Excel 入门指南：2025 年完整新手教程

Microsoft Excel 是全球使用最广泛的电子表格应用程序，超过 7.5 亿人依赖它来整理数据、执行计算，并将原始数字转化为清晰的决策依据。如果你从未打开过电子表格，本指南将带你从空白屏幕开始，自信地完成第一张可用的电子表格。无需任何基础。

学完本教程，你将了解 Excel 界面、掌握数据输入与格式设置方法、写出第一个公式，并避免大多数新手常犯的错误。让我们开始吧。

什么是 Excel？为什么要学它？

Excel 将信息组织在由行和列构成的单元格网格中。每个单元格可以存放文本、数字、日期，或能自动计算结果的公式。就是这个简单的理念，支撑着从家庭预算到企业财务模型的一切应用。

学会 Excel 在几乎每个职业领域都大有裨益。它始终是招聘启事中最常被提及的技能之一，即便是基础操作也能让你分析数据、生成报告，并节省大量手工劳动。好消息是：以下介绍的基础知识，已涵盖大多数人日常所需的约 80%。

获取 Excel

你可以通过以下几种方式使用 Excel：

• Microsoft 365：订阅制，始终包含最新功能（支持 Windows 和 Mac）。
• Office 2021/2024：一次性购买，适用于单台计算机。
• 网页版 Excel：在 office.com 上免费使用，直接在浏览器中运行。
• 移动应用：适用于 iOS 和 Android 的免费 Excel 应用。

对于学习而言，免费的网页版完全够用。本指南中的所有概念在各个版本中的操作方式完全相同。

认识 Excel 界面

第一次打开 Excel 时，屏幕上的内容可能让人感到眼花缭乱。以下是几个关键组成部分。

功能区

功能区横跨屏幕顶部，包含所有命令，按选项卡分类组织：

• 开始 — 最常用的格式设置、字体、颜色和编辑工具。
• 插入 — 图表、表格、图片和数据透视表。
• 页面布局 — 页边距、纸张方向和打印设置。
• 公式 — 完整的函数库，按类别分组。
• 数据 — 排序、筛选和导入数据。
• 审阅和视图 — 拼写检查、批注和显示选项。

编辑栏与名称框

功能区正下方是编辑栏，显示所选单元格的实际内容——这一点非常有用，因为单元格显示的可能是计算结果，而其中实际存放的是公式。编辑栏左侧是名称框，显示当前活动单元格的地址（例如 A1），你也可以直接输入地址快速跳转到任意位置。

工作簿、工作表与单元格

• 工作簿是你的 Excel 文件，以 .xlsx 格式保存。
• 工作表（或称"表"）是工作簿中的单个选项卡。使用底部的选项卡可以添加或切换工作表。
• 单元格是行与列交汇处的方格。列用字母标识（A、B、C…），行用数字标识（1、2、3…），因此第一个单元格为 A1。

输入与编辑数据

单击任意单元格后直接输入即可录入数据。按 Enter 键确认并向下移动，或按 Tab 键向右移动。如需编辑单元格，双击它，或选中后按 F2 键。

Excel 会自动识别数据类型：数字靠右对齐，文本靠左对齐，日期以序列数形式存储，因此可以对日期进行数学运算。以下是几个值得尽早掌握的高效技巧：

• 自动填充：输入一个值后，拖动单元格右下角的小方块，即可复制该值或延续序列（一月、二月、三月…）。
• 快速填充（Ctrl+E）：Excel 识别规律——例如将全名拆分为姓和名——并自动填充其余内容。

用键盘快捷键高效导航

高效移动是告别缓慢鼠标操作、实现流畅高效工作的关键：

• 方向键 — 每次移动一个单元格。
• Ctrl + 方向键 — 跳转到数据区域的边缘。
• Ctrl + Home — 返回单元格 A1。
• Ctrl + End — 跳转到最后一个使用过的单元格。
• Ctrl + C / Ctrl + V — 复制和粘贴。
• Ctrl + Z — 撤销操作。

这些只是入门。等你熟练之后，我们的50 个必备 Excel 键盘快捷键指南将大幅提升你的工作效率。

基础格式设置

格式设置能将一堆数字变成清晰易读的报表。在开始选项卡中，你可以：

• 将文本设为加粗、斜体，或更改颜色和字号。
• 应用数字格式，如货币（¥）、百分比（%）或千位分隔符。
• 添加边框和填充颜色以区分各部分。
• 使用合并居中设置标题，以及自动换行处理较长的内容。

提示：单击列字母可选中整列，单击行数字可选中整行，从而一次性格式化多个单元格。

你的第一个公式

公式是 Excel 强大功能的所在。每个公式都以等号（=）开头。从以下四个基础公式入手：

=SUM(A1:A10)      Add a range of numbers
=AVERAGE(A1:A10)  Calculate the average
=MAX(A1:A10)      Find the largest value
=MIN(A1:A10)      Find the smallest value

你也可以直接使用基本数学运算符：=A1+B1 将两个单元格相加，=A1*B1 将它们相乘，=(A1+B1)/2 使用括号控制运算顺序——和数学课上完全一样。

理解单元格引用

复制公式时，Excel 会自动调整单元格地址。这种行为称为相对引用，是 Excel 最实用的功能之一，偶尔也会让人感到困惑。要将引用锁定在固定位置，可添加美元符号（例如 $A$1）。一旦你开始复用公式，这一点就至关重要，因此强烈建议阅读我们关于相对引用与绝对引用的完整说明。

创建你的第一张电子表格

学习的最好方式是动手实践。试试制作一张简单的月度预算表：

1. 在 A1 中输入类别；在 B1 中输入金额。
2. 在 A 列依次列出几个类别（房租、餐饮、交通、储蓄）。
3. 在 B 列输入对应金额。
4. 在金额列的最后一个数字下方的单元格中，输入 =SUM(B2:B5) 计算总支出。
5. 将 B 列格式设置为货币格式，并将合计行设为加粗。

这就是一张完全可用的电子表格。如需含截图的逐步操作说明，请参阅如何创建你的第一张 Excel 电子表格。

用图表可视化数据

数字变成图形，信息传达更直观。选中数据后，打开插入选项卡，选择图表类型——柱形图适合比较数据，折线图适合展示趋势，饼图适合显示占比。Excel 会立即生成图表，并在底层数据更改时自动更新。

保存你的工作

尽早并经常按 Ctrl+S。默认的 .xlsx 格式可保留公式和格式设置。使用另存为可选择其他格式，例如用于纯数据的 .csv，或用于共享不可编辑副本的 .pdf。保存到 OneDrive 后，Excel 还会保留版本历史记录，方便恢复早期草稿。

新手常见错误及规避方法

• 忘记输入等号 — 没有 =，Excel 会将公式当作纯文本处理。
• 数字带单位输入 — 输入"50 kg"会使单元格变为文本，导致计算出错。数字保持纯数值，单位在列标题中注明。
• 过度使用合并单元格 — 合并单元格会干扰排序和公式，请谨慎使用。
• 不保存文件 — 从第一天起就养成按 Ctrl+S 的习惯。

下一步学什么

基础掌握后，可以进阶学习区分普通用户与高手的关键技能：用于从表格中提取数据的 VLOOKUP 函数，以及用于秒速汇总大型数据集的数据透视表。

当你在公式上遇到困难时，不必再费力搜索论坛。使用 ExcelGPT，你只需用自然语言描述需求——"汇总第三季度西部地区的销售额"——即可立即获得精确公式及详细说明。就像有一位 Excel 专家随时陪伴在你学习旅程中。

常见问题解答

学会 Excel 需要多长时间？

只需几小时练习，你就能掌握本指南中的基础知识。达到能够使用查找函数、图表和数据透视表的中级水平，通常需要几周的持续使用。

使用 Excel 需要数学很好吗？

不需要。Excel 会替你完成算术运算。了解平均值、百分比等基本概念会有所帮助，但最主要的是知道该用哪个函数——而这随时都可以寻求帮助。

免费的网页版 Excel 对新手够用吗？

够用。网页版 Excel 涵盖本指南中的所有基础内容。日后若需要 Power Query 和宏等高级功能，可能需要桌面版，但入门阶段完全不必要。

工作簿和工作表有什么区别？

工作簿是整个 Excel 文件；工作表是文件中的单个选项卡。一个工作簿可以包含多张工作表，便于将相关数据集中管理在同一个文件中。