Wskazówki dotyczące drukowania w Excelu dla idealnych raportów

Wszyscy to znamy. Spędzasz godziny na skrupulatnym porządkowaniu danych, pisaniu skomplikowanych formuł i formatowaniu pięknego arkusza kalkulacyjnego. Klikasz "Drukuj", tylko po to, by podejść do drukarki i zastać 15-stronicową katastrofę. Połowa kolumn utknęła na osobnych stronach, tekst jest ucięty, a wszędzie dookoła pełno pustych kartek.

Drukowanie z Excela bywa frustrujące, ponieważ arkusze kalkulacyjne zostały zaprojektowane jako niekończące się siatki, a nie standardowe formaty papieru. Jednak dzięki dobremu zrozumieniu opcji ustawień strony w Excelu możesz przekształcić każdy rozbudowany zestaw danych w dopracowany, profesjonalny raport w formie papierowej.

W tym przewodniku omówimy najważniejsze wskazówki dotyczące drukowania w Excelu, które musisz opanować. Na koniec będziesz dokładnie wiedzieć, jak okiełznać swoje arkusze i za każdym razem generować idealnie sformatowane raporty do druku.

1. Najpierw określ obszar wydruku

Najczęstszym błędem przy drukowaniu w Excelu jest pozwalanie programowi na samodzielne decydowanie, co ma zostać wydrukowane. Domyślnie Excel spróbuje wydrukować każdą komórkę zawierającą dane lub formatowanie w aktywnym arkuszu. Jeśli przypadkowo sformatujesz komórkę w kolumnie Z, Excel wydrukuje całą pustą przestrzeń prowadzącą do niej.

Aby to naprawić, musisz wyraźnie wskazać Excelowi, które komórki chcesz przelać na papier, ustawiając Obszar wydruku.

• Zaznacz dokładny zakres komórek, które chcesz wydrukować.
• Przejdź do karty Układ strony na wstążce Excela.
• Kliknij Obszar wydruku w grupie Ustawienia strony.
• Wybierz Ustaw obszar wydruku.

Wokół zaznaczenia pojawi się delikatny szary obrys wskazujący granice obszaru wydruku. Jeśli później zechcesz dodać więcej danych do tego obszaru, po prostu zaznacz nowe komórki, kliknij Obszar wydruku i wybierz Dodaj do obszaru wydruku.

2. Opanuj układ strony i orientację

W przeciwieństwie do dokumentów programu Word, które zazwyczaj czyta się z góry na dół, arkusze programu Excel często rozciągają się szeroko od lewej do prawej. Dlatego standardowa orientacja pionowa rzadko jest najlepszym wyborem dla bogatych w dane raportów.

Jeśli twój arkusz ma więcej kolumn niż wierszy, zawsze zmieniaj orientację na Poziomą. Możesz to zrobić, wchodząc w Układ strony > Orientacja > Pozioma. Z kolei w przypadku drukowania dokumentów, takich jak profesjonalne faktury, z pewnością właściwym wyborem będzie orientacja pionowa.

Dodatkowo dostosuj marginesy. Domyślnie Excel zostawia spore marginesy wokół strony. Aby zmaksymalizować miejsce na swoje dane:

• Przejdź do Układ strony > Marginesy.
• Wybierz Wąskie, aby zapewnić swoim danym maksymalną "przestrzeń oddechu" bez obawy o obcięcie przez drukarkę.
• Aby uzyskać niestandardową kontrolę, kliknij Marginesy niestandardowe... i zaznacz pola wyśrodkowania danych W poziomie oraz W pionie na stronie.

3. Skalowanie: Dopasowanie do jednej strony bez utraty czytelności

Kiedy Twoje dane są tylko minimalnie za szerokie, aby zmieścić się na jednej stronie, Excel bezlitośnie odetnie ostatnią kolumnę i umieści ją na oddzielnej kartce. Możesz to błyskawicznie naprawić, korzystając z funkcji Skalowania.

Przejdź do Układ strony > Dopasuj do strony. Masz tu do dyspozycji dwie główne listy rozwijane: Szerokość i Wysokość.

• Aby zmusić wszystkie kolumny do zmieszczenia się na jednej stronie na szerokość, zmień Szerokość z "Automatycznie" na 1 strona. Pozostaw Wysokość jako "Automatycznie", aby wiersze mogły naturalnie przechodzić na tyle stron, ile potrzebują.
• Aby dopasować cały arkusz do pojedynczej kartki papieru, ustaw zarówno Szerokość, jak i Wysokość na 1 strona.

Uwaga: Bądź ostrożny ze skalowaniem. Jeśli zmusisz 30 kolumn do zmieszczenia się na szerokość jednej strony, Excel drastycznie zmniejszy rozmiar czcionki. Zawsze korzystaj z ekranu Podgląd wydruku (dostępnego za pomocą standardowych skrótów klawiszowych, takich jak Ctrl + P), aby upewnić się, że tekst pozostaje czytelny.

4. Powtarzaj nagłówki wierszy i kolumn na każdej stronie

Jeśli drukowany raport obejmuje wiele stron, czytanie 3 strony bez wiedzy o tym, co oznacza każda z kolumn, jest niezwykle irytujące. Potrzebujesz nagłówków kolumn powtarzających się na górze każdej drukowanej strony.

Excel ma do tego dedykowane narzędzie o nazwie Tytuły wydruku.

1. Przejdź na kartę Układ strony.
2. Kliknij Tytuły wydruku.
3. W oknie dialogowym Ustawienia strony znajdź pole U góry powtarzaj wiersze.
4. Kliknij ikonę strzałki w górę po prawej stronie pola, a następnie kliknij numer wiersza w arkuszu zawierający nagłówki (np. Wiersz 1). Pojawi się odwołanie bezwzględne, takie jak $1:$1.
5. Kliknij OK.

Teraz, gdy będziesz drukować, Wiersz 1 automatycznie powieli się na górze każdej kolejnej strony, dzięki czemu Twoje dane będą o wiele łatwiejsze do odczytania.

5. Dodawaj profesjonalne nagłówki i stopki

Wydrukowany raport nie jest w pełni kompletny bez odpowiedniego kontekstu. Jeśli przekazujesz arkusz współpracownikowi, musi on wiedzieć, co to jest, kiedy zostało wydrukowane i z ilu stron się składa.

Aby dodać ten kontekst, użyj narzędzia Nagłówek i stopka w Excelu:

• Przejdź do Wstawianie > Nagłówek i stopka. To zmieni widok na widok Układu strony.
• Zauważysz trzy odrębne pola na górze i na dole swojej strony.
• Kliknij w dowolne z nich i skorzystaj z karty Nagłówek i stopka na wstążce, aby wstawić dynamiczne elementy.

Najpopularniejszym rozwiązaniem jest umieszczenie Nazwy arkusza w lewym górnym rogu, Bieżącej daty w prawym górnym rogu, a Numeru strony / Liczby stron na środku u dołu. Excel używa specjalnych kodów dla tych pól dynamicznych, takich jak &[Page] of &[Pages].

6. Zarządzaj podziałami stron ręcznie

Czasami automatyczne podziały stron w programie Excel dzielą dane w niewygodnym miejscu, na przykład przecinając grupę kategorii na pół. Możesz przejąć ręczną kontrolę nad tym, gdzie dokładnie mają dzielić się strony, korzystając z Podglądu podziału stron.

Kliknij Widok > Podgląd podziału stron. Twój ekran zmieni się, pokazując dane otoczone grubymi niebieskimi liniami. Te niebieskie linie reprezentują krawędzie drukowanych stron.

Aby dostosować miejsce podziału strony, po prostu kliknij i przeciągnij ciągłą niebieską linię (ręczny podział strony) lub przerywaną niebieską linię (automatyczny podział strony) w nowe miejsce. Jeśli chcesz wstawić zupełnie nowy podział strony, aby wymusić przeniesienie określonej sekcji na nową stronę, zaznacz wiersz poniżej miejsca podziału, przejdź do Układ strony > Znaki podziału i kliknij Wstaw podział strony.

7. Radzenie sobie z błędami formuł i liniami siatki

Nic nie wygląda mniej profesjonalnie na wydrukowanym raporcie niż ogromny błąd #DIV/0! lub #N/A znajdujący się na środku Twojej strony. Chociaż najlepiej byłoby naprawić te błędy za pomocą funkcji takich jak IFERROR, Excel pozwala ukryć je wyłącznie na potrzeby drukowania.

Jeśli wolisz najpierw uporządkować swoje formuły, owiń obliczenia w IFERROR:

=IFERROR(VLOOKUP(A2, DataRange, 2, FALSE), "Not Found")

Jeśli chcesz po prostu zamaskować błędy na wydruku:

1. Przejdź do Układ strony > Tytuły wydruku.
2. Na karcie Arkusz znajdź listę rozwijaną o nazwie Błędy komórek jako:.
3. Zmień jej wartość z "wyświetlane" na <puste>.

W tym samym menu możesz zaznaczyć pole Linie siatki. Domyślnie Excel nie drukuje bladych szarych linii siatki, które widzisz na ekranie. Jeśli Twoje dane nie mają zastosowanych obramowań, zaznaczenie pola Linie siatki sprawi, że wiersze i kolumny pozostaną wyraźne i łatwe do odczytania na papierze.

8. Praktyczny przewodnik: Formatowanie miesięcznego raportu sprzedaży

Połączmy wszystkie te koncepcje za pomocą praktycznego przykładu. Wyobraź sobie, że stworzyłeś pulpit nawigacyjny sprzedaży i musisz wydrukować leżące u jego podstaw dane miesięczne. Twoje nieprzetworzone dane wyglądają tak:

Data	Region	Przedstawiciel handlowy	Kod produktu	Przychód
2023-10-01	Północ	J. Smith	PRD-101	$1,250.00
2023-10-02	Południe	A. Davis	PRD-205	$840.00
2023-10-03	Północ	J. Smith	PRD-101	$1,250.00

Te dane rozciągają się w dół na 500 wierszy. Oto jak dokładnie sformatować je, aby uzyskać idealny wydruk:

1. Najpierw podsumuj: Jeśli Twój szef chce tylko sumy według regionów, nie drukuj 500 wierszy. Utwórz szybką tabelę podsumowującą za pomocą SUMIFS, aby zagregować dane przed wydrukowaniem:

   =SUMIFS(SalesTable[Revenue], SalesTable[Region], "North")

2. Ustaw obszar wydruku: Jeśli naprawdę musisz wydrukować całe 500 wierszy, zaznacz kolumny od A do E aż do 500. wiersza. Kliknij Układ strony > Obszar wydruku > Ustaw obszar wydruku.
3. Dostosuj układ: Kliknij Układ strony > Orientacja > Pionowa (ponieważ 5 kolumn z łatwością zmieści się w pionie). Kliknij Marginesy > Wąskie.
4. Skalowanie: Przejdź do Układ strony > Dopasuj do strony. Ustaw Szerokość na 1 strona, a Wysokość na Automatycznie.
5. Powtarzaj nagłówki: Kliknij Tytuły wydruku. Kliknij pole "U góry powtarzaj wiersze" i wskaż Wiersz 1.
6. Dodaj stopkę: Przejdź do Wstawianie > Nagłówek i stopka. W środkowym dolnym polu wpisz Page &[Page] of &[Pages].
7. Podgląd wydruku: Naciśnij Ctrl + P. Przejrzyj okienko podglądu. Powinieneś zobaczyć idealnie wyrównane kolumny, powtarzający się nagłówek na każdej stronie i dokładne numery stron na dole.

Czasami utworzenie odpowiednich tabel podsumowujących i poprawne wpisanie formuł to połowa sukcesu, zanim jeszcze klikniesz drukuj. Jeśli musisz zagregować dane lub odpowiednio je sformatować, ale nie pamiętasz dokładnej składni, możesz po prostu opisać swoją potrzebę w prostych słowach w ExcelGPT i otrzymać formułę natychmiast. Eliminuje to trudności związane z tworzeniem raportów. Aby uzyskać więcej informacji na temat używania AI w arkuszach kalkulacyjnych, sprawdź nasz poradnik ChatGPT dla Excela: Tworzenie formuł za pomocą AI.

Często zadawane pytania (FAQ)

Jak wydrukować tylko wybrane komórki bez zmieniania obszaru wydruku?

Jeśli potrzebujesz tylko szybkiego, jednorazowego wydruku kilku komórek, zaznacz je, naciśnij Ctrl + P, aby otworzyć menu drukowania, a w ustawieniach zmień opcję "Drukuj aktywne arkusze" na Drukuj zaznaczenie. To tymczasowo ignoruje zapisany w dokumencie obszar wydruku.

Dlaczego tekst na wydrukowanym arkuszu Excela jest taki malutki?

Zazwyczaj dzieje się tak, ponieważ dla ogromnego zestawu danych wybrano opcję dopasowania do szerokości 1 strony i wysokości 1 strony. Excel wymusza zmniejszenie czcionki, aby wszystko się zmieściło. Aby to naprawić, przywróć Wysokość na "Automatycznie", dzięki czemu wiersze w naturalny sposób przejdą na drugą czy trzecią stronę, co przywróci czytelny rozmiar czcionki.

Jak wymusić rozpoczęcie nowej strony dla każdej kategorii w moim raporcie?

Musisz użyć ręcznych podziałów stron. Przejdź do Widok > Podgląd podziału stron. Kliknij prawym przyciskiem myszy komórkę, w której zaczyna się nowa kategoria (w kolumnie A), i wybierz Wstaw podział strony. Excel wymusi na drukarce rozpoczęcie nowej kartki papieru dokładnie od tego wiersza.

Czy mogę wydrukować komentarze i notatki z Excela?

Tak. Przejdź do Układ strony > Tytuły wydruku i kliknij kartę Arkusz. Znajdź listę rozwijaną Komentarze i notatki:. Możesz zdecydować, by wydrukować je dokładnie "Jak w arkuszu" lub w formie zebranej "Na końcu arkusza" na oddzielnej kartce papieru.