Excel per Principianti: Guida Completa per Iniziare 2025

Microsoft Excel è l'applicazione per fogli di calcolo più utilizzata al mondo, scelta da oltre 750 milioni di persone per organizzare dati, eseguire calcoli e trasformare numeri grezzi in decisioni chiare. Se non hai mai aperto un foglio di calcolo, questa guida ti accompagnerà da una schermata vuota alla creazione sicura del tuo primo foglio di calcolo funzionante. Nessuna esperienza precedente richiesta.

Al termine di questo tutorial comprenderai l'interfaccia di Excel, saprai come inserire e formattare i dati, scrivere le tue prime formule ed evitare gli errori che mettono in difficoltà la maggior parte dei principianti. Iniziamo.

Cos'è Excel e perché impararlo?

Excel organizza le informazioni in una griglia di celle disposte in righe e colonne. Ogni cella può contenere testo, un numero, una data o una formula che calcola un risultato automaticamente. Questa semplice idea è alla base di tutto, dai budget domestici ai modelli finanziari aziendali.

Imparare Excel è un investimento che ripaga in quasi ogni carriera. È costantemente tra le competenze più richieste nelle offerte di lavoro, e anche una conoscenza di base ti permette di analizzare dati, creare report e risparmiare ore di lavoro manuale. La buona notizia: i fondamentali illustrati di seguito coprono circa l'80% di ciò di cui la maggior parte delle persone ha bisogno.

Come ottenere Excel

Hai diverse modalità per accedere a Excel:

• Microsoft 365: Un abbonamento che include sempre le funzionalità più recenti (Windows e Mac).
• Office 2021/2024: Un acquisto una tantum per un singolo computer.
• Excel per il Web: Una versione gratuita su office.com che funziona nel browser.
• App per dispositivi mobili: App Excel gratuite per iOS e Android.

Per l'apprendimento, la versione web gratuita è più che sufficiente. Tutti i concetti in questa guida funzionano allo stesso modo in tutte le edizioni.

Comprendere l'interfaccia di Excel

Quando apri Excel per la prima volta, la schermata può sembrare affollata. Ecco le parti più importanti.

La Barra multifunzione

La Barra multifunzione si estende nella parte superiore e contiene tutti i comandi, organizzati in schede:

• Home — strumenti di formattazione, caratteri, colori e modifica che usi più spesso.
• Inserisci — grafici, tabelle, immagini e Tabelle pivot.
• Layout di pagina — margini, orientamento e impostazioni di stampa.
• Formule — la libreria completa di funzioni, raggruppate per categoria.
• Dati — ordinamento, filtro e importazione dei dati.
• Revisione e Visualizza — controllo ortografico, commenti e opzioni di visualizzazione.

La Barra della formula e la Casella nome

Appena sotto la Barra multifunzione, la Barra della formula mostra il contenuto reale della cella selezionata — utile perché una cella può visualizzare un risultato calcolato pur contenendo effettivamente una formula. Alla sua sinistra, la Casella nome mostra l'indirizzo della cella attiva (ad esempio, A1) e consente di spostarsi ovunque digitando un indirizzo.

Cartelle di lavoro, Fogli di lavoro e Celle

• Una Cartella di lavoro è il tuo file Excel, salvato con l'estensione .xlsx.
• Un Foglio di lavoro (o foglio) è una singola scheda all'interno della cartella di lavoro. Usa le schede in basso per aggiungere o cambiare foglio.
• Una Cella è la casella dove si incontrano una riga e una colonna. Le colonne sono identificate da lettere (A, B, C…) e le righe da numeri (1, 2, 3…), quindi la prima cella è A1.

Inserimento e modifica dei dati

Fai clic su qualsiasi cella e inizia a digitare per inserire dati. Premi Invio per confermare e spostarti in basso, oppure Tab per spostarti a destra. Per modificare una cella, fai doppio clic su di essa oppure selezionala e premi F2.

Excel riconosce automaticamente i tipi di dati: i numeri sono allineati a destra, il testo a sinistra, e le date vengono memorizzate come numeri seriali così da poterci eseguire calcoli. Alcune funzionalità che vale la pena imparare subito:

• Riempimento automatico: Digita un valore, poi trascina il piccolo quadratino nell'angolo in basso a destra della cella per copiarlo o continuare una serie (Gen, Feb, Mar…).
• Suggerimento automatico (Ctrl+E): Excel rileva uno schema — come separare i nomi completi in nome e cognome — e completa il resto automaticamente.

Navigare rapidamente con le scorciatoie da tastiera

Muoversi in modo efficiente è la differenza tra un lavoro lento e pieno di clic e una produttività fluida:

• Tasti freccia — spostano di una cella alla volta.
• Ctrl + Freccia — saltano al bordo di un'area dati.
• Ctrl + Home — tornano alla cella A1.
• Ctrl + Fine — vanno all'ultima cella utilizzata.
• Ctrl + C / Ctrl + V — copiano e incollano.
• Ctrl + Z — annullano un errore.

Questi sono solo l'inizio. Una volta acquisita familiarità, la nostra guida alle 50 scorciatoie da tastiera essenziali di Excel accelererà notevolmente il tuo lavoro.

Formattazione di base

La formattazione trasforma una serie di numeri in un report leggibile. Nella scheda Home puoi:

• Rendere il testo in grassetto, corsivo, o modificarne colore e dimensione.
• Applicare formati numerici come valuta (€), percentuale (%) o il separatore delle migliaia.
• Aggiungere bordi e colori di riempimento per separare le sezioni.
• Usare Unisci e centra per i titoli e Testo a capo per le voci più lunghe.

Suggerimento: seleziona un'intera colonna facendo clic sulla sua lettera, o una riga facendo clic sul suo numero, per formattare molte celle contemporaneamente.

Le tue prime formule

Le formule sono il punto in cui Excel diventa potente. Ogni formula inizia con il segno uguale (=). Inizia con questi quattro elementi essenziali:

=SUM(A1:A10)      Add a range of numbers
=AVERAGE(A1:A10)  Calculate the average
=MAX(A1:A10)      Find the largest value
=MIN(A1:A10)      Find the smallest value

Puoi anche usare direttamente gli operatori matematici di base: =A1+B1 somma due celle, =A1*B1 le moltiplica, e =(A1+B1)/2 usa le parentesi per controllare l'ordine delle operazioni — esattamente come in matematica.

Comprendere i riferimenti di cella

Quando copi una formula, Excel adatta automaticamente gli indirizzi delle celle. Questo comportamento, detto riferimento relativo, è una delle funzionalità più utili di Excel — e a volte la più disorientante. Per bloccare un riferimento nella sua posizione, aggiungi il simbolo del dollaro (ad esempio, $A$1). Questo diventa importante nel momento in cui inizi a riutilizzare le formule, quindi vale la pena leggere la nostra spiegazione completa sui riferimenti relativi e assoluti di cella.

Creare il tuo primo foglio di calcolo

Il modo migliore per imparare è fare pratica. Prova con un semplice budget mensile:

1. In A1, digita Categoria; in B1, digita Importo.
2. Elenca alcune categorie nella colonna A (Affitto, Spesa, Trasporti, Risparmi).
3. Inserisci gli importi corrispondenti nella colonna B.
4. Nella cella sotto i tuoi importi, digita =SUM(B2:B5) per totalizzare la spesa.
5. Formatta la colonna B come valuta e metti in grassetto la riga del totale.

Ecco un foglio di calcolo perfettamente funzionante. Per una guida passo passo con screenshot, consulta come creare il tuo primo foglio di calcolo Excel.

Visualizzare i dati con i grafici

I numeri raccontano una storia più rapidamente sotto forma di immagine. Seleziona i tuoi dati, apri la scheda Inserisci e scegli un tipo di grafico — un istogramma per i confronti, un grafico a linee per i trend nel tempo, o un grafico a torta per le proporzioni. Excel lo disegna istantaneamente, e il grafico si aggiorna automaticamente ogni volta che modifichi i dati sottostanti.

Salvare il lavoro

Premi Ctrl+S spesso e sin dall'inizio. Il formato predefinito .xlsx conserva formule e formattazione. Usa Salva con nome per scegliere un formato diverso, come .csv per i dati in formato testo o .pdf per condividere una copia non modificabile. Se salvi su OneDrive, Excel mantiene anche una cronologia delle versioni, così puoi recuperare bozze precedenti.

Errori comuni da evitare per i principianti

• Dimenticare il segno uguale — senza =, Excel tratta la formula come testo normale.
• Digitare numeri con unità di misura — inserire "50 kg" rende la cella testuale, compromettendo i calcoli. Mantieni i numeri puri e indica l'unità nell'intestazione della colonna.
• Unire celle ovunque — le celle unite interferiscono con l'ordinamento e le formule. Usale con parsimonia.
• Non salvare — crea l'abitudine di usare Ctrl+S fin dal primo giorno.

I prossimi passi

Una volta acquisita familiarità con le nozioni di base, fai un salto di qualità con le competenze che distinguono gli utenti occasionali da quelli sicuri: la funzione VLOOKUP per estrarre dati dalle tabelle, e le Tabelle pivot per riassumere grandi set di dati in pochi secondi.

E quando rimani bloccato su una formula, non devi più cercare sui forum. Con ExcelGPT, puoi descrivere ciò che vuoi in italiano semplice — "somma le vendite per la regione Ovest nel terzo trimestre" — e ottenere immediatamente la formula esatta, completa di spiegazione. È come avere un esperto di Excel al tuo fianco mentre impari.

Domande frequenti

Quanto tempo ci vuole per imparare Excel?

Puoi padroneggiare i fondamentali di questa guida nell'arco di poche ore di pratica. Raggiungere un livello intermedio con ricerche, grafici e Tabelle pivot richiede in genere alcune settimane di utilizzo regolare.

Devo essere bravo in matematica per usare Excel?

No. Excel esegue i calcoli al posto tuo. Conoscere i concetti di base come medie e percentuali è utile, ma la cosa principale è sapere quale funzione usare — e puoi sempre chiedere aiuto.

La versione web gratuita di Excel è sufficiente per i principianti?

Sì. Excel per il Web copre tutti i fondamentali di questa guida. Potresti eventualmente voler passare all'app desktop per funzionalità avanzate come Power Query e le macro, ma non è necessario per iniziare.

Qual è la differenza tra una cartella di lavoro e un foglio di lavoro?

Una cartella di lavoro è l'intero file Excel. Un foglio di lavoro è una singola scheda al suo interno. Una cartella di lavoro può contenere molti fogli di lavoro, il che ti aiuta a mantenere i dati correlati organizzati in un unico file.