Mẫu hóa đơn: Lập hóa đơn chuyên nghiệp trong Excel

Mỗi khi bạn gửi hóa đơn cho khách hàng, bạn đang khẳng định giá trị của doanh nghiệp mình. Một hóa đơn rõ ràng, chính xác và chuyên nghiệp không chỉ đảm bảo bạn được thanh toán đúng hạn—mà còn củng cố uy tín thương hiệu của bạn. Mặc dù có vô số phần mềm lập hóa đơn cao cấp trên thị trường, bạn đã có sẵn trong tay một trong những công cụ lập hóa đơn mạnh mẽ và dễ tùy chỉnh nhất: Microsoft Excel.

Việc xây dựng một mẫu hóa đơn tùy chỉnh là thành phần cốt lõi khi sử dụng Excel trong kế toán. Bằng cách tận dụng một vài mẹo định dạng và các công thức thiết yếu, bạn có thể tạo một mẫu hóa đơn tự động, có thể tái sử dụng để tính tổng, cộng thuế, áp dụng chiết khấu và thậm chí tự động trích xuất thông tin khách hàng. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ dẫn dắt bạn qua quá trình thiết kế một mẫu hóa đơn chuyên nghiệp từ con số không.

Tại sao nên sử dụng Excel để lập hóa đơn?

Bạn có thể tự hỏi tại sao phải xây dựng hóa đơn từ đầu trong khi đã có sẵn các mẫu trên mạng. Câu trả lời là sự kiểm soát hoàn toàn. Khi bạn tự thiết kế hóa đơn của mình trong Excel, bạn sẽ có được những lợi thế sau:

• Tùy chỉnh: Bạn có thể tùy chỉnh hóa đơn sao cho hoàn toàn phù hợp với màu sắc, kiểu chữ và logo thương hiệu của mình.
• Linh hoạt: Bạn cần một mục chi phí riêng cho vận chuyển? Hay một mức thuế suất theo địa phương? Hoặc một hệ thống chiết khấu theo bậc phức tạp? Bạn có thể điều chỉnh các phép tính ngay lập tức.
• Tự động hóa: Bằng cách sử dụng các hàm như SUM, IF, và VLOOKUP, mẫu của bạn sẽ thực hiện các công việc nặng nhọc, giảm thiểu lỗi nhập liệu thủ công.
• Tiết kiệm chi phí: Không cần trả phí đăng ký hàng tháng cho các nhu cầu lập hóa đơn cơ bản.

Các yếu tố thiết yếu của một hóa đơn chuyên nghiệp

Trước khi đi sâu vào bảng tính, hãy xác định những yếu tố cần có. Bất kể bạn thuộc ngành nghề nào, một hóa đơn chuyên nghiệp luôn cần có:

• Thông tin công ty của bạn: Tên, logo, địa chỉ, số điện thoại và email.
• Thông tin khách hàng: Tên người nhận, công ty và địa chỉ thanh toán.
• Chi tiết hóa đơn: Số hóa đơn duy nhất, ngày lập hóa đơn và ngày đến hạn.
• Các mục chi phí: Bản phân tích rõ ràng về các sản phẩm hoặc dịch vụ đã cung cấp, bao gồm số lượng và đơn giá.
• Tổng số tiền: Tổng phụ, các khoản chiết khấu áp dụng, thuế suất và số tiền thuế, cùng tổng số tiền cuối cùng phải thanh toán.
• Điều khoản thanh toán: Hướng dẫn rõ ràng về cách thanh toán (thông tin ngân hàng, liên kết thanh toán) và các chính sách phí trễ hạn.

Hướng dẫn chi tiết từng bước: Xây dựng mẫu hóa đơn

Hãy mở một workbook Excel trống và bắt đầu thực hiện. Chúng ta sẽ chia quá trình này thành bốn bước dễ quản lý, tập trung vào bố cục, nhập dữ liệu, cấu trúc và công thức.

Bước 1: Thiết lập bố cục và xây dựng thương hiệu

Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng. Mặc định, Excel trông giống như một lưới toán học, không mấy thu hút về mặt hình ảnh đối với một tài liệu gửi cho khách hàng. Hãy làm cho nó gọn gàng hơn.

1. Tắt đường lưới: Chuyển đến thẻ View trên Ribbon và bỏ chọn ô Gridlines. Bây giờ bạn đã có một không gian làm việc trắng, sạch sẽ.
2. Điều chỉnh độ rộng cột: Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng các cột từ A đến F cho hóa đơn. Để Cột A hẹp (khoảng 20 pixel) làm lề. Làm cho Cột B rộng hơn cho trường "Mô tả", và giữ các cột C, D, E, và F ở mức vừa phải cho Số lượng, Đơn giá, và Tổng tiền.
3. Thêm logo của bạn: Đi tới Insert > Pictures và chèn logo công ty của bạn ở góc trên cùng bên trái (khu vực ô B2).
4. Thêm thông tin công ty: Ở góc trên cùng bên phải (từ ô E2:F5), nhập tên doanh nghiệp, địa chỉ và thông tin liên hệ của bạn. Căn phải phần văn bản này để nó trông gọn gàng so với lề phải.

Bước 2: Thông tin khách hàng và chi tiết hóa đơn

Tiếp theo, bạn cần xác định hóa đơn này dành cho ai và khi nào đến hạn. Phía dưới logo của bạn (khoảng hàng 8), hãy tạo hai phần:

Người nhận thanh toán (Bill To):
Trong ô B8, nhập Bill To: in đậm. Để trống các ô từ B9 đến B11 cho tên, địa chỉ và email của khách hàng.

Dữ liệu hóa đơn:
Ở phía bên phải, quanh khu vực ô E8 đến F10, hãy thiết lập các định danh cho hóa đơn của bạn. Bạn có thể tự động hóa ngày tháng bằng các hàm có sẵn của Excel. Để lấy ngày hiện tại, hãy nhập:

=TODAY()

Để tự động tính ngày đến hạn cách ngày lập hóa đơn 30 ngày, bạn có thể sử dụng phép toán đơn giản. Nếu ngày lập hóa đơn của bạn ở ô F9, nhấp vào ô F10 (Ngày đến hạn) và nhập:

=F9 + 30

Bước 3: Tạo bảng các mục chi phí

Đây là trọng tâm của mẫu hóa đơn của bạn. Khoảng hàng 14, hãy tạo các tiêu đề cột. Chúng ta sẽ sử dụng một thiết lập tiêu chuẩn:

Mô tả (B)	SL (C)	Đơn giá (D)	Chịu thuế (E)	Thành tiền (F)
Thiết kế lại trang web	1	$1,500.00	Có	$1,500.00
Lưu trữ hàng tháng	12	$25.00	Có	$300.00

Áp dụng đường viền cho cạnh dưới của hàng tiêu đề để tách biệt với dữ liệu. Sử dụng chữ in đậm và có thể thêm một màu nền nhẹ nhàng, phù hợp với logo của bạn để làm cho các tiêu đề nổi bật hơn.

Bước 4: Tự động tính tổng và thuế bằng công thức

Bây giờ, hãy thêm "phép màu" khiến Excel trở thành công cụ lập hóa đơn hoàn hảo. Chúng ta muốn cột "Thành tiền" tự động nhân Số lượng với Đơn giá.

Tại ô F15 (hàng đầu tiên dưới cột "Thành tiền"), nhập công thức sau:

=IF(OR(ISBLANK(C15), ISBLANK(D15)), "", C15 * D15)

Chúng ta lồng phép nhân của mình vào một Hàm IF. Logic này nói với Excel: "Nếu ô Số lượng hoặc Đơn giá bị trống, hãy để trống ô Tổng. Ngược lại, hãy nhân chúng với nhau." Điều này ngăn chặn các giá trị 0 hoặc lỗi xấu xí xuất hiện ở các hàng không sử dụng.

Kéo công thức này xuống cho bao nhiêu hàng tùy theo nhu cầu của bạn (ví dụ: xuống đến hàng 30).

Cuối cùng, ở góc dưới cùng bên phải của bảng (khoảng hàng 32-35), hãy tính toán các con số cuối cùng của bạn:

• Tổng phụ: =SUM(F15:F30)
• Thuế suất: Nhập tỷ lệ thuế tại địa phương của bạn (ví dụ: 8.5%) theo cách thủ công ở ô liền kề.
• Tiền thuế: Nhân tổng phụ với thuế suất: =F32 * E33
• Tổng phải thanh toán: Cộng Tổng phụ và Tiền thuế: =F32 + F33

Tự động hóa bằng công thức nâng cao: VLOOKUP cho chi tiết khách hàng

Nếu bạn có những khách hàng thường xuyên, việc nhập địa chỉ của họ thủ công mỗi lần sẽ rất nhàm chán. Bạn có thể tự động hóa hoàn toàn thao tác này bằng cách tạo một worksheet riêng có tên là "Client Database" (Cơ sở dữ liệu khách hàng) và sử dụng Hàm VLOOKUP.

Trong sheet "Client Database" của bạn, hãy tạo một bảng với Tên khách hàng ở cột A, Địa chỉ đường ở cột B, Thành phố/Tỉnh ở cột C, và Email ở cột D.

Quay lại mẫu Hóa đơn của bạn, nhập tên khách hàng vào ô B9. Trong ô B10 (nơi hiển thị địa chỉ), nhập công thức VLOOKUP để tìm kiếm tên khách hàng đó và trả về địa chỉ của họ:

=VLOOKUP(B9, 'Client Database'!A:D, 2, FALSE)

Dưới đây là phân tích cú pháp:

• B9: Giá trị tìm kiếm (tên khách hàng).
• 'Client Database'!A:D: Mảng vùng dữ liệu nơi Excel sẽ tìm kiếm dữ liệu.
• 2: Số chỉ mục của cột chứa địa chỉ.
• FALSE: Yêu cầu Excel tìm kiếm khớp chính xác.

Sử dụng Data Validation cho danh sách thả xuống

Để thủ thuật VLOOKUP này hoàn toàn không có sai sót, bạn nên ngăn bản thân hoặc nhân viên gõ sai tên khách hàng. Bạn có thể đạt được điều này bằng cách sử dụng Data Validation.

Nhấp vào ô B9 (ô Tên khách hàng trên hóa đơn). Chuyển đến thẻ Data và nhấp vào Data Validation. Dưới trình đơn thả xuống "Allow", chọn List. Trong hộp "Source", bôi đen cột tên khách hàng từ sheet Client Database của bạn. Giờ đây, bất cứ khi nào bạn nhấp vào ô B9, một trình đơn thả xuống gọn gàng sẽ xuất hiện, cho phép bạn chọn khách hàng. Các công thức VLOOKUP sau đó sẽ tự động điền phần còn lại của hóa đơn ngay lập tức!

Bảo vệ mẫu của bạn và chuẩn bị sẵn sàng để in

Sau khi bố cục, các công thức và định dạng của bạn đã hoàn hảo, bạn cần đảm bảo tài liệu tạo ra một tệp PDF đẹp mắt. Việc gửi một tệp Excel lộn xộn với vô số khoảng trắng sẽ trông rất thiếu chuyên nghiệp.

Đầu tiên, bôi đen khu vực chính xác của hóa đơn của bạn (từ ô A1 xuống đến góc dưới cùng bên phải của phần điều khoản thanh toán, giả sử là F45). Chuyển đến Page Layout > Print Area > Set Print Area. Điều này đảm bảo rằng chỉ khu vực hóa đơn mới được lưu.

Tiếp theo, chuyển đến Page Layout > Margins > Custom Margins. Đánh dấu vào ô để căn giữa trang theo chiều ngang Horizontally. Để tìm hiểu sâu hơn về việc điều chỉnh ngắt trang, tiêu đề đầu trang và chân trang, hãy xem lại hướng dẫn của chúng tôi về mẹo in ấn trong Excel để đảm bảo tài liệu của bạn luôn trông hoàn hảo.

Để hoàn thiện mẫu của bạn, bạn nên "khóa" các ô chứa công thức để tránh vô tình ghi đè lên chúng. Chọn các ô nơi bạn nhập dữ liệu thủ công (Số hóa đơn, Mô tả, Số lượng, Đơn giá), nhấp chuột phải, chọn Format Cells, chuyển đến thẻ Protection, và bỏ chọn Locked. Sau đó, chuyển đến thẻ Review và nhấp vào Protect Sheet. Lưu tệp này dưới dạng Mẫu Excel (.xltx) để bạn luôn mở được một bản sao mới.

Tiết kiệm thời gian tạo các công thức lập hóa đơn phức tạp

Mặc dù các hàm SUM và IF cơ bản đã đáp ứng hầu hết các nhu cầu lập hóa đơn, doanh nghiệp của bạn có thể yêu cầu các mức chiết khấu phân cấp phức tạp, chuyển đổi tiền tệ quốc tế hoặc tính thuế có điều kiện dựa trên tiểu bang/tỉnh thành của khách hàng.

Việc viết các công thức logic lồng nhau phức tạp có thể gây tốn thời gian và bực bội. Đó là lúc AI có thể thay bạn làm những công việc nặng nhọc. Với ExcelGPT, bạn chỉ cần mô tả logic lập hóa đơn của mình bằng ngôn ngữ tự nhiên—chẳng hạn như, "Tính mức chiết khấu 10% chỉ khi tổng phụ trên $1,000, nhưng loại trừ chi phí vận chuyển"—và ngay lập tức nhận được công thức chính xác, không có lỗi để dán vào mẫu hóa đơn của bạn. Nó loại bỏ sự phỏng đoán khỏi quá trình tự động hóa bảng tính phức tạp để bạn có thể tập trung vào việc điều hành doanh nghiệp của mình.

Các câu hỏi thường gặp

Làm thế nào để tự động tạo số hóa đơn theo thứ tự?

Vì các mẫu Excel mở ra dưới dạng workbook mới, việc tự động tạo số thứ tự yêu cầu phải sử dụng VBA macro. Đối với một phương pháp đơn giản hơn, không cần mã hóa, nhiều doanh nghiệp chỉ cần nhập số hóa đơn theo cách thủ công hoặc dựa vào ngày tháng (ví dụ: "INV-20231024-01").

Tôi có thể thêm một hàng "Chiết khấu" trước khi tính Thuế không?

Có. Hãy chèn một hàng phía trên Tổng phụ của bạn. Nhập chiết khấu dưới dạng số âm hoặc phần trăm. Cập nhật công thức Tổng phụ của bạn để trừ đi khoản chiết khấu từ tổng các mục chi phí. Đảm bảo phép tính Thuế của bạn tham chiếu đến ô Tổng phụ vừa được điều chỉnh này.

Làm cách nào để lưu hóa đơn Excel đã hoàn chỉnh để gửi cho khách hàng?

Không bao giờ gửi tệp .xlsx gốc, vì khách hàng có thể chỉnh sửa các con số. Chuyển đến File > Save a Copy (hoặc Save As), và thay đổi định dạng tệp từ Excel Workbook thành PDF (*.pdf). Điều này sẽ tạo ra một tài liệu bảo mật, không thể chỉnh sửa, trông giống hệt như một tờ giấy được in ra.

Làm cách nào để theo dõi tất cả các hóa đơn mà tôi đã gửi?

Mặc dù một mẫu hóa đơn rất tuyệt vời để tạo hóa đơn, bạn vẫn nên duy trì một workbook "Theo dõi hóa đơn" (Invoice Tracker) riêng biệt. Sau khi lưu hóa đơn dưới dạng PDF, hãy ghi chép thủ công Số hóa đơn, Tên khách hàng, Tổng số tiền, Ngày gửi và Trạng thái thanh toán vào bảng theo dõi để quản lý dòng tiền và các tài khoản chưa thanh toán của bạn.