Aklınızı Başınızdan Alacak 10 Excel İpucu

Çoğu profesyonel Microsoft Excel'i her gün kullanıyor, ancak şaşırtıcı sayıda kullanıcı bu güçlü yazılımın yapabileceklerinin sadece yüzeyini kazıyor. Temel bir SUM işlevi yazmayı veya bir tabloyu biçimlendirmeyi biliyor olabilirsiniz, ancak sıkıcı manuel işleri ortadan kaldırmak için tasarlanmış bütün bir gizli işlevsellik dünyası var. Kendinizi tekrarlayan görevler yaparken bulursanız, bunun neredeyse kesinlikle daha hızlı bir yolu vardır.

Bu rehberde, e-tabloları yönetme şeklinizi değiştirecek 10 güçlü yeteneği ortaya çıkaracağız. Işık hızında veri temizleme kısayollarından gelişmiş arama formüllerine kadar, çalışma haftanızdan saatler tasarruf etmek için kullanmanız gereken gizli Excel özellikleri bunlardır.

1. Hızlı Doldurma (Flash Fill): Veri Temizleme Sihirli Değneğiniz

Ad ve soyadları manuel olarak ayırmak, e-posta adreslerinden alan adlarını çıkarmak veya telefon numaralarını yeniden biçimlendirmek için hiç saatler harcadıysanız, Hızlı Doldurma aklınızı başınızdan alacak. Excel 2013'te kullanıma sunulan Hızlı Doldurma, veri girişinizdeki kalıpları algılamak için tahmine dayalı makine öğrenimini kullanır ve sütunun geri kalanını otomatik olarak doldurur.

Hızlı Doldurma nasıl kullanılır:

1. A Sütununda tam adların bir listesine sahip olduğunuzu varsayın (ör. "John Doe").
2. B2 hücresine çıkarmak istediğiniz ilk adı yazın: "John".
3. B3 hücresine geçmek için Enter tuşuna basın.
4. CTRL + E klavye kısayolına basın.

Excel, A Sütunundan ilk kelimeyi çıkardığınızı anında algılayacak ve tüm sütunu kusursuz bir şekilde aşağı doğru dolduracaktır. Bu özellik verileri birleştirmek, belirli metin dizelerini çıkarmak ve metin büyük/küçük harf durumunu değiştirmek için mükemmel çalışır.

2. INDEX MATCH: VLOOKUP'ın Üst Modeli

VLOOKUP en ünlü arama işlevi olsa da sınırlamaları vardır: Yalnızca soldan sağa doğru arama yapabilir ve veri setinize yeni bir sütun eklerseniz formülünüz bozulur. Karşınızda INDEX ve MATCH'in dinamik ikilisi. Birlikte, daha hızlı, daha esnek ve sütun eklemelerine karşı tamamen bağışık olan iki yönlü bir arama oluştururlar.

İşte basit bir veri setine bakış:

Çalışan Kimliği (Sütun A)	Ad (Sütun B)	Departman (Sütun C)
1001	Sarah Jenkins	Pazarlama
1002	Michael Chang	Finans
1003	David Smith	Operasyonlar

Eğer bir çalışanın Adını, Çalışan Kimliğine göre aramak isterseniz, şu sözdizimini kullanırsınız:

=INDEX(B2:B4, MATCH(1002, A2:A4, 0))

MATCH işlevi "1002" kimliğinin satır numarasını bulur (ki bu 2. satırdır) ve INDEX işlevi Ad sütununun 2. satırındaki değeri döndürür ("Michael Chang"). Bu kombinasyonun analistler tarafından neden tercih edildiğini derinlemesine incelemek için INDEX MATCH: Üstün Arama Yöntemi rehberimize göz atın.

3. Otomatik Veri İçe Aktarımı için Power Query

Sürekli bir veritabanından CSV dosyaları indiriyor, aynı beş sütunu siliyor, boş satırları filtreliyor ve tarih biçimlerini değiştiriyor musunuz? Bunu manuel yapmayı bırakın. Power Query, veri dönüştürme adımlarınızı kaydeden ve bunları sonsuza kadar otomatikleştiren yerleşik bir ETL (Ayıkla, Dönüştür, Yükle) aracıdır.

Power Query ile otomatikleştirme adımları:

1. Excel şeridindeki Veri sekmesine gidin.
2. Veri Al seçeneğine tıklayın ve kaynağınızı seçin (ör. Dosyadan > Metin/CSV'den).
3. Power Query Düzenleyicisini açmak için Verileri Dönüştür seçeneğine tıklayın.
4. Veri temizleme işleminizi gerçekleştirin (sütunları kaldırın, satırları filtreleyin, başlıkları yeniden adlandırın). Excel, sağdaki panelde her adımı kaydeder.
5. Kapat ve Yükle seçeneğine tıklayın.

Gelecek ay yeni bir CSV aldığınızda, sadece eski dosyanın üzerine yazın, Excel tablonuza sağ tıklayın ve Yenile butonuna basın. Verileriniz anında temizlenir. Bunda ustalaşırsanız, Power Query: Verileri Bir Profesyonel Gibi İçe Aktarın ve Dönüştürün aracıyla harikalar yaratabilirsiniz.

4. Özel Formüllerle Koşullu Biçimlendirme

Çoğu kullanıcı Koşullu Biçimlendirme'yi belirli bir sayıdan büyük hücreleri vurgulamak için nasıl kullanacağını bilir. Ancak, tek bir hücrenin değerine dayalı olarak tüm satırları vurgulamak için özel formüller kullanabilirsiniz.

Örneğin, Excel'in varsayılan tablo stillerine güvenmeden "zebra çizgileri" uygulamak (geniş tabloların okunmasını kolaylaştırmak için bir satırı atlayıp diğerini vurgulamak) istiyorsanız, MOD ve ROW işlevlerini kullanabilirsiniz.

Tüm veri aralığınızı seçin, Giriş > Koşullu Biçimlendirme > Yeni Kural > Biçimlendirilecek hücreleri belirlemek için formül kullan yolunu izleyin. Şu formülü girin:

=MOD(ROW(), 2)=0

Dolgu renginizi seçin ve Tamam'a tıklayın. Artık e-tablonuzdaki tüm çift numaralı satırlar otomatik olarak vurgulanacaktır. Bu, daha iyi raporlama için Koşullu Biçimlendirme: Renklerle Verileri Görselleştirin özelliğinden yararlanmanın sadece bir yoludur.

5. Etkileşimli Panolar için Pivot Tablo Dilimleyicileri

Pivot Tablolar, büyük veri setlerini özetlemek için inanılmazdır, ancak standart açılır filtrelerde gezinmek son kullanıcılar için hantal olabilir. Dilimleyiciler, Pivot Tablolarınızı anında filtreleyerek temel bir raporu etkileşimli bir panoya dönüştüren görsel, tıklanabilir düğmelerdir.

Bir Dilimleyici eklemek için mevcut Pivot Tablonuzun içinde herhangi bir yere tıklayın. PivotTable Analizi sekmesine gidin ve Dilimleyici Ekle seçeneğine tıklayın. Filtrelemek istediğiniz alanların (ör. "Bölge" veya "Ürün Kategorisi") kutularını işaretleyin. Sayfanızda şık düğmelerden oluşan bir set belirecektir. Hatta Dilimleyiciye sağ tıklayıp Rapor Bağlantıları seçeneğini seçerek bir Dilimleyiciyi birden fazla Pivot Tablosuna bağlayabilirsiniz.

6. Kurulumunuzu Kaydetmek için Özel Görünümler

Bir çalışma kitabını iş arkadaşlarınızla paylaşıyorsanız, bir dosyayı açtığınızda birinin satırları gizlediğini, yakınlaştırma seviyesini değiştirdiğini ve tuhaf filtreler uyguladığını görmenin hayal kırıklığını muhtemelen biliyorsunuzdur. Özel Görünümler, tam ekran düzeninizi, filtre ayarlarınızı ve yazdırma alanlarınızı kaydederek bu sorunu çözer.

E-tablonuzu tam olarak görmek istediğiniz gibi ayarlayın (belirli filtrelerinizi uygulayın, ihtiyacınız olmayan sütunları gizleyin ve yakınlaştırmanızı %85'e ayarlayın). Görünüm sekmesine gidin ve Özel Görünümler'e tıklayın. Ekle'ye tıklayın ve buna "Benim Görünümüm" adını verin. Artık bir iş arkadaşınız e-tabloyu nasıl bırakırsa bıraksın, kişiselleştirilmiş düzeninizi iki tıklamayla anında geri yükleyebilirsiniz.

7. Hücre İçi Mini Grafikler için Sparklines

Bazen tam boyutlu bir çubuk grafik veya çizgi grafik, yoğun bir finansal raporda çok fazla yer kaplar. Mini Grafikler (Sparklines), tamamen tek bir hücrenin içine sığan küçük, hafif grafiklerdir. Toplamın hemen yanında, 12 aylık satış yörüngesi gibi zaman içindeki eğilimleri göstermek için mükemmeldirler.

Bunları kullanmak için, grafiğin görünmesini istediğiniz boş hücreyi seçin. Ekle sekmesine gidin, Mini Grafikler grubunu bulun ve Çizgi veya Sütun seçeneğini belirleyin. Excel sizden "Veri Aralığını" isteyecektir (geçmiş verileri içeren hücreleri seçin). Tamam'a bastığınızda doğrudan hücrenin içinde küçük bir eğilim çizgisi göreceksiniz.

8. Hataları Önlemek İçin Veri Doğrulama Açılır Listeleri

Çöp girer, çöp çıkar. E-tablonuz doğru veri girişine dayanıyorsa, kullanıcıların yazım hatası yapmasını engellemelisiniz. Veri Doğrulama, katı bir açılır liste oluşturarak bir hücreye yazılabilecekleri kısıtlamanıza olanak tanır.

Nasıl açılır liste oluşturulur:

1. Kısıtlamak istediğiniz hücreleri seçin.
2. Veri sekmesine gidin ve Veri Doğrulama seçeneğine tıklayın.
3. "İzin Verilen" açılır menüsünün altında Liste seçeneğini seçin.
4. "Kaynak" kutusuna onaylanmış listenizi içeren bir hücre aralığı seçebilir veya öğeleri virgülle ayırarak yazabilirsiniz (ör. Pending, Approved, Rejected).
5. Tamam'a tıklayın.

Artık kullanıcılar yalnızca önceden tanımlanmış seçeneklerden birini seçebilir ve bu da daha sonraki SUMIF ve COUNTIF formülleriniz için mükemmel bir tutarlılık sağlar.

9. Özel Yapıştır: İşlemi Tersine Çevir

Verilerin yatay olarak düzenlendiği (sütunlar boyunca aylar), ancak sizin bunu dikey olarak (satırlar boyunca aylar) istediğiniz bir e-tablo aldığınız hiç oldu mu? Her şeyi manuel olarak yeniden yazmanıza gerek yok. Excel, veri yönünü anında çevirmek için yerleşik bir özelliğe sahiptir.

Çevirmek istediğiniz veriyi vurgulayın ve kopyalayın (CTRL + C). Yeni düzenin başlamasını istediğiniz hedef hücreye sağ tıklayın, farenizi Özel Yapıştır seçeneğinin üzerine getirin ve sağa ve aşağı bakan iki okun bulunduğu simgeye tıklayın veya İşlemi Tersine Çevir yazan kutuyu açıkça işaretleyin. Satırlarınız sütun, sütunlarınız satır olacaktır.

10. Anında "Durum Çözümlemesi" için Hedef Ara

Bir formülden almak istediğiniz sonucu biliyorsanız, ancak o sonuca ulaşmak için hangi girdi değerine ihtiyacınız olduğundan emin değilseniz, Hedef Ara (Goal Seek) matematiği sizin için yapar. Temelde formülleriniz üzerinden geriye doğru çalışır.

Basit bir kâr modeliniz olduğunu düşünün. Kârınız (Price * Units Sold) - Fixed Costs olarak hesaplanır. Fiyatınızı ve sabit maliyetlerinizi biliyorsunuz ve 50.000$ kâr hedefine ulaşmak için tam olarak kaç birim satmanız gerektiğini öğrenmek istiyorsunuz.

Veri sekmesine gidin, Durum Çözümlemesi'ne tıklayın ve Hedef Ara seçeneğini seçin. Üç girdi içeren küçük bir iletişim kutusu belirecektir:

• Ayarlanacak hücre: Kâr formülünüzü içeren hücreye tıklayın.
• Sonuç hücre: 50000 yazın.
• Değişecek hücre: Satılan Birimler için boş hücreye tıklayın.

Tamam'a tıklayın ve Excel, hedefinize ulaşmak için gereken tam birim sayısını bulana kadar sayılar arasında hızla dönecektir.

Excel Becerilerinizi Bir Üst Seviyeye Taşıyın

Excel inanılmaz derecede derin bir programdır. Hızlı Doldurma, INDEX MATCH ve Hedef Ara gibi hilelerde ustalaşmak, üretkenliğinizi anında artıracak ve ofisinizde aranan e-tablo uzmanı olmanızı sağlayacaktır. Ancak, son derece etkili olmak için her karmaşık formülü ezberlemek zorunda değilsiniz.

İç içe geçmiş bir IF işlevi yazmakta zorlanıyorsanız veya karmaşık bir aramayı çözmeye çalışıyorsanız, boş bir formül çubuğuna bakmak zorunda değilsiniz. ExcelGPT ile elde etmek istediğiniz şeyi sadece günlük dille yazabilirsiniz ve size anında mükemmel, hatasız formülü üretecektir. Yapay zekayı benimsemek devasa bir kısayoldur; iş akışınızı daha da hızlandırmak için Excel için ChatGPT: Yapay Zeka ile Formüller Yazın özelliğini nasıl kullanacağınızı öğrenin.

Sıkça Sorulan Sorular

Tamamen yeni başlayanlar için en iyi Excel ipucu hangisidir?

Hızlı Doldurma (CTRL + E) muhtemelen yeni başlayanlar için en iyi ipucudur. Sıfır formül bilgisi gerektirir, ancak isimleri ayırma, sütunları birleştirme veya telefon numaralarını biçimlendirme gibi sıkıcı veri girişi görevlerini tamamen otomatikleştirir.

INDEX MATCH gerçekten VLOOKUP'tan daha mı iyi?

Evet. VLOOKUP'ı başlangıçta öğrenmek daha kolay olsa da, INDEX MATCH çok daha üstündür çünkü sola doğru bakabilir, büyük veri setlerini daha hızlı işler ve en önemlisi, referans tablonuza sütun eklerseniz veya silerseniz formül bozulmaz.

Özel Görünümler verinin kendisini değiştirecek mi?

Hayır. Özel Görünümler yalnızca verilerinizin sunumunu kaydeder; özellikle filtre ayarlarını, gizli satırları/sütunları ve yazdırma ayarlarını. Gerçek ham veriler ve temelindeki formüller tamamen değişmeden kalır.

Yapay zeka Excel ipuçlarını daha hızlı öğrenmeme yardımcı olabilir mi?

Kesinlikle. Gelişmiş bir formül için doğru sözdizimini Google'da aramak için 20 dakika harcamak yerine, tam e-tablo düzeninizi ve hedeflerinizi bir yapay zeka aracına açıklayabilirsiniz. Araç size kesin formülü sağlayacak ve nasıl çalıştığını açıklayacaktır.