Excel Copilot: Tương lai của bảng tính

Trong nhiều thập kỷ, việc làm chủ Microsoft Excel đồng nghĩa với việc ghi nhớ cú pháp hàm phức tạp, lồng ghép cẩn thận các biểu thức logic và dành hàng giờ để định dạng Bảng tổng hợp (pivot table). Ngày nay, bối cảnh quản lý dữ liệu đang trải qua một sự thay đổi lớn. Việc tích hợp trí tuệ nhân tạo vào bảng tính có nghĩa là giờ đây bạn có thể tương tác với dữ liệu của mình bằng ngôn ngữ tự nhiên, hàng ngày. Dẫn đầu cuộc cách mạng này chính là Microsoft Copilot cho Excel.

Dù bạn là một chuyên viên phân tích tài chính, giám đốc tiếp thị hay chủ doanh nghiệp nhỏ, việc học cách tận dụng các công cụ AI sẽ làm giảm đáng kể thời gian bạn xử lý dữ liệu. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng ta sẽ khám phá Microsoft Copilot cho Excel là gì, cách thiết lập, các tính năng mạnh mẽ nhất của nó và cách bạn có thể bắt đầu sử dụng để biến các con số thô thành thông tin chi tiết kinh doanh có thể hành động.

Microsoft Copilot cho Excel là gì?

Microsoft Copilot cho Excel là một trợ lý trí tuệ nhân tạo được tích hợp trực tiếp vào giao diện Excel. Được hỗ trợ bởi các Mô hình Ngôn ngữ Lớn (LLMs) tiên tiến, Copilot đóng vai trò như một đối tác cộng tác, hiểu các hướng dẫn bằng ngôn ngữ thông thường và thay mặt bạn thực hiện các tác vụ bảng tính phức tạp.

Thay vì đánh dấu hàng theo cách thủ công, nhấp qua các menu trên thanh công cụ (ribbon) hoặc gỡ lỗi một công thức bị hỏng, bạn chỉ cần mở ngăn trò chuyện của Copilot và nhập yêu cầu. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu Copilot "làm nổi bật 10% doanh số cao nhất", "tạo công thức trích xuất tên miền từ địa chỉ email" hoặc "tóm tắt các xu hướng chính trong Q3". Copilot thu hẹp khoảng cách giữa kiến thức bảng tính cơ bản và kỹ thuật dữ liệu nâng cao, giúp mọi người đều có thể tiếp cận việc phân tích dữ liệu bằng AI trong Excel.

Cách truy cập và kích hoạt Excel Copilot

Trước khi có thể bắt đầu trò chuyện với bảng tính của mình, bạn cần đảm bảo đáp ứng các yêu cầu kỹ thuật để chạy Copilot. Tính đến năm 2024, Copilot không tự động có sẵn trong mọi phiên bản Excel tiêu chuẩn.

• Giấy phép: Bạn phải có gói đăng ký Microsoft 365 với giấy phép tiện ích bổ sung Copilot Pro hoặc Copilot cho Microsoft 365 (Doanh nghiệp).
• Lưu trữ đám mây: Copilot yêu cầu phải bật tính năng Tự động lưu (AutoSave). Sổ làm việc Excel của bạn phải được lưu vào Microsoft OneDrive hoặc SharePoint. Tính năng này sẽ không hoạt động trên các tệp cục bộ chỉ được lưu trên ổ cứng của bạn.
• Định dạng dữ liệu: Đây là trở ngại phổ biến nhất đối với người mới bắt đầu. Copilot chỉ có thể phân tích dữ liệu được định dạng dưới dạng Bảng Excel (Excel Table) chính thức. Bạn không thể chỉ sử dụng một dải ô. Để chuyển đổi dữ liệu của bạn, hãy chọn vùng dữ liệu và nhấn Ctrl + T (hoặc đi tới Chèn > Bảng).

Sau khi đáp ứng các điều kiện tiên quyết này, bạn sẽ thấy biểu tượng Copilot hiển thị nổi bật ở phía bên phải của thanh công cụ Trang chủ (Home). Nhấp vào biểu tượng đó sẽ mở ra một thanh bên trò chuyện, nơi điều kỳ diệu xảy ra.

Các tính năng và khả năng chính

Copilot được thiết kế để xử lý nhiều loại tác vụ thường yêu cầu kỹ năng Excel từ trung cấp đến cao cấp. Dưới đây là các khả năng cốt lõi mà bạn nên thành thạo.

1. Tự động tạo các cột công thức

Viết công thức thường là phần tốn nhiều thời gian nhất khi làm việc với bảng tính. Copilot có thể phác thảo các công thức phức tạp dựa trên mô tả bằng văn bản. Khi bạn yêu cầu Copilot thực hiện phép tính, nó không chỉ đưa ra câu trả lời; nó đề xuất một cột mới với cú pháp công thức chính xác để bạn có thể xem xét và áp dụng.

Ví dụ: nếu bạn cần phân bổ tiền thưởng dựa trên hiệu suất bán hàng, bạn không cần phải viết thủ công các phép thử logic của hàm IF. Bạn chỉ cần yêu cầu Copilot: "Thêm một cột tính mức thưởng 10% nếu doanh số của nhân viên vượt mục tiêu, ngược lại thì tính mức thưởng 5%." Copilot sẽ tự động tạo logic IF lồng nhau cho bạn.

2. Phân tích dữ liệu và tìm kiếm thông tin chi tiết

Nhìn chằm chằm vào một bức tường các con số có thể khiến bạn choáng ngợp. Copilot rất xuất sắc trong việc tóm tắt các tập dữ liệu ngay lập tức. Bằng cách nhập "Hiển thị cho tôi thông tin chi tiết về dữ liệu" (Show me data insights), Copilot sẽ tự động phân tích Bảng của bạn và tạo một trang tổng quan thu nhỏ (mini-dashboard) ở thanh bên. Việc này thường bao gồm các Biểu đồ tổng hợp (PivotChart) được tạo tự động, tính năng phát hiện điểm bất thường và bản tóm tắt các xu hướng chính bằng gạch đầu dòng (ví dụ: "Doanh số ở khu vực phía Tây đã giảm 14% vào tháng 11"). Bạn có thể nhấp vào một nút để chèn trực tiếp các biểu đồ đã tạo này vào một trang tính mới, mang lại cho bạn lợi thế lớn khi tạo các trang tổng quan động trong Excel.

3. Định dạng và làm sạch dữ liệu

Dữ liệu hiếm khi ở định dạng nguyên bản hoàn hảo. Thông thường, bạn phải chia tách văn bản, loại bỏ các mục trùng lặp hoặc chuẩn hóa định dạng ngày tháng. Copilot đóng vai trò như một người bạn đồng hành tuyệt vời trong việc sử dụng AI để làm sạch và chuyển đổi dữ liệu. Bạn có thể yêu cầu công cụ này "làm nổi bật các hàng có hóa đơn quá hạn" (áp dụng định dạng có điều kiện - conditional formatting) hoặc "tách cột Họ và tên thành Tên và Họ".

Hướng dẫn thực hành: Phân tích tập dữ liệu bán hàng

Hãy đưa lý thuyết vào thực tế bằng một ví dụ cụ thể. Hãy tưởng tượng bạn là giám đốc bán hàng đang xem báo cáo hiệu suất hàng tháng. Bạn có tập dữ liệu sau:

Ngày	Đại diện bán hàng	Khu vực	Doanh số thực tế	Doanh số mục tiêu
2024-01-31	John Doe	Bắc	$45,000	$40,000
2024-01-31	Jane Smith	Nam	$32,000	$35,000
2024-01-31	Mike Lee	Đông	$55,000	$50,000

Dưới đây là cách bạn sử dụng Copilot để xử lý dữ liệu này từng bước một:

Bước 1: Định dạng dưới dạng Bảng
Chọn tất cả dữ liệu, nhấn Ctrl + T, đảm bảo tùy chọn "Bảng của tôi có tiêu đề" (My table has headers) được chọn và nhấp OK. Đặt tên bảng là "SalesData" trong thẻ Thiết kế Bảng (Table Design).

Bước 2: Thêm cột Chênh lệch
Mở ngăn Copilot và nhập: "Thêm một cột công thức tính chênh lệch giữa Doanh số thực tế và Doanh số mục tiêu."
Copilot sẽ xử lý yêu cầu và xem trước một cột mới. Nó sẽ cho bạn thấy cú pháp công thức chính xác mà nó dự định sử dụng. Nếu bạn thấy đúng, hãy nhấp vào "Chèn Cột" (Insert Column). Công thức được tạo sẽ trông như thế này:

=[@[Actual Sales]]-[@[Target Sales]]

Bước 3: Yêu cầu thông tin chi tiết tổng quan
Tiếp theo, hãy nhập: "Đại diện bán hàng nào có hiệu suất cao nhất so với mục tiêu của họ?"
Copilot sẽ đánh giá dữ liệu và trả lời bằng ngôn ngữ giao tiếp: "Mike Lee có hiệu suất cao nhất, vượt mục tiêu 5.000 đô la."

Bước 4: Áp dụng định dạng
Cuối cùng, hãy nhập: "Làm nổi bật các ô Doanh số thực tế bằng màu xanh lá cây nếu chúng lớn hơn Doanh số mục tiêu và màu đỏ nếu chúng thấp hơn." Copilot sẽ tự động áp dụng các quy tắc định dạng có điều kiện mà bạn không cần phải mở thanh công cụ định dạng.

Các phương pháp hay nhất để viết câu lệnh (prompt) cho Excel Copilot

Giống như bất kỳ công cụ AI nào, chất lượng đầu ra phụ thuộc rất nhiều vào chất lượng đầu vào của bạn. "Kỹ thuật câu lệnh" (Prompt engineering) là một kỹ năng quan trọng để tận dụng tối đa Copilot. Hãy làm theo các phương pháp hay nhất sau:

• Nêu Cụ thể Tên Cột: Thay vì nói "tính lợi nhuận", hãy nói "trừ cột 'Tổng chi phí' khỏi cột 'Tổng doanh thu'". Việc sử dụng chính xác các tiêu đề sẽ ngăn AI đoán sai.
• Chỉ định Kết quả: Hãy cho Copilot biết chính xác kết quả bạn muốn nhận. Ví dụ: "Tạo Biểu đồ tổng hợp (PivotChart) hiển thị tổng doanh số theo khu vực" tốt hơn nhiều so với "Hiển thị cho tôi doanh số theo khu vực".
• Thực hiện Từng bước: Nếu bạn có một tác vụ quá phức tạp, hãy chia nhỏ nó ra. Yêu cầu Copilot tạo cột phụ trước, xác minh xem nó có đúng không, sau đó mới yêu cầu thực hiện phép tính cuối cùng.
• Luôn Xác minh: AI không phải là hoàn hảo. Nó đôi khi có thể hiểu sai ngữ cảnh hoặc tham chiếu sai mảng. Hãy luôn nhấp vào ô để kiểm tra lại cú pháp công thức.

Copilot và Kỹ năng Excel truyền thống

Với việc AI viết công thức và tạo biểu đồ, một câu hỏi phổ biến được đặt ra: Tôi có còn cần phải học các hàm Excel không? Câu trả lời dứt khoát là có. AI là một trợ lý, không phải là sự thay thế cho kiến thức cơ bản về bảng tính.

Khi Copilot tạo ra một công thức lồng nhau nâng cao, bạn vẫn cần kiến thức nền tảng để đọc và kiểm tra công thức đó. Nếu AI gặp "ảo giác" (hallucinate) hoặc áp dụng sai logic, bạn sẽ không thể phát hiện lỗi nếu không hiểu cú pháp cơ bản. Biết cách các hàm cốt lõi hoạt động—như hướng dẫn toàn diện về hàm VLOOKUP giải thích—vẫn đóng vai trò thiết yếu để khắc phục sự cố và sửa đổi kết quả của AI.

Hơn nữa, Copilot hiện bị giới hạn ở dữ liệu nằm trong Bảng Excel chính thức. Nó không thể dễ dàng xử lý dữ liệu phi cấu trúc mức độ cao, các mô hình tài chính phức tạp liên kết nhiều sổ làm việc hay các tệp cũ rải rác các ô bị gộp. Trong những tình huống này, chúng ta vẫn phải phụ thuộc rất nhiều vào các kỹ năng thủ công truyền thống.

Một cách tiếp cận thay thế: AI ngoài Thanh công cụ

Mặc dù Microsoft Copilot cực kỳ mạnh mẽ, nhưng nó lại yêu cầu giấy phép doanh nghiệp hoặc giấy phép cao cấp đắt tiền và có thể không phải lúc nào bạn cũng lưu tệp trên OneDrive. Sẽ ra sao nếu bạn đang làm việc ngoại tuyến, sử dụng phiên bản Excel cũ hơn hoặc dùng Google Sheets?

Đây là lúc các công cụ web AI chuyên dụng phát huy thế mạnh. Nếu bạn có một vấn đề cụ thể cần giải quyết, bạn chỉ cần mô tả nhu cầu của mình bằng ngôn ngữ thông thường cho ExcelGPT và nhận được công thức hoàn hảo ngay lập tức. Dù bạn đang cố gắng kết hợp INDEX MATCH với SUMIFS hay đang thử viết một lệnh trích xuất regex phức tạp, các trợ lý AI bên ngoài đều có thể cung cấp cho bạn cú pháp chính xác, lời giải thích và hướng dẫn thực hiện từng bước mà không cần bất kỳ tiện ích bổ sung (add-ins) phần mềm hay đồng bộ hóa đám mây nào.

Câu hỏi thường gặp (FAQ)

Copilot có hoạt động trên các tệp Excel cục bộ được lưu trên máy tính của tôi không?

Không. Hiện tại, Microsoft Copilot yêu cầu phải bật tính năng Tự động lưu (AutoSave), điều đó có nghĩa là tệp Excel của bạn phải được lưu trữ trên đám mây qua OneDrive hoặc thư viện tài liệu SharePoint. Nếu tệp của bạn hoàn toàn nằm ở máy tính cục bộ, nút Copilot sẽ không hoạt động.

Copilot có thể viết macro VBA cho tôi không?

Copilot trong Excel chủ yếu tập trung vào các công thức, phân tích dữ liệu và Office Scripts. Mặc dù nó có thể cung cấp cho bạn hướng dẫn chung nếu bạn hỏi về tự động hóa, nhưng hiện tại nó được tối ưu hóa tốt hơn để tạo ra các công thức hiện đại và Office Scripts thay vì trực tiếp chèn mã VBA cũ vào sổ làm việc của bạn.

Tại sao nút Copilot chuyển sang màu xám trong sổ làm việc Excel của tôi?

Thường có ba lý do cho vấn đề này: bạn không có giấy phép Copilot được yêu cầu cấp cho tài khoản của mình, tệp của bạn không được lưu vào OneDrive/SharePoint với tính năng Tự động lưu được bật hoặc tài liệu chứa các thành phần mà Copilot chưa thể xử lý (chẳng hạn như bị hạn chế bởi các quyền Quản lý Quyền Thông tin - Information Rights Management).

Dữ liệu của tôi có an toàn khi sử dụng Excel Copilot không?

Có. Microsoft đã xây dựng Copilot dựa trên định hướng bảo mật dành cho doanh nghiệp. Nếu bạn đang sử dụng giấy phép Copilot thương mại, các câu lệnh (prompt) và dữ liệu của bạn sẽ được giữ trong ranh giới tài khoản (tenant) Microsoft 365 của tổ chức bạn. Dữ liệu bảng tính độc quyền của bạn không được sử dụng để đào tạo các mô hình AI công khai nền tảng.