Mẹo in Excel để có báo cáo hoàn hảo

Tất cả chúng ta đều từng trải qua cảm giác này. Bạn dành hàng giờ tỉ mỉ sắp xếp dữ liệu, viết các công thức phức tạp và định dạng một bảng tính tuyệt đẹp. Bạn nhấn nút in, chỉ để đi đến máy in và phát hiện ra một thảm họa dài 15 trang. Một nửa số cột của bạn bị kẹt ở các trang riêng biệt, văn bản bị cắt cụt và có những trang trắng rải rác khắp nơi.

Việc in ấn từ Excel nổi tiếng là hay gây ức chế vì các bảng tính được thiết kế dưới dạng lưới vô tận, chứ không theo kích thước giấy tiêu chuẩn. Tuy nhiên, nếu nắm vững các tùy chọn thiết lập trang của Excel, bạn có thể biến bất kỳ tập dữ liệu ngổn ngang nào thành một bản báo cáo in chuyên nghiệp và chỉn chu.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ đi qua các mẹo in Excel thiết yếu nhất mà bạn cần biết. Đến cuối bài, bạn sẽ biết chính xác cách kiểm soát các bảng tính của mình và tạo ra những báo cáo in được định dạng hoàn hảo trong mọi lần in.

1. Xác định Vùng in (Print Area) trước tiên

Lỗi in Excel phổ biến nhất là để Excel tự quyết định những gì sẽ in. Theo mặc định, Excel sẽ cố gắng in mọi ô có chứa dữ liệu hoặc định dạng trên trang tính đang hoạt động. Nếu bạn vô tình định dạng một ô ở cột Z, Excel sẽ in toàn bộ khoảng trắng dẫn đến ô đó.

Để khắc phục, bạn phải chỉ định rõ với Excel các ô bạn muốn in trên giấy bằng cách thiết lập Print Area.

• Bôi đen chính xác dải ô bạn muốn in.
• Chuyển đến tab Page Layout (Bố cục trang) trên thanh công cụ Excel.
• Nhấp vào Print Area trong nhóm Page Setup.
• Chọn Set Print Area (Thiết lập vùng in).

Một đường viền màu xám mờ sẽ xuất hiện xung quanh vùng bạn chọn, biểu thị ranh giới của vùng in. Nếu sau này bạn cần thêm dữ liệu vào khu vực này, chỉ cần bôi đen các ô mới, nhấp vào Print Area và chọn Add to Print Area (Thêm vào vùng in).

2. Làm chủ Bố cục trang và Hướng in

Không giống như tài liệu Word thường được đọc từ trên xuống dưới, bảng tính Excel thường trải rộng từ trái sang phải. Do đó, hướng Portrait (Cầm dọc) tiêu chuẩn hiếm khi là lựa chọn tốt nhất cho một báo cáo nhiều dữ liệu.

Nếu bảng tính của bạn có nhiều cột hơn hàng, hãy luôn chuyển hướng in sang Landscape (Cầm ngang). Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách đi tới Page Layout > Orientation > Landscape. Ngược lại, nếu bạn đang in các tài liệu như hóa đơn thanh toán chuyên nghiệp, thì Portrait có thể sẽ là lựa chọn chính xác.

Ngoài ra, hãy điều chỉnh lề của bạn. Theo mặc định, Excel để lại các lề rất rộng xung quanh trang. Để tối đa hóa không gian cho dữ liệu của bạn:

• Đi tới Page Layout > Margins.
• Chọn Narrow (Hẹp) để cung cấp cho dữ liệu của bạn không gian rộng rãi tối đa mà không bị máy in cắt xén.
• Để tự điều chỉnh, nhấp vào Custom Margins... (Lề tùy chỉnh) và đánh dấu vào các ô để căn giữa dữ liệu của bạn theo Horizontally (Chiều ngang) và Vertically (Chiều dọc) trên trang.

3. Thu phóng: Vừa vặn trên một trang mà không làm mất tính dễ đọc

Khi dữ liệu của bạn chỉ hơi quá rộng để vừa trên một trang duy nhất, Excel sẽ cắt bỏ cột cuối cùng một cách không thương tiếc và đưa nó sang một trang riêng. Bạn có thể khắc phục ngay vấn đề này bằng tính năng Scaling (Thu phóng).

Điều hướng đến Page Layout > Scale to Fit. Tại đây, bạn có hai menu thả xuống chính: Width (Chiều rộng) và Height (Chiều cao).

• Để ép tất cả các cột vừa trong chiều rộng của một trang, hãy thay đổi Width từ "Automatic" sang 1 page. Giữ nguyên Height ở mức "Automatic" để các hàng của bạn có thể tự nhiên tràn sang bao nhiêu trang tùy ý.
• Để ép toàn bộ bảng tính vừa trong một tờ giấy duy nhất, hãy thiết lập cả Width và Height thành 1 page.

Cảnh báo: Hãy cẩn thận với việc thu phóng. Nếu bạn ép 30 cột phải vừa trên bề rộng của một trang, Excel sẽ thu nhỏ kích thước phông chữ một cách đáng kể. Luôn sử dụng màn hình Print Preview (Xem trước khi in) (có thể truy cập qua các phím tắt bàn phím tiêu chuẩn như Ctrl + P) để đảm bảo văn bản vẫn có thể đọc được.

4. Lặp lại tiêu đề hàng và cột trên mỗi trang

Nếu báo cáo in của bạn kéo dài nhiều trang, sẽ thật khó chịu khi đọc trang 3 mà không biết mỗi cột đại diện cho điều gì. Bạn cần các tiêu đề cột lặp lại ở đầu mỗi trang in.

Excel có một công cụ dành riêng cho việc này gọi là Print Titles (In tiêu đề).

1. Đi tới tab Page Layout.
2. Nhấp vào Print Titles.
3. Trong hộp thoại Page Setup, tìm trường Rows to repeat at top (Các hàng lặp lại ở trên cùng).
4. Nhấp vào biểu tượng mũi tên hướng lên ở phía bên phải của trường, sau đó nhấp vào số hàng trên bảng tính chứa tiêu đề của bạn (ví dụ: Hàng 1). Bạn sẽ thấy một tham chiếu tuyệt đối như $1:$1 xuất hiện.
5. Nhấp vào OK.

Giờ đây, khi bạn in, Hàng 1 sẽ tự động nhân bản ở đầu mỗi trang tiếp theo, giúp dữ liệu của bạn trở nên dễ đọc hơn vô số lần.

5. Thêm Header và Footer chuyên nghiệp

Một bản báo cáo in sẽ không thực sự trọn vẹn nếu thiếu đi ngữ cảnh. Nếu bạn trao một bảng tính cho đồng nghiệp, họ cần biết nó là gì, được in khi nào và bao gồm bao nhiêu trang.

Để thêm ngữ cảnh này, hãy sử dụng Headers và Footers (Tiêu đề đầu trang và Chân trang) của Excel:

• Đi tới Insert > Header & Footer. Thao tác này sẽ chuyển chế độ xem của bạn sang chế độ Page Layout.
• Bạn sẽ thấy ba hộp riêng biệt ở đầu và cuối trang của bạn.
• Nhấp vào một hộp và sử dụng tab thanh công cụ Header & Footer để chèn các yếu tố động.

Thiết lập phổ biến nhất là đặt Sheet Name (Tên trang tính) ở góc trên bên trái, Current Date (Ngày hiện tại) ở góc trên bên phải và Page Number / Number of Pages (Số trang / Tổng số trang) ở giữa phía dưới. Excel sử dụng các mã đặc biệt cho các trường động này, chẳng hạn như &[Page] of &[Pages].

6. Quản lý ngắt trang thủ công

Đôi khi, các dấu ngắt trang tự động của Excel chia tách dữ liệu của bạn tại một điểm bất hợp lý, chẳng hạn như cắt đôi một nhóm danh mục. Bạn có thể kiểm soát thủ công một cách chính xác vị trí ngắt trang bằng cách sử dụng Page Break Preview (Xem trước ngắt trang).

Nhấp vào View > Page Break Preview. Màn hình của bạn sẽ thay đổi để hiển thị dữ liệu được bao quanh bởi các đường viền dày màu xanh lam. Những đường màu xanh này đại diện cho các cạnh của các trang in.

Để điều chỉnh vị trí ngắt trang, chỉ cần nhấp và kéo đường liền nét màu xanh (ngắt trang thủ công) hoặc đường đứt nét màu xanh (ngắt trang tự động) đến vị trí mới. Nếu bạn muốn chèn một dấu ngắt trang hoàn toàn mới để ép một phần cụ thể sang trang mới, hãy chọn hàng ngay bên dưới nơi bạn muốn ngắt, đi tới Page Layout > Breaks và nhấp vào Insert Page Break.

7. Xử lý lỗi công thức và đường lưới

Không có gì trông thiếu chuyên nghiệp hơn trên một bản báo cáo in là một lỗi #DIV/0! hoặc #N/A khổng lồ nằm ngay giữa trang của bạn. Mặc dù lý tưởng nhất là bạn nên sửa các lỗi này bằng các hàm như IFERROR, Excel vẫn cho phép bạn ẩn chúng hoàn toàn cho mục đích in ấn.

Nếu bạn muốn dọn dẹp các công thức của mình trước, hãy bọc phép tính của bạn trong IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP(A2, DataRange, 2, FALSE), "Not Found")

Nếu bạn chỉ muốn che giấu các lỗi trên bản in:

1. Đi tới Page Layout > Print Titles.
2. Trên tab Sheet, tìm menu thả xuống có nhãn Cell errors as: (Lỗi ô dưới dạng:).
3. Thay đổi từ "displayed" thành <blank> (khoảng trống).

Trên cùng menu đó, bạn có thể đánh dấu vào ô Gridlines (Đường lưới). Theo mặc định, Excel không in các đường lưới màu xám mờ mà bạn nhìn thấy trên màn hình. Nếu dữ liệu của bạn không được áp dụng đường viền, việc đánh dấu vào ô Gridlines sẽ đảm bảo các hàng và cột của bạn được tách biệt rõ ràng và dễ đọc trên giấy.

8. Hướng dẫn thực hành: Định dạng Báo cáo Doanh số Hàng tháng

Hãy gắn kết tất cả các khái niệm này lại với nhau qua một ví dụ thực tế. Hãy tưởng tượng bạn đã xây dựng một bảng điều khiển doanh số (sales dashboard) và cần in dữ liệu nền tảng hàng tháng. Dữ liệu thô của bạn trông như thế này:

Ngày	Khu vực	Đại diện bán hàng	Mã sản phẩm	Doanh thu
2023-10-01	North	J. Smith	PRD-101	$1,250.00
2023-10-02	South	A. Davis	PRD-205	$840.00
2023-10-03	North	J. Smith	PRD-101	$1,250.00

Dữ liệu này trải dài xuống tới 500 hàng. Đây chính xác là cách bạn định dạng nó cho một bản in hoàn hảo:

1. Tóm tắt trước: Nếu sếp của bạn chỉ muốn tổng số liệu theo khu vực, đừng in 500 hàng. Tạo một bảng tóm tắt nhanh bằng cách sử dụng SUMIFS để tổng hợp dữ liệu trước khi in:

   =SUMIFS(SalesTable[Revenue], SalesTable[Region], "North")

2. Thiết lập Vùng in: Nếu bạn thực sự cần in toàn bộ 500 hàng, hãy bôi đen các cột từ A đến E xuống đến hàng 500. Nhấp vào Page Layout > Print Area > Set Print Area.
3. Điều chỉnh Bố cục: Nhấp vào Page Layout > Orientation > Portrait (vì 5 cột có thể dễ dàng vừa vặn theo chiều dọc). Nhấp vào Margins > Narrow.
4. Thu phóng: Đi tới Page Layout > Scale to Fit. Thiết lập Width thành 1 page và Height thành Automatic.
5. Lặp lại Tiêu đề: Nhấp vào Print Titles. Nhấp vào ô "Rows to repeat at top" và nhấp vào Hàng 1.
6. Thêm Chân trang: Đi tới Insert > Header & Footer. Trong hộp ở giữa phía dưới, gõ Page &[Page] of &[Pages].
7. Xem trước khi in: Nhấn Ctrl + P. Xem xét bảng xem trước. Bạn sẽ thấy các cột được căn chỉnh hoàn hảo, một tiêu đề lặp lại trên mọi trang và số trang chính xác ở dưới cùng.

Đôi khi, việc tạo các bảng tóm tắt phù hợp và làm đúng công thức đã là hoàn thành một nửa công việc trước cả khi bạn nhấn nút in. Nếu bạn cần tổng hợp dữ liệu hoặc định dạng nó đúng cách mà không nhớ chính xác cú pháp, bạn có thể chỉ cần mô tả nhu cầu của mình bằng ngôn ngữ tự nhiên cho ExcelGPT và nhận được công thức ngay lập tức. Điều này loại bỏ những rào cản từ việc tạo báo cáo. Để biết thêm thông tin về việc sử dụng AI trong bảng tính, hãy xem hướng dẫn của chúng tôi về ChatGPT cho Excel: Viết công thức bằng AI.

Câu hỏi thường gặp

Làm cách nào để tôi chỉ in một vùng được chọn cụ thể mà không làm thay đổi Print Area (Vùng in) của tôi?

Nếu bạn chỉ cần in nhanh một vài ô trong một lần duy nhất, hãy bôi đen chúng, nhấn Ctrl + P để mở menu In và trong menu thả xuống Settings (Cài đặt), hãy đổi "Print Active Sheets" thành Print Selection. Thao tác này sẽ tạm thời bỏ qua Vùng in đã được lưu của tài liệu.

Tại sao văn bản trên trang tính Excel in ra của tôi lại quá nhỏ?

Điều này thường xảy ra do tùy chọn "Fit to 1 page wide by 1 page tall" (Vừa vặn trên 1 trang rộng và 1 trang cao) được chọn cho một tập dữ liệu khổng lồ. Excel buộc phải thu nhỏ phông chữ để làm cho nó vừa vặn. Để khắc phục, hãy đổi tùy chọn thu phóng Height (Chiều cao) trở lại thành "Automatic" để các hàng có thể tự nhiên tràn sang trang thứ hai hoặc thứ ba, điều này sẽ khôi phục kích thước phông chữ ban đầu.

Làm cách nào để tôi buộc sang trang mới cho từng danh mục trong báo cáo của mình?

Bạn cần sử dụng ngắt trang thủ công. Đi tới View > Page Break Preview. Nhấp chuột phải vào ô nơi danh mục mới bắt đầu (ở cột A) và chọn Insert Page Break. Excel sẽ buộc máy in bắt đầu một tờ giấy mới tại chính xác hàng đó.

Tôi có thể in nhận xét và ghi chú của Excel không?

Có. Đi tới Page Layout > Print Titles và nhấp vào tab Sheet. Tìm menu thả xuống Comments and notes: (Nhận xét và ghi chú:). Bạn có thể chọn in chúng chính xác "As displayed on sheet" (Như được hiển thị trên trang tính) hoặc được biên soạn lại "At end of sheet" (Ở cuối trang tính) trên một tờ giấy riêng.