Analiza danych wspomagana przez AI w programie Excel

Przez dziesięciolecia opanowanie programu Microsoft Excel oznaczało lata nauki skomplikowanych formuł, zapamiętywania skrótów klawiszowych i zmagania się z ogromnymi zestawami danych, aby wydobyć z nich sensowne wnioski. Dziś sztuczna inteligencja całkowicie zmieniła ten stan rzeczy. Analiza danych wspomagana przez AI w programie Excel przekształca arkusze kalkulacyjne ze statycznych siatek liczb w inteligentnych asystentów, którzy rozumieją język naturalny i wykonują za Ciebie najcięższą pracę.

Niezależnie od tego, czy jesteś początkującym użytkownikiem próbującym zrozumieć swój pierwszy zestaw danych, czy średniozaawansowanym analitykiem chcącym przyspieszyć tworzenie raportów, integracja sztucznej inteligencji z przepływem pracy w programie Excel nie jest już tylko opcją – to konieczność, by pracować wydajnie. W tym kompleksowym przewodniku omówimy wbudowane funkcje AI w Excelu, takie jak Analizuj dane i Microsoft Copilot, a także dowiemy się, jak wykorzystać zewnętrzne narzędzia AI, aby pracować mądrzej.

Ewolucja analizy danych w programie Excel

Tradycyjnie analiza danych w programie Excel wymagała bardzo ręcznej sekwencji działań. Importowało się surowe dane, czyściło je za pomocą labiryntu formuł do manipulacji ciągami tekstowymi, odpowiednio strukturyzowało, a na koniec budowało Tabele przestawne i wykresy. Jeśli chciało się znaleźć wartość odstającą lub trend, trzeba było aktywnie tego szukać, na różne sposoby przestawiając dane.

Sztuczna inteligencja wprowadza zmianę paradygmatu: analizę proaktywną. Nowoczesne narzędzia AI potrafią spojrzeć na zestaw danych i błyskawicznie podświetlić trendy, wykryć anomalie oraz wygenerować wykresy, zanim w ogóle zdasz sobie sprawę, jakie pytania należy zadać. Zamiast pisać skomplikowane, zagnieżdżone instrukcje warunkowe lub spędzać godzinę na debugowaniu błędu, możesz po prostu zadać arkuszowi pytanie w języku naturalnym.

Natywna AI w Excelu: Funkcja „Analizuj dane”

Nie potrzebujesz wcale drogich dodatków ani zewnętrznych narzędzi, aby zacząć korzystać z AI w Excelu. Microsoft zintegrował potężne natywne narzędzie o nazwie Analizuj dane (wcześniej znane jako Pomysły). Wykorzystuje ono przetwarzanie języka naturalnego (NLP) do szybkiego tworzenia wykresów, Tabel przestawnych i podsumowań na podstawie Twojego zestawu danych.

Jak korzystać z funkcji Analizuj dane

Korzystanie z tej funkcji jest niezwykle proste:

1. Zaznacz dowolną komórkę w swoim zestawie danych. (Upewnij się, że dane mają jasne, unikalne nagłówki kolumn i nie zawierają pustych wierszy).
2. Przejdź do karty Narzędzia główne na wstążce programu Excel.
3. Kliknij przycisk Analizuj dane (zazwyczaj znajduje się on po prawej stronie wstążki).

Po prawej stronie ekranu pojawi się okienko zadań. Excel natychmiast zaoferuje kilka wniosków wygenerowanych przez AI, takich jak wykresy „Sprzedaż według regionu” lub spostrzeżenie „Produkt A ma zauważalnie wyższe przychody”. Powyżej tych sugestii znajduje się pole tekstowe, w którym możesz zadawać konkretne pytania dotyczące Twoich danych.

Przykłady zapytań w języku naturalnym

Zamiast budować Tabelę przestawną od zera, możesz wpisać pytania takie jak:

• „Jaki jest całkowity przychód dla regionu Wschód?”
• „Pokaż mi 3 najlepsze produkty według wielkości sprzedaży.”
• „Procentowy udział w całkowitej sprzedaży według kategorii jako wykres kołowy.”

Excel natychmiast wygeneruje wymaganą Tabelę przestawną lub wykres, które możesz wstawić do swojego skoroszytu jednym kliknięciem.

Microsoft Copilot: Nowa era arkuszy kalkulacyjnych

O ile funkcja „Analizuj dane” jest fantastyczna do szybkich analiz, o tyle Microsoft 365 Copilot przenosi integrację z AI na zupełnie nowy poziom. Działając jako konwersacyjny pomocnik AI osadzony bezpośrednio w aplikacjach pakietu Office, Excel Copilot potrafi generować skomplikowane formuły, formatować dane, a nawet budować całe modele na podstawie konwersacyjnych poleceń (promptów).

Aby korzystać z narzędzia Copilot w Excelu, Twoje dane muszą być sformatowane jako oficjalna Tabela programu Excel (skrót: Ctrl + T). Po sformatowaniu możesz otworzyć panel Copilot i zacząć wydawać zaawansowane polecenia.

Co potrafi Copilot?

• Dodawanie kolumn z formułami: Poproś Copilota: „Oblicz marżę zysku dla każdego wiersza”, a on wygeneruje odpowiednią formułę, wyświetli jej podgląd i zastosuje do tabeli.
• Wyróżnianie danych: Wpisz polecenie „Podświetl na czerwono wszystkie wiersze, w których zapasy są poniżej 50”, by błyskawicznie zastosować Formatowanie warunkowe.
• Syntezowanie złożonych danych: Zapytaj „Jakie są główne trendy w tych danych?”, a Copilot wygeneruje czytelny akapit podsumowujący wraz z odpowiednimi wykresami.

Wykorzystanie AI do pisania skomplikowanych formuł

Czasami wbudowane funkcje to za mało i potrzebujesz bardzo specyficznej formuły. To właśnie tutaj błyszczą zewnętrzne narzędzia AI. Możesz łatwo pisać formuły z pomocą AI, opisując swój problem narzędziom takim jak ChatGPT.

Załóżmy, że musisz zsumować całkowitą sprzedaż konkretnego produktu, ale tylko wtedy, gdy sprzedaż miała miejsce po 1 stycznia 2024 r. Zamiast zmagać się ze składnią, możesz poprosić AI: „Napisz formułę Excela, aby zsumować kolumnę C, jeśli kolumna A to 'Widget', a kolumna B to data po 1 stycznia 2024 r.”

Sztuczna inteligencja zwróci dokładną formułę SUMIFS, której potrzebujesz:

=SUMIFS(C2:C1000, A2:A1000, "Widget", B2:B1000, ">"&DATE(2024,1,1))

Zrozumienie wyniku

Dobra sztuczna inteligencja wyjaśni również składnię, dzięki czemu uczysz się podczas pracy:

• C2:C1000: Zakres sumowania (liczby, które chcesz dodać).
• A2:A1000: Pierwszy zakres kryteriów (nazwy produktów).
• "Widget": Pierwsze kryterium.
• B2:B1000: Drugi zakres kryteriów (daty).
• ">"&DATE(2024,1,1): Drugie kryterium, wykorzystujące funkcję DATE, aby upewnić się, że Excel poprawnie zinterpretuje datę.

Wykorzystując sztuczną inteligencję do generowania formuł, możesz śmiało korzystać z zaawansowanych funkcji, takich jak VLOOKUP, INDEX, MATCH i SUMPRODUCT, bez konieczności zapamiętywania ich rygorystycznych zasad składniowych.

Czyszczenie danych z AI: Przygotowanie zestawu danych

W analizie danych istnieje złota zasada: Garbage in, garbage out (Śmieci na wejściu, śmieci na wyjściu). AI nie wyciągnie precyzywnych wniosków z nieuporządkowanych, niespójnych danych. Na szczęście możesz również wykorzystać AI do czyszczenia i przekształcanania danych.

Excel posiada lekką, wczesną formę uczenia maszynowego o nazwie Wypełnianie błyskawiczne (Flash Fill). Jeśli masz kolumnę z niechlujnie zapisanymi imionami i nazwiskami (np. „kowalski, jan”) i chcesz je poprawnie sformatować („Jan Kowalski”), po prostu wpisz poprawny format w sąsiedniej kolumnie dla pierwszego wiersza. Naciśnij Ctrl + E, a Wypełnianie błyskawiczne natychmiast rozpozna wzorzec i automatycznie sformatuje resztę z tysięcy wierszy.

Praktyczny przewodnik: Od surowych danych do wniosków

Zbierzmy to wszystko w zwięzłym, praktycznym przykładzie. Wyobraź sobie, że masz za zadanie przeanalizować zestaw surowych danych o sprzedaży.

Krok 1: Surowe dane

Zaczynasz od następujących niesformatowanych danych:

Data	Przedstawiciel	Region	Przychód
1/15/2024	doe, jane	Północ	1500
2/20/2024	smith, bob	Południe	2200
3/05/2024	lee, sarah	Północ	1800
3/12/2024	doe, jane	Wschód	3100

Krok 2: Czyszczenie za pomocą Wypełniania błyskawicznego

Utwórz nową kolumnę obok kolumny „Przedstawiciel” i nazwij ją „Poprawne dane”. Wpisz „Jane Doe” w pierwszym wierszu. Naciśnij Ctrl + E. Excel automatycznie wypełni w dół „Bob Smith”, „Sarah Lee” i „Jane Doe” z odpowiednimi wielkimi literami.

Krok 3: Formatowanie jako Tabela

Zaznacz swoje dane i naciśnij Ctrl + T. Konwertuje to Twoje surowe dane w oficjalną Tabelę programu Excel, co jest niezbędne do dynamicznej analizy i działania narzędzi takich jak Copilot.

Krok 4: Analiza AI

Kliknij przycisk Analizuj dane na karcie Narzędzia główne. Wpisz następujące zapytanie w polu tekstowym AI: „Jaki jest całkowity przychód według regionu?”

Excel natychmiast wygeneruje Tabelę przestawną pokazującą sumę przychodów dla regionów Północ, Południe i Wschód. Kliknij „Wstaw tabelę przestawną”, aby dodać ją do nowego arkusza. W zaledwie czterech krokach i w niespełna dwie minuty, wyczyściłeś dane i uzyskałeś kluczowe informacje biznesowe do wykorzystania w Twoim pulpicie nawigacyjnym sprzedaży w Excelu.

Przyspiesz swoją pracę z ExcelGPT

Chociaż wbudowane narzędzia są świetne, czasami mają trudności z bardzo specyficzną, wieloetapową logiką. Jeśli masz dość zmagań ze składnią i ciągłego szukania rozwiązań w Google, asystent AI taki jak ExcelGPT pozwala Ci po prostu opisać swoją potrzebę w naturalnym języku i natychmiast uzyskać dokładną formułę. Niezależnie od tego, czy próbujesz napisać skomplikowaną zagnieżdżoną instrukcję warunkową, naprawić błąd psujący Twój arkusz, czy wymyślić, jak połączyć funkcje VLOOKUP i MATCH, wklejenie tekstowego polecenia do ExcelGPT wypełnia lukę między tym, co chcesz osiągnąć, a wykonaniem technicznym.

Często zadawane pytania (FAQ)

Czy potrzebuję płatnej subskrypcji, aby korzystać z AI w Excelu?

To zależy od funkcji. Funkcja „Analizuj dane” jest dołączona bezpłatnie do standardowych subskrypcji Microsoft 365 i w aplikacji Excel dla sieci Web. Jednak zaawansowane funkcje AI, takie jak Microsoft Copilot, wymagają dodatkowej, specjalnej płatnej licencji (Copilot dla Microsoft 365).

Czy AI może całkowicie zastąpić Tabele przestawne?

Nie. AI nie zastępuje Tabel przestawnych; tak naprawdę buduje je za Ciebie. Kiedy zadajesz sztucznej inteligencji w Excelu pytanie o podsumowanie danych, wynikiem, który otrzymujesz, jest zazwyczaj standardowa Tabela przestawna. Zrozumienie, jak działają Tabele przestawne jest nadal wysoce zalecane, abyś mógł ręcznie dostosowywać wyniki AI dokładnie do własnych potrzeb.

Czy moje dane biznesowe są bezpieczne podczas korzystania z narzędzi AI w Excelu?

Microsoft deklaruje, że dane przetwarzane przez funkcje natywne, takie jak Analizuj dane, oraz licencjonowanego w ramach wersji Enterprise Copilota są bezpieczne i nie służą do szkolenia globalnych, publicznych modeli językowych AI. Jeśli jednak kopiujesz i wklejasz zastrzeżone dane firmowe do publicznych chatbotów AI innych firm, takich jak bezpłatna wersja ChatGPT, Twoje dane mogą stracić prywatność. Zawsze korzystaj z narzędzi zatwierdzonych przez firmę lub zanonimizuj dane przed ich udostępnieniem w zewnętrznych zapytaniach AI.