Datenüberprüfung: Steuern Sie, was Benutzer eingeben können

Jeder erfahrene Datenanalyst kennt eine grundlegende Wahrheit: Eine Tabelle ist nur so wertvoll wie die Genauigkeit der darin enthaltenen Daten. Wenn mehrere Personen an einer einzigen Datei zusammenarbeiten, ist es fast unvermeidlich, dass jemand einen Namen falsch schreibt, ein Datum im falschen Format eingibt oder versehentlich Text anstelle einer Zahl erfasst. Diese "schlechten Daten" führen zu fehlerhaften Formeln, ungenauen Pivot-Tabellen und irreführenden Berichten.

Hier wird die Funktion "Datenüberprüfung" von Excel zu Ihrer ersten Verteidigungslinie. Indem Sie strikte Regeln dafür festlegen, was in eine Zelle eingegeben werden darf, verhindern Sie Fehler proaktiv, bevor sie entstehen. Wenn Sie Tools für andere erstellen, ist die Beherrschung der Datenüberprüfung unverzichtbar. Es ist der entscheidende Schritt zwischen einem chaotischen Arbeitsblatt und der Erstellung professioneller, fehlerfreier dynamischer Dashboards in Excel.

In diesem umfassenden Leitfaden werden wir alles von einfachen Dropdown-Listen bis hin zu fortgeschrittenen, formelbasierten Dateneinschränkungen erkunden. Wenn Sie völlig neu im Umgang mit Tabellenkalkulationen sind, sollten Sie vielleicht kurz unseren Einsteiger-Leitfaden für Excel lesen, bevor Sie sich in diese fortgeschrittenen Eingabesteuerungen vertiefen.

Was ist die Datenüberprüfung in Excel?

Die Datenüberprüfung ist eine integrierte Funktion, die die Art der Daten oder Werte einschränkt, die Benutzer in eine Zelle eingeben können. Stellen Sie es sich wie einen Türsteher für Ihre Tabellenzellen vor. Wenn ein Benutzer versucht, einen Wert einzugeben, prüft die Datenüberprüfungsregel, ob dieser Ihren vordefinierten Kriterien entspricht. Ist dies der Fall, werden die Daten akzeptiert. Wenn nicht, lehnt Excel die Eingabe ab und zeigt eine Warn- oder Fehlermeldung an.

Mit der Datenüberprüfung können Sie:

• Vordefinierte Dropdown-Menüs erstellen, um Texteingaben zu standardisieren.
• Eingaben auf Ganzzahlen, Prozentsätze oder Dezimalzahlen innerhalb eines bestimmten Bereichs beschränken.
• Datums- und Zeitangaben begrenzen (z. B. nur Daten im aktuellen Geschäftsjahr zulassen).
• Die Textlänge steuern (z. B. einen Benutzer zwingen, genau fünf Zeichen für eine Postleitzahl einzugeben).
• Benutzerdefinierte Formeln verwenden, um hochspezifische, dynamische Regeln zu erstellen.

Wo man die Datenüberprüfung findet

Bevor wir mit dem Erstellen von Regeln beginnen, müssen Sie wissen, wo sich das Tool im Excel-Menüband befindet:

1. Wählen Sie die Zelle oder den Zellbereich aus, den Sie einschränken möchten.
2. Navigieren Sie zur Registerkarte Daten im Excel-Menüband.
3. Suchen Sie nach der Gruppe Datentools.
4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Datenüberprüfung (sie sieht oft wie eine kleine Zelle mit einem grünen Häkchen und einem roten Verbotsschild aus).

Ein Klick darauf öffnet das Dialogfeld "Datenüberprüfung", das drei Registerkarten enthält: Einstellungen (wo Sie die Regel definieren), Eingabemeldung (um den Benutzer vor dem Tippen anzuleiten) und Fehlermeldung (um festzulegen, was passiert, wenn die Regel verletzt wird).

Erstellen Ihrer ersten Dropdown-Liste

Der häufigste Anwendungsfall für die Datenüberprüfung ist die Erstellung einer Dropdown-Liste. Dies zwingt Benutzer dazu, aus einer vordefinierten Liste von Optionen auszuwählen, wodurch Rechtschreibfehler und Variationen (wie "HR", "Human Resources" und "Personalabteilung") vollständig eliminiert werden.

Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Dropdown-Erstellung

1. Wählen Sie die Zellen aus, in denen das Dropdown-Menü erscheinen soll (z. B. B2:B10).
2. Öffnen Sie das Dialogfeld Datenüberprüfung.
3. Klicken Sie auf der Registerkarte Einstellungen auf das Dropdown-Menü Zulassen und wählen Sie Liste.
4. Im Feld Quelle haben Sie zwei Möglichkeiten:
   • Manuelle Eingabe: Geben Sie Ihre Elemente durch Semikolons (oder Kommas) getrennt ein (z. B. Ausstehend; Genehmigt; Abgelehnt).
   • Auf einen Bereich verweisen: Klicken Sie auf den Pfeil neben dem Feld "Quelle" und markieren Sie einen Zellbereich, der Ihre Listenelemente enthält (z. B. =$Z$1:$Z$3). Dies ist die beste Methode, da Sie die Zellen in Spalte Z später einfach aktualisieren können, ohne die Überprüfungsregel bearbeiten zu müssen.
5. Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen Zellendropdown aktiviert ist, und klicken Sie dann auf OK.

Wenn nun ein Benutzer auf eine beliebige Zelle im Bereich B2:B10 klickt, erscheint ein kleiner Pfeil, über den genau das ausgewählt werden kann, was eingegeben werden soll.

Dateneingabe einschränken: Zahlen, Daten und Textlänge

Während Dropdown-Listen hervorragend für Textkategorien geeignet sind, wie sieht es mit numerischen oder zeitbasierten Daten aus? Auch hierfür bietet die Datenüberprüfung integrierte Kategorien.

Ganzzahlen und Dezimalzahlen

Wenn Sie ein Bestellformular erstellen, können Sie nicht 1,5 Laptops verkaufen. Sie benötigen eine Ganzzahl. Wenn Sie hingegen nach einem prozentualen Rabatt fragen, benötigen Sie eine Dezimalzahl.

• Wählen Sie Ganzzahl oder Dezimal aus dem Dropdown-Menü Zulassen.
• Wählen Sie unter Daten Ihre Logik aus (z. B. "zwischen", "größer als", "kleiner als").
• Legen Sie Ihre Parameter fest. Um beispielsweise eine positive Menge vorauszusetzen, wählen Sie "größer als" und geben 0 in das Feld "Minimum" ein.

Datum und Uhrzeit

Sie können verhindern, dass Benutzer Daten aus der Vergangenheit oder außerhalb eines bestimmten Berichtszeitraums eingeben. Wählen Sie Datum aus dem Dropdown-Menü Zulassen. Um Benutzer dazu zu zwingen, ein Datum einzugeben, das heute oder in der Zukunft liegt, wählen Sie "größer oder gleich", und geben Sie im Feld "Startdatum" die dynamische Excel-Funktion ein: =TODAY().

Textlänge

Perfekt zur Standardisierung von Kennungen wie Sozialversicherungsnummern, Mitarbeiter-IDs oder Telefonnummern. Wählen Sie Textlänge, wählen Sie "gleich", und geben Sie 5 ein, um exakt eine 5-stellige Zeichenfolge zu erzwingen (nützlich für US-Postleitzahlen oder deutsche PLZ).

Benutzerdefinierte Datenüberprüfung mithilfe von Formeln

Die Standardoptionen sind leistungsstark, aber früher oder später werden Sie auf ein Szenario stoßen, das benutzerdefinierte Logik erfordert. Indem Sie Benutzerdefiniert im Dropdown-Menü Zulassen auswählen, können Sie Ihre eigene Formel schreiben. Die Regel hierbei ist einfach: Ihre Formel muss entweder WAHR (Eingabe ist zulässig) oder FALSCH (Eingabe wird abgelehnt) ergeben.

Das Schreiben dieser Einschränkungen kann sich manchmal anfühlen wie das Erstellen komplexer logischer Tests mit der IF-Funktion, aber Sie benötigen die IF-Funktion selbst nicht – Excel wertet die Anweisung automatisch als booleschen Wert (WAHR/FALSCH) aus.

Beispiel 1: Duplikate verhindern

Wenn Sie Rechnungsnummern in Spalte A erfassen, möchten Sie verhindern, dass jemand dieselbe Rechnungsnummer zweimal eingibt. Markieren Sie Spalte A (A2:A100), wählen Sie bei der Überprüfung "Benutzerdefiniert" und geben Sie diese Formel ein:

=COUNTIF($A$2:$A$100, A2)=1

Diese Formel zählt, wie oft der neu eingegebene Wert in der Spalte vorkommt. Wenn er genau 1 Mal vorkommt, ist die Anweisung WAHR und die Daten werden akzeptiert. Kommt er mehr als einmal vor, lautet das Ergebnis FALSCH, wodurch ein Fehler ausgelöst wird.

Beispiel 2: Erzwingen, dass Text mit bestimmten Zeichen beginnt

Angenommen, jede Mitarbeiter-ID muss mit "EMP-" beginnen, gefolgt von Zahlen. Um dies in Zelle A2 zu erzwingen, verwenden Sie diese benutzerdefinierte Formel:

=LEFT(A2, 4)="EMP-"

Zusammenfassung nützlicher benutzerdefinierter Überprüfungsformeln

Ziel der Überprüfung	Beispiel für benutzerdefinierte Formel (für Zelle A2)	Wie es funktioniert
Muss Text enthalten (keine Zahlen)	=ISTEXT(A2)	Ergibt nur WAHR, wenn die Eingabe eine Textzeichenfolge ist.
Muss eine exakte Anzahl von Wörtern sein (z. B. 2 Wörter)	=LEN(TRIM(A2))-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))=1	Zählt die Leerzeichen zwischen den Wörtern, um sicherzustellen, dass genau zwei Wörter eingegeben werden.
Muss eine E-Mail-Adresse sein (enthält "@")	=ISNUMBER(SEARCH("@", A2))	Sucht das Symbol "@". Wenn gefunden, gibt SEARCH eine Zahl zurück, wodurch ISNUMBER wahr wird.
Wert darf ein bestimmtes Zellenlimit nicht überschreiten	=A2<=$B$1	Stellt sicher, dass der in A2 eingegebene Betrag kleiner oder gleich einem übergeordneten Budgetlimit in B1 ist.

Eingabemeldungen und Fehlermeldungen anpassen

Eine gute Tabelle stoppt nicht nur fehlerhafte Daten; sie leitet den Benutzer höflich an, wie er korrekte Daten eingibt. Die Registerkarten Eingabemeldung und Fehlermeldung im Dialogfeld "Datenüberprüfung" sind entscheidend für eine gute Benutzererfahrung.

Eingabemeldung

Dies funktioniert wie ein Tooltip. Wenn ein Benutzer auf die überprüfte Zelle klickt, erscheint ein kleines gelbes Feld. Sie können ihm einen Titel (z. B. "Formatierung erforderlich") und eine Nachricht (z. B. "Bitte geben Sie das Datum im Format TT.MM.JJJJ ein.") geben.

Fehlermeldung

Wenn ein Benutzer die Regel bricht, zeigt Excel ein Standard-Popup an, das besagt: "Dieser Wert entspricht nicht den Datenüberprüfungseinschränkungen, die für diese Zelle definiert sind." Das ist nicht sehr hilfreich. Sie können diese Fehlermeldung anpassen und einen von drei Schweregraden (Typ) auswählen:

• Stopp (Rotes X): Die strengste Einstellung. Sie lehnt die fehlerhaften Daten vollständig ab und zwingt den Benutzer, es erneut zu versuchen oder abzubrechen.
• Warnung (Gelbes Dreieck): Warnt den Benutzer, dass die Daten gegen die Regel verstoßen, gibt ihm jedoch eine "Ja"-Schaltfläche, um die Regel zu umgehen und die Daten trotzdem einzugeben.
• Information (Blaues 'i'): Die weichste Einstellung. Sie informiert den Benutzer lediglich über die Regel, akzeptiert die ungültigen Daten jedoch automatisch, wenn er auf "OK" klickt.

Für eine strikte Datenintegrität sollten Sie immer den Typ Stopp verwenden.

Praktischer Durchlauf: Aufbau eines absolut sicheren Spesenformulars

Fügen wir dies in einem praxisnahen Szenario zusammen. Stellen Sie sich vor, Sie erstellen eine Vorlage für die Spesenabrechnung. Wenn Sie die Eingaben nicht kontrollieren, haben Sie am Ende ein Chaos, das erfordert, dass Sie später Stunden damit verbringen, Daten mit KI zu bereinigen und zu transformieren. Lassen Sie uns proaktiv drei Spalten überprüfen: Datum, Kategorie und Betrag.

1. Die Datumsspalte (A2:A50):
   • Wählen Sie den Bereich aus. Öffnen Sie die Datenüberprüfung.
   • Registerkarte "Einstellungen": Zulassen Datum. Daten: zwischen.
   • Startdatum: =TODAY()-30 (keine Ausgaben älter als 30 Tage).
   • Enddatum: =TODAY() (keine zukünftigen Daten).
2. Die Kategoriespalte (B2:B50):
   • Wählen Sie den Bereich aus. Öffnen Sie die Datenüberprüfung.
   • Registerkarte "Einstellungen": Zulassen Liste.
   • Quelle: Reisen, Verpflegung, Material, Software.
   • Registerkarte "Fehlermeldung": Typ Stopp. Titel "Ungültige Kategorie". Fehlermeldung "Bitte wählen Sie eine genehmigte Kategorie aus dem Dropdown-Menü."
3. Die Betragsspalte (C2:C50):
   • Wählen Sie den Bereich aus. Öffnen Sie die Datenüberprüfung.
   • Registerkarte "Einstellungen": Zulassen Dezimal. Daten: größer als.
   • Minimum: 0 (verhindert negative Spesenabrechnungen).

Durch die Anwendung dieser drei einfachen Regeln haben Sie Ihr Spesenformular sofort immun gegen die häufigsten Benutzerfehler gemacht.

Datenüberprüfung finden und entfernen

Manchmal erben Sie eine Tabelle, die sich seltsam verhält und Ihre Eingaben ohne offensichtlichen Grund ablehnt. So finden Sie heraus, wo Datenüberprüfungsregeln angewendet werden:

1. Drücken Sie F5, um das Dialogfeld "Gehe zu" zu öffnen.
2. Klicken Sie auf Inhalte...
3. Wählen Sie Datenüberprüfung (oder Gültigkeit) und klicken Sie auf OK. Excel markiert nun jede Zelle im Arbeitsblatt, auf die eine Regel angewendet wurde.

Um eine Regel zu entfernen, markieren Sie einfach die eingeschränkten Zellen, öffnen Sie das Dialogfeld "Datenüberprüfung", klicken Sie auf die Schaltfläche Alle löschen in der unteren linken Ecke und drücken Sie dann auf OK.

Lassen Sie die KI komplexe Überprüfungsformeln übernehmen

Während einfache Dropdowns und Datumslimits leicht zu erstellen sind, können lückenlose benutzerdefinierte Formeln (wie komplexes Text-Matching im RegEx-Stil) selbst für fortgeschrittene Benutzer Kopfzerbrechen bereiten. Anstatt mit der Syntax und verschachtelten Funktionen zu ringen, probieren Sie ExcelGPT aus. Sie können Ihren Bedarf in einfachem Deutsch beschreiben – wie zum Beispiel: "Erstelle eine Überprüfungsregel, die sicherstellt, dass der eingegebene Text mit 'PO-' beginnt und mit genau 5 Zahlen endet" – und Sie erhalten sofort die exakte benutzerdefinierte Formel.

Dieser Ansatz, Formeln mit KI zu schreiben, beschleunigt Ihren Workflow drastisch, sodass Sie sich auf die Analyse der Daten konzentrieren können, anstatt endlos Fehler in Ihren Tabellensteuerungen zu suchen.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Kann ich Datenüberprüfungsregeln von einer Zelle in eine andere kopieren?

Ja. Sie können eine Zelle kopieren, die über eine Datenüberprüfung verfügt, Ihre Zielzellen auswählen, mit der rechten Maustaste klicken, Inhalte einfügen wählen und auf Gültigkeit klicken. Dadurch werden nur die Regeln eingefügt, ohne die Formatierung oder den vorhandenen Text der Zielzellen zu verändern.

Warum erlaubt meine Datenüberprüfung das Einfügen fehlerhafter Daten?

Dies ist eine bekannte Einschränkung in Excel. Die Datenüberprüfung wird nur ausgelöst, wenn ein Benutzer Daten manuell eingibt und die Eingabetaste drückt. Wenn ein Benutzer einen ungültigen Wert aus einer anderen Zelle kopiert und einfügt (mit Strg+V), werden die Überprüfungsregeln der Zielzelle vollständig überschrieben. Um dies zu verhindern, müssen Benutzer geschult werden, nur Werte einzufügen, oder Sie müssen auf VBA-Makros zurückgreifen, um den Einfügevorgang einzuschränken.

Kann sich eine Dropdown-Liste basierend auf einem anderen Dropdown ändern?

Ja, dies wird als abhängige Dropdown-Liste bezeichnet. Sie können dies erreichen, indem Sie die INDIRECT-Funktion im Feld "Quelle" Ihrer Datenüberprüfungseinstellungen verwenden und auf die Zelle der ersten Dropdown-Liste verweisen. Es erfordert ein wenig Einrichtung mit benannten Bereichen, ist aber äußerst effektiv zur Kategorisierung von Daten (z. B. ändert die Auswahl von "Obst" in Spalte A automatisch das Dropdown-Menü in Spalte B, um "Apfel, Banane, Orange" anzuzeigen).

Wie markiere ich ungültige Daten, die bereits vorhanden waren, bevor ich die Regel angewendet habe?

Wenn Sie eine Datenüberprüfungsregel auf Zellen anwenden, die bereits Daten enthalten, löscht Excel die fehlerhaften Einträge nicht automatisch. Um sie zu finden, gehen Sie zur Registerkarte "Daten", klicken Sie auf den Pfeil neben der Datenüberprüfung und wählen Sie Ungültige Daten einkreisen. Excel zeichnet rote Kreise um alle vorhandenen Zellinhalte, die gegen Ihre neu festgelegten Regeln verstoßen.