Le funzioni nascoste di Excel che dovresti usare

La maggior parte dei professionisti usa Microsoft Excel ogni giorno. Ci affidiamo alla funzione SUM per sommare le spese, scriviamo istruzioni IF per categorizzare i dati e creiamo Tabelle pivot standard. Ma sotto questa superficie familiare si nasconde un tesoro di funzionalità di Excel che la stragrande maggioranza degli utenti ignora completamente.

Che tu sia un principiante che cerca di velocizzare il proprio flusso di lavoro o un utente intermedio che punta a creare fogli di calcolo più sofisticati, sfruttare questi strumenti meno noti può farti risparmiare innumerevoli ore. In questa guida, sveliamo i retroscena delle più potenti funzionalità nascoste di Excel: dal potere analitico del componente aggiuntivo Inquire alla flessibilità visiva dello strumento Macchina fotografica.

1. Il componente aggiuntivo Inquire: il detective del tuo foglio di calcolo

Ti è mai capitato di ereditare un enorme foglio di calcolo da un collega e passare ore a cercare di capire come sono collegate tutte le formule? Il componente aggiuntivo Inquire è pensato esattamente per questo scenario. Agisce come uno strumento investigativo che ti permette di mappare le dipendenze, evidenziare le celle nascoste e persino confrontare due versioni diverse di una cartella di lavoro per vedere esattamente cosa è cambiato.

Nonostante la sua potenza, Inquire è nascosto per impostazione predefinita. È disponibile nelle edizioni Professional Plus ed Enterprise di Office.

Come abilitare il componente aggiuntivo Inquire

1. Fai clic su File nella barra multifunzione in alto e seleziona Opzioni.
2. Passa alla scheda Componenti aggiuntivi nella barra laterale sinistra.
3. Nella parte inferiore della finestra, cambia il menu a discesa Gestisci in Componenti aggiuntivi COM e fai clic su Vai...
4. Seleziona la casella accanto a Inquire e fai clic su OK.

Una volta abilitata, apparirà una nuova scheda "Inquire" sulla barra multifunzione. Puoi usare il pulsante Analisi cartella di lavoro per generare un rapporto completo del tuo file, che dettaglia tutto, dalle cartelle di lavoro collegate alle celle contenenti errori. La funzione Confronta file è una vera e propria salvezza quando hai bisogno di trovare discrepanze tra una "V1" e una "V2" di un modello finanziario.

2. Visualizzazioni personalizzate: cambia layout all'istante

Se nascondi spesso determinate colonne, applichi filtri specifici e cambi le impostazioni di stampa per diverse riunioni, stai perdendo tempo prezioso a ripetere questi passaggi. Le Visualizzazioni personalizzate ti permettono di salvare le attuali impostazioni di visualizzazione e di stampa in modo da potervi tornare immediatamente in seguito.

Impostare una visualizzazione personalizzata

1. Formatta il tuo foglio di lavoro esattamente come lo desideri (nascondi le colonne, applica i filtri, imposta l'area di stampa).
2. Vai alla scheda Visualizza sulla barra multifunzione e fai clic su Visualizzazioni personalizzate.
3. Fai clic su Aggiungi... e dai alla tua visualizzazione un nome descrittivo (ad es., "Vista di riepilogo - Nessun dettaglio").
4. Scopri tutto e crea un'altra visualizzazione chiamata "Dettagli completi".

Ora, invece di nascondere e scoprire manualmente le colonne da A a F, puoi semplicemente aprire la finestra di dialogo Visualizzazioni personalizzate e fare doppio clic sul layout di cui hai bisogno. È una delle opzioni più facili descritte in Risparmiare tempo con Excel: lavorare in modo più intelligente e non più faticoso che gli utenti intermedi possono implementare fin da oggi.

3. Lo strumento Macchina fotografica: dashboard con istantanee in tempo reale

Lo strumento Macchina fotografica è senza dubbio una delle funzionalità nascoste più interessanti di Excel. Scatta una foto "in tempo reale" a un intervallo di celle. Puoi incollare questa foto ovunque e, poiché si tratta di un'istantanea dinamica, se i dati originali o la formattazione cambiano, l'immagine si aggiorna automaticamente!

Ciò risulta incredibilmente utile per Creare dashboard dinamiche in Excel. Se hai grafici e tabelle di dati di dimensioni diverse su vari fogli, allinearli su un singolo foglio dashboard può essere un incubo. Lo strumento Macchina fotografica ti permette di scattare foto di quelle tabelle e ridimensionarle liberamente sulla tua dashboard senza influire sulle dimensioni delle righe o colonne sottostanti.

Come aggiungere e usare lo strumento Macchina fotografica

1. Fai clic con il pulsante destro del mouse in un punto qualsiasi della barra multifunzione di Excel e seleziona Personalizza barra di accesso rapido.
2. Cambia il menu a discesa "Scegli comandi da" in Tutti i comandi.
3. Scorri verso il basso fino a trovare Macchina fotografica, selezionalo e fai clic su Aggiungi >>. Fai clic su OK.
4. Per usarlo, evidenzia un intervallo di celle (es. A1:D10) e fai clic sul nuovo omonimo strumento nella parte superiore dello schermo.
5. Fai clic ovunque su un foglio diverso per incollare l'immagine dinamica.

4. Operazioni avanzate di Incolla speciale

La maggior parte degli utenti conosce la funzione per incollare i valori (CTRL + MAIUSC + V o Incolla speciale > Valori) per rimuovere le formule. Ma la finestra di dialogo Incolla speciale nasconde operazioni matematiche in grado di manipolare i dati senza bisogno di una colonna di supporto.

Immagina di avere una lista di 100 prezzi di prodotti e di doverli aumentare tutti del 5%. Di solito, gli utenti creano una nuova colonna, scrivono una formula come =A2*1.05, la trascinano verso il basso, copiano i risultati e li incollano come valori sopra i dati originali. Incolla speciale ti permette di farlo in pochi secondi.

Moltiplicare i dati senza formule

1. Digita 1.05 in qualsiasi cella vuota e premi CTRL + C per copiarla.
2. Evidenzia l'intera colonna dei prezzi.
3. Fai clic con il pulsante destro del mouse sui prezzi evidenziati e scegli Incolla speciale...
4. Nella sezione Operazione, seleziona Moltiplica e fai clic su OK.

Excel aggiorna istantaneamente i valori originali, moltiplicandoli ciascuno per 1.05. Puoi quindi eliminare la cella in cui hai digitato 1.05. Puoi usare questo stesso trucco per sommare, sottrarre o dividere in massa intervalli di numeri.

5. Leggi celle: correggi i dati con l'audio

L'inserimento dei dati è soggetto a errori umani. Se stai copiando numeri da una fattura stampata in Excel, dover guardare continuamente avanti e indietro tra il foglio e il monitor è noioso e porta a sbagliare. La funzione Leggi celle risolve il problema facendo in modo che Excel ti legga i dati ad alta voce.

Abilitare Leggi celle

Come lo strumento Macchina fotografica, Leggi celle è nascosto. Devi aggiungerlo alla tua barra di accesso rapido:

1. Vai su File > Opzioni > Barra di accesso rapido.
2. Seleziona Comandi non presenti sulla barra multifunzione dal menu a discesa.
3. Trova Leggi celle, aggiungilo alla barra e fai clic su OK.

Evidenzia una colonna di numeri, premi il pulsante Leggi celle e il motore di sintesi vocale di Excel leggerà i valori ad alta voce. Puoi tenere gli occhi fissi sul tuo documento fisico e semplicemente ascoltare per verificare che i dati corrispondano.

6. Guida pratica: menu a discesa dinamici con INDIRECT

Mentre la Convalida dati è ampiamente utilizzata per creare semplici menu a discesa, puoi fare un passo avanti creando elenchi a discesa dipendenti. Un menu a discesa dipendente significa che le opzioni nell'Elenco B cambiano in base a ciò che l'utente seleziona nell'Elenco A. Per fare questo, usiamo la potente, ma spesso incompresa, funzione INDIRECT.

La funzione INDIRECT prende una stringa di testo e la trasforma in un riferimento di cella Excel valido o in un intervallo denominato.

Passo dopo passo: elenchi a discesa dipendenti

Mettiamo di avere una categoria principale (Frutta o Veicoli) e vogliamo che un secondo menu a discesa mostri voci specifiche in base alla categoria scelta.

Fruits (Intervallo denominato)	Vehicles (Intervallo denominato)
Apple	Car
Banana	Truck
Orange	Motorcycle

1. Crea Intervalli denominati: Evidenzia le celle contenenti "Apple", "Banana" e "Orange". Fai clic nella Casella del nome (in alto a sinistra, accanto alla barra della formula) e digita Fruits. Premi Invio. Ripeti per i veicoli, denominando l'intervallo Vehicles.
2. Crea il menu a discesa principale: Nella cella A2, imposta un elenco standard di Convalida dati con l'origine: Fruits, Vehicles.
3. Crea il menu a discesa dipendente: Fai clic sulla cella B2. Vai su Dati > Convalida dati. Scegli Elenco.
4. Nella casella Origine, usa la funzione INDIRECT puntando alla prima cella:

=INDIRECT($A$2)

Come funziona: Se un utente seleziona "Fruits" in A2, la formula restituisce =INDIRECT("Fruits"). Excel riconosce "Fruits" come l'Intervallo denominato che abbiamo creato nel passaggio 1 e popola il menu a discesa in B2 con Apple, Banana e Orange. Questo trucco è essenziale per creare moduli robusti e facili da usare per l'utente.

7. Anteprima suggerimenti: il precursore dell'IA

Molto prima che l'IA generativa diventasse di moda, Excel ha introdotto Anteprima suggerimenti. Questo strumento riconosce i pattern nell'inserimento dei dati e compila automaticamente il resto della colonna. Si tratta di una vera rivoluzione quando cerchi di Usare l'IA per pulire e trasformare i dati manualmente.

Per esempio, se hai una colonna di nomi completi come "Mario Rossi" e desideri estrarre solo il nome in una nuova colonna, ti basta digitare "Mario" nella cella adiacente, premere Invio e poi premere CTRL + E. Excel guarderà immediatamente il pattern che hai stabilito ed estrarrà i nomi per il resto della lista. Funziona per formattare i numeri di telefono, estrarre domini da indirizzi email e combinare testo.

8. Power Query: il motore di trasformazione nascosto

Se scarichi spesso file CSV da un database e passi ore a eliminare colonne, formattare date e usare funzioni VLOOKUP per unire tabelle, stai svolgendo un lavoro manuale che Excel può automatizzare. Power Query è probabilmente la funzionalità più significativa aggiunta a Excel nell'ultimo decennio, eppure molti utenti non sanno della sua esistenza.

Situata sotto la scheda Dati (spesso etichettata come "Recupera dati" o "Recupera e trasforma"), Power Query è un'interfaccia che ti consente di creare una serie ripetibile di passaggi per la pulizia dei dati. Una volta creata una query, la volta successiva che ottieni nuovi dati ti basterà fare clic su "Aggiorna" ed Excel eseguirà istantaneamente tutti i passaggi di formattazione. Se fai sul serio e vuoi migliorare le tue competenze, ti consigliamo caldamente di dare un'occhiata a Power Query: importare e trasformare i dati come un professionista.

Assistenti IA: colmare le lacune

Anche avendo tutte queste funzionalità nascoste a portata di mano, costruire formule complesse e nidificate può rivelarsi un grattacapo. Potresti sapere esattamente cosa vuoi che Excel faccia dal punto di vista logico, ma tradurlo nella sintassi corretta di INDEX, MATCH e INDIRECT è frustrante.

È qui che le moderne soluzioni basate sull'IA stanno cambiando il nostro modo di lavorare. Se hai difficoltà a scrivere una formula complessa, puoi usare uno strumento IA affinché la generi al posto tuo. Con ExcelGPT ti basterà descrivere ciò di cui hai bisogno in linguaggio naturale: ad esempio, "Cerca l'ID dipendente nella colonna A, restituisci lo stipendio dalla colonna C, ma solo se lo stato nella colonna D è 'Attivo'" e l'IA genererà istantaneamente la formula Excel esatta. Sfruttare ChatGPT per Excel: scrivere formule con l'IA colma la lacuna tra il sapere cosa si vuole ottenere e conoscere la sintassi specifica per arrivarci.

Domande Frequenti (FAQ)

Dove è finito lo strumento Macchina fotografica nelle nuove versioni di Excel?

Lo strumento Macchina fotografica non è mai stato presente nella barra multifunzione standard per impostazione predefinita. Che tu stia utilizzando Excel 2016, 2019 o Microsoft 365, devi aggiungerlo manualmente personalizzando la Barra di accesso rapido o la Barra multifunzione, cercandolo in "Tutti i comandi".

Il componente aggiuntivo Inquire funziona su Mac?

Sfortunatamente, no. Il componente aggiuntivo COM Inquire si basa sull'architettura specifica di Windows ed è disponibile solo in Office Professional Plus, Office Enterprise o nelle App di Microsoft 365 per le aziende su macchine Windows.

Perché Anteprima suggerimenti non funziona con i miei dati?

L'Anteprima suggerimenti richiede un pattern chiaro e riconoscibile per funzionare. Assicurati che i dati di esempio siano immediatamente adiacenti ai dati di origine (nessuna colonna vuota in mezzo). Inoltre, controlla che la funzione non sia disabilitata nelle tue impostazioni andando su File > Opzioni > Impostazioni avanzate e assicurandoti che l'opzione "Anteprima suggerimenti automatica" sia spuntata.

Perché le mie Visualizzazioni personalizzate sono disattivate (in grigio)?

Il motivo più comune per cui le Visualizzazioni personalizzate vengono disabilitate (visualizzate in grigio) è la presenza di una Tabella Excel ufficiale (creata tramite Inserisci > Tabella o CTRL+T) in qualsiasi punto della cartella di lavoro. Le Visualizzazioni personalizzate sono una funzionalità più vecchia e purtroppo non sono compatibili con i riferimenti strutturati utilizzati nelle moderne Tabelle di Excel. Per poterle utilizzare, devi convertire di nuovo tutte le Tabelle in intervalli standard.