Dicas de Impressão no Excel para Relatórios Perfeitos

Todos nós já passamos por isso. Você passa horas organizando meticulosamente seus dados, escrevendo fórmulas complexas e formatando uma planilha linda. Você clica em imprimir e, ao chegar na impressora, encontra um desastre de 15 páginas. Metade de suas colunas ficou perdida em páginas separadas, o texto foi cortado e há páginas em branco espalhadas por todo lado.

A impressão a partir do Excel é notoriamente frustrante porque as planilhas são projetadas como grades infinitas, e não no tamanho padrão de papel. No entanto, com uma boa compreensão das opções de configuração de página do Excel, você pode transformar qualquer conjunto de dados extenso em um relatório físico bem acabado e profissional.

Neste guia, abordaremos as dicas definitivas de impressão no Excel que você precisa dominar. Ao final, você saberá exatamente como domar suas planilhas e gerar relatórios impressos perfeitamente formatados todas as vezes.

1. Defina a Sua Área de Impressão Primeiro

O erro mais comum na impressão no Excel é deixar o próprio Excel decidir o que imprimir. Por padrão, o Excel tentará imprimir todas as células que contêm dados ou formatação na planilha ativa. Se você formatar acidentalmente uma célula na coluna Z, o Excel imprimirá todo o espaço em branco até chegar nela.

Para corrigir isso, você deve dizer explicitamente ao Excel quais células deseja no papel, definindo a Área de Impressão.

• Realce o intervalo exato de células que você deseja imprimir.
• Navegue até a guia Layout da Página na faixa de opções do Excel.
• Clique em Área de Impressão no grupo Configurar Página.
• Selecione Definir Área de Impressão.

Um contorno cinza fraco aparecerá em torno da sua seleção, indicando os limites da sua área de impressão. Se precisar adicionar mais dados a essa área posteriormente, basta realçar as novas células, clicar em Área de Impressão e escolher Adicionar à Área de Impressão.

2. Domine o Layout da Página e a Orientação

Ao contrário dos documentos do Word, que geralmente são lidos de cima para baixo, as planilhas do Excel costumam se estender bastante da esquerda para a direita. Portanto, a orientação Retrato padrão raramente é a melhor escolha para um relatório com muitos dados.

Se a sua planilha tiver mais colunas do que linhas, altere sempre a sua orientação para Paisagem. Você pode fazer isso acessando Layout da Página > Orientação > Paisagem. Por outro lado, se você estiver imprimindo documentos como faturas de cobrança profissionais, a orientação Retrato é provavelmente a escolha certa.

Além disso, ajuste suas margens. Por padrão, o Excel deixa margens generosas ao redor da página. Para maximizar o espaço para seus dados:

• Vá para Layout da Página > Margens.
• Selecione Estreita para dar aos seus dados o máximo de espaço possível sem que sejam cortados pela impressora.
• Para um controle personalizado, clique em Margens Personalizadas... e marque as caixas para centralizar seus dados Horizontalmente e Verticalmente na página.

3. Dimensionamento: Ajustar a Uma Página Sem Perder a Legibilidade

Quando seus dados são um pouco largos demais para caber em uma única página, o Excel corta implacavelmente a última coluna e a coloca em uma página própria. Você pode corrigir isso instantaneamente usando o recurso de Dimensionamento.

Navegue até Layout da Página > Dimensionar para Ajustar. Aqui, você tem dois menus suspensos principais: Largura e Altura.

• Para forçar todas as colunas em uma única largura de página, altere a Largura de "Automático" para 1 página. Deixe a Altura como "Automático" para que suas linhas fluam naturalmente por quantas páginas precisarem.
• Para forçar a planilha inteira a caber em um único pedaço de papel, defina tanto a Largura quanto a Altura para 1 página.

Aviso: Tenha cuidado com o dimensionamento. Se você forçar 30 colunas a caberem na largura de uma página, o Excel reduzirá drasticamente o tamanho da fonte. Sempre use a tela de Visualização de Impressão (acessível por meio de atalhos de teclado padrão como Ctrl + P) para garantir que o texto permaneça legível.

4. Repetir Cabeçalhos de Linhas e Colunas em Todas as Páginas

Se o seu relatório impresso abranger várias páginas, é incrivelmente chato ler a página 3 sem saber o que cada coluna representa. Você precisa que os cabeçalhos das suas colunas se repitam no topo de todas as páginas impressas.

O Excel tem uma ferramenta dedicada para isso chamada Imprimir Títulos.

1. Vá para a guia Layout da Página.
2. Clique em Imprimir Títulos.
3. Na caixa de diálogo Configurar Página, encontre o campo Linhas a repetir na parte superior.
4. Clique no ícone de seta para cima no lado direito do campo e, em seguida, clique no número da linha na sua planilha que contém os cabeçalhos (por exemplo, Linha 1). Você verá uma referência absoluta como $1:$1 aparecer.
5. Clique em OK.

Agora, quando você imprimir, a Linha 1 será automaticamente duplicada no topo de cada página subsequente, tornando seus dados infinitamente mais fáceis de ler.

5. Adicione Cabeçalhos e Rodapés Profissionais

Um relatório impresso não está verdadeiramente completo sem contexto. Se você entregar uma planilha a um colega, ele precisa saber o que é, quando foi impressa e quantas páginas contém.

Para adicionar esse contexto, use os Cabeçalhos e Rodapés do Excel:

• Vá para Inserir > Cabeçalho e Rodapé. Isso mudará sua visualização para o modo Layout de Página.
• Você verá três caixas distintas na parte superior e inferior da sua página.
• Clique em uma das caixas e use a guia de opções Cabeçalho e Rodapé para inserir elementos dinâmicos.

A configuração mais comum é colocar o Nome da Planilha no canto superior esquerdo, a Data Atual no canto superior direito e o Número da Página / Número de Páginas na parte central inferior. O Excel usa códigos especiais para esses campos dinâmicos, como &[Page] of &[Pages].

6. Gerencie as Quebras de Página Manualmente

Às vezes, as quebras de página automáticas do Excel dividem os dados em um ponto indesejado, como cortar um grupo de categorias pela metade. Você pode assumir o controle manual sobre exatamente onde as páginas se dividem usando a Visualização de Quebra de Página.

Clique em Exibir > Visualização de Quebra de Página. A sua tela mudará para mostrar os seus dados cercados por linhas azuis grossas. Essas linhas azuis representam as bordas das suas páginas impressas.

Para ajustar onde uma página é dividida, basta clicar e arrastar a linha azul contínua (quebra de página manual) ou a linha azul tracejada (quebra de página automática) para um novo local. Se quiser inserir uma quebra de página totalmente nova para forçar uma seção específica em uma nova página, selecione a linha abaixo de onde deseja a quebra, vá para Layout da Página > Quebras e clique em Inserir Quebra de Página.

7. Lidando com Erros de Fórmula e Linhas de Grade

Nada parece menos profissional em um relatório impresso do que um erro gigante de #DIV/0! ou #N/A bem no meio da página. Embora idealmente você deva corrigir esses erros usando funções como IFERROR, o Excel permite que você os oculte apenas para fins de impressão.

Se preferir limpar as suas fórmulas primeiro, envolva o seu cálculo em IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP(A2, DataRange, 2, FALSE), "Not Found")

Se você simplesmente quiser mascarar os erros na impressão:

1. Vá para Layout da Página > Imprimir Títulos.
2. Na guia Planilha, encontre o menu suspenso chamado Erros de célula como:.
3. Altere de "exibidos" para <em branco>.

Nesse mesmo menu, você pode marcar a caixa Linhas de grade. Por padrão, o Excel não imprime as linhas de grade cinzas fracas que você vê na tela. Se os seus dados não tiverem bordas aplicadas, marcar a caixa Linhas de grade garante que as suas linhas e colunas permaneçam distintas e fáceis de ler no papel.

8. Passo a Passo Prático: Formatando um Relatório Mensal de Vendas

Vamos unir todos esses conceitos com um exemplo prático. Imagine que você construiu um dashboard de vendas e precisa imprimir os dados mensais subjacentes. Seus dados brutos se parecem com isso:

Data	Região	Representante de Vendas	Cód. do Produto	Receita
2023-10-01	North	J. Smith	PRD-101	$1,250.00
2023-10-02	South	A. Davis	PRD-205	$840.00
2023-10-03	North	J. Smith	PRD-101	$1,250.00

Esses dados se estendem por 500 linhas. Veja exatamente como formatá-los para uma impressão perfeita:

1. Resuma primeiro: Se o seu chefe só quer os totais por região, não imprima 500 linhas. Crie uma tabela de resumo rápida usando SUMIFS para agregar os dados antes de imprimir:

   =SUMIFS(SalesTable[Revenue], SalesTable[Region], "North")

2. Defina a Área de Impressão: Se você realmente precisar imprimir todas as 500 linhas, realce as colunas de A a E até a linha 500. Clique em Layout da Página > Área de Impressão > Definir Área de Impressão.
3. Ajuste o Layout: Clique em Layout da Página > Orientação > Retrato (já que 5 colunas cabem facilmente na vertical). Clique em Margens > Estreita.
4. Dimensione: Vá para Layout da Página > Dimensionar para Ajustar. Defina a Largura como 1 página e a Altura como Automático.
5. Repita os Cabeçalhos: Clique em Imprimir Títulos. Clique na caixa "Linhas a repetir na parte superior" e clique na Linha 1.
6. Adicione um Rodapé: Vá para Inserir > Cabeçalho e Rodapé. Na caixa central inferior, digite Page &[Page] of &[Pages].
7. Visualização de Impressão: Pressione Ctrl + P. Revise o painel de visualização. Você deverá ver colunas perfeitamente alinhadas, um cabeçalho que se repete em todas as páginas e números de página precisos na parte inferior.

Às vezes, criar as tabelas de resumo corretas e acertar nas fórmulas é metade da batalha antes mesmo de você clicar em imprimir. Se precisar agregar os seus dados ou formatá-los corretamente, mas não conseguir lembrar a sintaxe exata, você pode simplesmente descrever a sua necessidade em português para o ExcelGPT e obter a fórmula instantaneamente. Isso remove o atrito da criação de relatórios. Para mais contexto sobre o uso de IA em planilhas, confira o nosso guia sobre ChatGPT para Excel: Escrevendo Fórmulas com IA.

Perguntas Frequentes

Como imprimo apenas uma seleção específica sem alterar a minha Área de Impressão?

Se precisar apenas de uma impressão rápida de algumas células, realce-as, pressione Ctrl + P para abrir o menu Imprimir e, no menu suspenso Configurações, altere "Imprimir Planilhas Ativas" para Imprimir Seleção. Isso ignora temporariamente a Área de Impressão salva do documento.

Por que o texto da minha planilha impressa do Excel está tão pequeno?

Isso geralmente acontece porque a opção "Ajustar para 1 página de largura por 1 de altura" foi selecionada para um conjunto de dados massivo. O Excel reduz a fonte à força para que os dados caibam. Para corrigir isso, altere a Altura do dimensionamento de volta para "Automático" para que as linhas possam fluir naturalmente para uma segunda ou terceira página, o que restaurará o tamanho da fonte.

Como faço para forçar uma nova página para cada categoria no meu relatório?

Você precisa usar quebras de página manuais. Vá para Exibir > Visualização de Quebra de Página. Clique com o botão direito na célula onde a nova categoria começa (na coluna A) e selecione Inserir Quebra de Página. O Excel forçará a impressora a começar uma nova folha de papel exatamente nessa linha.

Posso imprimir comentários e anotações do Excel?

Sim. Vá para Layout da Página > Imprimir Títulos e clique na guia Planilha. Procure pelo menu suspenso Comentários e anotações:. Você pode optar por imprimi-los exatamente "Como exibido na planilha" ou compilados "No fim da planilha" em um pedaço de papel separado.