Come creare il tuo primo foglio di calcolo Excel

Aprire Excel per la prima volta può sembrare disorientante. La griglia di celle vuote, la barra multifunzione piena di pulsanti, i menu che nascondono decine di opzioni: è davvero tanto. Ma ecco la buona notizia: per costruire qualcosa di concretamente utile fin dal primo giorno è sufficiente padroneggiare un numero limitato di concetti. Questa guida ti accompagna in ogni fase, dal lancio di Excel al salvataggio di un foglio di calcolo completo, ricco di formule. Nessuna esperienza precedente richiesta.

Se vuoi avere un quadro più ampio prima di iniziare, la guida Excel per principianti: guida completa per iniziare 2025 è un'ottima risorsa complementare. Per ora, concentriamoci sulla creazione del tuo primissimo foglio di calcolo da zero.

Orientarsi nell'interfaccia di Excel

Prima di toccare una cella, prenditi sessanta secondi per orientarti. L'area di lavoro di Excel comprende alcune zone chiave:

• Barra multifunzione: la barra degli strumenti nella parte superiore, organizzata in schede (Home, Inserisci, Formule, Dati, ecc.). Ogni scheda raggruppa i comandi correlati.
• Casella Nome: il piccolo riquadro in alto a sinistra della griglia che mostra l'indirizzo della cella attualmente selezionata (ad es. A1).
• Barra della formula: la barra orizzontale a destra della Casella Nome. Tutto ciò che digiti in una cella compare qui, e puoi modificarlo direttamente da qui.
• Griglia del foglio di lavoro: l'area principale composta da colonne (contrassegnate con A, B, C…) e righe (contrassegnate con 1, 2, 3…). La loro intersezione crea le celle, ognuna con un indirizzo univoco come B3 o D12.
• Schede dei fogli: nella parte inferiore puoi avere più fogli in un unico file. Per impostazione predefinita, si inizia con un foglio chiamato Foglio1.
• Barra di stato: la striscia nella parte inferiore. Seleziona un intervallo di numeri e visualizza immediatamente SOMMA, MEDIA e CONTEGGIO, senza bisogno di alcuna formula.

Passaggio 1 — Aprire una nuova cartella di lavoro

Avvia Excel e scegli Cartella di lavoro vuota dalla schermata iniziale. Hai ora una cartella di lavoro vuota con un unico foglio di lavoro. Una cartella di lavoro è il file (salvato come .xlsx); un foglio di lavoro è un singolo foglio al suo interno. Pensa alla cartella di lavoro come a un raccoglitore e a ogni foglio di lavoro come a una pagina all'interno di quel raccoglitore.

Passaggio 2 — Pianifica i tuoi dati prima di digitare

L'errore più comune tra i principianti è lanciarsi subito a digitare senza alcuna struttura. Dedica due minuti a rispondere a queste domande:

1. Cosa tiene traccia questo foglio di calcolo? (Spese, una lista di attività, cifre di vendita, ecc.)
2. Quali categorie di informazioni mi servono? (Queste diventeranno le intestazioni delle colonne.)
3. Le righe rappresenteranno singoli record o periodi di tempo?

In questa guida creeremo un semplice registro mensile delle spese. È pratico, insegna tutte le competenze fondamentali e può essere ampliato in qualcosa come il Modello di budget Excel: gestisci le finanze personali o aziendali quando ti sentirai a tuo agio.

Passaggio 3 — Inserisci le intestazioni delle colonne

Fai clic sulla cella A1 e digita la parola Data, poi premi Tab per spostarti su B1. Continua lungo la riga:

A1	B1	C1	D1	E1
Data	Descrizione	Categoria	Importo	Note

Premi Invio dopo l'ultima intestazione. Ora seleziona l'intera riga delle intestazioni (fai clic sul numero di riga 1 a sinistra per evidenziare l'intera riga), vai su Home → Carattere, fai clic su Grassetto e, facoltativamente, applicale un colore chiaro usando il secchiello Colore riempimento. Questa separazione visiva tra intestazioni e dati è un'abitudine che vale la pena acquisire fin dal primo giorno.

Passaggio 4 — Inserisci i dati di esempio

A partire dalla riga 2, digita alcune righe di dati di spesa realistici. Ecco un esempio:

Data	Descrizione	Categoria	Importo	Note
01/05/2025	Spesa al supermercato	Alimentari	84,50
03/05/2025	Internet mensile	Utenze	59,99	Pagamento automatico
05/05/2025	Bar	Alimentari	12,40
07/05/2025	Abbonamento bus	Trasporti	45,00
10/05/2025	Bolletta elettrica	Utenze	112,30

Suggerimenti durante l'inserimento dei dati:

• Premi Tab per spostarti verso destra tra le colonne. Quando premi Invio alla fine di una riga, Excel torna alla prima colonna della riga successiva.
• Per le date, digitale in modo coerente (GG/MM/AAAA o MM/GG/AAAA, a seconda delle impostazioni internazionali). Excel memorizza le date internamente come numeri, il che consente di ordinarle e filtrarle in seguito.
• Digita i numeri nella colonna D senza simboli di valuta; li formatterai come valuta a breve.

Passaggio 5 — Formatta i tuoi dati

Formattare i numeri come valuta

Seleziona le celle D2:D6 (fai clic su D2, tieni premuto Maiusc, fai clic su D6). Nella scheda Home, fai clic sul menu a discesa nel gruppo Numero che indica "Generale" e scegli Valuta. I tuoi numeri vengono ora visualizzati con il simbolo di valuta e due cifre decimali.

Formattare la colonna delle date

Seleziona A2:A6, fai clic con il pulsante destro del mouse, scegli Formato celle, seleziona Data e scegli il formato di visualizzazione che preferisci. Il valore sottostante non cambia: cambia solo l'aspetto.

Regolare la larghezza delle colonne

Se il testo viene troncato, posiziona il cursore sulla linea tra due lettere di colonna nella parte superiore finché il cursore non diventa una doppia freccia, quindi fai doppio clic. Excel adatta automaticamente la colonna al contenuto più largo. Puoi anche selezionare tutte le colonne ed eseguire questa operazione contemporaneamente.

Passaggio 6 — Scrivi le tue prime formule

È qui che un foglio di calcolo si trasforma da una semplice tabella in uno strumento dinamico. Comprendere i riferimenti di cella in Excel: relativi e assoluti ti aiuterà a padroneggiare più rapidamente tutto ciò che segue.

SUM — Calcola il totale delle spese

Fai clic sulla cella D8. Digita un'etichetta in C8: Totale. Ora in D8 digita:

=SUM(D2:D6)

Premi Invio. Excel somma tutti i numeri da D2 a D6 e visualizza il risultato. La funzione SUM è la funzione più utilizzata in Excel. La sua sintassi è semplice:

=SUM(number1, [number2], ...)
=SUM(D2:D6)          ' somma un intervallo continuo
=SUM(D2, D4, D6)     ' somma celle specifiche

AVERAGE — Calcola la spesa media

In C9 digita Media, e in D9 digita:

=AVERAGE(D2:D6)

Questo fornisce l'importo medio delle transazioni per le tue cinque voci. Per ulteriori funzioni statistiche come MEDIAN e STDEV, consulta Funzioni statistiche: AVERAGE, MEDIAN, STDEV.

SUMIF — Totale per categoria

Ora rispondiamo a una domanda concreta: quanto hai speso in Alimentari? In G1 digita Categoria, in H1 digita Subtotale. In G2 digita Alimentari, e in H2 digita:

=SUMIF(C2:C6, G2, D2:D6)

SUMIF controlla ogni cella nell'intervallo C2:C6; quando trova una corrispondenza con il valore in G2 ("Alimentari"), aggiunge la cella corrispondente da D2:D6. Il risultato è 96,90 (84,50 + 12,40). Puoi aggiungere righe per Utenze e Trasporti in G3 e G4, quindi copiare la formula verso il basso. Per approfondire la somma condizionale, la guida SUMIF e SUMIFS: somma condizionale in Excel tratta scenari con più condizioni.

IF — Segnala le spese elevate

In F1, digita Segnalazione. In F2, digita:

=IF(D2>80, "Verificare", "")

Questo significa: se l'importo in D2 è maggiore di 80, mostra la parola "Verificare"; altrimenti non mostrare nulla. Copia F2 fino a F6 facendo clic su F2, quindi trascinando il piccolo quadrato verde nell'angolo inferiore destro della cella fino a F6. L'articolo Funzione IF: test logici e IF nidificati mostra come combinare più condizioni quando sei pronto.

Passaggio 7 — Applica la formattazione condizionale

Seleziona D2:D6, vai su Home → Formattazione condizionale → Regole evidenziazione celle → Maggiore di, inserisci 80 e scegli un riempimento rosso. Ora qualsiasi spesa superiore a 80 € è immediatamente visibile senza dover scorrere manualmente la colonna. Questa è solo un'anticipazione di ciò che è possibile fare: la guida Formattazione condizionale: visualizza i dati con i colori la esplora in modo completo.

Passaggio 8 — Salva la cartella di lavoro

Non perdere mai il tuo lavoro. Usa Ctrl + S (Windows) o Cmd + S (Mac). La prima volta che salvi:

1. Si apre una finestra di dialogo. Scegli una posizione: il tuo computer, OneDrive o un altro servizio cloud.
2. Assegna al file un nome chiaro, ad esempio Maggio_2025_Spese.
3. Il formato file predefinito è .xlsx (Cartella di lavoro di Excel). Mantienilo a meno che tu non abbia un motivo specifico per cambiarlo.
4. Fai clic su Salva.

Da questo momento, premi Ctrl + S ogni pochi minuti. Se Excel si blocca (può succedere), perdi solo le modifiche non salvate. Attiva il Salvataggio automatico nell'angolo in alto a sinistra se stai usando OneDrive o SharePoint: salva automaticamente ogni pochi secondi.

Passaggio 9 — Usa le scorciatoie da tastiera per lavorare più velocemente

Anche da principiante, alcune scorciatoie ti faranno risparmiare un tempo enorme:

• Ctrl + Z — Annulla l'ultima azione
• Ctrl + C / Ctrl + V — Copia e Incolla
• Ctrl + tasto freccia — Salta all'ultima cella compilata in una direzione
• Ctrl + Maiusc + Fine — Seleziona dalla cella corrente all'ultima cella utilizzata nel foglio
• F2 — Modifica la cella attiva senza usare il mouse
• Alt + = — Inserisce automaticamente una formula SUM per l'intervallo superiore

Per un elenco completo, vale la pena aggiungere ai preferiti la guida Scorciatoie da tastiera di Excel: 50 scorciatoie essenziali.

Cosa costruire dopo

Il tuo registro delle spese è un foglio di calcolo funzionante. Da qui, i passi successivi logici sono:

• Aggiungere un grafico: seleziona D2:D6 e inserisci un grafico a barre per visualizzare le spese a colpo d'occhio.
• Creare una tabella pivot: con un dataset più ampio, una tabella pivot ti consente di riepilogare per categoria, mese o qualsiasi dimensione in pochi secondi. La guida Tabelle pivot: la guida completa per principianti ti accompagna passo dopo passo.
• Usare la convalida dei dati: limita la colonna C a un elenco a discesa di categorie in modo che le voci rimangano coerenti.
• Provare l'assistenza IA: quando hai bisogno di una formula che non sai come scrivere — ad esempio una che trovi la spesa più alta per ogni categoria — descrivi cosa ti serve in italiano semplice su ExcelGPT e ottieni immediatamente la formula esatta, senza dover consultare la documentazione.

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Domande frequenti

Qual è la differenza tra una cartella di lavoro e un foglio di lavoro?

Una cartella di lavoro è l'intero file Excel (il documento .xlsx che salvi e condividi). Un foglio di lavoro — detto anche semplicemente foglio — è una singola scheda all'interno di quel file. Una cartella di lavoro può contenere molti fogli di lavoro, il che è utile per organizzare dati correlati, ad esempio un foglio per ogni mese in un budget annuale.

Come posso correggere una formula che mostra un errore invece di un risultato?

Excel visualizza codici di errore quando qualcosa non va. I più comuni sono: #DIV/0! (stai dividendo per zero o per una cella vuota), #VALORE! (una formula si aspetta un numero ma ha trovato testo), #RIF! (un riferimento di cella punta a una riga o colonna eliminata) e #NOME? (Excel non riconosce il nome di una funzione: controlla eventuali errori di digitazione). Fai clic sulla cella con l'errore, leggi attentamente la barra della formula e verifica che tutte le celle di riferimento contengano il tipo di dati corretto.

Devo usare la funzione Tabella di Excel fin dall'inizio?

Sì, ed è semplice. Seleziona l'intervallo di dati incluse le intestazioni, premi Ctrl + T, conferma l'intervallo e fai clic su OK. Excel converte il tuo intervallo in una Tabella strutturata. Le tabelle si espandono automaticamente quando aggiungi righe, applicano una formattazione coerente e rendono le formule più leggibili. Funzionano anche perfettamente con le tabelle pivot e Power Query, quindi iniziare con una Tabella è quasi sempre la scelta giusta.

Come posso impedire a qualcuno di modificare accidentalmente le mie formule?

Vai su Revisione → Proteggi foglio. Per impostazione predefinita, tutte le celle sono "bloccate", ma la protezione non è attiva finché non la abiliti qui. Puoi scegliere una password e specificare cosa gli utenti sono autorizzati a fare (ad es. selezionare le celle ma non modificarle). Per consentire la modifica in celle specifiche (come le aree di inserimento dati) mantenendo protette le celle con formule, seleziona prima quelle celle di input, premi Ctrl + 1 per aprire Formato celle, vai alla scheda Protezione e deseleziona Bloccata prima di abilitare la protezione del foglio.