10 thủ thuật Excel sẽ khiến bạn kinh ngạc

Hầu hết các chuyên gia đều sử dụng Microsoft Excel mỗi ngày, nhưng đáng ngạc nhiên là rất nhiều người dùng chỉ mới khai thác được một phần nhỏ khả năng của phần mềm mạnh mẽ này. Bạn có thể biết cách viết hàm SUM cơ bản hay định dạng một bảng dữ liệu, nhưng có cả một thế giới tính năng ẩn được thiết kế để loại bỏ những công việc thủ công nhàm chán. Nếu bạn thường xuyên phải làm những việc lặp đi lặp lại, chắc chắn sẽ có một cách làm nhanh hơn.

Trong hướng dẫn này, chúng ta sẽ khám phá 10 tính năng mạnh mẽ giúp thay đổi hoàn toàn cách bạn quản lý bảng tính. Từ các phím tắt làm sạch dữ liệu nhanh như chớp đến các công thức dò tìm nâng cao, đây là những tính năng ẩn của Excel mà bạn nên sử dụng để tiết kiệm hàng giờ làm việc mỗi tuần.

1. Flash Fill: Chiếc đũa thần làm sạch dữ liệu

Nếu bạn từng dành hàng giờ để tách họ và tên một cách thủ công, trích xuất tên miền từ địa chỉ email hay định dạng lại số điện thoại, Flash Fill sẽ khiến bạn kinh ngạc. Được giới thiệu từ Excel 2013, Flash Fill sử dụng công nghệ máy học dự đoán để nhận diện các quy luật nhập liệu của bạn và tự động điền nốt phần còn lại của cột.

Cách sử dụng Flash Fill:

1. Giả sử bạn có một danh sách họ tên đầy đủ ở Cột A (ví dụ: "John Doe").
2. Tại ô B2, nhập tên mà bạn muốn trích xuất: "John".
3. Nhấn Enter để chuyển sang ô B3.
4. Nhấn tổ hợp phím tắt CTRL + E.

Excel sẽ ngay lập tức nhận ra rằng bạn đang trích xuất từ đầu tiên từ Cột A và sẽ tự động điền hoàn hảo cho toàn bộ cột. Tính năng này có thể dùng để gộp dữ liệu, trích xuất chuỗi văn bản cụ thể và thay đổi chữ hoa/chữ thường.

2. INDEX MATCH: Phiên bản nâng cấp của VLOOKUP

Mặc dù VLOOKUP là hàm dò tìm nổi tiếng nhất, nó vẫn có những hạn chế: nó chỉ có thể tìm kiếm từ trái sang phải và nếu bạn chèn thêm một cột mới vào vùng dữ liệu, công thức của bạn sẽ bị lỗi. Sự kết hợp hoàn hảo giữa INDEX và MATCH chính là giải pháp. Cùng nhau, chúng tạo ra một phương pháp dò tìm hai chiều nhanh hơn, linh hoạt hơn và hoàn toàn không bị ảnh hưởng khi chèn thêm cột.

Dưới đây là một vùng dữ liệu đơn giản:

Mã nhân viên (Cột A)	Tên (Cột B)	Phòng ban (Cột C)
1001	Sarah Jenkins	Marketing
1002	Michael Chang	Finance
1003	David Smith	Operations

Nếu bạn muốn dò tìm Tên của một nhân viên dựa trên Mã nhân viên, hãy sử dụng cú pháp sau:

=INDEX(B2:B4, MATCH(1002, A2:A4, 0))

Hàm MATCH tìm số thứ tự hàng của mã "1002" (là hàng 2), và hàm INDEX trả về giá trị ở hàng 2 của cột Tên ("Michael Chang"). Để hiểu rõ hơn lý do tại sao sự kết hợp này lại được các chuyên gia phân tích ưa chuộng, hãy xem qua bài hướng dẫn của chúng tôi về INDEX MATCH: Phương pháp dò tìm ưu việt.

3. Power Query: Tự động hóa việc nhập dữ liệu

Bạn có thường xuyên tải các file CSV từ cơ sở dữ liệu, xóa cùng lúc năm cột giống nhau, lọc bỏ các hàng trống và thay đổi định dạng ngày tháng không? Hãy ngừng làm việc này một cách thủ công. Power Query là một công cụ ETL (Extract, Transform, Load) được tích hợp sẵn, giúp ghi lại các bước chuyển đổi dữ liệu của bạn và tự động hóa chúng mãi mãi.

Các bước tự động hóa với Power Query:

1. Vào tab Data trên thanh công cụ Excel.
2. Nhấn vào Get Data và chọn nguồn của bạn (ví dụ: From File > From Text/CSV).
3. Nhấn Transform Data để mở trình chỉnh sửa Power Query Editor.
4. Thực hiện việc làm sạch dữ liệu (xóa cột, lọc hàng, đổi tên tiêu đề). Excel sẽ ghi lại từng bước ở bảng bên phải.
5. Nhấn Close & Load.

Vào tháng tới, khi bạn nhận được một file CSV mới, chỉ cần ghi đè lên file cũ, nhấp chuột phải vào bảng Excel của bạn và nhấn Refresh. Dữ liệu của bạn sẽ ngay lập tức được làm sạch. Nắm vững điều này, và bạn thực sự có thể sử dụng Power Query: Nhập và chuyển đổi dữ liệu như một chuyên gia.

4. Conditional Formatting (Định dạng có điều kiện) với các công thức tùy chỉnh

Hầu hết người dùng đều biết cách dùng Conditional Formatting để làm nổi bật các ô có giá trị lớn hơn một con số nhất định. Nhưng bạn còn có thể dùng các công thức tùy chỉnh để làm nổi bật toàn bộ các hàng dựa trên giá trị của một ô duy nhất.

Ví dụ, nếu bạn muốn áp dụng hiệu ứng "ngựa vằn" (làm nổi bật xen kẽ từng hàng để giúp các bảng rộng dễ đọc hơn) mà không phải dựa vào các kiểu bảng mặc định của Excel, bạn có thể sử dụng hàm MOD và hàm ROW.

Chọn toàn bộ vùng dữ liệu, vào Home > Conditional Formatting > New Rule > Use a formula to determine which cells to format. Nhập công thức này:

=MOD(ROW(), 2)=0

Chọn màu tô nền (fill color) và nhấn OK. Bây giờ, mọi hàng số chẵn trong bảng tính của bạn sẽ được tự động làm nổi bật. Đây chỉ là một cách để tận dụng Định dạng có điều kiện: Trực quan hóa dữ liệu bằng màu sắc cho việc báo cáo tốt hơn.

5. Pivot Table Slicer: Tạo Dashboard tương tác

Pivot Table vô cùng tuyệt vời để tóm tắt các tập dữ liệu lớn, nhưng việc điều hướng các bộ lọc danh sách thả xuống tiêu chuẩn có thể khá rườm rà đối với người dùng cuối. Slicer là những nút bấm trực quan, có thể nhấp chọn để lọc Pivot Table ngay lập tức, biến một báo cáo cơ bản thành một bảng điều khiển (dashboard) tương tác.

Để thêm một Slicer, hãy nhấp vào bất kỳ đâu bên trong Pivot Table hiện tại của bạn. Vào tab PivotTable Analyze và nhấp vào Insert Slicer. Tích chọn các hộp cho những trường bạn muốn lọc (ví dụ: "Region" hoặc "Product Category"). Một bộ nút bấm gọn gàng sẽ xuất hiện trên trang tính của bạn. Bạn thậm chí có thể kết nối một Slicer với nhiều Pivot Table bằng cách nhấp chuột phải vào Slicer và chọn Report Connections.

6. Custom Views: Lưu lại cách bố trí của bạn

Nếu bạn dùng chung file với các đồng nghiệp, có lẽ bạn từng cảm thấy bực mình khi mở file ra và thấy ai đó đã ẩn đi một số hàng, thay đổi tỷ lệ thu phóng và áp dụng những bộ lọc kỳ quái. Tính năng Custom Views sẽ giải quyết vấn đề này bằng cách lưu lại chính xác bố cục màn hình, cài đặt bộ lọc và các vùng in của bạn.

Thiết lập bảng tính chính xác theo cách bạn muốn xem (áp dụng các bộ lọc cụ thể, ẩn đi các cột bạn không cần và chỉnh mức thu phóng ở 85%). Vào tab View và nhấn vào Custom Views. Nhấn Add, và đặt tên là "My View". Bây giờ, dù đồng nghiệp của bạn có để lại bảng tính ở trạng thái nào đi chăng nữa, bạn đều có thể khôi phục ngay lập tức bố cục cá nhân hóa của mình chỉ với hai cú nhấp chuột.

7. Sparklines: Biểu đồ mini ngay trong ô

Đôi khi một biểu đồ cột hay đồ thị đường kích thước đầy đủ lại chiếm quá nhiều không gian trên một báo cáo tài chính dày đặc. Sparklines là những biểu đồ siêu nhỏ, gọn nhẹ, nằm gọn hoàn toàn bên trong một ô duy nhất. Chúng hoàn hảo để thể hiện các xu hướng theo thời gian, chẳng hạn như quỹ đạo doanh số trong 12 tháng, nằm ngay cạnh ô tổng cộng.

Để sử dụng tính năng này, hãy chọn ô trống nơi bạn muốn biểu đồ hiển thị. Vào tab Insert, tìm nhóm Sparklines, và chọn Line hoặc Column. Excel sẽ yêu cầu bạn cung cấp "Data Range" (hãy chọn các ô chứa dữ liệu lịch sử). Nhấn OK, và bạn sẽ thấy một đường xu hướng mini xuất hiện ngay trực tiếp trong ô.

8. Data Validation: Tạo danh sách thả xuống để ngăn ngừa lỗi

"Dữ liệu rác sinh ra kết quả rác". Nếu bảng tính của bạn phụ thuộc vào việc nhập dữ liệu chính xác, bạn phải ngăn người dùng gõ sai. Data Validation cho phép bạn hạn chế những gì có thể được nhập vào ô thông qua việc tạo ra một danh sách thả xuống nghiêm ngặt.

Cách tạo danh sách thả xuống:

1. Chọn các ô bạn muốn hạn chế.
2. Vào tab Data và nhấp vào Data Validation.
3. Dưới menu thả xuống "Allow", chọn List.
4. Trong hộp "Source", bạn có thể chọn một vùng ô chứa danh sách các giá trị được duyệt, hoặc trực tiếp gõ các mục cách nhau bằng dấu phẩy (ví dụ: Pending, Approved, Rejected).
5. Nhấn OK.

Bây giờ, người dùng chỉ có thể chọn từ các tùy chọn đã được xác định trước, đảm bảo sự nhất quán hoàn hảo cho các hàm SUMIF và COUNTIF của bạn sau này.

9. Paste Special: Transpose (Hoán đổi hàng/cột)

Bạn đã từng nhận được một bảng tính với dữ liệu trình bày theo chiều ngang (các tháng nằm trên nhiều cột), nhưng bạn lại cần nó theo chiều dọc (các tháng nằm trên nhiều hàng) chưa? Bạn không cần phải gõ lại toàn bộ bằng tay. Excel có một tính năng tích hợp sẵn để đảo chiều hướng dữ liệu ngay tức thì.

Chỉ cần bôi đen dữ liệu bạn muốn đảo chiều và sao chép nó (CTRL + C). Nhấp chuột phải vào ô đích nơi bạn muốn bố cục mới bắt đầu, rê chuột vào Paste Special, rồi nhấp vào biểu tượng có hai mũi tên chỉ sang phải và trỏ xuống, hoặc tích rõ vào ô có chữ Transpose. Các hàng của bạn sẽ biến thành các cột, và các cột sẽ biến thành các hàng.

10. Goal Seek: Phân tích "What-If" ngay tức thì

Nếu bạn đã biết kết quả mình muốn nhận được từ một công thức, nhưng không chắc giá trị đầu vào cần thiết để đạt được điều đó là bao nhiêu, Goal Seek sẽ giúp bạn tính toán. Về cơ bản, nó hoạt động ngược lại thông qua các công thức của bạn.

Hãy tưởng tượng bạn có một mô hình tính lợi nhuận đơn giản. Lợi nhuận của bạn được tính bằng công thức (Price * Units Sold) - Fixed Costs. Bạn biết được mức giá (Price) và chi phí cố định (Fixed Costs) của mình, và bạn muốn biết chính xác mình cần bán bao nhiêu sản phẩm (Units Sold) để đạt được mục tiêu lợi nhuận là $50.000.

Vào tab Data, nhấp vào What-If Analysis, và chọn Goal Seek. Một hộp thoại nhỏ xuất hiện với ba dữ liệu đầu vào:

• Set cell: Nhấp vào ô chứa công thức Lợi nhuận của bạn.
• To value: Nhập 50000.
• By changing cell: Nhấp vào ô trống dành cho Units Sold.

Nhấn OK, Excel sẽ nhanh chóng dò lặp qua các con số cho đến khi tìm được số lượng chính xác cần thiết để đạt được mục tiêu của bạn.

Nâng kỹ năng Excel của bạn lên một tầm cao mới

Excel là một chương trình vô cùng có chiều sâu. Việc thành thạo các thủ thuật như Flash Fill, INDEX MATCH và Goal Seek sẽ ngay lập tức nâng cao năng suất của bạn và biến bạn thành chuyên gia về bảng tính ngay tại văn phòng của mình. Tuy nhiên, bạn không nhất thiết phải ghi nhớ mọi công thức phức tạp để làm việc hiệu quả cao.

Nếu bạn gặp khó khăn khi viết một hàm IF lồng nhau hay tìm cách xử lý một phép dò tìm phức tạp, bạn không cần phải nhìn chằm chằm vào thanh công thức trống trơn nữa. Với ExcelGPT, bạn chỉ cần gõ yêu cầu của mình bằng ngôn ngữ tự nhiên, và công cụ sẽ tự động tạo ra một công thức hoàn hảo, không có lỗi cho bạn. Việc ứng dụng AI là một lối tắt tuyệt vời — hãy tìm hiểu cách sử dụng ChatGPT cho Excel: Viết công thức bằng AI để tăng tốc luồng công việc của bạn hơn nữa.

Câu Hỏi Thường Gặp

Thủ thuật Excel nào là tốt nhất cho người mới bắt đầu?

Flash Fill (CTRL + E) được cho là thủ thuật tốt nhất dành cho người mới bắt đầu. Tính năng này không yêu cầu bất kỳ kiến thức nào về công thức nhưng có thể tự động hóa hoàn toàn các thao tác nhập liệu tẻ nhạt như tách tên, gộp cột hay định dạng số điện thoại.

INDEX MATCH có thực sự tốt hơn VLOOKUP không?

Có. Dù VLOOKUP dễ học hơn lúc ban đầu, INDEX MATCH lại ưu việt hơn rất nhiều vì nó có thể dò tìm sang bên trái, xử lý các tập dữ liệu lớn nhanh hơn, và quan trọng nhất, công thức sẽ không bị lỗi nếu bạn chèn thêm hoặc xóa bớt cột trong bảng tham chiếu của mình.

Tính năng Custom Views có làm thay đổi dữ liệu gốc không?

Không. Custom Views chỉ lưu lại cách hiển thị dữ liệu của bạn — cụ thể là cài đặt bộ lọc, các hàng/cột bị ẩn và các cài đặt trang in. Dữ liệu thô thực tế và các công thức nền tảng vẫn được giữ nguyên hoàn toàn.

AI có thể giúp tôi học các thủ thuật Excel nhanh hơn không?

Chắc chắn rồi. Thay vì dành 20 phút tìm kiếm cú pháp chính xác cho một công thức nâng cao trên Google, bạn có thể mô tả chính xác bố cục bảng tính cũng như mục tiêu của mình cho một công cụ AI, nó sẽ cung cấp công thức chuẩn xác và giải thích cách nó hoạt động.