Excel-Drucktipps für perfekte Berichte

Wir kennen das alle. Sie verbringen Stunden damit, Ihre Daten sorgfältig zu organisieren, komplexe Formeln zu schreiben und eine schöne Tabelle zu formatieren. Sie klicken auf Drucken, gehen zum Drucker und finden ein 15-seitiges Desaster vor. Die Hälfte Ihrer Spalten ist auf separaten Seiten gestrandet, der Text ist abgeschnitten und überall sind leere Seiten verteilt.

Das Drucken aus Excel ist bekanntermaßen frustrierend, da Tabellen als endlose Raster und nicht für Standardpapierformate konzipiert sind. Mit einem fundierten Verständnis der Excel-Optionen zur Seiteneinrichtung können Sie jedoch jeden ausufernden Datensatz in einen polierten, professionellen physischen Bericht verwandeln.

In diesem Leitfaden führen wir Sie durch die wichtigsten Excel-Drucktipps, die Sie beherrschen müssen. Am Ende wissen Sie genau, wie Sie Ihre Tabellen bändigen und jedes Mal perfekt formatierte gedruckte Berichte erstellen.

1. Legen Sie zuerst Ihren Druckbereich fest

Der häufigste Fehler beim Excel-Druck besteht darin, Excel entscheiden zu lassen, was gedruckt wird. Standardmäßig versucht Excel, jede Zelle zu drucken, die Daten oder Formatierungen im aktiven Arbeitsblatt enthält. Wenn Sie versehentlich eine Zelle in Spalte Z formatiert haben, druckt Excel den gesamten leeren Platz bis dorthin.

Um dies zu beheben, müssen Sie Excel ausdrücklich mitteilen, welche Zellen Sie auf dem Papier haben möchten, indem Sie den Druckbereich festlegen.

• Markieren Sie genau den Zellbereich, den Sie drucken möchten.
• Navigieren Sie zur Registerkarte Seitenlayout im Excel-Menüband.
• Klicken Sie in der Gruppe "Seite einrichten" auf Druckbereich.
• Wählen Sie Druckbereich festlegen.

Ein schwacher grauer Umriss erscheint um Ihre Auswahl und zeigt die Grenzen Ihres Druckbereichs an. Wenn Sie diesem Bereich später weitere Daten hinzufügen müssen, markieren Sie einfach die neuen Zellen, klicken auf Druckbereich und wählen Zum Druckbereich hinzufügen.

2. Meistern Sie Seitenlayout und Ausrichtung

Im Gegensatz zu Word-Dokumenten, die normalerweise von oben nach unten gelesen werden, erstrecken sich Excel-Tabellen oft breit von links nach rechts. Daher ist die Standardausrichtung im Hochformat selten die beste Wahl für einen datenintensiven Bericht.

Wenn Ihre Tabelle mehr Spalten als Zeilen hat, ändern Sie die Ausrichtung immer auf Querformat. Gehen Sie dazu auf Seitenlayout > Ausrichtung > Querformat. Umgekehrt, wenn Sie Dokumente wie professionelle Rechnungen drucken, ist Hochformat wahrscheinlich die richtige Wahl.

Passen Sie außerdem Ihre Seitenränder an. Standardmäßig lässt Excel großzügige Ränder um die Seite. Um den Platz für Ihre Daten zu maximieren:

• Gehen Sie zu Seitenlayout > Seitenränder.
• Wählen Sie Schmal, um Ihren Daten den maximalen Freiraum zu geben, ohne dass sie vom Drucker abgeschnitten werden.
• Für benutzerdefinierte Kontrolle klicken Sie auf Benutzerdefinierte Seitenränder... und aktivieren Sie die Kontrollkästchen, um Ihre Daten Horizontal und Vertikal auf der Seite zu zentrieren.

3. Skalierung: An eine Seite anpassen, ohne die Lesbarkeit zu verlieren

Wenn Ihre Daten nur etwas zu breit sind, um auf eine einzige Seite zu passen, schneidet Excel rücksichtslos die letzte Spalte ab und setzt sie auf eine eigene Seite. Sie können dies sofort mit der Funktion Skalierung beheben.

Navigieren Sie zu Seitenlayout > An Format anpassen. Hier haben Sie zwei primäre Dropdown-Menüs: Breite und Höhe.

• Um alle Spalten auf eine einzige Seitenbreite zu zwingen, ändern Sie die Breite von "Automatisch" auf 1 Seite. Belassen Sie die Höhe auf "Automatisch", damit Ihre Zeilen natürlich auf so viele Seiten fließen können, wie sie benötigen.
• Um die gesamte Tabelle auf ein einziges Blatt Papier zu zwingen, setzen Sie sowohl die Breite als auch die Höhe auf 1 Seite.

Warnung: Seien Sie vorsichtig mit der Skalierung. Wenn Sie 30 Spalten auf eine Seitenbreite zwingen, verkleinert Excel die Schriftgröße drastisch. Verwenden Sie immer die Druckvorschau (zugänglich über Standard-Tastenkombinationen wie Strg + P), um sicherzustellen, dass der Text lesbar bleibt.

4. Wiederholen Sie Zeilen- und Spaltenüberschriften auf jeder Seite

Wenn Ihr gedruckter Bericht mehrere Seiten umfasst, ist es unglaublich ärgerlich, Seite 3 zu lesen, ohne zu wissen, was jede Spalte darstellt. Sie müssen Ihre Spaltenüberschriften oben auf jeder gedruckten Seite wiederholen.

Excel verfügt dafür über ein spezielles Werkzeug namens Drucktitel.

1. Gehen Sie zur Registerkarte Seitenlayout.
2. Klicken Sie auf Drucktitel.
3. Suchen Sie im Dialogfeld "Seite einrichten" das Feld Wiederholungszeilen oben.
4. Klicken Sie auf das Aufwärtspfeil-Symbol auf der rechten Seite des Feldes und klicken Sie dann auf die Zeilennummer in Ihrer Tabelle, die Ihre Überschriften enthält (z. B. Zeile 1). Sie werden sehen, dass ein absoluter Bezug wie $1:$1 erscheint.
5. Klicken Sie auf OK.

Wenn Sie nun drucken, wird Zeile 1 automatisch oben auf jeder nachfolgenden Seite dupliziert, was Ihre Daten wesentlich leichter lesbar macht.

5. Fügen Sie professionelle Kopf- und Fußzeilen hinzu

Ein gedruckter Bericht ist ohne Kontext nicht wirklich vollständig. Wenn Sie einem Kollegen eine Tabelle übergeben, muss dieser wissen, worum es sich handelt, wann sie gedruckt wurde und wie viele Seiten sie enthält.

Um diesen Kontext hinzuzufügen, verwenden Sie die Kopf- und Fußzeilen von Excel:

• Gehen Sie zu Einfügen > Kopf- und Fußzeile. Dadurch wechselt Ihre Ansicht zur Seitenlayout-Ansicht.
• Sie sehen drei separate Felder am oberen und unteren Rand Ihrer Seite.
• Klicken Sie in ein Feld und verwenden Sie die Registerkarte Kopf- und Fußzeile im Menüband, um dynamische Elemente einzufügen.

Die häufigste Konfiguration ist die Platzierung des Blattnamens oben links, des Aktuellen Datums oben rechts und der Seitenzahl / Anzahl der Seiten unten in der Mitte. Excel verwendet für diese dynamischen Felder spezielle Codes, wie z. B. &[Page] of &[Pages].

6. Seitenumbrüche manuell verwalten

Manchmal teilen die automatischen Seitenumbrüche von Excel Ihre Daten an einer ungünstigen Stelle, z. B. wenn eine Kategoriegruppe in der Mitte geteilt wird. Mit der Umbruchvorschau können Sie genau steuern, wo die Seiten umbrochen werden.

Klicken Sie auf Ansicht > Umbruchvorschau. Ihr Bildschirm ändert sich und zeigt Ihre Daten umgeben von dicken blauen Linien. Diese blauen Linien stellen die Ränder Ihrer gedruckten Seiten dar.

Um einen Seitenumbruch anzupassen, klicken Sie einfach auf die durchgehende blaue Linie (manueller Seitenumbruch) oder die gestrichelte blaue Linie (automatischer Seitenumbruch) und ziehen Sie diese an eine neue Position. Wenn Sie einen völlig neuen Seitenumbruch einfügen möchten, um einen bestimmten Abschnitt auf eine neue Seite zu zwingen, markieren Sie die Zeile unter der gewünschten Umbruchstelle, gehen zu Seitenlayout > Umbrüche und klicken auf Seitenumbruch einfügen.

7. Umgang mit Formelfehlern und Gitternetzlinien

Nichts sieht auf einem gedruckten Bericht unprofessioneller aus als ein riesiger #DIV/0!- oder #N/A-Fehler mitten auf der Seite. Obwohl Sie diese Fehler idealerweise mit Funktionen wie IFERROR beheben sollten, bietet Excel die Möglichkeit, sie rein für Druckzwecke auszublenden.

Wenn Sie Ihre Formeln lieber zuerst bereinigen möchten, wickeln Sie Ihre Berechnung in IFERROR ein:

=IFERROR(VLOOKUP(A2, DataRange, 2, FALSE), "Not Found")

Wenn Sie die Fehler auf dem Ausdruck einfach nur maskieren möchten:

1. Gehen Sie zu Seitenlayout > Drucktitel.
2. Suchen Sie auf der Registerkarte Blatt das Dropdown-Menü mit der Bezeichnung Zellenfehler als:.
3. Ändern Sie es von "angezeigt" auf <leer>.

Im selben Menü können Sie auch das Kontrollkästchen für Gitternetzlinien aktivieren. Standardmäßig druckt Excel die schwachen grauen Gitternetzlinien, die Sie auf Ihrem Bildschirm sehen, nicht mit. Wenn für Ihre Daten keine Rahmenlinien angewendet wurden, stellt das Aktivieren des Kontrollkästchens "Gitternetzlinien" sicher, dass Ihre Zeilen und Spalten auf dem Papier deutlich und leicht lesbar bleiben.

8. Praktischer Durchlauf: Formatierung eines monatlichen Verkaufsberichts

Lassen Sie uns all diese Konzepte mit einem praktischen Beispiel verknüpfen. Stellen Sie sich vor, Sie haben ein Vertriebs-Dashboard erstellt und müssen die zugrunde liegenden monatlichen Daten drucken. Ihre Rohdaten sehen so aus:

Datum	Region	Vertriebsmitarbeiter	Produktcode	Umsatz
2023-10-01	North	J. Smith	PRD-101	$1,250.00
2023-10-02	South	A. Davis	PRD-205	$840.00
2023-10-03	North	J. Smith	PRD-101	$1,250.00

Diese Daten erstrecken sich über 500 Zeilen. Hier ist genau beschrieben, wie Sie sie für einen perfekten Ausdruck formatieren:

1. Zuerst zusammenfassen: Wenn Ihr Chef nur die Summen nach Region sehen möchte, drucken Sie nicht 500 Zeilen. Erstellen Sie eine schnelle Übersichtstabelle mit SUMIFS, um die Daten vor dem Drucken zu aggregieren:

   =SUMIFS(SalesTable[Revenue], SalesTable[Region], "North")

2. Druckbereich festlegen: Wenn Sie die gesamten 500 Zeilen drucken müssen, markieren Sie die Spalten A bis E bis Zeile 500. Klicken Sie auf Seitenlayout > Druckbereich > Druckbereich festlegen.
3. Layout anpassen: Klicken Sie auf Seitenlayout > Ausrichtung > Hochformat (da 5 Spalten leicht vertikal passen). Klicken Sie auf Seitenränder > Schmal.
4. Skalieren: Gehen Sie zu Seitenlayout > An Format anpassen. Setzen Sie die Breite auf 1 Seite und die Höhe auf Automatisch.
5. Überschriften wiederholen: Klicken Sie auf Drucktitel. Klicken Sie in das Feld "Wiederholungszeilen oben" und klicken Sie auf Zeile 1.
6. Fußzeile hinzufügen: Gehen Sie zu Einfügen > Kopf- und Fußzeile. Geben Sie in das Feld unten in der Mitte Page &[Page] of &[Pages] ein.
7. Druckvorschau: Drücken Sie Strg + P. Überprüfen Sie das Vorschaufenster. Sie sollten perfekt ausgerichtete Spalten, eine sich auf jeder Seite wiederholende Überschrift und genaue Seitenzahlen unten sehen.

Manchmal ist das Erstellen der richtigen Übersichtstabellen und das korrekte Aufstellen Ihrer Formeln schon die halbe Miete, bevor Sie überhaupt auf Drucken klicken. Wenn Sie Ihre Daten aggregieren oder richtig formatieren müssen, sich aber nicht an die genaue Syntax erinnern können, können Sie Ihr Anliegen einfach in natürlicher Sprache an ExcelGPT beschreiben und erhalten die Formel sofort. Das beseitigt die Reibung bei der Berichterstellung. Für mehr Kontext zur Verwendung von KI in Tabellenkalkulationen, lesen Sie unseren Leitfaden zu ChatGPT für Excel: Formeln mit KI schreiben.

Häufig gestellte Fragen

Wie drucke ich nur eine bestimmte Auswahl, ohne meinen Druckbereich zu ändern?

Wenn Sie nur einen schnellen, einmaligen Druck einiger weniger Zellen benötigen, markieren Sie diese, drücken Sie Strg + P, um das Druckmenü zu öffnen, und ändern Sie unter dem Dropdown-Menü Einstellungen "Aktive Blätter drucken" in Auswahl drucken. Dadurch wird der gespeicherte Druckbereich des Dokuments vorübergehend ignoriert.

Warum ist der Text meines gedruckten Excel-Blatts so winzig?

Dies passiert normalerweise, weil für einen riesigen Datensatz "Anpassen an 1 Seite breit und 1 Seite hoch" ausgewählt wurde. Excel verkleinert zwangsläufig die Schriftart, damit sie passt. Um dies zu beheben, ändern Sie die Skalierungshöhe wieder auf "Automatisch", sodass die Zeilen natürlich auf eine zweite oder dritte Seite fließen können, wodurch die ursprüngliche Schriftgröße wiederhergestellt wird.

Wie erzwinge ich eine neue Seite für jede Kategorie in meinem Bericht?

Sie müssen manuelle Seitenumbrüche verwenden. Gehen Sie zu Ansicht > Umbruchvorschau. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle, in der die neue Kategorie beginnt (in Spalte A), und wählen Sie Seitenumbruch einfügen. Excel zwingt den Drucker, an genau dieser Zeile ein neues Blatt Papier zu beginnen.

Kann ich Excel-Kommentare und Notizen drucken?

Ja. Gehen Sie zu Seitenlayout > Drucktitel und klicken Sie auf die Registerkarte Blatt. Suchen Sie nach dem Dropdown-Menü Kommentare und Notizen:. Sie können wählen, ob Sie diese genau "Wie auf dem Blatt angezeigt" drucken oder "Am Ende des Blattes" auf einem separaten Blatt Papier zusammenstellen möchten.