Hàm TEXT: Định dạng số thành văn bản trong Excel

Bạn đã bao giờ cố gắng kết hợp một số hoặc ngày tháng với một nhãn văn bản trong Excel, nhưng kết quả lại ra kiểu như "Doanh thu: 48293.5" hoặc "Ngày báo cáo: 45012"? Đó là do dữ liệu thô của Excel đang rò rỉ vào đầu ra của bạn — và đây chính xác là vấn đề mà hàm TEXT được tạo ra để giải quyết.

Hàm TEXT chuyển đổi một giá trị số thành một chuỗi văn bản được định dạng. Nó cho phép bạn kiểm soát chính xác cách hiển thị số, tiền tệ, tỷ lệ phần trăm, ngày và giờ — cho dù bạn đang lập báo cáo, tạo nhãn hay lắp ráp các đầu ra dạng câu văn động. Hướng dẫn này sẽ cung cấp cho bạn mọi thứ cần biết, từ cú pháp cơ bản đến các ví dụ thực tế trong công việc.

Cú pháp hàm TEXT

Cú pháp của hàm rất đơn giản:

=TEXT(value, format_text)

• value — Số, ngày hoặc tham chiếu ô mà bạn muốn định dạng.
• format_text — Mã định dạng, được đặt trong dấu ngoặc kép, cho Excel biết cách hiển thị giá trị đó.

Kết quả trả về luôn là một chuỗi văn bản, không phải là số. Điều này có nghĩa là bạn không thể sử dụng đầu ra của hàm TEXT trong các phép tính toán học mà không chuyển đổi nó trở lại thành số trước.

Mã định dạng: Cốt lõi của hàm TEXT

Mã định dạng (format code) là những mã bạn thường thấy trong hộp thoại "Format Cells" của Excel (Ctrl + 1). Bạn có thể sử dụng chúng trực tiếp bên trong hàm TEXT. Dưới đây là các thành phần cơ bản phổ biến nhất:

Mã	Ý nghĩa	Đầu vào ví dụ	Đầu ra ví dụ
0	Trình giữ chỗ chữ số (hiển thị số 0)	7	"007" với "000"
#	Trình giữ chỗ chữ số (không có số 0 thừa)	1234.5	"1234.5" với "#.#"
,	Dấu phân cách hàng nghìn	1000000	"1,000,000" với "#,##0"
.	Dấu thập phân	3.14159	"3.14" với "0.00"
%	Phần trăm (nhân với 100)	0.75	"75.0%" với "0.0%"
$	Ký hiệu tiền tệ (nguyên văn)	2500	"$2,500" với "$#,##0"
d / dd	Ngày (1 hoặc 2 chữ số)	Ngày tháng	"5" hoặc "05"
mmm / mmmm	Tháng (viết tắt/đầy đủ)	Ngày tháng	"Jan" hoặc "January"
yyyy	Năm 4 chữ số	Ngày tháng	"2025"
h:mm AM/PM	Thời gian có AM/PM	Giá trị thời gian	"9:05 AM"

Định dạng số: Các ví dụ phổ biến

Thêm dấu phân cách hàng nghìn và phần thập phân

=TEXT(A2, "#,##0.00")

Nếu ô A2 chứa 48293.5, công thức này trả về "48,293.50" — gọn gàng, dễ đọc và sẵn sàng để sử dụng trong nhãn báo cáo.

Hiển thị tiền tệ

=TEXT(A2, "$#,##0.00")

Biến 2500 thành "$2,500.00". Hữu ích khi kết hợp số với văn bản, chẳng hạn như:

="Total Revenue: "&TEXT(B5,"$#,##0")

Kết quả là: Total Revenue: $48,294

Định dạng tỷ lệ phần trăm

=TEXT(A2, "0.0%")

Nếu A2 là 0.876, kết quả sẽ là "87.6%". Rất lý tưởng để xây dựng các câu tóm tắt KPI trong Bảng điều khiển Bán hàng trong Excel.

Thêm số 0 vào trước các số

=TEXT(A2, "00000")

Hữu ích cho mã nhân viên, mã sản phẩm hoặc mã bưu điện. Biến 742 thành "00742".

Định dạng Ngày tháng với hàm TEXT

Ngày tháng trong Excel được lưu trữ dưới dạng số sê-ri (ví dụ: ngày 1 tháng 1 năm 2025 = 45658). Hàm TEXT cho phép bạn hiển thị chúng ở bất kỳ định dạng dễ đọc nào.

Các ví dụ định dạng ngày tháng phổ biến

=TEXT(A2, "dd/mm/yyyy")      → "14/06/2025"
=TEXT(A2, "mmmm d, yyyy")   → "June 14, 2025"
=TEXT(A2, "ddd, mmm d")     → "Sat, Jun 14"
=TEXT(A2, "yyyy-mm-dd")     → "2025-06-14"

Điều này đặc biệt tiện lợi khi tạo tiêu đề báo cáo hoặc nhãn tiến độ. Ví dụ, nếu bạn đang làm việc với Tiến độ Dự án hoặc Biểu đồ Gantt trong Excel, các nhãn ngày được định dạng sẽ giúp biểu đồ của bạn dễ đọc hơn rất nhiều.

Kết hợp Ngày tháng với Văn bản

="Report generated on: "&TEXT(TODAY(),"mmmm d, yyyy")

Kết quả: Report generated on: June 14, 2025

Nếu không có hàm TEXT, kết quả sẽ là "Report generated on: 45658" — một con số vô nghĩa đối với bất kỳ người đọc nào.

Định dạng Thời gian với hàm TEXT

Thời gian trong Excel là các số thập phân (ví dụ: 0.5 = buổi trưa). Hàm TEXT xử lý chúng một cách gọn gàng:

=TEXT(A2, "h:mm AM/PM")     → "9:05 AM"
=TEXT(A2, "hh:mm:ss")       → "09:05:32"
=TEXT(A2, "[h] hours")      → "14 hours" (elapsed time)

Định dạng [h] đặc biệt hữu ích cho thời gian trôi qua — nó cho phép số giờ vượt quá 24, điều này rất quan trọng để theo dõi số giờ làm việc trong nhiều ngày.

Hướng dẫn thực tế: Xây dựng dòng tóm tắt hóa đơn động

Giả sử bạn đang làm một hóa đơn và muốn có một dòng tóm tắt gọn gàng kết hợp giữa văn bản và số. Cấu trúc như sau:

• A1: Ngày hóa đơn → B1: 2025-06-14 (một giá trị ngày thực tế)
• A2: Số tiền cần thanh toán → B2: 3750
• A3: Hạn thanh toán → B3: 30 (ngày)

Bạn muốn tự động tạo ra câu này:

"Invoice dated June 14, 2025 for $3,750.00 is due in 30 days."

Đây là công thức:

="Invoice dated "&TEXT(B1,"mmmm d, yyyy")&" for "&TEXT(B2,"$#,##0.00")&" is due in "&B3&" days."

Chỉ một công thức này có thể lắp ráp động toàn bộ câu. Hãy thay đổi ngày, số tiền hoặc số ngày — câu văn sẽ tự động cập nhật. Loại nhãn động này cực kỳ vô giá đối với các mẫu lập hóa đơn và thanh toán chuyên nghiệp.

Hàm TEXT và Định dạng ô trực tiếp

Một câu hỏi thường gặp: tại sao không định dạng ô bằng hộp thoại Format Cells? Dưới đây là điểm khác biệt chính:

• Định dạng ô (Cell formatting) thay đổi cách một số hiển thị nhưng giá trị thực bên dưới vẫn là số. Bạn vẫn có thể dùng nó trong các phép tính.
• Hàm TEXT chuyển đổi giá trị thành văn bản thực sự. Kết quả không thể được sử dụng trong các hàm toán học như SUM, AVERAGE — nhưng nó có thể được nối vào các chuỗi, và nó hiển thị chính xác như đã định dạng bất kể cài đặt khu vực của người dùng.

Hãy sử dụng hàm TEXT khi bạn cần nhúng các con số vào câu văn, xây dựng các định dạng xuất dữ liệu nhất quán hoặc đảm bảo định dạng được cố định bất kể cài đặt ngôn ngữ khu vực. Hãy dùng định dạng ô khi bạn vẫn cần con số đó hoạt động như một giá trị số thực sự.

Kết hợp hàm TEXT với các hàm khác

Hàm TEXT thậm chí còn trở nên mạnh mẽ hơn khi được kết hợp với các hàm Excel khác.

TEXT + IF

=IF(B2>0, "Profit: "&TEXT(B2,"$#,##0"), "Loss: "&TEXT(ABS(B2),"$#,##0"))

Công thức này tạo ra một đầu ra có nhãn tự động thích ứng với các giá trị dương hoặc âm. Nếu bạn muốn tìm hiểu sâu hơn về logic điều kiện, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về Hàm IF: Kiểm tra logic và hàm IF lồng nhau.

TEXT + VLOOKUP

="Order "&TEXT(VLOOKUP(A2,OrderTable,2,0),"00000")&" shipped."

Trích xuất một mã đơn hàng và điền thêm số 0 cho đủ 5 chữ số bên trong một câu — tất cả chỉ trong một công thức.

TEXT + TODAY / NOW

="As of "&TEXT(TODAY(),"dddd, mmmm d")&" - data is current."

Tạo một nhãn thời gian cập nhật trực tiếp trong tiêu đề bảng điều khiển (dashboard) của bạn. Hãy kết hợp nó với bảng điều khiển động trong Excel để có các báo cáo chuyên nghiệp, tự động cập nhật.

Các lỗi thường gặp cần tránh

• Quên dấu ngoặc kép quanh mã định dạng. =TEXT(A2, #,##0) sẽ báo lỗi. Hãy luôn đặt mã định dạng trong dấu ngoặc kép: =TEXT(A2, "#,##0").
• Sử dụng đầu ra của hàm TEXT trong tính toán. Vì kết quả là văn bản, =TEXT(A2,"0.00")+10 sẽ báo lỗi hoặc trả về 0. Hãy thực hiện tính toán trước, sau đó mới dùng hàm TEXT để bọc bên ngoài.
• Ký hiệu phụ thuộc vào khu vực. Nếu bạn gắn cứng ký hiệu "$" nhưng người dùng lại ở Châu Âu, hãy cân nhắc xem bạn có cần một phương pháp trung lập về khu vực hay một ký hiệu tiền tệ động từ một ô khác không.
• Nhầm lẫn giữa mã tháng và phút. Cả hai đều dùng chữ "m" — Excel sẽ hiểu "m" là phút khi nó đứng ngay sau giờ trong định dạng thời gian, và ngược lại sẽ hiểu là tháng. Hãy sử dụng "mm" thật cẩn thận trong các định dạng kết hợp ngày-giờ.

Nhận công thức TEXT ngay lập tức với ExcelGPT

Nếu bạn không chắc nên sử dụng mã định dạng nào cho một đầu ra cụ thể — giả sử, bạn muốn các số hiển thị dưới dạng "1st", "2nd", "3rd" hoặc cần một định dạng ngày tài chính tùy chỉnh — bạn có thể mô tả yêu cầu của mình bằng ngôn ngữ tự nhiên cho ExcelGPT và nhận công thức TEXT chính xác (bao gồm cả mã định dạng) trong vài giây, mà không cần phải ghi nhớ từng tổ hợp mã.

Để biết thêm các cách đơn giản hóa việc viết công thức và chuẩn bị dữ liệu, hãy xem bài viết Sử dụng AI để Dọn dẹp và Chuyển đổi Dữ liệu trong Excel.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Tại sao công thức TEXT của tôi trả về số thay vì văn bản đã được định dạng?

Điều này thường có nghĩa là ô đang được định dạng là "Number" (Số) và Excel đang tự động chuyển kết quả văn bản trở lại thành số. Hãy chọn ô đó, định dạng nó thành "Text" (Văn bản) hoặc "General" (Chung), và nhập lại công thức. Đồng thời kiểm tra kỹ xem mã định dạng của bạn đã nằm trong dấu ngoặc kép chưa.

Tôi có thể sử dụng TEXT để định dạng các số âm theo cách khác không?

Có. Mã định dạng của Excel hỗ trợ tối đa bốn phần được phân cách bằng dấu chấm phẩy: số dương; số âm; số 0; văn bản. Ví dụ: "$#,##0.00;($#,##0.00);"-"" hiển thị giá trị dương theo định dạng tiêu chuẩn, số âm trong dấu ngoặc đơn và số 0 dưới dạng dấu gạch ngang.

Hàm TEXT có hoạt động với ngày tháng trong tất cả các phiên bản Excel không?

Có. Hàm TEXT và các mã định dạng ngày tháng của nó (d, dd, mmm, mmmm, yy, yyyy, v.v.) được hỗ trợ trong tất cả các phiên bản Excel hiện đại — bao gồm Excel 2010, 2013, 2016, 2019, 2021, Microsoft 365 và Excel Online. Kết quả đầu ra có thể khác biệt một chút nếu cài đặt ngày tháng theo khu vực giữa những người dùng khác nhau.

Điểm khác biệt giữa hàm TEXT và NUMBERVALUE là gì?

Chúng thực hiện hai công việc trái ngược nhau. Hàm TEXT chuyển đổi một số thành một chuỗi văn bản được định dạng. Hàm NUMBERVALUE chuyển đổi một chuỗi văn bản trông giống như số trở lại thành một giá trị số thực sự. Hãy sử dụng hàm NUMBERVALUE (hoặc VALUE) khi bạn cần đảo ngược tác dụng của hàm TEXT để có thể tiếp tục tính toán toán học trên kết quả đó.