Tabelle Pivot: la guida completa per principianti

Se ti è mai capitato di fissare un enorme foglio di calcolo con migliaia di righe di dati grezzi chiedendoti come darvi un senso, non sei il solo. I dati grezzi sono intrinsecamente disordinati e difficili da interpretare. È qui che entra in gioco la magia della tabella pivot. Spesso percepite come uno strumento avanzato o intimidatorio, le tabelle pivot sono in realtà una delle funzionalità di analisi dei dati più accessibili e potenti di Microsoft Excel.

In questa guida completa per principianti, demistificheremo la tabella pivot. Imparerai esattamente cosa sono, come preparare i dati, come creare il tuo primo report da zero e come utilizzare funzionalità avanzate come i campi calcolati e i filtri dati (slicer) per riepilogare dati complessi in pochi secondi.

Cos'è una tabella pivot?

Una tabella pivot è uno strumento dinamico di riepilogo dei dati in Excel. Ti consente di estrarre, calcolare e riepilogare automaticamente i dati grezzi senza scrivere una singola formula complessa. Con pochi clic, puoi raggruppare i dati, calcolare totali o medie e ruotare (fare il pivot) le righe e le colonne per visualizzare il tuo set di dati da diverse prospettive.

Immagina di avere un elenco di diecimila transazioni di vendita. Se volessi trovare le vendite totali per area geografica, potresti filtrare manualmente i dati e scrivere complicate formule SUMIF e SUMIFS per ogni singola posizione. Oppure, potresti inserire una tabella pivot, trascinare "Area geografica" nelle righe, "Vendite" nei valori e avere la tua risposta all'istante. Sono incredibilmente veloci, completamente non distruttive (non alterano i dati originali) e altamente personalizzabili.

Passaggio 1: Preparare i dati per una tabella pivot

Il motivo più comune per cui si incontrano difficoltà con le tabelle pivot è una scarsa formattazione dei dati. Prima ancora di fare clic sulla scheda "Inserisci", i dati devono essere strutturati correttamente in un layout tabulare piatto.

Le regole per dati tabulari puliti

• Intestazioni di colonna univoche: Ogni singola colonna deve avere un'intestazione univoca e descrittiva (es. "Data ordine", "Area geografica", "Fatturato"). Non lasciare vuota nessuna cella di intestazione.
• Nessuna riga o colonna vuota: Le righe o le colonne vuote interromperanno la continuità del set di dati, facendo sì che Excel ometta dei dati durante la creazione della tabella.
• Nessuna cella unita: Le celle unite confondono il motore di aggregazione di Excel. Assicurati che ogni cella contenga il proprio dato distinto.
• Nessun totale parziale o complessivo nei dati grezzi: Rimuovi eventuali totali esistenti in fondo al set di dati. La tabella pivot li calcolerà per te; lasciandoli rischierai di contare le cifre due volte.

Suggerimento pro: Formatta sempre i dati grezzi come "Tabella Excel" (evidenzia i dati e premi Ctrl + T). In questo modo, quando aggiungi nuove righe di dati nel tempo, la tabella pivot includerà automaticamente i nuovi dati all'aggiornamento. Se i tuoi dati provengono da origini esterne, potresti anche prendere in considerazione l'utilizzo di Power Query per importare e trasformare i dati prima di caricarli nel foglio di lavoro.

Passaggio 2: Creare la tua prima tabella pivot

Vediamo un esempio pratico. Immagina di avere il seguente set di dati semplificato che traccia le vendite regionali mensili:

Data ordine	Area geografica	Categoria prodotto	Unità vendute	Vendite totali ($)
2024-01-15	Nord	Elettronica	12	$2.400
2024-01-18	Sud	Cancelleria	45	$900
2024-02-05	Nord	Arredamento	3	$1.500
2024-02-22	Ovest	Elettronica	20	$4.000
2024-03-10	Sud	Elettronica	8	$1.600

Per riepilogare questi dati in una tabella pivot:

1. Fai clic su una singola cella qualsiasi all'interno del set di dati.
2. Passa alla scheda Inserisci sulla barra multifunzione di Excel.
3. Fai clic su Tabella pivot.
4. Nella finestra di dialogo che appare, Excel selezionerà automaticamente l'intervallo di dati. Scegli se vuoi posizionare la tabella pivot in un Nuovo foglio di lavoro (consigliato) o in un Foglio di lavoro esistente.
5. Fai clic su OK.

Ora vedrai una griglia di tabella pivot vuota sul lato sinistro dello schermo e il riquadro Campi tabella pivot a destra.

Comprendere il riquadro Campi tabella pivot

Il riquadro dei campi è il centro di controllo del tuo report. Elenca tutte le intestazioni di colonna in alto e presenta quattro distinti quadranti (aree) in basso: Filtri, Colonne, Righe e Valori. La creazione di un report è semplicemente una questione di trascinare i campi dall'elenco in alto in queste quattro aree.

1. Righe

Trascinando un campo in questa area, verranno visualizzati elementi univoci verticalmente lungo il lato sinistro della tabella. Ad esempio, se trascini "Area geografica" nell'area Righe, la tua tabella elencherà Nord, Sud e Ovest in righe separate, rimuovendo automaticamente i duplicati.

2. Colonne

Trascinando un campo in questa area, i relativi elementi univoci verranno visualizzati orizzontalmente nella parte superiore della tabella. Se trascini "Categoria prodotto" in Colonne, vedrai Elettronica, Arredamento e Cancelleria distribuiti in alto.

3. Valori

È qui che avviene la magia matematica. Trascina in questa area i campi contenenti numeri per calcolarli. Trascinando "Vendite totali ($)" nell'area Valori verrà calcolata automaticamente la funzione SUM delle vendite per ogni combinazione di area geografica e categoria.

4. Filtri

Trascinando un campo qui, si crea un menu a discesa nella parte superiore del report, consentendoti di filtrare l'intera tabella pivot. Se posizioni "Data ordine" in quest'area, puoi limitare la visualizzazione per mostrare solo le vendite di gennaio.

Formattare e personalizzare la tabella pivot

Una volta creata la tua tabella pivot, probabilmente vorrai formattarla in modo che sia facile da leggere. Excel fornisce diversi strumenti integrati per personalizzare l'aspetto e il comportamento dei tuoi dati di riepilogo.

Modificare il tipo di calcolo

Per impostazione predefinita, Excel utilizzerà la funzione SUM per i campi numerici e la funzione COUNT per i campi di testo. Se vuoi vedere le vendite medie anziché le vendite totali:

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un numero qualsiasi nella sezione Valori della tabella pivot.
2. Seleziona Riepiloga valori per.
3. Scegli AVERAGE (o MAX, MIN, COUNT, ecc.).

Formattazione dei numeri

Non utilizzare la formattazione standard della scheda Home per applicare i simboli di valuta alla tabella pivot; spesso si ripristina quando i dati cambiano. Invece:

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un numero nell'area Valori.
2. Seleziona Formato numero (non "Formato celle").
3. Scegli Valuta o Contabilità, regola le posizioni decimali e fai clic su OK. In questo modo la formattazione rimarrà invariata anche quando aggiorni i dati.

Oltre le basi: raggruppare le date e aggiungere i filtri dati (Slicer)

Per padroneggiare veramente l'analisi dei dati, dovresti familiarizzare con gli strumenti di raggruppamento e di filtraggio interattivo.

Raggruppare le date

Se trascini una colonna di date nell'area Righe, di solito Excel la raggrupperà automaticamente per Anni, Trimestri e Mesi. In caso contrario, fai clic con il pulsante destro del mouse su una data qualsiasi nella tua tabella pivot e seleziona Raggruppa. Apparirà una finestra di dialogo che ti permetterà di selezionare esattamente come desideri riepilogare la sequenza temporale (es. raggruppando per Mesi e Anni).

Aggiungere i filtri dati (Slicer)

I filtri dati (o slicer) sono pulsanti visivi e cliccabili che sostituiscono i filtri a discesa standard. Rendono i tuoi report interattivi e sono essenziali per creare dashboard dinamiche in Excel.

1. Fai clic in un punto qualsiasi all'interno della tua tabella pivot.
2. Vai alla scheda Analizza tabella pivot sulla barra multifunzione.
3. Fai clic su Inserisci filtro dati.
4. Seleziona la casella del campo in base al quale vuoi filtrare (es. "Area geografica") e fai clic su OK.

Ora hai un menu mobile interattivo. Facendo clic su "Nord", l'intera tabella pivot verrà filtrata all'istante.

Estrarre dati con la formula GETPIVOTDATA

A volte è necessario estrarre un numero aggregato specifico da una tabella pivot per utilizzarlo in una parte completamente diversa della cartella di lavoro. Se digiti semplicemente `=` e fai clic su una cella in una tabella pivot, Excel genererà una formula `GETPIVOTDATA` anziché un riferimento di cella standard come `=B4`.

Questo è estremamente utile perché le tabelle pivot cambiano dimensione. Se utilizzassi un riferimento standard `=B4` e la tabella pivot si espandesse, la cella B4 potrebbe improvvisamente contenere i dati sbagliati. `GETPIVOTDATA` assicura che venga estratta sempre l'esatta metrica desiderata.

Ecco la sintassi standard per la funzione GETPIVOTDATA:

=GETPIVOTDATA("Total Sales ($)", $A$3, "Region", "North")

Questa formula dice a Excel di guardare la tabella pivot a partire dalla cella A3 e di restituire le "Vendite totali ($)" in modo specifico per l'"Area geografica" pari a "Nord", indipendentemente dal fatto che quel numero si sposti nella cella B5 o D12 dopo un aggiornamento.

Visualizzare i dati con i grafici pivot

Una tabella pivot fornisce i numeri, ma un grafico pivot racconta la storia in modo visivo. I grafici pivot sono direttamente collegati alle tue tabelle pivot. Quando filtri o aggiorni la tabella, il grafico si aggiorna all'istante.

Per aggiungerne uno, fai clic in un punto qualsiasi della tua tabella pivot, passa alla scheda Inserisci e fai clic su Grafico pivot. Puoi quindi dedicare del tempo a scegliere il tipo di grafico giusto (come un grafico a barre per confronti per categoria o un grafico a linee per le tendenze delle date) per far risaltare i tuoi dati nelle presentazioni.

Lavorare in modo più intelligente con l'intelligenza artificiale

Imparare a strutturare i dati, trascinare i campi e utilizzare funzioni come GETPIVOTDATA richiede pratica. Man mano che le tue esigenze sui dati diventano più complesse, potresti aver bisogno di campi calcolati avanzati, logica nidificata all'interno dei dati grezzi o formule DAX sofisticate.

Se non sai come scrivere la funzione corretta per supportare il tuo set di dati, puoi descrivere ciò di cui hai bisogno in linguaggio naturale a ExcelGPT per ottenere la formula all'istante. Sfruttare gli strumenti basati sull'IA ti consente di concentrarti sull'analisi delle tue tabelle pivot, anziché impantanarti in errori di sintassi.

Domande frequenti (FAQ)

Perché la mia tabella pivot non si aggiorna quando modifico i dati grezzi?

A differenza delle formule standard di Excel, le tabelle pivot non effettuano calcoli in tempo reale. Ogni volta che aggiungi nuovi dati o modifichi i numeri esistenti nella tua tabella di origine, devi comunicare manualmente alla tabella pivot di aggiornarsi. Fai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi all'interno della tabella pivot e seleziona Aggiorna, oppure vai alla scheda Dati e fai clic su Aggiorna tutto.

Come ordino i valori nella mia tabella pivot dal più grande al più piccolo?

L'ordinamento aiuta a evidenziare immediatamente i risultati migliori o peggiori. Fai clic con il pulsante destro del mouse su un numero qualsiasi nella colonna che desideri ordinare (ad esempio, la colonna Vendite totali), passa il mouse su Ordina e seleziona Ordina dal più grande al più piccolo. L'intera tabella si riorganizzerà istantaneamente in base a quei valori.

Posso aggiungere una formula personalizzata all'interno di una tabella pivot?

Sì. Puoi creare un "Campo calcolato". Fai clic in un punto qualsiasi della tabella pivot, vai alla scheda Analizza tabella pivot, fai clic su Campi, elementi e set e scegli Campo calcolato. Qui puoi scrivere equazioni matematiche utilizzando i campi esistenti (es., `= Fatturato - Costi` per creare un nuovo campo "Profitto").

Qual è la differenza tra una tabella Excel standard e una tabella pivot?

Una tabella Excel standard è un modo per archiviare e organizzare i dati grezzi riga per riga. Una tabella pivot è un livello di reporting che si posiziona sopra i dati grezzi per aggregarli, riepilogarli e calcolarli. Dovresti quasi sempre archiviare i tuoi dati grezzi in una tabella Excel e quindi utilizzare una tabella pivot per analizzarli.