Macros Excel pour les débutants : enregistrez votre première macro

Si vous vous retrouvez à effectuer exactement la même séquence de clics, d'étapes de mise en forme et d'ajustements de données dans Excel jour après jour, vous perdez un temps précieux. La bonne nouvelle, c'est qu'Excel dispose d'un « magnétophone » intégré capable de mémoriser ces actions et de les rejouer en une fraction de seconde. Cet outil s'appelle une Macro.

Apprendre à utiliser les macros Excel est souvent le plus grand pas qu'un utilisateur franchit pour passer du statut de débutant à celui d'expert en feuilles de calcul. L'automatisation élimine les erreurs de saisie manuelle, garantit la cohérence et libère votre emploi du temps pour des analyses plus critiques. En fait, c'est en apprenant l'automatisation par macros que de nombreux professionnels réduisent considérablement leur charge de travail — vous pouvez même lire comment une startup a économisé 20 heures par semaine grâce à l'automatisation Excel.

Dans ce guide complet, nous allons vous expliquer exactement ce qu'est une macro, comment activer les outils dont vous avez besoin, et comment enregistrer, exécuter et modifier votre toute première macro Excel.

Qu'est-ce qu'une macro Excel ?

À la base, une macro est une séquence enregistrée d'actions ou de commandes que vous pouvez exécuter en une seule opération. En coulisses, lorsque vous enregistrez une macro, Excel traduit vos clics de souris et vos frappes au clavier dans un langage de programmation appelé VBA (Visual Basic pour Applications).

Vous n'avez pas besoin de savoir écrire du code VBA pour créer des macros très efficaces. En utilisant l'Enregistreur de macros, vous effectuez simplement votre tâche normalement — comme appliquer une mise en forme en gras, insérer une formule IF ou SUM, ou ajuster la largeur des colonnes — et Excel écrit automatiquement le code nécessaire pour vous.

Étape 1 : Activer l'onglet Développeur

Par défaut, les outils nécessaires pour enregistrer et gérer les macros sont masqués dans Excel afin d'éviter que les débutants ne modifient accidentellement leurs classeurs. Votre première étape consiste à activer l'onglet Développeur.

1. Ouvrez Excel et cliquez sur Fichier dans le coin supérieur gauche.
2. Faites défiler vers le bas et sélectionnez Options tout en bas à gauche.
3. Dans la boîte de dialogue Options Excel, cliquez sur Personnaliser le ruban dans le menu de gauche.
4. Regardez la liste de droite sous « Onglets principaux », trouvez Développeur, et cochez la case vide à côté.
5. Cliquez sur OK.

Vous devriez maintenant voir l'onglet Développeur sur votre ruban Excel, à côté des onglets Affichage ou Aide. Cet onglet est votre centre de contrôle pour tout ce qui concerne les macros et l'automatisation.

Étape 2 : Comment enregistrer votre première macro

Prenons un exemple pratique et concret. Imaginez que vous exportiez chaque matin un rapport de données de vente depuis le logiciel de votre entreprise. Les données brutes sont toujours désordonnées : les colonnes sont trop étroites, les en-têtes ne sont pas mis en forme, et vous devez toujours ajouter une ligne de total en bas à l'aide d'une fonction SUM.

Au lieu de le faire manuellement tous les jours, nous allons enregistrer une macro pour mettre en forme ce rapport instantanément.

Préparer vos données

Avant de lancer l'enregistrement, il est crucial de planifier vos étapes. L'Enregistreur de macros est littéral : il enregistre les erreurs, les clics supplémentaires et le défilement. Connaître votre séquence à l'avance garantit une macro propre et efficace.

Pour notre exemple, nous supposerons que vous avez des données dans les colonnes A à D, avec des en-têtes sur la ligne 1. Les étapes prévues sont les suivantes :

• Mettre la ligne 1 en gras et appliquer un fond bleu.
• Ajuster automatiquement (AutoFit) la largeur des colonnes A à D.
• Sélectionner une cellule au bas des données et taper une formule SUM.

Le processus d'enregistrement

1. Accédez à l'onglet Développeur sur votre ruban.
2. Cliquez sur le bouton Enregistrer une macro (il ressemble à une petite feuille de calcul avec un point rouge).
3. La boîte de dialogue « Enregistrer une macro » s'affiche. Remplissez-la comme suit :
   • Nom de la macro : Tapez FormatDailyReport. (Remarque : les noms de macros ne peuvent pas contenir d'espaces).
   • Touche de raccourci : Vous pouvez attribuer un raccourci (par ex., Ctrl + Maj + F) pour un accès rapide ultérieur.
   • Enregistrer la macro dans : Choisissez Ce classeur pour le moment.
   • Description : Tapez une brève note telle que « Met en forme les en-têtes, ajuste les colonnes et ajoute un total. »
4. Cliquez sur OK. (Excel enregistre maintenant vos actions. Le bouton Enregistrer s'est transformé en bouton Arrêter l'enregistrement.)
5. Cliquez sur le numéro de la ligne 1 pour sélectionner toute la première ligne.
6. Allez dans l'onglet Accueil, cliquez sur l'icône Gras, et sélectionnez un fond bleu avec l'outil Couleur de remplissage (le pot de peinture).
7. Cliquez et faites glisser les en-têtes de colonnes de A à D pour les sélectionner. Double-cliquez sur la ligne entre deux lettres de colonnes pour Ajuster (AutoFit) les largeurs.
8. Cliquez sur la cellule vide située juste en dessous de votre dernier chiffre dans la colonne D, et tapez votre formule : =SUM(D2:D100) (en supposant que vos données s'arrêtent à la ligne 100). Appuyez sur Entrée.
9. Retournez immédiatement à l'onglet Développeur et cliquez sur Arrêter l'enregistrement.

Félicitations ! Vous venez d'enregistrer votre première macro avec succès.

Étape 3 : Exécuter votre macro Excel

Pour tester la puissance de ce que vous venez de créer, annulons la mise en forme. Appuyez plusieurs fois sur Ctrl + Z jusqu'à ce que vos données retrouvent leur état brut et peu esthétique. Maintenant, exécutons la macro pour regarder Excel faire le travail à votre place.

1. Allez dans l'onglet Développeur.
2. Cliquez sur le bouton Macros.
3. Sélectionnez FormatDailyReport dans la liste.
4. Cliquez sur Exécuter.

En moins d'une seconde, Excel sélectionne l'en-tête, applique la mise en forme (gras et bleu), redimensionne vos colonnes et insère la fonction SUM. Une tâche qui prendrait 30 secondes manuellement ne prend que quelques millisecondes.

Étape 4 : Afficher et modifier le code de la macro

Vous n'avez pas besoin d'être un programmeur pour regarder en coulisses. Comprendre le code généré par Excel vous aide à effectuer de petites modifications sans avoir à réenregistrer toute la macro.

Pour visualiser votre code, allez dans l'onglet Développeur et cliquez sur Visual Basic (ou appuyez sur Alt + F11). Cela ouvre l'Éditeur VBA. Sur le côté gauche, double-cliquez sur Modules, puis sur Module1. Vous verrez quelque chose qui ressemble à ceci :

Sub FormatDailyReport()
'
' FormatDailyReport Macro
' Formats headers, autofits columns, and adds a total.
'
    Rows("1:1").Select
    Selection.Font.Bold = True
    With Selection.Interior
        .ThemeColor = xlThemeColorLight2
        .TintAndShade = 0
    End With
    Columns("A:D").Select
    Selection.EntireColumn.AutoFit
    Range("D101").Select
    ActiveCell.FormulaR1C1 = "=SUM(R[-99]C:R[-1]C)"
End Sub

Même si vous ne connaissez pas le langage VBA, vous pouvez probablement comprendre sa logique. Rows("1:1").Select signifie qu'Excel a sélectionné la première ligne. Selection.Font.Bold = True signifie qu'il l'a mise en gras. Si vous vouliez modifier les colonnes sélectionnées pour aller de A à F au lieu de A à D, il vous suffirait de changer manuellement Columns("A:D").Select en Columns("A:F").Select dans l'éditeur de texte et d'enregistrer.

Si vous souhaitez apprendre à écrire ces scripts à partir de zéro, vous informer sur les bases du VBA est une excellente étape suivante.

Références absolues ou relatives dans les macros

L'une des difficultés les plus courantes pour les débutants concerne la façon dont les macros sélectionnent les cellules. Par défaut, l'Enregistreur de macros utilise des Références absolues. Cela signifie que si vous cliquez sur la cellule B5 pendant l'enregistrement, la macro cliquera toujours exactement sur la cellule B5 à chaque exécution, quel que soit l'emplacement de votre curseur actif.

Parfois, vous souhaitez qu'une macro formate une cellule par rapport à l'emplacement actuel de votre curseur. Pour ce faire, vous devez activer l'option Utiliser les références relatives (située juste sous le bouton Enregistrer une macro dans l'onglet Développeur) avant de commencer l'enregistrement.

Si vous ne connaissez pas ce concept, vous pouvez réviser la différence entre références relatives et absolues pour comprendre comment Excel gère le positionnement. Ci-dessous, une comparaison rapide du comportement des deux modes dans l'enregistreur de macros :

Mode d'enregistrement	Comment ça marche	Idéal pour...
Références absolues (Par défaut)	Enregistre l'adresse exacte de la cellule (par ex., Range("C10").Select). La macro retournera toujours en C10.	Mettre en forme des en-têtes fixes, appliquer une fonction VLOOKUP à un tableau de données statique spécifique, ou placer un titre dans la cellule A1.
Références relatives	Enregistre le décalage par rapport à la cellule active (par ex., ActiveCell.Offset(1, 0).Select).	Créer des macros qui mettent en forme « la ligne suivante », ou appliquer un style spécifique à la cellule actuellement sélectionnée.

Bonnes pratiques pour l'enregistrement de macros

Pour vous assurer que vos macros s'exécutent correctement à chaque fois, gardez à l'esprit ces bonnes pratiques pour les débutants :

• Entraînez-vous d'abord : Exécutez la tâche manuellement avant de l'enregistrer afin de ne pas enregistrer d'erreurs, de corrections ou de défilements accidentels.
• Bien démarrer : Assurez-vous toujours d'être sur la bonne feuille de calcul et d'avoir sélectionné la bonne cellule de départ avant d'appuyer sur enregistrer.
• Gardez des macros courtes : Au lieu d'enregistrer une macro massive qui fait 50 choses, enregistrez cinq petites macros qui en font 10 chacune. Il est beaucoup plus facile de dépanner une petite macro si quelque chose casse.
• Enregistrez au format .xlsm : Dès que votre classeur contient une macro, vous ne pouvez plus l'enregistrer comme un simple fichier .xlsx. Vous devez utiliser Fichier > Enregistrer sous et choisir Classeur Excel prenant en charge les macros (*.xlsm). Si vous ne le faites pas, Excel supprimera votre macro à la fermeture du fichier !

Aller plus loin dans l'automatisation

L'enregistrement de macros est le point d'entrée idéal dans l'automatisation des feuilles de calcul. Une fois que vous maîtriserez l'enregistreur, vous commencerez naturellement à identifier d'autres goulots d'étranglement dans votre routine hebdomadaire. Vous finirez peut-être par automatiser entièrement vos rapports avec Excel VBA, où la récupération des données, le nettoyage et l'envoi d'e-mails se font sans aucune intervention de votre part.

Cependant, apprendre la syntaxe de programmation n'est pas pour tout le monde. Si vous avez du mal à trouver les bonnes formules INDEX, MATCH ou IF à intégrer dans vos macros, vous n'avez pas besoin de passer des heures à chercher sur Google. Décrivez simplement ce que vous souhaitez accomplir en langage naturel à ExcelGPT, et il générera instantanément la formule ou le bout de code VBA parfait à coller dans votre classeur.

En combinant l'Enregistreur de macros natif avec des outils d'IA modernes, vous pouvez automatiser presque n'importe quelle tâche répétitive à votre bureau, vous donnant ainsi plus de temps pour vous concentrer sur ce qui compte vraiment.

Foire aux questions (FAQ)

Les macros Excel sont-elles sûres ?

Les macros que vous enregistrez vous-même sont totalement sûres. Cependant, comme VBA est un langage de programmation puissant, des codes malveillants peuvent être insérés dans les macros par des tiers. Vous ne devez exécuter des macros que depuis des classeurs téléchargés depuis des sources de confiance. C'est pourquoi Excel désactive les macros par défaut et affiche un avertissement de sécurité lorsque vous ouvrez un fichier .xlsm.

Puis-je annuler une macro après l'avoir exécutée ?

Non. Vous ne pouvez pas utiliser le bouton Annuler (Ctrl + Z) pour inverser les actions d'une macro. Avant de tester une nouvelle macro sur des données importantes, il est fortement recommandé d'enregistrer une copie de sauvegarde de votre classeur. Si la macro se comporte de manière inattendue, vous pouvez simplement fermer le fichier sans l'enregistrer et rouvrir votre sauvegarde.

Pourquoi dois-je enregistrer au format Classeur prenant en charge les macros (.xlsm) ?

Les fichiers Excel standard (.xlsx) sont vidés de tout code pour des raisons de sécurité. Si vous essayez d'enregistrer un classeur contenant une macro au format .xlsx, Excel affichera un avertissement. Pour conserver les macros enregistrées, vous devez modifier le menu déroulant « Type d'enregistrement » sur « Classeur Excel prenant en charge les macros (*.xlsm) ».

Les macros peuvent-elles enregistrer des formules comme VLOOKUP ou SUM ?

Oui, tout à fait. Lors de l'enregistrement d'une macro, toute formule que vous saisissez dans une cellule — qu'il s'agisse d'une simple formule SUM ou d'une instruction IF imbriquée complexe — sera enregistrée. Lorsque vous exécuterez la macro plus tard, Excel insérera cette formule exacte dans la cellule désignée et en calculera les résultats instantanément.