], Sales_Data[Region], "East", Sales_Data[Product], "Espresso Blend")

Ponieważ sformatowali pobrane przez Power Query dane jako oficjalną Tabelę Excel (o nazwie Sales_Data), mogli używać eleganckich odwołań strukturalnych (takich jak `[Revenue]`) zamiast uciążliwych zakresów komórek (np. `H2:H15000`). Kiedy pojawiają się nowe dane, Tabela rozszerza się, a formuła `SUMIFS` dynamicznie aktualizuje wyliczoną sumę.

Krok 4: Budowa dynamicznego dashboardu

Nikt nie ma ochoty wpatrywać się w arkusz kalkulacyjny zawierający 50 000 wierszy danych. Ostatnim elementem 20-godzinnej łamigłówki była wizualizacja danych. Wcześniej zespół tworzył wykresy, ręcznie zaznaczając konkretne zakresy komórek – proces ten trzeba było co tydzień powtarzać wraz z napływem nowych danych.

W celu zautomatyzowania wizualizacji w raportach, zamienili oni swoje obliczenia w interaktywny dashboard (pulpit nawigacyjny) wykorzystując Tabele przestawne i Wykresy przestawne. Tabela przestawna automatycznie agreguje potężne bazy danych bez konieczności używania skomplikowanych formuł.

Funkcja raportowania	Stara, ręczna metoda	Metoda zautomatyzowana
Agregacja danych	Ręczne formuły SUM, cotygodniowe dostosowywanie zakresów komórek	Tabele przestawne połączone z dynamiczną tabelą Power Query
Filtrowanie według daty	Ręczne ukrywanie wierszy lub tworzenie nowych zakładek na każdy miesiąc	Fragmentatory osi czasu programu Excel (filtrowanie po datach jednym kliknięciem)
Wizualizacja trendów	Zaznaczanie zakresów w celu budowania statycznych wykresów słupkowych	Wykresy przestawne, które automatycznie rozbudowują się o nowe dane

Podpinając Fragmentatory (interaktywne, wizualne filtry) do Wykresów przestawnych, zespół zarządczy mógł kliknąć przycisk np. „Q3” lub „West Region” i obserwować, jak wszystkie wykresy na dashboardzie aktualizują się natychmiastowo. Zespół operacyjny nie musiał więcej tworzyć spersonalizowanych wykresów na każdą prośbę przełożonych.

Krok 5: Makro odświeżające „jednym kliknięciem”

W tym momencie proces był już niemal w pełni zautomatyzowany. Gdy nowe pliki CSV zostały zapisane w folderze docelowym, użytkownik musiał zaledwie wejść w zakładkę Dane i kliknąć „Odśwież wszystko”. Startup chciał jednak sprawić, by proces był absolutnie banalny dla nietechnicznych członków zarządu.

Żeby to osiągnąć, użyli niewielkiego fragmentu kodu w języku Visual Basic for Applications (VBA), nagrywając podstawowe makro. Wykreowali duży, przyjemny dla oka przycisk „AKTUALIZUJ DASHBOARD” bezpośrednio na głównej stronie dashboardu i przypięli go do jednolinijkowego skryptu VBA:

Sub RefreshDashboard()
    ActiveWorkbook.RefreshAll
    MsgBox "Dashboard has been successfully updated with the latest data!", vbInformation
End Sub

Od teraz nawet dyrektor, który wcześniej unikał jak ognia pracy w Excelu, mógł wejść w plik, kliknąć wielki przycisk i obserwować, jak Power Query wciąga nowe pliki CSV, INDEX MATCH aktualizuje pozycje kosztowe, SUMIFS przeliczają agregaty, a Wykresy przestawne same się odświeżają.

Wyniki: Pracuj mądrzej, a nie ciężej

Dzięki zastosowaniu Power Query, potężnych formuł, Tabel przestawnych oraz bardzo prostego makra, 10-osobowy startup zrewolucjonizował swoje działania operacyjne. Rezultaty dało się zauważyć od razu:

• Zaoszczędzone 20 godzin w skali tygodnia: Daje to odpowiednik etatu dla pracownika na pół gwizdka, pozwalając tym samym zespołowi operacyjnemu sfokusować się na negocjacjach dostawczych i logistyce zamiast na ślęczeniu nad klawiszami Ctrl+C i Ctrl+V.
• Zero ludzkich pomyłek: Ponieważ za przeliczenia matematyczne i formatowanie danych odpowiadają reguły w formułach i Power Query, nikt już nie musi martwić się o literówki spowodowane przez tzw. „grube palce” w raportach dla kadry C-level.
• Podejmowanie decyzji w czasie rzeczywistym: Zarząd nie musi czekać do popołudnia we wtorek na informacje o sprzedaży z poprzedniego weekendu. Rano w poniedziałek mogą zwyczajnie wrzucić nowy CSV do odpowiedniego folderu i zaktualizować cały dashboard w dosłownie 10 sekund.

Jak przyspieszyć własną automatyzację w programie Excel

Nie potrzebujesz doktoratu z informatyki, aby zautomatyzować własne raportowanie biznesowe. Dzisiejsze innowacje w Excelu, m.in. Power Query, są zaprojektowane z myślą o powszechnej dostępności i przyjaznym interfejsie graficznym, tak aby obyło się bez zaawansowanego pisania kodu.

Na dodatek pisanie kompleksowych i zagnieżdżonych po uszy formuł jeszcze nigdy nie było równie proste. Jeśli na sam widok składni danej funkcji dostajesz mętliku w głowie, to bez obaw, nie tylko Ty tak masz. Możesz sięgnąć po wsparcie sztucznej inteligencji, takiej jak ExcelGPT, żeby najzwyczajniej w świecie opisać problem po swojemu — na przykład, „Podaj mi formułę, która policzy łączny obrót dla regionu East dla produktu Espresso Blend” — a idealnie sformatowaną funkcję otrzymasz w mgnieniu oka. Tego rodzaju programy w niesamowity sposób zmniejszają barierę wejścia do tworzenia użytecznych, rzetelnych systemów raportowych.

Zacznij drobnymi krokami. Zidentyfikuj i weź na warsztat jeden plik, w którym przeważa ręczne kopiowanie i wklejanie danych, po czym spróbuj użyć chociaż jednego z podanych tu narzędzi z omawianego studium przypadku. Jak tylko zaoszczędzisz pierwszą godzinę żmudnej roboty, spojrzysz na poczciwego Excela kompletnie inaczej.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy potrzebuję starszej czy nowszej wersji Excela, aby wykonać taką automatyzację?

Aby skopiować przepływ pracy opisany w tym studium przypadku, powinieneś używać programu Excel 2016 lub nowszego, bądź pakietu Microsoft 365. Narzędzie Power Query (funkcjonujące w przeszłości jako Pobieranie i przekształcanie) jest bezpośrednio wbudowane na karcie Dane w nowszych iteracjach oprogramowania.

Czy narzędzie Power Query jest trudne do opanowania dla początkującego?

Zupełnie nie. Chociaż w tle narzędzia Power Query działa dość skomplikowany język programistyczny (o nazwie „M”), około 95% zadań połączonych z czyszczeniem danych można „wyklikać” za pomocą ikon ulokowanych na wstążce Edytora Power Query. Jeśli odnajdujesz się jako tako w standardowych menu w Excelu, z Power Query również sobie bezproblemowo poradzisz.

Dlaczego warto używać INDEX MATCH lub XLOOKUP zamiast VLOOKUP?

Klasyczna funkcja `VLOOKUP` znana jest z tego, że szybko „wyrzuca błąd”, gdy np. dołączysz nową kolumnę (albo skasujesz obecną) do swoich danych źródłowych – a to wszystko dlatego, że wymaga wklepania na „sztywno” indeksu numerycznego dla przeszukiwanej kolumny (np. „zwróć kolumnę nr 3”). Funkcje takie jak `INDEX MATCH` (oraz nowszy `XLOOKUP`) namierzają w konkretny sposób dany zakres dla poszczególnej kolumny, co z kolei daje bezpieczną swobodę w ewentualnym kasowaniu czy dorzucaniu kolumn, nie siejąc przy okazji zniszczenia w funkcjonującej już na arkuszu automatyzacji.

Czy mogę udostępnić zautomatyzowany skoroszyt mojemu zespołowi?

Oczywiście. Gdy używasz Power Query do ściągania danych np. z wybranego folderu z zewnątrz (chociażby tego z plikami CSV omówionymi w artykule), upewnij się jedynie, że rzeczone repozytorium znajduje się na współdzielonym z pozostałymi członkami zespołu dysku lokalnym lub na zsynchronizowanym dysku w chmurze (np. OneDrive lub SharePoint). Dopóki każda jednostka zespołu dysponuje bezkolizyjnym połączeniem do wspomnianej ścieżki dostępu do foldera, może po prostu kliknąć i użyć przycisku „Odśwież”, uzyskując tym samym błyskawiczną aktualizację najświeższych wpisów.