10 trucchi di Excel che ti sbalordiranno

La maggior parte dei professionisti usa Microsoft Excel ogni singolo giorno, eppure un numero sorprendente di utenti scalfisce appena la superficie di ciò che questo potente software può fare. Forse sai come scrivere una funzione SUM di base o formattare una tabella, ma esiste un intero mondo di funzionalità nascoste progettate per eliminare il noioso lavoro manuale. Se ti ritrovi a svolgere compiti ripetitivi, quasi certamente c'è un modo più veloce per farli.

In questa guida, scopriremo 10 potenti funzionalità che trasformeranno il modo in cui gestisci i fogli di calcolo. Dalle scorciatoie ultra-rapide per la pulizia dei dati alle formule di ricerca avanzate, queste sono le funzionalità nascoste di Excel che dovresti usare per risparmiare ore della tua settimana lavorativa.

1. Anteprima suggerimenti (Flash Fill): la tua bacchetta magica per i dati

Se hai mai passato ore a dividere manualmente nomi e cognomi, estrarre nomi di dominio da indirizzi email o riformattare numeri di telefono, l'Anteprima suggerimenti (Flash Fill) ti sbalordirà. Introdotta in Excel 2013, questa funzione utilizza il machine learning predittivo per rilevare pattern nell'inserimento dei dati e compila automaticamente il resto della colonna.

Come usare l'Anteprima suggerimenti:

1. Supponiamo di avere un elenco di nomi completi nella Colonna A (es. "Mario Rossi").
2. Nella cella B2, digita il nome che desideri estrarre: "Mario".
3. Premi Invio per passare alla cella B3.
4. Premi la scorciatoia da tastiera CTRL + E.

Excel riconoscerà all'istante che stai estraendo la prima parola dalla Colonna A e compilerà perfettamente l'intera colonna verso il basso. Funziona per combinare dati, estrarre stringhe di testo specifiche e modificare le maiuscole/minuscole del testo.

2. INDEX MATCH: l'evoluzione del VLOOKUP

Sebbene VLOOKUP sia la funzione di ricerca più famosa, presenta dei limiti: può cercare solo da sinistra a destra e, se inserisci una nuova colonna nel tuo set di dati, la formula si interrompe. Ecco che entra in gioco il duo dinamico formato da INDEX e MATCH. Insieme, creano una ricerca bidirezionale più veloce, più flessibile e completamente immune agli inserimenti di colonne.

Ecco un'occhiata a un semplice set di dati:

ID Dipendente (Col A)	Nome (Col B)	Dipartimento (Col C)
1001	Sarah Jenkins	Marketing
1002	Michael Chang	Finanza
1003	David Smith	Operazioni

Se desideri cercare il Nome di un dipendente in base al suo ID Dipendente, puoi usare questa sintassi:

=INDEX(B2:B4, MATCH(1002, A2:A4, 0))

La funzione MATCH trova il numero di riga dell'ID "1002" (ovvero la riga 2) e la funzione INDEX restituisce il valore nella riga 2 della colonna Nome ("Michael Chang"). Per approfondire i motivi per cui questa combinazione è preferita dagli analisti, dai un'occhiata alla nostra guida INDEX MATCH: il metodo di ricerca superiore.

3. Power Query per l'importazione automatizzata dei dati

Scarichi abitualmente file CSV da un database, elimini le stesse cinque colonne, filtri le righe vuote e modifichi i formati delle date? Smetti di farlo manualmente. Power Query è uno strumento ETL (Extract, Transform, Load) integrato che registra i passaggi di trasformazione dei dati e li automatizza per sempre.

Passaggi per automatizzare con Power Query:

1. Vai alla scheda Dati sulla barra multifunzione di Excel.
2. Fai clic su Recupera dati e scegli la tua origine (es. Da file > Da testo/CSV).
3. Fai clic su Trasforma dati per aprire l'Editor di Power Query.
4. Esegui la pulizia dei dati (rimuovi colonne, filtra righe, rinomina intestazioni). Excel registra ogni passaggio nel pannello di destra.
5. Fai clic su Chiudi e carica.

Il mese prossimo, quando riceverai un nuovo CSV, ti basterà sovrascrivere il vecchio file, fare clic con il pulsante destro del mouse sulla tabella di Excel e premere Aggiorna. I tuoi dati verranno puliti all'istante. Padroneggia questo strumento e potrai davvero usare Power Query: importare e trasformare dati come un professionista.

4. Formattazione condizionale con formule personalizzate

La maggior parte degli utenti sa come usare la Formattazione condizionale per evidenziare le celle maggiori di un certo numero. Tuttavia, puoi usare formule personalizzate per evidenziare intere righe in base al valore di una singola cella.

Ad esempio, se desideri applicare un "effetto zebra" (evidenziando righe alterne per rendere più leggibili le tabelle larghe) senza affidarti agli stili tabella predefiniti di Excel, puoi usare le funzioni MOD e ROW.

Seleziona l'intero intervallo di dati, vai su Home > Formattazione condizionale > Nuova regola > Utilizza una formula per determinare le celle da formattare. Inserisci questa formula:

=MOD(ROW(), 2)=0

Scegli il colore di riempimento e fai clic su OK. Ora, ogni riga pari del tuo foglio di calcolo verrà evidenziata automaticamente. Questo è solo uno dei modi per sfruttare la Formattazione condizionale: visualizzare i dati con i colori per un reporting migliore.

5. Slicer (Filtri dati) delle tabelle pivot per dashboard interattive

Le Tabelle pivot sono incredibili per riepilogare grandi set di dati, ma l'esplorazione dei filtri a discesa standard può risultare macchinosa per gli utenti finali. Gli Slicer (noti in italiano come Filtri dati) sono pulsanti visivi e cliccabili che filtrano istantaneamente le tue Tabelle pivot, trasformando un semplice report in una dashboard interattiva.

Per aggiungere uno Slicer, fai clic in un punto qualsiasi all'interno della tua Tabella pivot esistente. Vai alla scheda Analisi tabella pivot e fai clic su Inserisci filtro dati. Seleziona le caselle dei campi in base ai quali desideri filtrare (es. "Regione" o "Categoria prodotto"). Sul tuo foglio apparirà una serie di eleganti pulsanti. Puoi persino connettere uno Slicer a più Tabelle pivot facendo clic con il pulsante destro del mouse su di esso e scegliendo Connessioni report.

6. Visualizzazioni personalizzate per salvare il tuo layout

Se condividi una cartella di lavoro con i colleghi, probabilmente conosci la frustrazione di aprire un file solo per scoprire che qualcuno ha nascosto delle righe, cambiato il livello di zoom e applicato filtri bizzarri. Le Visualizzazioni personalizzate risolvono questo problema salvando l'esatto layout dello schermo, le impostazioni dei filtri e le aree di stampa.

Imposta il tuo foglio di calcolo esattamente come ti piace visualizzarlo (applica i tuoi filtri specifici, nascondi le colonne che non ti servono e imposta lo zoom all'85%). Vai alla scheda Visualizza e fai clic su Visualizzazioni personalizzate. Clicca su Aggiungi e chiamala "La mia vista". Ora, non importa in che stato un collega lasci il foglio di calcolo, puoi ripristinare all'istante il tuo layout personalizzato con due clic.

7. Grafici sparkline per mini grafici nelle celle

A volte un grafico a barre o a linee a grandezza naturale occupa troppo spazio in un fitto report finanziario. I grafici sparkline sono grafici minuscoli e leggeri che si adattano completamente all'interno di una singola cella. Sono perfetti per mostrare le tendenze nel tempo, come una traiettoria di vendita di 12 mesi, proprio accanto alla somma totale.

Per utilizzarli, seleziona la cella vuota in cui desideri che appaia il grafico. Vai alla scheda Inserisci, cerca il gruppo Grafici sparkline e scegli Linee o Colonne. Excel ti chiederà l'"Intervallo dati" (seleziona le celle che contengono i dati storici). Premi OK e vedrai apparire una mini linea di tendenza direttamente nella cella.

8. Menu a discesa di Convalida dati per prevenire errori

Dati errati in ingresso, risultati errati in uscita. Se il tuo foglio di calcolo si basa su un inserimento dati accurato, devi impedire agli utenti di commettere errori di battitura. La Convalida dati ti consente di limitare ciò che può essere digitato in una cella creando un rigoroso elenco a discesa.

Come creare un menu a discesa:

1. Seleziona le celle che desideri limitare.
2. Vai alla scheda Dati e fai clic su Convalida dati.
3. Nel menu a discesa "Consenti", seleziona Elenco.
4. Nella casella "Origine", puoi selezionare un intervallo di celle che contiene il tuo elenco approvato, oppure digitare gli elementi separati da virgola o punto e virgola (es. Pending, Approved, Rejected).
5. Fai clic su OK.

Ora, gli utenti possono selezionare solo dalle opzioni predefinite, garantendo una coerenza perfetta per le tue formule SUMIF e COUNTIF successive.

9. Incolla speciale: Trasponi

Ti è mai capitato di ricevere un foglio di calcolo in cui i dati sono disposti orizzontalmente (i mesi lungo le colonne), ma ti servono in verticale (i mesi lungo le righe)? Non c'è bisogno di ridigitare tutto manualmente. Excel ha una funzione integrata per capovolgere l'orientamento dei dati all'istante.

Evidenzia semplicemente i dati che vuoi ruotare e copiali (CTRL + C). Fai clic con il pulsante destro del mouse sulla cella di destinazione da cui vuoi che inizi il nuovo layout, passa il mouse su Incolla speciale e fai clic sull'icona con le due frecce che puntano a destra e in basso, oppure seleziona esplicitamente la casella con la dicitura Trasponi. Le tue righe diventeranno colonne e viceversa.

10. Ricerca obiettivo per un'analisi "What-If" istantanea

Se conosci il risultato che desideri ottenere da una formula, ma non sei sicuro del valore di input necessario per arrivarci, la Ricerca obiettivo fa i calcoli per te. In sostanza, lavora a ritroso attraverso le tue formule.

Immagina di avere un semplice modello di profitto. Il tuo profitto viene calcolato come (Price * Units Sold) - Fixed Costs. Conosci il tuo prezzo e i tuoi costi fissi, e vuoi sapere esattamente quante unità devi vendere per raggiungere un obiettivo di profitto di 50.000 $.

Vai alla scheda Dati, fai clic su Analisi di simulazione e scegli Ricerca obiettivo. Apparirà una piccola finestra di dialogo con tre input:

• Imposta cella: Fai clic sulla cella che contiene la formula del profitto.
• Al valore: Digita 50000.
• Cambiando la cella: Fai clic sulla cella vuota delle Unità vendute.

Fai clic su OK ed Excel passerà in rassegna rapidamente i numeri fino a trovare il conteggio esatto delle unità necessarie per raggiungere il tuo obiettivo.

Porta le tue competenze in Excel al livello successivo

Excel è un programma incredibilmente profondo. Padroneggiare trucchi come Anteprima suggerimenti, INDEX MATCH e Ricerca obiettivo aumenterà immediatamente la tua produttività, facendoti diventare l'esperto di fogli di calcolo di riferimento nel tuo ufficio. Tuttavia, non è necessario memorizzare ogni formula complessa per essere altamente efficaci.

Se ti trovi mai in difficoltà a scrivere una funzione IF annidata o a capire una ricerca complicata, non devi fissare una barra della formula vuota. Con ExcelGPT, puoi semplicemente digitare ciò che desideri ottenere in linguaggio naturale, e genererà istantaneamente la formula perfetta e priva di errori per te. Abbracciare l'intelligenza artificiale è una scorciatoia enorme: scopri come utilizzare ChatGPT per Excel: scrivere formule con l'IA per velocizzare ulteriormente il tuo flusso di lavoro.

Domande Frequenti (FAQ)

Qual è il miglior trucco di Excel per i principianti assoluti?

L'Anteprima suggerimenti (CTRL + E) è senza dubbio il miglior trucco per i principianti. Non richiede alcuna conoscenza delle formule, ma automatizza completamente noiosi inserimenti di dati come separare nomi, combinare colonne o formattare numeri di telefono.

INDEX MATCH è davvero migliore di VLOOKUP?

Sì. Sebbene VLOOKUP sia più facile da imparare all'inizio, INDEX MATCH è nettamente superiore perché può cercare a sinistra, elabora set di dati di grandi dimensioni in modo più rapido e, soprattutto, la formula non si interrompe se inserisci o elimini colonne nella tua tabella di riferimento.

Le Visualizzazioni personalizzate modificheranno i dati stessi?

No. Le Visualizzazioni personalizzate salvano solo la presentazione dei tuoi dati, in particolare le impostazioni dei filtri, le righe/colonne nascoste e le impostazioni di stampa. I dati grezzi effettivi e le formule sottostanti rimangono completamente invariati.

L'IA può aiutarmi a imparare i trucchi di Excel più velocemente?

Assolutamente sì. Invece di passare 20 minuti su Google per cercare la sintassi corretta di una formula avanzata, puoi descrivere l'esatto layout del tuo foglio di calcolo e i tuoi obiettivi a uno strumento di IA, che ti fornirà la formula precisa e ti spiegherà come funziona.