Phân tích Dữ liệu bằng AI trong Excel

Trong nhiều thập kỷ, làm chủ Microsoft Excel đồng nghĩa với việc dành hàng năm trời để học các công thức phức tạp, ghi nhớ phím tắt và vật lộn với các tập dữ liệu khổng lồ để trích xuất những thông tin hữu ích. Ngày nay, trí tuệ nhân tạo đã hoàn toàn lật ngược tình thế. Việc phân tích dữ liệu bằng AI trong Excel đang biến các bảng tính từ những lưới số liệu tĩnh thành các trợ lý thông minh có khả năng hiểu ngôn ngữ tự nhiên và làm thay bạn những công việc nặng nhọc.

Dù bạn là người mới đang cố gắng tìm hiểu tập dữ liệu đầu tiên của mình hay là người dùng tầm trung muốn tăng tốc quy trình báo cáo, thì việc tích hợp AI vào quy trình Excel của bạn không còn là một lựa chọn—đó là điều bắt buộc để đạt hiệu quả cao. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng ta sẽ khám phá các tính năng AI được tích hợp sẵn trong Excel như Analyze Data, Microsoft Copilot, cũng như cách tận dụng các công cụ AI bên ngoài để làm việc thông minh hơn.

Sự tiến hóa của Phân tích Dữ liệu trong Excel

Theo cách truyền thống, phân tích dữ liệu trong Excel đòi hỏi một chuỗi các thao tác mang tính thủ công cao. Bạn sẽ phải nhập dữ liệu thô, làm sạch nó bằng một mê cung các công thức xử lý chuỗi, cấu trúc lại dữ liệu, và cuối cùng là tạo PivotTable cùng biểu đồ. Nếu muốn tìm ra điểm bất thường hoặc một xu hướng, bạn phải chủ động tìm kiếm bằng cách xoay (pivot) dữ liệu theo nhiều hướng khác nhau.

AI mang đến một sự thay đổi trong mô hình: phân tích chủ động. Các công cụ AI hiện đại có thể nhìn vào tập dữ liệu và lập tức làm nổi bật các xu hướng, phát hiện điểm bất thường, và tạo biểu đồ ngay cả trước khi bạn biết mình cần hỏi gì. Thay vì viết các hàm IF lồng nhau phức tạp hay dành cả tiếng đồng hồ để sửa lỗi, bạn chỉ cần hỏi bảng tính của mình bằng ngôn ngữ tự nhiên.

AI Tích hợp trong Excel: Tính năng "Analyze Data"

Bạn không nhất thiết phải cần đến các tiện ích bổ sung (add-in) đắt tiền hay công cụ của bên thứ ba để bắt đầu dùng AI trong Excel. Microsoft đã tích hợp sẵn một công cụ mạnh mẽ có tên là Analyze Data (trước đây là Ideas). Nó sử dụng xử lý ngôn ngữ tự nhiên (NLP) để tạo nhanh biểu đồ, PivotTable và bảng tóm tắt dựa trên tập dữ liệu của bạn.

Cách sử dụng Analyze Data

Cách dùng tính năng này vô cùng đơn giản:

1. Chọn một ô bất kỳ trong tập dữ liệu của bạn. (Đảm bảo dữ liệu có các tiêu đề cột rõ ràng, tách biệt và không có hàng trống).
2. Chuyển đến thẻ Home trên thanh ribbon của Excel.
3. Nhấn vào nút Analyze Data (thường nằm ở góc ngoài cùng bên phải của thanh ribbon).

Một khung tác vụ (task pane) sẽ hiện ra ở phía bên phải màn hình. Excel sẽ lập tức đưa ra một số thông tin chi tiết do AI tạo ra, chẳng hạn như biểu đồ "Doanh số theo Khu vực" hoặc "Sản phẩm A có doanh thu cao hơn hẳn". Phía trên các gợi ý này là một hộp văn bản để bạn có thể đặt những câu hỏi cụ thể về dữ liệu của mình.

Ví dụ về Các Câu hỏi bằng Ngôn ngữ Tự nhiên

Thay vì phải xây dựng PivotTable từ đầu, bạn có thể gõ những câu hỏi như:

• "What is the total revenue for the East region?" (Tổng doanh thu của khu vực miền Đông là bao nhiêu?)
• "Show me the top 3 products by sales volume." (Hiển thị top 3 sản phẩm theo khối lượng bán ra.)
• "Percentage of total sales by category as a pie chart." (Tỷ lệ phần trăm tổng doanh số theo danh mục dưới dạng biểu đồ tròn.)

Excel sẽ ngay lập tức tạo PivotTable hoặc biểu đồ theo yêu cầu, và bạn có thể chèn nó vào bảng tính (workbook) của mình chỉ với một cú nhấp chuột.

Microsoft Copilot: Kỷ nguyên Tiếp theo của Bảng tính

Mặc dù "Analyze Data" rất tuyệt vời để tìm nhanh insight, Microsoft 365 Copilot còn đưa việc tích hợp AI lên một tầm cao hoàn toàn mới. Hoạt động như một trợ lý AI đàm thoại được nhúng trực tiếp vào các ứng dụng Office, Excel Copilot có thể tạo các công thức phức tạp, định dạng dữ liệu và thậm chí xây dựng toàn bộ mô hình dựa trên các câu lệnh (prompt) trò chuyện.

Để sử dụng Copilot trong Excel, dữ liệu của bạn phải được định dạng dưới dạng Bảng Excel chính thức (phím tắt: Ctrl + T). Sau khi định dạng, bạn có thể mở khung Copilot và đưa ra các lệnh nâng cao.

Copilot Có thể Làm gì?

• Thêm Cột Công thức: Yêu cầu Copilot "Tính tỷ suất lợi nhuận cho từng hàng" và nó sẽ tạo ra công thức chính xác, xem trước, sau đó áp dụng vào bảng.
• Làm nổi bật Dữ liệu: Ra lệnh "Tô màu đỏ cho tất cả các hàng có lượng hàng tồn kho dưới 50," và nó sẽ áp dụng Định dạng có Điều kiện (Conditional Formatting) ngay lập tức.
• Tổng hợp Dữ liệu Phức tạp: Hỏi "Những xu hướng chính trong dữ liệu này là gì?" và Copilot sẽ tạo một đoạn tóm tắt dễ đọc cùng với các biểu đồ liên quan.

Sử dụng AI để Viết Công thức Phức tạp

Đôi khi, các tính năng tích hợp sẵn là không đủ và bạn cần một công thức cực kỳ cụ thể. Đây là lúc các công cụ AI bên ngoài tỏa sáng. Bạn có thể dễ dàng viết công thức bằng AI bằng cách mô tả vấn đề của mình cho các công cụ như ChatGPT.

Giả sử bạn cần tính tổng doanh số bán hàng của một sản phẩm cụ thể, nhưng chỉ áp dụng cho các giao dịch sau ngày 1 tháng 1 năm 2024. Thay vì vật lộn với cú pháp, bạn có thể hỏi AI: "Viết một công thức Excel để tính tổng cột C nếu cột A là 'Widget' và cột B là ngày sau 1/1/2024."

AI sẽ trả về chính xác công thức SUMIFS mà bạn cần:

=SUMIFS(C2:C1000, A2:A1000, "Widget", B2:B1000, ">"&DATE(2024,1,1))

Hiểu về Kết quả Đầu ra

Một công cụ AI tốt cũng sẽ giải thích cú pháp để bạn có thể vừa làm vừa học:

• C2:C1000: Vùng cần tính tổng (các con số mà bạn muốn cộng lại).
• A2:A1000: Vùng điều kiện thứ nhất (tên sản phẩm).
• "Widget": Điều kiện thứ nhất.
• B2:B1000: Vùng điều kiện thứ hai (ngày tháng).
• ">"&DATE(2024,1,1): Điều kiện thứ hai, sử dụng hàm DATE để đảm bảo Excel hiểu đúng định dạng ngày tháng.

Bằng cách tận dụng AI để tạo công thức, bạn có thể tự tin sử dụng các hàm nâng cao như VLOOKUP, INDEX, MATCH, và SUMPRODUCT mà không cần phải học thuộc lòng các quy tắc cú pháp khắt khe của chúng.

Làm sạch Dữ liệu bằng AI: Chuẩn bị Tập Dữ liệu của bạn

Trong phân tích dữ liệu, có một quy tắc vàng: Garbage in, garbage out (Dữ liệu đầu vào là rác thì đầu ra cũng là rác). AI không thể trích xuất những insight chính xác từ dữ liệu lộn xộn, thiếu nhất quán. May mắn thay, bạn cũng có thể sử dụng AI để làm sạch và chuyển đổi dữ liệu.

Excel sở hữu một dạng học máy (machine learning) cơ bản, gọn nhẹ gọi là Flash Fill (Điền Nhanh). Nếu bạn có một cột chứa các tên lộn xộn (ví dụ: "smith, john") và muốn định dạng chúng đúng chuẩn ("John Smith"), bạn chỉ cần nhập định dạng chuẩn vào cột kề bên ở hàng đầu tiên. Sau đó nhấn Ctrl + E, tính năng Flash Fill sẽ ngay lập tức nhận diện quy luật và tự động định dạng cho hàng ngàn hàng còn lại.

Hướng dẫn Thực hành: Từ Dữ liệu Thô đến Thông tin chi tiết

Hãy cùng kết hợp tất cả những điều này vào một bài thực hành ngắn gọn. Hãy tưởng tượng bạn được giao nhiệm vụ phân tích một tập dữ liệu doanh số thô.

Bước 1: Dữ liệu Thô

Bạn bắt đầu với dữ liệu chưa được định dạng như sau:

Ngày	Tên Nhân viên	Khu vực	Doanh thu
1/15/2024	doe, jane	Bắc	1500
2/20/2024	smith, bob	Nam	2200
3/05/2024	lee, sarah	Bắc	1800
3/12/2024	doe, jane	Đông	3100

Bước 2: Làm sạch với Flash Fill

Tạo một cột mới bên cạnh "Tên Nhân viên" (Rep Name) và đặt tên là "Tên Chuẩn" (Clean Name). Gõ "Jane Doe" ở hàng đầu tiên. Nhấn Ctrl + E. Excel sẽ tự động điền xuống "Bob Smith", "Sarah Lee", và "Jane Doe" với cách viết hoa chính xác.

Bước 3: Định dạng thành Bảng

Bôi đen dữ liệu của bạn và nhấn Ctrl + T. Thao tác này sẽ chuyển đổi dữ liệu thô của bạn thành một Bảng Excel (Excel Table) chính thức, điều kiện cần thiết cho phân tích động và các công cụ như Copilot.

Bước 4: Phân tích bằng AI

Nhấn vào nút Analyze Data trên thẻ Home. Gõ câu truy vấn sau vào hộp văn bản AI: "What is the total revenue by Region?" (Tổng doanh thu theo Khu vực là bao nhiêu?)

Excel sẽ lập tức tạo một PivotTable hiển thị tổng doanh thu của miền Bắc, Nam và Đông. Nhấn "Insert PivotTable" (Chèn PivotTable) để thêm nó vào một trang tính (sheet) mới. Chỉ với bốn bước trong chưa đầy hai phút, bạn đã làm sạch dữ liệu và trích xuất được một thông tin cốt lõi để đưa vào trang tính tổng quan (dashboard) doanh số trong Excel của mình.

Tăng tốc Quy trình Làm việc của bạn với ExcelGPT

Mặc dù các công cụ tích hợp sẵn rất tuyệt vời, nhưng đôi khi chúng gặp khó khăn với các logic nhiều bước, mang tính đặc thù cao. Nếu bạn đã chán ngấy việc vật lộn với cú pháp và phải liên tục tra Google tìm giải pháp, một trợ lý AI như ExcelGPT sẽ cho phép bạn chỉ cần mô tả nhu cầu của mình bằng ngôn ngữ tự nhiên và nhận lại công thức chính xác ngay lập tức. Dù bạn đang cố viết một hàm IF lồng nhau phức tạp, sửa một lỗi đang làm hỏng bảng tính của mình, hay tìm cách kết hợp VLOOKUP với MATCH, việc dán yêu cầu bằng văn bản thuần túy của bạn vào ExcelGPT sẽ thu hẹp khoảng cách giữa mục tiêu bạn muốn đạt được và quá trình thực thi kỹ thuật.

Câu hỏi Thường gặp

Tôi có cần đăng ký trả phí để sử dụng AI trong Excel không?

Điều này tùy thuộc vào từng tính năng. Tính năng "Analyze Data" được bao gồm miễn phí trong các gói đăng ký Microsoft 365 tiêu chuẩn và Excel dành cho Web. Tuy nhiên, các tính năng AI nâng cao như Microsoft Copilot yêu cầu bạn phải mua thêm một giấy phép trả phí riêng biệt (Copilot for Microsoft 365).

AI có thể hoàn toàn thay thế PivotTable không?

Không. AI không thay thế PivotTable; thực chất là nó tạo ra chúng giúp bạn. Khi bạn đặt câu hỏi cho AI của Excel về việc tóm tắt dữ liệu, kết quả trả về thường là một PivotTable tiêu chuẩn. Do đó, việc tìm hiểu cách PivotTable hoạt động vẫn rất được khuyến khích để bạn có thể tự chỉnh sửa thủ công kết quả của AI theo đúng ý muốn của mình.

Dữ liệu doanh nghiệp của tôi có an toàn khi sử dụng các công cụ AI của Excel không?

Microsoft tuyên bố rằng dữ liệu được xử lý bởi các tính năng tích hợp như Analyze Data và Copilot có giấy phép doanh nghiệp đều được bảo mật và không được dùng để huấn luyện các mô hình AI công khai toàn cầu. Tuy nhiên, nếu bạn sao chép và dán dữ liệu độc quyền của công ty vào các chatbot AI công khai của bên thứ ba (như phiên bản miễn phí của ChatGPT), dữ liệu của bạn có thể không còn riêng tư. Hãy luôn sử dụng các công cụ được doanh nghiệp phê duyệt hoặc ẩn danh hóa dữ liệu (anonymize) trước khi đưa vào các prompt AI bên ngoài.