Convalida dati: Controlla cosa possono inserire gli utenti

Ogni analista di dati esperto conosce una verità fondamentale: un foglio di calcolo ha valore solo quanto l'accuratezza dei dati che contiene. Quando più persone collaborano su un singolo file, è quasi inevitabile che qualcuno scriva un nome in modo errato, inserisca una data nel formato sbagliato o immetta accidentalmente del testo dove dovrebbe esserci un numero. Questi "dati errati" si trasformano in formule interrotte, tabelle pivot imprecise e report fuorvianti.

È qui che la funzione Convalida dati di Excel diventa la tua prima linea di difesa. Impostando regole rigide su ciò che può essere digitato in una cella, previeni attivamente gli errori prima che si verifichino. Se stai creando strumenti per altri utenti, padroneggiare la convalida dei dati è imprescindibile. È il passaggio cruciale che separa un foglio di lavoro disordinato dalla creazione di dashboard dinamiche in Excel professionali e prive di errori.

In questa guida completa, esploreremo tutto, dai semplici elenchi a discesa alle restrizioni dei dati avanzate basate su formule. Se non hai mai usato i fogli di calcolo, potresti voler rivedere brevemente la nostra guida per iniziare con Excel prima di immergerti in questi controlli di input avanzati.

Cos'è la Convalida dati in Excel?

La Convalida dati è una funzionalità integrata che limita il tipo di dati o i valori che gli utenti possono inserire in una cella. Immaginala come un buttafuori per le celle del tuo foglio di calcolo. Quando un utente cerca di inserire un valore, la regola di convalida dei dati controlla se soddisfa i criteri predefiniti. Se lo fa, il dato viene accettato. In caso contrario, Excel rifiuta l'input e mostra un avviso o un messaggio di errore.

Con la Convalida dati, puoi:

• Creare menu a discesa predefiniti per standardizzare le voci di testo.
• Limitare gli input a numeri interi, percentuali o decimali entro un intervallo specifico.
• Limitare date e orari (ad esempio, consentendo solo date dell'anno fiscale in corso).
• Controllare la lunghezza del testo (ad esempio, costringendo un utente a inserire esattamente cinque caratteri per un CAP).
• Usare formule personalizzate per costruire regole dinamiche e altamente specifiche.

Dove trovare la Convalida dati

Prima di iniziare a creare regole, devi sapere dove si trova lo strumento sulla barra multifunzione di Excel:

1. Seleziona la cella o l'intervallo di celle che desideri limitare.
2. Vai alla scheda Dati sulla barra multifunzione di Excel.
3. Cerca il gruppo Strumenti dati.
4. Fai clic sul pulsante Convalida dati (spesso si presenta come una piccola cella con un segno di spunta verde e un cerchio rosso di divieto).

Facendo clic su di esso si aprirà la finestra di dialogo Convalida dati, che contiene tre schede: Impostazioni (dove definisci la regola), Messaggio di input (per guidare l'utente prima che digiti) e Messaggio di errore (per definire cosa succede quando infrangono la regola).

Creare il tuo primo elenco a discesa

Il caso d'uso più diffuso per la convalida dei dati è la creazione di un elenco a discesa. Questo obbliga gli utenti a selezionare da un elenco di opzioni predefinite, eliminando completamente gli errori di ortografia e le variazioni (come "HR", "Risorse Umane" e "R.U.").

Creazione di un elenco a discesa passo dopo passo

1. Seleziona le celle in cui desideri far apparire il menu a discesa (es. B2:B10).
2. Apri la finestra di dialogo Convalida dati.
3. Nella scheda Impostazioni, fai clic sul menu a discesa Consenti e seleziona Elenco.
4. Nella casella Origine, hai due opzioni:
   • Digitarli manualmente: Inserisci le voci separate da virgole (o punto e virgola, a seconda del sistema) (es. Pending, Approved, Rejected).
   • Fare riferimento a un intervallo: Fai clic sulla freccia accanto alla casella Origine ed evidenzia un intervallo di celle che contiene le voci del tuo elenco (es. =$Z$1:$Z$3). Questa è la best practice, poiché potrai aggiornare facilmente le celle nella colonna Z in seguito senza modificare la regola di convalida.
5. Assicurati che la casella Elenco a discesa nella cella sia selezionata, quindi fai clic su OK.

Ora, ogni volta che un utente fa clic su una cella qualsiasi in B2:B10, apparirà una piccola freccia, permettendogli di selezionare esattamente ciò che desideri venga inserito.

Limitare l'inserimento dei dati: Numeri, Date e Lunghezza del testo

Sebbene gli elenchi a discesa siano ottimi per le categorie di testo, che dire dei dati numerici o basati sul tempo? La Convalida dati dispone di categorie integrate anche per questi.

Numeri interi e Decimali

Se stai creando un modulo d'ordine, non puoi vendere 1,5 computer portatili. Ti serve un numero intero. Viceversa, se stai richiedendo uno sconto percentuale, ti serve un decimale.

• Seleziona Numero intero o Decimale dal menu a discesa Consenti.
• Sotto Dati, scegli la tua logica (es. "tra", "maggiore di", "minore di").
• Imposta i tuoi parametri. Ad esempio, per richiedere una quantità positiva, seleziona "maggiore di" e digita 0 nella casella Minimo.

Date e Ore

Puoi impedire agli utenti di inserire date passate o date al di fuori di uno specifico periodo di riferimento. Scegli Data dal menu a discesa Consenti. Per obbligare gli utenti a inserire una data pari o successiva a quella odierna, seleziona "maggiore o uguale a", e nella casella Data di inizio, digita la funzione dinamica di Excel: =TODAY().

Lunghezza testo

Perfetto per standardizzare identificatori come Codici Fiscali, ID dipendente o Numeri di telefono. Seleziona Lunghezza testo, scegli "uguale a" e inserisci 5 per forzare esattamente una stringa di 5 caratteri (utile per i CAP).

Convalida dati personalizzata utilizzando le Formule

Le opzioni standard sono potenti, ma prima o poi incontrerai uno scenario che richiede una logica personalizzata. Selezionando Personalizzato nel menu a discesa Consenti, puoi scrivere la tua formula. La regola qui è semplice: la tua formula deve restituire VERO (l'input è consentito) o FALSO (l'input viene rifiutato).

Scrivere queste restrizioni a volte può sembrare come costruire complessi test logici con la funzione SE, ma non hai bisogno della funzione SE di per sé: Excel valuta automaticamente l'istruzione come un booleano VERO/FALSO.

Esempio 1: Prevenire voci duplicate

Se stai raccogliendo numeri di fattura nella colonna A, vorrai evitare che qualcuno inserisca due volte lo stesso numero di fattura. Seleziona la colonna A (A2:A100), scegli la convalida Personalizzata e inserisci questa formula:

=COUNTIF($A$2:$A$100, A2)=1

Questa formula conta quante volte il valore appena inserito appare nella colonna. Se appare esattamente 1 volta, l'istruzione è VERO e il dato viene accettato. Se appare più di una volta, restituisce FALSO, attivando un errore.

Esempio 2: Forzare il testo a iniziare con caratteri specifici

Supponiamo che ogni ID Dipendente debba iniziare con "EMP-", seguito da numeri. Per imporre questa regola nella cella A2, usa questa formula personalizzata:

=LEFT(A2, 4)="EMP-"

Riepilogo di utili formule di convalida personalizzate

Obiettivo di convalida	Esempio di formula personalizzata (per la cella A2)	Come funziona
Deve contenere testo (niente numeri)	=ISTEXT(A2)	Restituisce VERO solo se l'input è una stringa di testo.
Deve essere un numero esatto di parole (es. 2 parole)	=LEN(TRIM(A2))-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))=1	Conta gli spazi tra le parole per assicurarsi che vengano inserite esattamente due parole.
Deve essere un indirizzo email (contiene "@")	=ISNUMBER(SEARCH("@", A2))	Trova il simbolo "@". Se trovato, SEARCH restituisce un numero, il che rende ISNUMBER vero.
Il valore non può superare un limite specifico di un'altra cella	=A2<=$B$1	Garantisce che l'importo inserito in A2 sia minore o uguale a un limite di budget principale in B1.

Personalizzare i Messaggi di input e i Messaggi di errore

Un buon foglio di calcolo non si limita a bloccare i dati errati; guida in modo cortese l'utente su come inserire i dati corretti. Le schede Messaggio di input e Messaggio di errore nella finestra di dialogo Convalida dati sono fondamentali per un'ottima esperienza utente.

Messaggio di input

Funziona come un tooltip. Quando un utente fa clic sulla cella convalidata, appare un piccolo riquadro giallo. Puoi assegnargli un titolo (es. "Formattazione richiesta") e un messaggio (es. "Inserisci la data nel formato GG/MM/AAAA.").

Messaggio di errore

Quando un utente infrange la regola, Excel mostra un pop-up predefinito che dice "Questo valore non corrisponde alle limitazioni di convalida dei dati definite per questa cella". Questo non è molto utile. Puoi personalizzare questo messaggio di errore e scegliere uno dei tre livelli di gravità (Stile):

• Interruzione (Croce rossa): L'impostazione più severa. Rifiuta completamente i dati errati e costringe l'utente a riprovare o annullare.
• Avviso (Triangolo giallo): Avvisa l'utente che i dati infrangono la regola, ma offre un pulsante "Sì" per ignorare la regola e inserire comunque i dati.
• Informazione ('i' blu): L'impostazione più flessibile. Si limita a informare l'utente della regola, ma accetta automaticamente i dati non validi quando fa clic su "OK".

Per una rigorosa integrità dei dati, usa sempre lo stile Interruzione.

Esempio pratico: Creare un modulo spese a prova di bomba

Mettiamo in pratica tutto questo in uno scenario reale. Immagina di creare un modello per il rimborso spese. Se non controlli gli input, ti ritroverai con un disastro che richiederà ore usando l'IA per pulire e trasformare i dati in seguito. Andiamo a convalidare preventivamente tre colonne: Data, Categoria e Importo.

1. La colonna Data (A2:A50):
   • Seleziona l'intervallo. Apri Convalida dati.
   • Scheda Impostazioni: Consenti Data. Dati: tra.
   • Data di inizio: =TODAY()-30 (nessuna spesa antecedente a 30 giorni).
   • Data di fine: =TODAY() (nessuna data futura).
2. La colonna Categoria (B2:B50):
   • Seleziona l'intervallo. Apri Convalida dati.
   • Scheda Impostazioni: Consenti Elenco.
   • Origine: Travel, Meals, Supplies, Software.
   • Scheda Messaggio di errore: Stile Interruzione. Titolo "Categoria non valida". Messaggio "Seleziona una categoria approvata dal menu a discesa".
3. La colonna Importo (C2:C50):
   • Seleziona l'intervallo. Apri Convalida dati.
   • Scheda Impostazioni: Consenti Decimale. Dati: maggiore di.
   • Minimo: 0 (impedisce le richieste di spesa negative).

Applicando queste tre semplici regole, hai reso all'istante il tuo modulo spese immune ai più comuni errori degli utenti.

Trovare e Rimuovere la Convalida dati

A volte erediti un foglio di calcolo che si comporta in modo strano, rifiutando i tuoi input senza una ragione apparente. Per scoprire dove sono applicate le regole di convalida dei dati:

1. Premi F5 per aprire la finestra di dialogo "Vai a".
2. Fai clic su Speciale...
3. Seleziona Convalida dati e fai clic su OK. Excel evidenzierà ogni cella nel foglio di lavoro in cui è applicata una regola.

Per rimuovere una regola, seleziona semplicemente le celle limitate, apri la finestra di dialogo Convalida dati, fai clic sul pulsante Cancella tutto nell'angolo in basso a sinistra e premi OK.

Lascia che l'IA gestisca le Formule di convalida complesse

Se i semplici menu a discesa e i limiti di data sono facili, creare formule personalizzate a tenuta stagna (come la corrispondenza del testo in stile RegEx) può essere un mal di testa anche per gli utenti avanzati. Invece di lottare con la sintassi e le funzioni annidate, prova ExcelGPT. Puoi descrivere la tua esigenza in linguaggio naturale, ad esempio "Crea una regola di convalida che assicuri che il testo inserito inizi con 'PO-' e finisca con esattamente 5 numeri", e ottenere istantaneamente la formula personalizzata esatta.

Questo approccio per scrivere formule con l'IA accelera drasticamente il tuo flusso di lavoro, permettendoti di concentrarti sull'analisi dei dati anziché risolvere all'infinito i problemi dei controlli del tuo foglio di calcolo.

Domande Frequenti (FAQ)

Posso copiare le regole di convalida dei dati da una cella all'altra?

Sì. Puoi copiare una cella che ha una convalida dati, selezionare le celle di destinazione, fare clic con il pulsante destro del mouse, scegliere Incolla speciale e selezionare Convalida. In questo modo vengono incollate solo le regole senza alterare la formattazione o il testo esistente nelle celle di destinazione.

Perché la convalida dati permette agli utenti di incollare dati errati?

Questa è una limitazione ben nota in Excel. La convalida dei dati si attiva solo quando un utente digita manualmente i dati e preme Invio. Se un utente copia un valore non valido da un'altra cella e lo incolla (usando Ctrl+V), sovrascrive completamente le regole di convalida della cella di destinazione. Per evitare ciò, gli utenti devono essere istruiti a incollare solo i valori, oppure devi affidarti alle macro VBA per limitare l'azione di incolla.

Posso fare in modo che un elenco a discesa cambi in base a un altro elenco a discesa?

Sì, questo viene chiamato Elenco a discesa dipendente. Puoi ottenerlo usando la funzione INDIRECT nella casella Origine delle impostazioni di Convalida dati, facendo riferimento alla cella del primo elenco a discesa. Richiede un po' di configurazione con gli intervalli denominati, ma è molto efficace per categorizzare i dati (es. selezionando "Frutta" nella colonna A, l'elenco a discesa della colonna B cambierà automaticamente per mostrare "Mela, Banana, Arancia").

Come faccio a evidenziare i dati non validi che erano già presenti prima che applicassi la regola?

Se applichi una regola di convalida dati a celle che contengono già dei dati, Excel non elimina automaticamente le voci errate. Per trovarle, vai alla scheda Dati, fai clic sulla freccia accanto a Convalida dati e seleziona Cerchia dati non validi. Excel disegnerà dei cerchi rossi attorno a qualsiasi contenuto di cella esistente che viola le tue nuove regole.