Excel สำหรับผู้เริ่มต้น: คู่มือเริ่มต้นใช้งานฉบับสมบูรณ์ปี 2025

Microsoft Excel คือแอปพลิเคชันสเปรดชีตที่มีผู้ใช้งานมากที่สุดในโลก ได้รับความไว้วางใจจากคนกว่า 750 ล้านคนในการจัดการข้อมูล คำนวณ และเปลี่ยนตัวเลขดิบให้กลายเป็นข้อมูลที่ช่วยในการตัดสินใจได้อย่างชัดเจน หากคุณไม่เคยเปิดใช้งานสเปรดชีตมาก่อน คู่มือนี้จะพาคุณเปลี่ยนจากหน้าจอว่างๆ ไปสู่การสร้างสเปรดชีตแรกของคุณได้อย่างมั่นใจ โดยไม่จำเป็นต้องมีประสบการณ์มาก่อน

เมื่ออ่านบทช่วยสอนนี้จบ คุณจะเข้าใจอินเทอร์เฟซของ Excel รู้วิธีการป้อนและจัดรูปแบบข้อมูล เขียนสูตรแรกของคุณได้ และหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดที่ผู้เริ่มต้นส่วนใหญ่มักจะพบเจอ มาเริ่มกันเลย

Excel คืออะไรและทำไมถึงต้องเรียนรู้?

Excel จัดการข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบของตารางกริดที่ประกอบไปด้วย เซลล์ (cells) ซึ่งเรียงกันเป็นแถว (rows) และคอลัมน์ (columns) แต่ละเซลล์สามารถจัดเก็บข้อความ ตัวเลข วันที่ หรือสูตรที่คำนวณผลลัพธ์โดยอัตโนมัติ แนวคิดง่ายๆ นี้เป็นขุมพลังขับเคลื่อนทุกสิ่ง ตั้งแต่งบประมาณในครัวเรือนไปจนถึงแบบจำลองทางการเงินระดับองค์กร

การเรียนรู้ Excel มีประโยชน์คุ้มค่าในแทบทุกสายอาชีพ ซึ่งมักจะเป็นหนึ่งในทักษะที่ถูกถามหามากที่สุดในประกาศรับสมัครงาน และแม้แต่ความเชี่ยวชาญในระดับพื้นฐานก็สามารถช่วยให้คุณวิเคราะห์ข้อมูล สร้างรายงาน และประหยัดเวลาการทำงานแบบแมนนวลไปได้หลายชั่วโมง ข่าวดีก็คือ: พื้นฐานด้านล่างนี้ครอบคลุมราวๆ 80% ของสิ่งที่คนส่วนใหญ่จำเป็นต้องใช้งาน

วิธีรับ Excel

คุณสามารถเข้าใช้งาน Excel ได้หลายวิธี:

• Microsoft 365: แบบสมัครใช้งานที่มาพร้อมฟีเจอร์ล่าสุดเสมอ (Windows และ Mac)
• Office 2021/2024: แบบซื้อขาดครั้งเดียวสำหรับคอมพิวเตอร์หนึ่งเครื่อง
• Excel สำหรับเว็บ (Excel for the web): เวอร์ชันฟรีบน office.com ที่ทำงานผ่านเบราว์เซอร์ของคุณ
• แอปบนอุปกรณ์เคลื่อนที่: แอป Excel ฟรีสำหรับ iOS และ Android

สำหรับการเรียนรู้ เวอร์ชันเว็บบางส่วนที่เปิดให้ใช้งานฟรีก็ถือว่าเพียงพอแล้ว แนวคิดทุกอย่างในคู่มือนี้สามารถใช้งานได้แบบเดียวกันในทุกเวอร์ชัน

ทำความเข้าใจอินเทอร์เฟซของ Excel

เมื่อคุณเปิด Excel ขึ้นมาครั้งแรก หน้าจออาจจะดูมีรายละเอียดเยอะไปหมด ต่อไปนี้คือส่วนสำคัญที่คุณควรรู้จัก

ริบบอน (The Ribbon)

ริบบอน คือแถบที่อยู่ด้านบนสุดและเป็นที่รวมคำสั่งทุกอย่าง โดยจัดกลุ่มเป็นแท็บ (tabs) ต่างๆ ดังนี้:

• หน้าแรก (Home) — เครื่องมือจัดรูปแบบ ฟอนต์ สี และเครื่องมือแก้ไขที่คุณใช้บ่อยที่สุด
• แทรก (Insert) — แผนภูมิ ตาราง รูปภาพ และ PivotTable
• เค้าโครงหน้ากระดาษ (Page Layout) — ระยะขอบ การวางแนว และการตั้งค่าการพิมพ์
• สูตร (Formulas) — คลังฟังก์ชันฉบับเต็ม จัดกลุ่มตามหมวดหมู่
• ข้อมูล (Data) — การจัดเรียง ตัวกรอง และการนำเข้าข้อมูล
• รีวิว (Review) และ มุมมอง (View) — ตรวจการสะกด ข้อคิดเห็น และตัวเลือกการแสดงผล

แถบสูตร (Formula Bar) และกล่องชื่อ (Name Box)

ใต้แถบริบบอน แถบสูตร (Formula Bar) จะแสดงเนื้อหาที่แท้จริงของเซลล์ที่ถูกเลือก — ซึ่งมีประโยชน์มากเนื่องจากเซลล์อาจจะแสดงผลลัพธ์ที่คำนวณแล้วในขณะที่แท้จริงแล้วมันประกอบด้วยสูตรอยู่ ทางด้านซ้ายของแถบนี้ กล่องชื่อ (Name Box) จะแสดงที่อยู่ของเซลล์ที่กำลังใช้งานอยู่ (ตัวอย่างเช่น A1) และให้คุณกระโดดไปยังเซลล์ไหนก็ได้โดยการพิมพ์ที่อยู่นั้น

สมุดงาน (Workbooks), แผ่นงาน (Worksheets) และเซลล์ (Cells)

• สมุดงาน (Workbook) คือไฟล์ Excel ของคุณ ซึ่งจะถูกบันทึกด้วยนามสกุล .xlsx
• แผ่นงาน (Worksheet) (หรือ ชีต) คือหนึ่งแท็บที่อยู่ภายในสมุดงาน ใช้แท็บด้านล่างเพื่อเพิ่มหรือสลับไปยังแผ่นงานอื่น
• เซลล์ (Cell) คือกล่องสี่เหลี่ยมที่เป็นจุดตัดระหว่างแถวและคอลัมน์ คอลัมน์จะถูกกำกับด้วยตัวอักษร (A, B, C…) และแถวจะถูกกำกับด้วยตัวเลข (1, 2, 3…) ดังนั้นเซลล์แรกคือ A1

การป้อนและแก้ไขข้อมูล

คลิกที่เซลล์ใดก็ได้และเริ่มพิมพ์เพื่อป้อนข้อมูล กด Enter เพื่อยืนยันและเลื่อนลงล่าง หรือ Tab เพื่อเลื่อนไปทางขวา หากต้องการแก้ไขเซลล์ ให้ดับเบิลคลิกที่เซลล์นั้นหรือเลือกเซลล์แล้วกด F2

Excel จะจดจำชนิดข้อมูลโดยอัตโนมัติ: ตัวเลขจะชิดขวา ข้อความชิดซ้าย และวันที่ถูกเก็บเป็นหมายเลขซีเรียลเพื่อให้คุณสามารถนำไปคำนวณทางคณิตศาสตร์ได้ เทคนิคประหยัดเวลาเล็กๆ น้อยๆ ที่คุ้มค่าที่จะเรียนรู้ตั้งแต่เนิ่นๆ:

• เติมอัตโนมัติ (AutoFill): พิมพ์ค่า จากนั้นลากสี่เหลี่ยมเล็กๆ ที่มุมขวาล่างของเซลล์เพื่อคัดลอก หรือเติมข้อมูลในซีรีส์อย่างต่อเนื่อง (ม.ค., ก.พ., มี.ค.…)
• เติมข้อมูลแบบรวดเร็ว (Flash Fill) (Ctrl+E): Excel จะตรวจจับรูปแบบ — อย่างเช่นการแยกชื่อเต็มออกเป็นชื่อและนามสกุล — และเติมส่วนที่เหลือให้คุณ

การไปยังส่วนต่างๆ อย่างรวดเร็วด้วยคีย์ลัด

การเคลื่อนที่อย่างมีประสิทธิภาพคือความแตกต่างระหว่างการทำงานที่ล่าช้าต้องคลิกเยอะๆ กับผลผลิตที่ลื่นไหล:

• ปุ่มลูกศร — เลื่อนทีละเซลล์
• Ctrl + ลูกศร — กระโดดไปยังขอบสุดของภูมิภาคข้อมูล
• Ctrl + Home — กลับไปยังเซลล์ A1
• Ctrl + End — ไปยังเซลล์สุดท้ายที่ถูกใช้งาน
• Ctrl + C / Ctrl + V — คัดลอกและวาง
• Ctrl + Z — เลิกทำข้อผิดพลาด

นี่เป็นเพียงจุดเริ่มต้นเท่านั้น เมื่อคุณคุ้นเคยแล้ว คู่มือ 50 คีย์ลัด Excel ที่จำเป็น ของเราจะช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานของคุณได้อย่างมหาศาล

การจัดรูปแบบพื้นฐาน

การจัดรูปแบบช่วยเปลี่ยนกำแพงตัวเลขให้กลายเป็นรายงานที่อ่านง่าย บนแท็บ หน้าแรก (Home) คุณสามารถ:

• ทำข้อความให้เป็น ตัวหนา ตัวเอียง หรือเปลี่ยนสีและขนาดได้
• ปรับใช้รูปแบบตัวเลข เช่น สกุลเงิน (฿), เปอร์เซ็นต์ (%) หรือเครื่องหมายจุลภาคคั่นหลักพัน
• เพิ่มเส้นขอบและเติมสีเพื่อแยกสัดส่วนชัดเจน
• ใช้ ผสานและจัดกึ่งกลาง (Merge & Center) สำหรับชื่อเรื่อง และ ตัดข้อความ (Wrap Text) สำหรับข้อมูลที่ยาว

เคล็ดลับ: เลือกคอลัมน์ทั้งคอลัมน์ได้โดยคลิกที่ตัวอักษรของคอลัมน์นั้น หรือเลือกแถวโดยคลิกที่ตัวเลขของแถว เพื่อจัดรูปแบบหลายๆ เซลล์พร้อมกัน

สูตรแรกของคุณ

สูตรคือจุดที่ทำให้ Excel ทรงพลัง ทุกสูตรจะเริ่มต้นด้วยเครื่องหมายเท่ากับ (=) เริ่มจาก 4 สูตรที่จำเป็นเหล่านี้:

=SUM(A1:A10)      Add a range of numbers
=AVERAGE(A1:A10)  Calculate the average
=MAX(A1:A10)      Find the largest value
=MIN(A1:A10)      Find the smallest value

คุณยังสามารถใช้ตัวดำเนินการทางคณิตศาสตร์พื้นฐานได้โดยตรง: =A1+B1 คือการบวกสองเซลล์เข้าด้วยกัน, =A1*B1 คือการคูณ, และ =(A1+B1)/2 ใช้เครื่องหมายวงเล็บเพื่อควบคุมลำดับการดำเนินการ — เหมือนกับในวิชาคณิตศาสตร์เป๊ะ

ทำความเข้าใจการอ้างอิงเซลล์

เมื่อคุณคัดลอกสูตร Excel จะปรับเปลี่ยนที่อยู่ของเซลล์ให้โดยอัตโนมัติ พฤติกรรมนี้เรียกว่า การอ้างอิงแบบสัมพัทธ์ (relative referencing) ซึ่งเป็นหนึ่งในฟีเจอร์ที่มีประโยชน์ที่สุดของ Excel — และบางครั้งก็สร้างความสับสนได้มากที่สุดเช่นกัน หากต้องการล็อกการอ้างอิงให้อยู่กับที่ ให้เพิ่มเครื่องหมายดอลลาร์ (ตัวอย่างเช่น $A$1) สิ่งนี้สำคัญมากเมื่อคุณเริ่มนำสูตรมาใช้ซ้ำ ดังนั้นเราขอแนะนำให้อ่านคำอธิบายฉบับเต็มเกี่ยวกับ การอ้างอิงเซลล์แบบสัมพัทธ์และแบบสัมบูรณ์ ของเรา

การสร้างสเปรดชีตแรกของคุณ

วิธีเรียนรู้ที่ดีที่สุดคือการลงมือทำ ลองมาสร้างงบประมาณรายเดือนแบบง่ายๆ กัน:

1. ใน A1 ให้พิมพ์ หมวดหมู่ (Category); ใน B1 ให้พิมพ์ จำนวนเงิน (Amount)
2. แสดงรายการหมวดหมู่ 2-3 รายการลงไปตามคอลัมน์ A (เช่น ค่าเช่าบ้าน ค่าของชำ ค่าเดินทาง เงินเก็บ)
3. ป้อนจำนวนเงินที่ตรงกันในคอลัมน์ B
4. ในเซลล์ด้านล่างจำนวนเงินของคุณ ให้พิมพ์ =SUM(B2:B5) เพื่อรวมยอดการใช้จ่าย
5. จัดรูปแบบคอลัมน์ B ให้เป็นสกุลเงินและทำข้อความแถวยอดรวมให้เป็นตัวหนา

เพียงเท่านี้คุณก็ได้สเปรดชีตที่ทำงานได้อย่างสมบูรณ์แบบแล้ว สำหรับคำแนะนำทีละขั้นตอนพร้อมภาพหน้าจอ โปรดดู วิธีสร้างสเปรดชีต Excel แรกของคุณ

การแสดงข้อมูลด้วยแผนภูมิ

ตัวเลขสามารถเล่าเรื่องราวได้รวดเร็วยิ่งขึ้นเมื่ออยู่ในรูปแบบรูปภาพ เลือกข้อมูลของคุณ เปิดแท็บ แทรก (Insert) และเลือกประเภทของแผนภูมิ — แผนภูมิคอลัมน์สำหรับการเปรียบเทียบ แผนภูมิเส้นสำหรับดูเทรนด์ตามเวลา หรือแผนภูมิวงกลมสำหรับดูสัดส่วน Excel จะวาดแผนภูมิออกมาทันที และแผนภูมิจะอัปเดตอัตโนมัติเมื่อใดก็ตามที่คุณเปลี่ยนข้อมูลที่อยู่เบื้องหลัง

การบันทึกงานของคุณ

กด Ctrl+S ให้เป็นนิสัยและบ่อยๆ รูปแบบเริ่มต้นคือ .xlsx จะคงสูตรและการจัดรูปแบบไว้ ใช้ บันทึกเป็น (Save As) เพื่อเลือกรูปแบบอื่น เช่น .csv สำหรับข้อมูลเปล่าๆ หรือ .pdf สำหรับการแชร์สำเนาที่ไม่สามารถแก้ไขได้ หากคุณบันทึกไว้ใน OneDrive ทาง Excel ก็จะเก็บประวัติเวอร์ชันต่างๆ ไว้ด้วย เพื่อให้คุณสามารถกู้คืนฉบับร่างก่อนหน้าได้

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่ผู้เริ่มต้นควรหลีกเลี่ยง

• ลืมเครื่องหมายเท่ากับ — ถ้าไม่มี = ทาง Excel จะมองว่าสูตรของคุณเป็นแค่ข้อความธรรมดา
• พิมพ์ตัวเลขพร้อมหน่วย — การป้อน "50 kg" ทำให้เซลล์กลายเป็นข้อความ ซึ่งจะทำให้การคำนวณพัง ควรใส่แต่ตัวเลขโดดๆ แล้วระบุหน่วยไว้ที่ชื่อคอลัมน์แทน
• ผสานเซลล์ไปซะทุกที่ — เซลล์ที่ผสานจะรบกวนการจัดเรียงและการทำงานของสูตร ควรใช้เท่าที่จำเป็น
• ไม่บันทึกงาน — สร้างนิสัยการกด Ctrl+S ตั้งแต่วันแรกที่เริ่มใช้

ก้าวต่อไป

เมื่อคุณคุ้นเคยกับพื้นฐานแล้ว ให้ยกระดับทักษะที่แยกผู้ใช้งานทั่วไปออกจากผู้ใช้ที่มีความเชี่ยวชาญ ได้แก่: ฟังก์ชัน VLOOKUP สำหรับดึงข้อมูลจากตาราง และ PivotTable สำหรับการสรุปชุดข้อมูลขนาดใหญ่ในไม่กี่วินาที

และเมื่อคุณติดปัญหาเรื่องสูตร คุณไม่จำเป็นต้องค้นหาตามเว็บบอร์ดอีกต่อไป ด้วย ExcelGPT คุณสามารถอธิบายสิ่งที่คุณต้องการด้วยภาษาทั่วไปได้ — "รวมยอดขายสำหรับภาคตะวันตกในไตรมาสที่ 3" — และรับสูตรที่แม่นยำได้ในพริบตา พร้อมคำอธิบายอย่างครบถ้วน เหมือนมีผู้เชี่ยวชาญ Excel คอยอยู่เคียงข้างคุณในขณะที่คุณกำลังเรียนรู้

คำถามที่พบบ่อย

ใช้เวลาเรียนรู้ Excel นานแค่ไหน?

คุณสามารถเชี่ยวชาญพื้นฐานในคู่มือนี้ได้ภายในไม่กี่ชั่วโมงของการฝึกปฏิบัติ ส่วนการก้าวไปสู่ระดับกลางที่มีการค้นหาข้อมูล (lookups), แผนภูมิ และ PivotTable โดยปกติจะใช้เวลาสองสามสัปดาห์หากใช้งานเป็นประจำ

ฉันจำเป็นต้องเก่งคณิตศาสตร์ไหมในการใช้ Excel?

ไม่จำเป็น Excel จะเป็นตัวช่วยคิดเลขแทนคุณ การเข้าใจแนวคิดพื้นฐานอย่างค่าเฉลี่ยและเปอร์เซ็นต์จะช่วยได้มาก แต่สิ่งสำคัญคือคุณต้องรู้ว่าควรใช้ฟังก์ชันไหน — และคุณสามารถขอความช่วยเหลือได้เสมอ

Excel เวอร์ชันเว็บฟรีเพียงพอสำหรับผู้เริ่มต้นหรือไม่?

เพียงพอแล้ว Excel สำหรับเว็บครอบคลุมพื้นฐานทุกอย่างในคู่มือนี้ ในท้ายที่สุดคุณอาจต้องการแอปเดสก์ท็อปสำหรับฟีเจอร์ขั้นสูงอย่าง Power Query และมาโคร (macros) แต่สำหรับการเริ่มต้น สิ่งเหล่านั้นยังไม่จำเป็น

สมุดงาน (Workbook) และแผ่นงาน (Worksheet) ต่างกันอย่างไร?

สมุดงาน (Workbook) คือไฟล์ Excel ทั้งไฟล์ ส่วนแผ่นงาน (Worksheet) คือแท็บเดี่ยวๆ ที่อยู่ภายในนั้น สมุดงานหนึ่งๆ สามารถมีแผ่นงานได้หลายแผ่น ซึ่งช่วยให้คุณจัดระเบียบข้อมูลที่เกี่ยวข้องกันเอาไว้ในไฟล์เดียวได้