10 حيل مذهلة في إكسيل ستدهشك حقاً

يستخدم معظم المحترفين برنامج مايكروسوفت إكسيل كل يوم، إلا أن عدداً مدهشاً من المستخدمين لا يلمسون سوى قشور ما يمكن لهذا البرنامج القوي فعله. قد تعرف كيفية كتابة دالة SUM أساسية أو تنسيق جدول، ولكن هناك عالماً كاملاً من الوظائف المخفية المصممة للتخلص من العمل اليدوي الممل. إذا وجدت نفسك تقوم بمهام متكررة، فمن المؤكد تقريباً أن هناك طريقة أسرع.

في هذا الدليل، سنكشف عن 10 قدرات قوية ستغير طريقة إدارتك لجداول البيانات. من اختصارات تنظيف البيانات فائقة السرعة إلى صيغ البحث المتقدمة، هذه هي ميزات إكسيل المخفية التي يجب عليك استخدامها لتوفير ساعات من أسبوع عملك.

1. أداة التعبئة السريعة (Flash Fill): عصاك السحرية لتنظيف البيانات

إذا قضيت ساعات في تقسيم الأسماء الأولى والأخيرة يدوياً، أو استخراج أسماء النطاقات من عناوين البريد الإلكتروني، أو إعادة تنسيق أرقام الهواتف، فإن أداة التعبئة السريعة ستدهشك حقاً. تم تقديم هذه الميزة في إصدار إكسيل 2013، وهي تستخدم التعلم الآلي التنبؤي لاكتشاف الأنماط في إدخال بياناتك وتقوم تلقائياً بتعبئة باقي العمود.

كيفية استخدام التعبئة السريعة:

1. لنفترض أن لديك قائمة بالأسماء الكاملة في العمود A (مثل "John Doe").
2. في الخلية B2، اكتب الاسم الأول الذي تريد استخراجه: "John".
3. اضغط على Enter للانتقال إلى الخلية B3.
4. اضغط على اختصار لوحة المفاتيح CTRL + E.

سيتعرف إكسيل على الفور على أنك تقوم باستخراج الكلمة الأولى من العمود A وسيقوم بتعبئة العمود بأكمله للأسفل بشكل مثالي. تعمل هذه الميزة لدمج البيانات، واستخراج سلاسل نصية محددة، وتغيير حالة الأحرف في النصوص.

2. INDEX MATCH: ترقية VLOOKUP

بينما تعد VLOOKUP دالة البحث الأكثر شهرة، إلا أن لها قيوداً: لا يمكنها البحث إلا من اليسار إلى اليمين، وإذا قمت بإدراج عمود جديد في مجموعة بياناتك، فستتعطل صيغتك. هنا يبرز الثنائي الديناميكي المكون من دالتي INDEX و MATCH. معاً، ينشئان بحثاً ثنائي الاتجاه أسرع وأكثر مرونة ومحصن تماماً ضد عمليات إدراج الأعمدة.

إليك نظرة على مجموعة بيانات بسيطة:

معرف الموظف (العمود A)	الاسم (العمود B)	القسم (العمود C)
1001	Sarah Jenkins	التسويق
1002	Michael Chang	المالية
1003	David Smith	العمليات

إذا كنت تريد البحث عن اسم موظف بناءً على معرف الموظف الخاص به، فاستخدم هذه الصيغة:

=INDEX(B2:B4, MATCH(1002, A2:A4, 0))

تعثر دالة MATCH على رقم صف المعرف "1002" (وهو الصف 2)، وتقوم دالة INDEX بإرجاع القيمة الموجودة في الصف 2 من عمود الاسم ("Michael Chang"). للتعمق أكثر في سبب تفضيل المحللين لهذه المجموعة، تحقق من دليلنا حول INDEX MATCH: طريقة البحث المتفوقة.

3. Power Query لاستيراد البيانات تلقائياً

هل تقوم بشكل روتيني بتنزيل ملفات CSV من قاعدة بيانات، ثم تحذف نفس الأعمدة الخمسة، وتصفي الصفوف الفارغة، وتغير تنسيقات التواريخ؟ توقف عن القيام بذلك يدوياً. تعد Power Query أداة مدمجة لاستخراج البيانات وتحويلها وتحميلها (ETL) تقوم بتسجيل خطوات تحويل بياناتك وتجعلها تلقائية إلى الأبد.

خطوات الأتمتة باستخدام Power Query:

1. اذهب إلى علامة التبويب بيانات (Data) في شريط إكسيل.
2. انقر على الحصول على البيانات (Get Data) واختر مصدرك (مثلاً: من ملف > من نص/CSV).
3. انقر على تحويل البيانات (Transform Data) لفتح محرر Power Query.
4. قم بإجراء عمليات تنظيف البيانات الخاصة بك (إزالة أعمدة، تصفية صفوف، إعادة تسمية رؤوس الجداول). يقوم إكسيل بتسجيل كل خطوة في اللوحة اليمنى.
5. انقر على إغلاق وتحميل (Close & Load).

في الشهر القادم، عندما تحصل على ملف CSV جديد، قم فقط باستبدال الملف القديم، ثم انقر بزر الماوس الأيمن على جدول إكسيل واضغط تحديث (Refresh). سيتم تنظيف بياناتك فوراً. أتقن هذا، وستتمكن حقاً من استخدام Power Query: استيراد البيانات وتحويلها كالمحترفين.

4. التنسيق الشرطي (Conditional Formatting) بصيغ مخصصة

يعرف معظم المستخدمين كيفية استخدام التنسيق الشرطي لتمييز الخلايا الأكبر من رقم معين. ولكن يمكنك استخدام صيغ مخصصة لتمييز صفوف كاملة بناءً على قيمة خلية واحدة.

على سبيل المثال، إذا كنت ترغب في تطبيق "التخطيط المتبادل" (تمييز صف وترك الآخر لجعل الجداول العريضة أسهل في القراءة) دون الاعتماد على أنماط الجداول الافتراضية في إكسيل، يمكنك استخدام دالتي MOD و ROW.

حدد نطاق بياناتك بالكامل، واذهب إلى الشريط الرئيسي (Home) > تنسيق شرطي (Conditional Formatting) > قاعدة جديدة (New Rule) > استخدام صيغة لتحديد الخلايا التي سيتم تنسيقها. أدخل هذه الصيغة:

=MOD(ROW(), 2)=0

اختر لون التعبئة وانقر على موافق. الآن، سيتم تمييز كل صف زوجي في جدول بياناتك تلقائياً. هذه مجرد طريقة واحدة للاستفادة من التنسيق الشرطي: تصور البيانات باستخدام الألوان للحصول على تقارير أفضل.

5. مقسمات طرق العرض (Slicers) في الجداول المحورية لإنشاء لوحات معلومات تفاعلية

تعتبر الجداول المحورية (Pivot Tables) مذهلة في تلخيص مجموعات البيانات الضخمة، ولكن التنقل عبر عوامل التصفية المنسدلة القياسية قد يكون مزعجاً للمستخدمين النهائيين. مقسمات طرق العرض (Slicers) هي أزرار مرئية قابلة للنقر تقوم بتصفية الجداول المحورية الخاصة بك على الفور، مما يحول أي تقرير أساسي إلى لوحة معلومات تفاعلية.

لإضافة مقسم طرق العرض، انقر في أي مكان داخل الجدول المحوري الحالي الخاص بك. اذهب إلى علامة التبويب تحليل PivotTable‏ (PivotTable Analyze) وانقر على إدراج مقسم طرق العرض (Insert Slicer). حدد المربعات الخاصة بالحقول التي تريد التصفية بناءً عليها (مثل "المنطقة" أو "فئة المنتج"). ستظهر مجموعة من الأزرار الأنيقة في ورقتك. يمكنك أيضاً توصيل مقسم واحد بعدة جداول محورية عن طريق النقر بزر الماوس الأيمن على المقسم واختيار اتصالات التقرير (Report Connections).

6. طرق العرض المخصصة (Custom Views) لحفظ إعداداتك

إذا كنت تشارك مصنفاً مع زملائك، فربما تعرف الإحباط الناتج عن فتح ملف لتجد أن شخصاً ما قام بإخفاء صفوف، وتغيير مستوى التكبير والتصغير، وتطبيق عوامل تصفية غريبة. تحل "طرق العرض المخصصة" هذه المشكلة عن طريق حفظ تخطيط الشاشة الدقيق، وإعدادات التصفية، ونواحي الطباعة الخاصة بك.

قم بإعداد جدول بياناتك تماماً كما تفضل عرضه (قم بتطبيق عوامل التصفية المحددة الخاصة بك، وإخفاء الأعمدة التي لا تحتاجها، وتعيين التكبير على 85%). اذهب إلى علامة التبويب عرض (View) وانقر على طرق عرض مخصصة (Custom Views). انقر على إضافة (Add)، وسمّها "طريقة العرض الخاصة بي". الآن، بغض النظر عن الكيفية التي يترك بها زميلك جدول البيانات، يمكنك استعادة تخطيطك المخصص فوراً بنقرتين فقط.

7. خطوط المؤشر (Sparklines) لمخططات صغيرة داخل الخلايا

في بعض الأحيان، يشغل المخطط الشريطي أو المخطط الخطي بالحجم الكامل مساحة كبيرة جداً في التقرير المالي المليء بالبيانات. خطوط المؤشر (Sparklines) عبارة عن مخططات صغيرة وخفيفة الوزن تتناسب تماماً داخل خلية واحدة. إنها مثالية لإظهار الاتجاهات بمرور الوقت، مثل مسار المبيعات على مدار 12 شهراً، وذلك بجوار المجموع الكلي مباشرةً.

لاستخدامها، حدد الخلية الفارغة التي تريد أن يظهر فيها المخطط. اذهب إلى علامة التبويب إدراج (Insert)، وابحث عن مجموعة خطوط المؤشر (Sparklines)، ثم اختر خطي (Line) أو عمود (Column). سيطلب منك إكسيل تحديد "نطاق البيانات" (حدد الخلايا التي تحتوي على البيانات التاريخية). اضغط موافق، وسترى خط اتجاه صغيراً يظهر مباشرة في الخلية.

8. قوائم التحقق من صحة البيانات (Data Validation) لمنع الأخطاء

البيانات الخاطئة تؤدي إلى نتائج خاطئة. إذا كان جدول بياناتك يعتمد على إدخال دقيق للبيانات، فيجب عليك منع المستخدمين من ارتكاب أخطاء مطبعية. يتيح لك التحقق من صحة البيانات (Data Validation) تقييد ما يمكن كتابته في خلية من خلال إنشاء قائمة منسدلة صارمة.

كيفية إنشاء قائمة منسدلة:

1. حدد الخلايا التي ترغب في تقييدها.
2. اذهب إلى علامة التبويب بيانات (Data) وانقر على التحقق من صحة البيانات (Data Validation).
3. ضمن القائمة المنسدلة "السماح"، حدد قائمة (List).
4. في مربع "المصدر"، يمكنك إما تحديد نطاق من الخلايا التي تحتوي على قائمتك المعتمدة، أو كتابة العناصر مفصولة بفواصل (مثلاً: Pending, Approved, Rejected).
5. انقر على موافق.

الآن، يمكن للمستخدمين فقط الاختيار من بين الخيارات المحددة مسبقاً، مما يضمن اتساقاً مثالياً لصيغتي SUMIF و COUNTIF لاحقاً.

9. اللصق الخاص: تبديل الموضع (Transpose)

هل سبق لك أن تلقيت جدول بيانات حيث تم وضع البيانات أفقياً (الأشهر موزعة عبر الأعمدة)، ولكنك تحتاجها عمودياً (الأشهر موزعة على الصفوف)؟ لا تحتاج إلى إعادة كتابة كل شيء يدوياً. يحتوي إكسيل على ميزة مضمنة لقلب اتجاه البيانات على الفور.

ببساطة قم بتظليل البيانات التي تريد قلبها ونسخها (CTRL + C). انقر بزر الماوس الأيمن على الخلية الوجهة حيث تريد أن يبدأ التخطيط الجديد، ومرر مؤشر الماوس فوق لصق خاص (Paste Special)، ثم انقر على الأيقونة التي تحتوي على سهمين يشيران لليمين وللأسفل، أو حدد المربع الذي يشير صراحةً إلى تبديل الموضع (Transpose). ستصبح صفوفك أعمدة، وأعمدتك صفوفاً.

10. استهداف القيمة (Goal Seek) للتحليل الفوري "ماذا-لو"

إذا كنت تعرف النتيجة التي تريدها من صيغة ما، لكنك لست متأكداً من قيمة الإدخال التي تحتاجها للوصول إلى تلك النتيجة، فإن أداة استهداف القيمة (Goal Seek) تقوم بالعملية الحسابية نيابة عنك. إنها تعمل بشكل أساسي بصورة عكسية عبر صيغك.

تخيل أن لديك نموذج أرباح بسيطاً. يتم حساب أرباحك على النحو التالي: (Price * Units Sold) - Fixed Costs. أنت تعرف السعر وتكاليفك الثابتة، وتريد أن تعرف بالضبط عدد الوحدات التي تحتاج إلى بيعها للوصول إلى هدف ربح يبلغ 50,000 دولار.

اذهب إلى علامة التبويب بيانات (Data)، وانقر على تحليل ماذا-لو (What-If Analysis)، واختر استهداف القيمة (Goal Seek). سيظهر مربع حوار صغير يحتوي على ثلاثة مدخلات:

• تعيين الخلية (Set cell): انقر على الخلية التي تحتوي على صيغة الربح الخاصة بك.
• إلى القيمة (To value): اكتب 50000.
• بتغيير الخلية (By changing cell): انقر على الخلية الفارغة للوحدات المباعة (Units Sold).

انقر على موافق، وسيقوم إكسيل بالمرور سريعاً عبر الأرقام حتى يعثر على عدد الوحدات الدقيق المطلوب لتحقيق هدفك.

ارتقِ بمهاراتك في إكسيل إلى المستوى التالي

يعد إكسيل برنامجاً عميقاً بشكل لا يصدق. إن إتقان حيل مثل أداة التعبئة السريعة، و INDEX MATCH، واستهداف القيمة سيرفع من إنتاجيتك على الفور ويجعلك خبير الجداول البيانات المعتمد عليه في مكتبك. ومع ذلك، لست مضطراً إلى حفظ كل صيغة معقدة لتكون فعالاً للغاية.

إذا وجدت نفسك تواجه صعوبة في كتابة دالة IF متداخلة أو في فهم عملية بحث معقدة، فلا داعي للتحديق في شريط صيغة فارغ. مع ExcelGPT، يمكنك ببساطة كتابة ما تريد تحقيقه بلغة بسيطة، وسيقوم فوراً بإنشاء الصيغة المثالية والخالية من الأخطاء من أجلك. يعتبر تبني الذكاء الاصطناعي طريقاً مختصراً هائلاً - تعلم كيفية استخدام ChatGPT لـ Excel: كتابة الصيغ باستخدام الذكاء الاصطناعي لتسريع سير عملك بشكل أكبر.

الأسئلة الشائعة

ما هي أفضل حيلة في إكسيل للمبتدئين تماماً؟

تعتبر أداة التعبئة السريعة (CTRL + E) أفضل حيلة للمبتدئين بلا منازع. فهي لا تتطلب أي معرفة بالصيغ، ومع ذلك تقوم بأتمتة مهام إدخال البيانات المملة بالكامل مثل فصل الأسماء، أو دمج الأعمدة، أو تنسيق أرقام الهواتف.

هل INDEX MATCH أفضل حقاً من VLOOKUP؟

نعم. في حين أن VLOOKUP أسهل في التعلم في البداية، إلا أن INDEX MATCH تتفوق عليها بكثير لأنه يمكنها البحث يساراً، ومعالجة مجموعات البيانات الضخمة بشكل أسرع، والأهم من ذلك، أن الصيغة لن تتعطل إذا قمت بإدراج أو حذف أعمدة في جدولك المرجعي.

هل ستؤدي طرق العرض المخصصة (Custom Views) إلى تغيير البيانات نفسها؟

لا. تحفظ "طرق العرض المخصصة" عرض بياناتك فقط—وتحديداً إعدادات التصفية، والصفوف/الأعمدة المخفية، وإعدادات الطباعة. تظل البيانات الأولية الفعلية والصيغ الأساسية دون تغيير تماماً.

هل يمكن للذكاء الاصطناعي مساعدتي في تعلم حيل إكسيل بشكل أسرع؟

بالتأكيد. بدلاً من قضاء 20 دقيقة في البحث على جوجل عن البنية الصحيحة لصيغة متقدمة، يمكنك وصف تخطيط جدول بياناتك وأهدافك الدقيقة لأداة ذكاء اصطناعي، والتي ستوفر لك الصيغة الدقيقة وتشرح كيفية عملها.