Tiến độ Dự án và Biểu đồ Gantt trong Excel

Quản lý dự án mà không có tiến độ rõ ràng giống như cố gắng di chuyển trong một thành phố mới mà không có bản đồ. Chậm trễ deadline, các thành viên trong nhóm mất phương hướng về trách nhiệm của họ, và các yếu tố phụ thuộc trở nên rối rắm. Dù trên thị trường có vô số công cụ quản lý dự án chuyên dụng, bạn không nhất thiết phải trả tiền đăng ký đắt đỏ để giữ cho nhóm của mình đi đúng hướng. Bạn có thể xây dựng một tiến độ dự án và biểu đồ Gantt chuyên nghiệp, mạnh mẽ ngay bên trong Excel.

Biểu đồ Gantt là một biểu đồ thanh trực quan giúp minh họa lịch trình dự án. Nó biểu diễn các công việc trên trục dọc và các khoảng thời gian trên trục ngang, giúp bạn vô cùng dễ dàng nhìn thấy khi nào một công việc bắt đầu, mất bao lâu và khi nào nên hoàn thành. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng tôi sẽ chỉ cho bạn chính xác cách thiết lập dữ liệu dự án, tính toán thời lượng công việc và tạo biểu đồ Gantt động bằng các tính năng gốc của Excel.

Tại sao nên sử dụng Excel để Quản lý Dự án?

Excel vẫn là một trong những công cụ quản lý dự án phổ biến nhất trong thế giới kinh doanh vì một vài lý do:

• Khả năng tiếp cận: Hầu như tất cả mọi người trong môi trường doanh nghiệp đều đã cài đặt Excel và biết những điều cơ bản về cách sử dụng.
• Tùy chỉnh: Không giống như các nền tảng SaaS cứng nhắc, trình theo dõi dự án bằng Excel có thể được điều chỉnh để phù hợp với quy trình làm việc, ngành nghề và nhu cầu báo cáo cụ thể của bạn.
• Tích hợp: Bạn có thể dễ dàng lấy dữ liệu từ các bảng tính khác, sử dụng các hàm tra cứu nâng cao như VLOOKUP hoặc INDEX và MATCH, và kết nối tiến độ của bạn với mô hình tài chính hoặc tài nguyên rộng hơn.

Bước 1: Thiết lập Bảng Dữ liệu Dự án

Nền tảng của bất kỳ biểu đồ Gantt tuyệt vời nào đều là dữ liệu rõ ràng, có cấu trúc. Trước khi chúng ta thao tác với bất kỳ biểu đồ nào, chúng ta cần tạo một bảng chứa thông tin dự án. Hãy mở một bảng tính Excel trống và thiết lập các cột sau:

ID Công việc	Tên Công việc	Người phụ trách	Ngày bắt đầu	Ngày kết thúc	Thời lượng (Ngày)
1	Khởi động Dự án	Sarah	10/01/2025	10/02/2025	2
2	Nghiên cứu Thị trường	David	10/03/2025	10/10/2025	6
3	Dự thảo Tiêu chuẩn kỹ thuật	Sarah	10/13/2025	10/17/2025	5
4	Đánh giá từ Khách hàng	Marcus	10/20/2025	10/22/2025	3

Mẹo nhỏ: Bôi đen dữ liệu của bạn và nhấn Ctrl + T để chuyển nó thành một Bảng Excel (Excel Table) chính thức. Điều này đảm bảo rằng mọi công việc mới bạn thêm vào dưới cùng sẽ tự động được đưa vào các công thức và biểu đồ.

Bước 2: Tính toán Thời lượng và Yếu tố phụ thuộc của Công việc

Để vẽ các thanh trên biểu đồ Gantt, Excel cần biết chính xác mỗi công việc sẽ mất bao nhiêu ngày. Mặc dù bạn chỉ cần lấy Ngày kết thúc trừ đi Ngày bắt đầu (ví dụ: =E2-D2), phương pháp này sẽ đếm cả những ngày cuối tuần. Trong kinh doanh, chúng ta thường chỉ quan tâm đến các ngày làm việc.

Để tính toán thời lượng làm việc thực tế, hãy sử dụng hàm NETWORKDAYS. Nếu ngày bắt đầu của bạn ở D2 và ngày kết thúc ở E2, hãy nhập công thức này vào cột Thời lượng (F2):

=NETWORKDAYS(D2, E2)

Nếu bạn có danh sách các ngày nghỉ lễ của công ty, bạn có thể thêm chúng vào làm đối số thứ ba tùy chọn: =NETWORKDAYS(D2, E2, Holiday_List_Range).

Xử lý các Yếu tố phụ thuộc (Dependencies)

Nếu Công việc 2 không thể bắt đầu cho đến khi Công việc 1 hoàn thành, bạn không nên nhập cứng (hard-code) ngày bắt đầu cho Công việc 2. Thay vào đó, hãy sử dụng công thức để tạo sự phụ thuộc. Bạn có thể sử dụng hàm WORKDAY để đảm bảo ngày bắt đầu mới rơi vào một ngày trong tuần. Nếu Công việc 1 kết thúc ở E2, hãy đặt Ngày bắt đầu cho Công việc 2 (D3) bằng:

=WORKDAY(E2, 1)

Điều này ra lệnh cho Excel: "Bắt đầu công việc này 1 ngày làm việc sau khi công việc trước đó kết thúc." Nếu Công việc 1 bị trì hoãn và ngày kết thúc thay đổi, Công việc 2 sẽ tự động dời lại theo.

Bước 3: Dựng Biểu đồ Gantt bằng biểu đồ Stacked Bar Chart

Excel không có sẵn nút "Gantt Chart" trong menu biểu đồ. Thay vào đó, chúng ta sẽ "đánh lừa" Excel để tạo ra một biểu đồ Gantt bằng cách sử dụng biểu đồ thanh xếp chồng (Stacked Bar Chart) và ẩn chuỗi dữ liệu đầu tiên.

1. Chọn dữ liệu Ngày bắt đầu của bạn (bao gồm cả tiêu đề). Nhấn giữ phím Ctrl và chọn dữ liệu Thời lượng của bạn (bao gồm cả tiêu đề).
2. Chuyển đến tab Insert trên thanh Ribbon.
3. Trong nhóm Charts, nhấp vào biểu tượng Bar Chart và chọn Stacked Bar (tùy chọn thứ hai trong phần 2D Bar).
4. Excel sẽ tạo một biểu đồ trên trang tính của bạn, nhưng nó chưa có tên công việc. Nhấp chuột phải vào vị trí bất kỳ trên biểu đồ và chọn Select Data.
5. Trong phần "Horizontal (Category) Axis Labels" ở bên phải của hộp thoại, hãy nhấp vào Edit.
6. Bôi đen danh sách Tên Công việc của bạn (B2:B5 trong ví dụ) và nhấp vào OK. Nhấp OK một lần nữa để đóng hộp thoại.

Lúc này, bạn đã có một biểu đồ với các thanh màu xanh (đại diện cho Ngày bắt đầu) và các thanh màu cam (đại diện cho Thời lượng). Thủ thuật ở đây là làm cho các thanh màu xanh trở nên vô hình.

Nhấp chuột phải vào bất kỳ thanh "Ngày bắt đầu" màu xanh nào và chọn Format Data Series. Trong bảng định dạng xuất hiện ở bên phải, đi tới biểu tượng thùng sơn Fill & Line. Chỉnh Fill thành "No fill" và Border thành "No line". Ngay lập tức, các thanh màu cam dường như đang lơ lửng, tạo thành một biểu đồ Gantt hoàn hảo!

Bước 4: Định dạng và Tinh chỉnh Tiến độ

Hiện tại, biểu đồ của bạn có thể trông hơi lộn xộn. Các công việc có thể được liệt kê theo thứ tự ngược lại, và tất cả các thanh có thể bị đẩy hẳn sang bên phải, để lại rất nhiều khoảng trắng ở bên trái.

Đảo ngược Thứ tự Công việc

Theo mặc định, Excel vẽ các biểu đồ thanh từ dưới lên. Để đặt công việc đầu tiên của bạn ở trên cùng của biểu đồ:

1. Nhấp vào trục dọc (chứa tên công việc) để chọn nó.
2. Nhấp chuột phải và chọn Format Axis.
3. Trong bảng Axis Options, hãy tích vào ô có nội dung Categories in reverse order.

Chỉnh sửa Trục Ngày (Loại bỏ khoảng trắng)

Excel lưu trữ ngày dưới dạng các số sê-ri liên tiếp (trong đó ngày 1 tháng 1 năm 1900 là số 1). Vì trục biểu đồ của bạn bắt đầu từ số 0, nên nó đang hiển thị hàng thập kỷ khoảng thời gian trống trước khi dự án của bạn bắt đầu.

Để khắc phục điều này, bạn cần thiết lập Ranh giới tối thiểu (Minimum Bound) của trục ngang theo ngày bắt đầu của dự án:

1. Tìm ngày bắt đầu đầu tiên của dự án trong bảng dữ liệu của bạn (ví dụ: 10/01/2025).
2. Tạm thời thay đổi định dạng của ô cụ thể đó từ "Date" (Ngày) sang "General" (Chung). Ghi nhớ con số xuất hiện (ví dụ: 45566). Nhấn Undo (Hoàn tác) để đổi nó về lại ngày.
3. Nhấp vào trục ngang (chứa các ngày) ở trên cùng của biểu đồ.
4. Nhấp chuột phải và chọn Format Axis.
5. Dưới mục Axis Options, hãy nhập con số đó (ví dụ: 45566) vào ô Minimum Bounds và nhấn Enter.

Các thanh lơ lửng của bạn sẽ lập tức dịch chuyển sang bên trái, mang lại cho bạn một tiến độ dự án rõ ràng và dễ đọc.

Phương pháp Thay thế: Dựng Biểu đồ Gantt bằng Conditional Formatting

Mặc dù phương pháp dùng biểu đồ ở trên rất tuyệt vời để có cái nhìn tổng quan, nhưng nhiều quản lý dự án thích một tiến độ dạng lưới được xây dựng trực tiếp trong các ô của bảng tính. Điều này cho phép bạn chèn văn bản, bình luận và trạng thái ngay cạnh các thanh thời gian có màu.

Bạn có thể làm điều này bằng cách sử dụng Định dạng có điều kiện: Trực quan hóa dữ liệu bằng Màu sắc.

Trong cách bố trí này, các công việc, ngày bắt đầu và ngày kết thúc của bạn nằm trong các cột A, B và C. Bắt đầu từ cột E, bạn đặt ngày tháng tiến độ (ví dụ: E1 là 1/10, F1 là 2/10, G1 là 3/10, v.v.).

Chọn toàn bộ vùng lưới mà bạn muốn các thanh xuất hiện (ví dụ: E2:Z20). Đi tới Home > Conditional Formatting > New Rule. Chọn "Use a formula to determine which cells to format".

Nhập công thức sau:

=AND(E$1>=$B2, E$1<=$C2)

Nhấp vào nút Format, đi tới tab Fill, và chọn một màu (chẳng hạn như xanh lá hoặc xanh dương). Nhấp OK. Excel sẽ đánh giá từng ô đơn lẻ trong lưới của bạn. Nếu ngày ở trên cùng của cột (E$1) bằng hoặc nằm giữa ngày bắt đầu ($B2) và ngày kết thúc ($C2) của hàng đó, nó sẽ tô màu ô. Các dấu đô la cố định tuyệt đối và tương đối ở đây rất quan trọng để đảm bảo định dạng được áp dụng cho đúng các hàng và cột.

Thêm Cột mốc và Phân công Nhóm

Một tiến độ chỉ thực sự hiệu quả khi có một đội ngũ theo dõi chặt chẽ. Để giữ dữ liệu dự án của bạn sạch sẽ, bạn nên kiểm soát nghiêm ngặt những ai có thể được giao việc. Thay vì để người dùng tự do gõ tên (dẫn đến tình trạng "Sarah", "sarah" và "S. Smith"), hãy sử dụng danh sách thả xuống (dropdown menu).

Bạn có thể dễ dàng thiết lập tính năng này bằng cách làm theo hướng dẫn của chúng tôi về Data Validation: Kiểm soát Những gì Người dùng có thể Nhập. Hãy tạo một danh sách các thành viên trong nhóm trên một trang tính bị ẩn riêng biệt và sử dụng Data Validation để buộc người dùng phải chọn từ danh sách cụ thể đó.

Tương tự, bạn có thể muốn theo dõi các cột mốc quan trọng hoặc trạng thái công việc (ví dụ: Chưa bắt đầu, Đang thực hiện, Đã hoàn thành). Bạn có thể xây dựng một bộ chỉ thị trạng thái bằng cách sử dụng Hàm IF: Bài kiểm tra logic và các hàm IF lồng nhau. Ví dụ: bạn có thể viết một công thức để kiểm tra ngày hôm nay với Ngày kết thúc; nếu công việc bị quá hạn và chưa được đánh dấu là hoàn thành, công thức sẽ hiển thị "QUÁ HẠN" (OVERDUE) với màu đỏ rực rỡ.

Tự động hóa Trình theo dõi Dự án

Khi dự án của bạn mở rộng từ 10 công việc lên đến 100 công việc, việc quản lý tiến độ có thể trở nên tẻ nhạt. Cách tốt nhất để nhân rộng hệ thống tiến độ của bạn là biến nó thành một bảng điều khiển tự động cập nhật dựa trên đầu vào theo thời gian thực. Hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về Tạo Bảng điều khiển (Dashboard) Động trong Excel để tìm hiểu cách thêm slicer và các bản tóm tắt dự án cấp cao (như "Tổng số ngày còn lại" hoặc "Số công việc quá hạn").

Việc viết các công thức để xử lý các yếu tố phụ thuộc phức tạp, loại trừ các ngày nghỉ lễ nhất định của công ty và theo dõi phân bổ nguồn lực có thể là một thử thách đối với người mới bắt đầu. Nếu bạn đang gặp khó khăn khi chắp vá các công thức lồng nhau phức tạp cho các mẫu quản lý dự án của mình, bạn không cần phải làm điều đó một mình. Bạn chỉ cần mô tả những gì bạn cần bằng ngôn ngữ tự nhiên cho ExcelGPT, và nó sẽ tạo ra công thức chính xác cho bạn ngay lập tức. Để tìm hiểu thêm về cách AI đang thay đổi quy trình làm việc với bảng tính, hãy đọc ChatGPT cho Excel: Viết Công thức bằng AI.

Câu hỏi Thường gặp

Làm cách nào để theo dõi tỷ lệ phần trăm hoàn thành trên biểu đồ Gantt?

Nếu bạn đang sử dụng phương pháp dạng lưới của Conditional Formatting, bạn có thể nhập trực tiếp phần trăm hoàn thành vào các ô màu hoặc thêm một cột "% Hoàn thành" chuyên dụng bên cạnh tên công việc và áp dụng Data Bars (đi tới Home > Conditional Formatting > Data Bars) để tạo các thanh tiến độ thu nhỏ ngay trong ô.

Tôi có thể làm cho biểu đồ tự động cập nhật khi thêm công việc mới không?

Có. Cách đáng tin cậy nhất để thực hiện việc này là định dạng vùng dữ liệu ban đầu dưới dạng Bảng Excel (Ctrl + T). Khi bạn tạo biểu đồ bằng dữ liệu từ một Bảng, việc thêm một hàng mới vào dưới cùng sẽ tự động mở rộng Bảng và cập nhật biểu đồ ngay lập tức.

Tại sao ngày tháng của tôi lại hiển thị thành các số có 5 chữ số ngẫu nhiên?

Excel lưu trữ ngày dưới dạng các số sê-ri đếm tăng dần từ ngày 1 tháng 1 năm 1900. Nếu ngày của bạn trông giống như "45566", định dạng ô đã vô tình bị chuyển thành General hoặc Number. Chỉ cần chọn các ô đó, đi đến tab Home và thay đổi trình đơn định dạng số về lại "Short Date".