التحقق من صحة البيانات: التحكم فيما يمكن للمستخدمين إدخاله

يدرك كل محلل بيانات متمرس حقيقة أساسية: قيمة أي جدول بيانات تعتمد بالكامل على دقة البيانات التي يحتويها. عندما يتعاون عدة أشخاص في ملف واحد، فمن شبه المؤكد أن يقوم أحدهم بكتابة اسم بشكل غير صحيح، أو إدخال تاريخ بتنسيق خاطئ، أو إدخال نص عن طريق الخطأ في مكان يجب أن يحتوي على رقم. هذه "البيانات السيئة" تتسبب في سلسلة من الأخطاء تؤدي إلى تعطل الصيغ، وجداول محورية غير دقيقة، وتقارير مضللة.

هنا تأتي ميزة "التحقق من صحة البيانات" (Data Validation) في Excel لتكون خط الدفاع الأول. من خلال وضع قواعد صارمة لما يمكن كتابته في الخلية، يمكنك منع الأخطاء استباقياً قبل حدوثها. إذا كنت تصمم أدوات ليستخدمها الآخرون، فإن إتقان التحقق من صحة البيانات أمر لا غنى عنه. إنها الخطوة الحاسمة التي تفصل بين ورقة العمل الفوضوية وبين بناء لوحات معلومات تفاعلية في Excel احترافية وخالية من الأخطاء.

في هذا الدليل الشامل، سنستكشف كل شيء بدءاً من القوائم المنسدلة الأساسية وحتى قيود البيانات المتقدمة القائمة على الصيغ. إذا كنت مبتدئاً تماماً في استخدام جداول البيانات، فقد ترغب في مراجعة دليل البدء في Excel الخاص بنا قبل التعمق في أدوات التحكم المتقدمة هذه.

ما هو التحقق من صحة البيانات في Excel؟

التحقق من صحة البيانات هي ميزة مدمجة تقيد نوع البيانات أو القيم التي يمكن للمستخدمين إدخالها في الخلية. تخيلها كحارس أمن لخلايا جدول البيانات الخاص بك. عندما يحاول المستخدم إدخال قيمة ما، تتحقق قاعدة التحقق من صحة البيانات مما إذا كانت تلبي معاييرك المحددة مسبقاً. إذا كانت كذلك، يتم قبول البيانات. وإذا لم تكن كذلك، يرفض Excel الإدخال ويعرض رسالة تحذير أو خطأ.

باستخدام ميزة التحقق من صحة البيانات، يمكنك:

• إنشاء قوائم منسدلة محددة مسبقاً لتوحيد الإدخالات النصية.
• تقييد الإدخالات بأرقام صحيحة، أو نسب مئوية، أو أرقام عشرية ضمن نطاق محدد.
• تحديد التواريخ والأوقات (على سبيل المثال، السماح فقط بالتواريخ في السنة المالية الحالية).
• التحكم في طول النص (على سبيل المثال، إجبار المستخدم على إدخال خمسة أحرف بالضبط للرمز البريدي).
• استخدام صيغ مخصصة لبناء قواعد ديناميكية ودقيقة للغاية.

أين تجد التحقق من صحة البيانات

قبل أن نبدأ في بناء القواعد، يجب أن تعرف أين توجد هذه الأداة على شريط Excel:

1. حدد الخلية أو نطاق الخلايا الذي تريد تقييده.
2. انتقل إلى علامة التبويب بيانات (Data) على شريط Excel.
3. ابحث عن مجموعة أدوات البيانات (Data Tools).
4. انقر فوق زر التحقق من صحة البيانات (Data Validation) (غالباً ما يبدو كخلية صغيرة تحتوي على علامة صح خضراء ودائرة تقييد حمراء).

النقر على هذا الزر يفتح مربع حوار "التحقق من صحة البيانات"، والذي يحتوي على ثلاث علامات تبويب: إعدادات (Settings) (حيث تحدد القاعدة)، ورسالة إدخال (Input Message) (لتوجيه المستخدم قبل الكتابة)، وتنبيه إلى الخطأ (Error Alert) (لتحديد ما يحدث عندما يخالف المستخدم القاعدة).

إنشاء قائمتك المنسدلة الأولى

أكثر حالات الاستخدام شيوعاً للتحقق من صحة البيانات هي إنشاء قائمة منسدلة. يجبر هذا المستخدمين على الاختيار من قائمة خيارات محددة مسبقاً، مما يقضي تماماً على الأخطاء الإملائية والاختلافات (مثل "HR"، "الموارد البشرية"، و"H.R.").

خطوات إنشاء القائمة المنسدلة

1. حدد الخلايا التي تريد ظهور القائمة المنسدلة فيها (على سبيل المثال، B2:B10).
2. افتح مربع حوار التحقق من صحة البيانات (Data Validation).
3. ضمن علامة التبويب إعدادات (Settings)، انقر فوق القائمة المنسدلة السماح (Allow) وحدد قائمة (List).
4. في مربع المصدر (Source)، لديك خياران:
   • كتابتها يدوياً: أدخل العناصر الخاصة بك مفصولة بفواصل (على سبيل المثال، قيد الانتظار, معتمد, مرفوض).
   • الإشارة إلى نطاق: انقر فوق السهم الموجود بجوار مربع "المصدر" وحدد نطاقاً من الخلايا يحتوي على عناصر قائمتك (على سبيل المثال، =$Z$1:$Z$3). هذه هي أفضل ممارسة، حيث يمكنك بسهولة تحديث الخلايا في العمود Z لاحقاً دون الحاجة إلى تعديل قاعدة التحقق.
5. تأكد من تحديد مربع قائمة منسدلة في الخلية (In-cell dropdown)، ثم انقر فوق موافق (OK).

الآن، كلما نقر مستخدم على أي خلية في B2:B10، سيظهر سهم صغير يسمح له بتحديد ما تريده بالضبط أن يُدخله.

تقييد إدخال البيانات: الأرقام، والتواريخ، وطول النص

بينما تُعد القوائم المنسدلة رائعة للفئات النصية، ماذا عن البيانات الرقمية أو المستندة إلى الوقت؟ يحتوي "التحقق من صحة البيانات" على فئات مدمجة لهذه الأنواع أيضاً.

الأعداد الصحيحة والأعداد العشرية

إذا كنت تصمم نموذج طلبات، فلا يمكنك بيع 1.5 جهاز كمبيوتر محمول. ستحتاج إلى عدد صحيح. وعلى العكس من ذلك، إذا كنت تطلب نسبة خصم مئوية، فستحتاج إلى رقم عشري.

• حدد عدد صحيح (Whole Number) أو عدد عشري (Decimal) من القائمة المنسدلة السماح (Allow).
• ضمن بيانات (Data)، اختر المنطق المناسب (على سبيل المثال، "بين"، "أكبر من"، "أصغر من").
• قم بتعيين المعلمات الخاصة بك. على سبيل المثال، لطلب كمية موجبة، حدد "أكبر من" واكتب 0 في مربع الحد الأدنى.

التواريخ والأوقات

يمكنك منع المستخدمين من إدخال تواريخ في الماضي، أو تواريخ خارج فترة تقارير محددة. اختر تاريخ (Date) من القائمة المنسدلة السماح. لإجبار المستخدمين على إدخال تاريخ يوافق اليوم أو بعده، حدد "أكبر من أو يساوي"، وفي مربع تاريخ البدء، اكتب دالة Excel الديناميكية: =TODAY().

طول النص

مثالي لتوحيد المعرفات مثل أرقام الهوية، أو أرقام الموظفين، أو أرقام الهواتف. حدد طول النص (Text length)، ثم اختر "يساوي"، وأدخل 5 لفرض إدخال سلسلة نصية مكونة من 5 أحرف بالضبط (مفيد للرموز البريدية).

التحقق من صحة البيانات المخصص باستخدام الصيغ

الخيارات القياسية قوية جداً، ولكنك في النهاية ستواجه سيناريوهات تتطلب منطقاً مخصصاً. من خلال تحديد مخصص (Custom) في القائمة المنسدلة السماح، يمكنك كتابة صيغتك الخاصة. القاعدة هنا بسيطة: يجب أن تؤدي صيغتك إما إلى نتيجة صواب (TRUE) (فيتم السماح بالإدخال) أو خطأ (FALSE) (فيتم رفض الإدخال).

قد تبدو كتابة هذه القيود أحياناً كبناء اختبارات منطقية معقدة باستخدام دالة IF، ولكنك لست بحاجة إلى دالة IF نفسها—حيث يقيّم Excel العبارة تلقائياً كقيمة منطقية صواب/خطأ (TRUE/FALSE).

المثال 1: منع الإدخالات المكررة

إذا كنت تجمع أرقام الفواتير في العمود A، فستحتاج إلى منع أي شخص من إدخال نفس رقم الفاتورة مرتين. حدد العمود A (A2:A100)، واختر التحقق "مخصص" (Custom)، ثم أدخل هذه الصيغة:

=COUNTIF($A$2:$A$100, A2)=1

تقوم هذه الصيغة بعدّ عدد المرات التي تظهر فيها القيمة المدخلة حديثاً في العمود. إذا ظهرت مرة واحدة بالضبط، تكون النتيجة صواب (TRUE)، ويتم قبول البيانات. أما إذا ظهرت أكثر من مرة، فتكون النتيجة خطأ (FALSE)، مما يؤدي إلى ظهور رسالة خطأ.

المثال 2: إجبار النص على البدء بأحرف معينة

لنفترض أن كل رقم تعريف للموظف يجب أن يبدأ بـ "EMP-"، متبوعاً بأرقام. لفرض ذلك في الخلية A2، استخدم هذه الصيغة المخصصة:

=LEFT(A2, 4)="EMP-"

ملخص لبعض صيغ التحقق المخصصة المفيدة

هدف التحقق	مثال على صيغة مخصصة (للخلية A2)	كيف تعمل
يجب أن يحتوي على نص (بدون أرقام)	=ISTEXT(A2)	تكون النتيجة TRUE فقط إذا كان الإدخال سلسلة نصية.
يجب أن يكون عدداً محدداً من الكلمات (مثل كلمتين)	=LEN(TRIM(A2))-LEN(SUBSTITUTE(A2," ",""))=1	تقوم بعدّ المسافات بين الكلمات للتأكد من إدخال كلمتين بالضبط.
يجب أن يكون عنوان بريد إلكتروني (يحتوي على "@")	=ISNUMBER(SEARCH("@", A2))	تبحث عن الرمز "@". إذا وُجد، تُرجع دالة SEARCH رقماً، مما يجعل دالة ISNUMBER تُعطي نتيجة TRUE.
لا يمكن أن تتجاوز القيمة الحد الموجود في خلية محددة	=A2<=$B$1	تضمن أن يكون المبلغ المدخل في A2 أصغر من أو يساوي حد الميزانية الرئيسي في B1.

تخصيص رسائل الإدخال وتنبيهات الأخطاء

جدول البيانات الجيد لا يوقف البيانات السيئة فحسب، بل يوجه المستخدم بأسلوب مهذب حول كيفية إدخال بيانات صحيحة. تعد علامات التبويب رسالة إدخال (Input Message) وتنبيه إلى الخطأ (Error Alert) في مربع حوار التحقق من صحة البيانات مفتاحاً لتجربة مستخدم ممتازة.

رسالة إدخال

تعمل هذه الرسالة كتلميح. عندما ينقر المستخدم على الخلية التي تم تطبيق قاعدة التحقق عليها، يظهر مربع أصفر صغير. يمكنك إعطاؤه عنواناً (مثل "مطلوب تنسيق محدد") ورسالة (مثل "الرجاء إدخال التاريخ بتنسيق يوم/شهر/سنة").

تنبيه إلى الخطأ

عندما يخالف مستخدم القاعدة، يعرض Excel نافذة منبثقة افتراضية تقول "لا تتطابق هذه القيمة مع قيود التحقق من صحة البيانات المحددة لهذه الخلية". هذه الرسالة ليست مفيدة للغاية. يمكنك تخصيص رسالة الخطأ هذه واختيار أحد مستويات الخطورة الثلاثة (الأنماط):

• إيقاف (Stop) (علامة X حمراء): الإعداد الأكثر صرامة. يرفض البيانات الخاطئة تماماً ويجبر المستخدم على المحاولة مرة أخرى أو الإلغاء.
• تحذير (Warning) (مثلث أصفر): يحذر المستخدم من أن البيانات تخالف القاعدة ولكنه يمنحه زراً "نعم" لتجاوز القاعدة وإدخال البيانات على أي حال.
• معلومات (Information) (حرف 'i' أزرق): الإعداد الأكثر مرونة. يكتفي بإبلاغ المستخدم بالقاعدة ولكنه يقبل البيانات غير الصحيحة تلقائياً عند النقر على "موافق".

لضمان سلامة البيانات بشكل صارم، استخدم دائماً نمط إيقاف (Stop).

تطبيق عملي: بناء نموذج نفقات محكم

دعونا نطبق كل هذا في سيناريو من أرض الواقع. تخيل أنك تقوم ببناء قالب لاسترداد النفقات. إذا لم تتحكم في الإدخالات، فستنتهي بفوضى تتطلب منك قضاء ساعات في استخدام الذكاء الاصطناعي لتنظيف وتحويل البيانات لاحقاً. دعونا نتحقق استباقياً من ثلاثة أعمدة: التاريخ، والفئة، والمبلغ.

1. عمود التاريخ (A2:A50):
   • حدد النطاق. افتح التحقق من صحة البيانات.
   • علامة التبويب "إعدادات": السماح بـ تاريخ (Date). بيانات: بين (between).
   • تاريخ البدء: =TODAY()-30 (لا تُقبل النفقات الأقدم من 30 يوماً).
   • تاريخ الانتهاء: =TODAY() (لا تُقبل التواريخ المستقبلية).
2. عمود الفئة (B2:B50):
   • حدد النطاق. افتح التحقق من صحة البيانات.
   • علامة التبويب "إعدادات": السماح بـ قائمة (List).
   • المصدر: سفر, وجبات, مستلزمات, برمجيات.
   • علامة التبويب "تنبيه إلى الخطأ": النمط إيقاف (Stop). العنوان "فئة غير صالحة". الرسالة "الرجاء تحديد فئة معتمدة من القائمة المنسدلة."
3. عمود المبلغ (C2:C50):
   • حدد النطاق. افتح التحقق من صحة البيانات.
   • علامة التبويب "إعدادات": السماح بـ عدد عشري (Decimal). بيانات: أكبر من (greater than).
   • الحد الأدنى: 0 (يمنع المطالبة بنفقات سالبة).

من خلال تطبيق هذه القواعد الثلاث البسيطة، فقد جعلت نموذج النفقات الخاص بك محصناً على الفور ضد الأخطاء الأكثر شيوعاً للمستخدمين.

العثور على قواعد التحقق من صحة البيانات وإزالتها

في بعض الأحيان قد ترث جدول بيانات يتصرف بغرابة، حيث يرفض إدخالاتك دون سبب واضح. لمعرفة أين يتم تطبيق قواعد التحقق من صحة البيانات:

1. اضغط على F5 لفتح مربع حوار "الانتقال إلى" (Go To).
2. انقر فوق خاص... (Special).
3. حدد التحقق من صحة البيانات (Data Validation) وانقر فوق موافق. سيقوم Excel بتمييز كل خلية في ورقة العمل مطبق عليها قاعدة.

لإزالة قاعدة، ببساطة حدد الخلايا المقيدة، وافتح مربع حوار "التحقق من صحة البيانات"، وانقر فوق زر مسح الكل (Clear All) في الزاوية السفلية اليسرى، ثم اضغط على موافق.

دع الذكاء الاصطناعي يتولى صياغة قواعد التحقق المعقدة

في حين أن القوائم المنسدلة الأساسية وحدود التواريخ سهلة الإنشاء، إلا أن بناء صيغ مخصصة محكمة (مثل مطابقة النصوص المعقدة بأسلوب التعبيرات النمطية RegEx) قد يكون أمراً مزعجاً حتى للمستخدمين المتقدمين. بدلاً من المصارعة مع بنية الجملة والصيغ المتداخلة، جرب ExcelGPT. يمكنك وصف احتياجك بلغة بسيطة—مثل، "قم بإنشاء قاعدة تحقق تضمن أن النص المدخل يبدأ بـ 'PO-' وينتهي بـ 5 أرقام بالضبط"—وستحصل على الصيغة المخصصة الدقيقة على الفور.

هذا النهج في كتابة الصيغ باستخدام الذكاء الاصطناعي يسرع سير عملك بشكل هائل، مما يتيح لك التركيز على تحليل البيانات بدلاً من إضاعة الوقت في استكشاف أخطاء عناصر التحكم في جدول بياناتك وإصلاحها.

الأسئلة الشائعة

هل يمكنني نسخ قواعد التحقق من صحة البيانات من خلية إلى أخرى؟

نعم. يمكنك نسخ خلية تحتوي على قاعدة تحقق من صحة البيانات، وتحديد الخلايا المستهدفة، والنقر بزر الماوس الأيمن، واختيار لصق خاص (Paste Special)، ثم تحديد التحقق من الصحة (Validation). سيؤدي هذا إلى لصق القواعد فقط دون تغيير التنسيق أو النص الموجود في الخلايا المستهدفة.

لماذا تسمح قواعد التحقق الخاصة بي للمستخدمين بلصق بيانات خاطئة؟

هذا قيد معروف في Excel. يتم تشغيل "التحقق من صحة البيانات" فقط عندما يقوم المستخدم بكتابة البيانات يدوياً والضغط على Enter. إذا قام مستخدم بنسخ قيمة غير صالحة من خلية أخرى ولصقها (باستخدام Ctrl+V)، فإنها تستبدل قواعد التحقق في الخلية الوجهة بالكامل. لمنع ذلك، يجب تدريب المستخدمين على لصق "القيم فقط"، أو ستحتاج إلى الاعتماد على وحدات ماكرو VBA لتقييد عملية اللصق.

هل يمكنني جعل قائمة منسدلة تتغير بناءً على قائمة منسدلة أخرى؟

نعم، يُسمى هذا "قائمة منسدلة معتمدة" (Dependent Dropdown List). يمكنك تحقيق ذلك باستخدام دالة INDIRECT في مربع "المصدر" داخل إعدادات التحقق من صحة البيانات، مع الإشارة إلى خلية القائمة المنسدلة الأولى. يتطلب الأمر بعض الإعداد لنطاقات الأسماء (Named Ranges)، ولكنه فعال للغاية في تصنيف البيانات (على سبيل المثال، اختيار "فواكه" في العمود A يغير تلقائياً القائمة المنسدلة في العمود B لتعرض "تفاح، موز، برتقال").

كيف أقوم بتمييز البيانات غير الصحيحة التي كانت موجودة بالفعل قبل تطبيق القاعدة؟

إذا قمت بتطبيق قاعدة تحقق من صحة البيانات على خلايا تحتوي بالفعل على بيانات، فلن يقوم Excel بحذف الإدخالات الخاطئة تلقائياً. للعثور عليها، انتقل إلى علامة التبويب "بيانات"، وانقر فوق السهم الموجود بجوار "التحقق من صحة البيانات"، وحدد إحاطة البيانات غير الصحيحة بدوائر (Circle Invalid Data). سيرسم Excel دوائر حمراء حول أي محتوى موجود في الخلايا يخالف القواعد التي قمت بإنشائها حديثاً.