Biểu đồ Excel: Chọn đúng loại biểu đồ

Bạn vừa hoàn tất việc làm sạch một tập dữ liệu khổng lồ. Bạn đã viết các hàm phức tạp như VLOOKUP và SUMIFS để tóm tắt kết quả. Nhưng khi trình bày một bảng tính toàn những con số thô cứng, người xem sẽ rất dễ bị rối mắt và nhàm chán. Đó là lúc trực quan hóa dữ liệu phát huy tác dụng. Chọn đúng loại biểu đồ Excel sẽ biến những hàng và cột chi chít thành một câu chuyện rõ ràng và hấp dẫn.

Tuy nhiên, chọn biểu đồ không chỉ là chọn cái trông đẹp nhất. Dùng biểu đồ tròn cho chuỗi thời gian hoặc biểu đồ đường để so sánh các hạng mục có thể gây nhầm lẫn và làm lu mờ thông tin của bạn. Trong hướng dẫn toàn diện này, chúng ta sẽ tìm hiểu cách ghép nối dữ liệu với loại biểu đồ Excel hoàn hảo, kèm theo các ví dụ thực tế, mẹo định dạng và kỹ thuật chuẩn bị dữ liệu.

Nền tảng cơ bản: Bạn đang kể câu chuyện gì?

Trước khi nhấp vào thẻ "Insert" (Chèn) trong Excel, bạn phải tự hỏi một câu quan trọng: Tôi đang cố gắng thể hiện mối quan hệ nào? Mọi tập dữ liệu đều thuộc một trong bốn danh mục trực quan hóa chính sau:

• So sánh (Comparison): Đánh giá những điểm giống và khác nhau giữa các mục (vd: doanh thu theo khu vực).
• Xu hướng/Thời gian (Trend/Time): Theo dõi sự thay đổi của các biến theo thời gian (vd: lưu lượng truy cập trang web hàng tháng).
• Thành phần (Composition): Thể hiện cách các phần riêng lẻ tạo nên một tổng thể (vd: thị phần theo sản phẩm).
• Mối quan hệ/Phân phối (Relationship/Distribution): Làm nổi bật mối tương quan giữa các biến hoặc cách các điểm dữ liệu phân cụm (vd: chi phí quảng cáo so với doanh thu bán hàng).

Dưới đây là bảng tra cứu nhanh giúp bạn đối chiếu mục tiêu với loại biểu đồ phù hợp:

Mục tiêu dữ liệu	Loại biểu đồ Excel tốt nhất	Trường hợp sử dụng phổ biến
So sánh các giá trị giữa các hạng mục	Biểu đồ cột (Column Chart), Biểu đồ thanh (Bar Chart)	Doanh số hàng quý theo phòng ban
Hiển thị xu hướng theo thời gian	Biểu đồ đường (Line Chart), Biểu đồ vùng (Area Chart)	Lượng khách truy cập trang web trong 12 tháng
Hiển thị các phần của một tổng thể	Biểu đồ tròn (Pie Chart), Biểu đồ Donut, Biểu đồ cột xếp chồng 100%	Phân bổ ngân sách cho các chi phí
Hé lộ các mối quan hệ hoặc điểm ngoại lai	Biểu đồ phân tán (Scatter Plot), Biểu đồ bong bóng (Bubble Chart)	Thâm niên của nhân viên so với điểm năng suất

Biểu đồ cột và biểu đồ thanh: Vua của sự so sánh

Biểu đồ cột và biểu đồ thanh là những công cụ trực quan hóa dễ hiểu nhất đối với mọi người. Chúng phù hợp nhất khi bạn muốn so sánh các danh mục riêng biệt.

Biểu đồ cột - Column Charts (Dọc)

Biểu đồ cột hiển thị dữ liệu bằng các cột dọc. Chúng lý tưởng để so sánh một số lượng nhỏ các hạng mục, hoặc để hiển thị các thay đổi trong một khoảng thời gian ngắn (như 4 quý hoặc 12 tháng). Mắt người rất giỏi trong việc so sánh chiều cao của các cột nằm cạnh nhau.

Mẹo chuyên gia: Nếu tên hạng mục của bạn quá dài, chúng sẽ tự động bị nghiêng hoặc ngắt dòng trong biểu đồ cột, gây khó đọc. Trong trường hợp đó, hãy chuyển sang Biểu đồ thanh (Bar Chart).

Biểu đồ thanh - Bar Charts (Ngang)

Biểu đồ thanh đơn giản là biểu đồ cột được xoay ngang, nhưng lại ít được sử dụng một cách đáng tiếc. Vì các nhãn được vẽ trên trục Y dọc, bạn có nhiều không gian để viết các tên hạng mục dài (vd: "Đại diện dịch vụ khách hàng" hoặc "Nghiên cứu và Phát triển"). Biểu đồ thanh rất hoàn hảo để xếp hạng các mục. Hãy luôn sắp xếp dữ liệu gốc theo thứ tự tăng dần hoặc giảm dần trước khi tạo biểu đồ thanh để làm cho thứ hạng trở nên rõ ràng ngay lập tức.

Biểu đồ đường: Trực quan hóa xu hướng theo thời gian

Nếu trục X của bạn đại diện cho thời gian (ngày, tháng, quý, năm), biểu đồ đường (Line Chart) gần như luôn là lựa chọn tốt nhất. Bằng cách nối các điểm dữ liệu bằng một đường liền, bạn ám chỉ một tiến trình từ trái sang phải, giúp người xem dễ dàng nhận ra xu hướng tăng hoặc giảm.

Khi làm việc với biểu đồ đường, hãy tuân theo các phương pháp hay nhất sau:

• Giới hạn số đường: Vẽ nhiều hơn bốn hoặc năm đường trên một biểu đồ duy nhất sẽ tạo ra hiệu ứng "mì spaghetti" vô cùng rối mắt và không thể đọc được.
• Định dạng trục: Excel thường bắt đầu trục Y ở mức 0, nhưng nếu dữ liệu của bạn chỉ dao động hẹp trong khoảng từ 1000 đến 1100, hãy chỉnh sửa giới hạn trục (axis bounds) để bắt đầu ở mức 900 nhằm làm rõ xu hướng.
• Sử dụng điểm đánh dấu (marker) một cách hạn chế: Chỉ thêm các điểm đánh dấu dữ liệu (các dấu chấm trên đường) nếu bạn có một số lượng nhỏ các điểm dữ liệu. Đối với dữ liệu hàng ngày kéo dài cả năm, các điểm đánh dấu sẽ làm rối biểu đồ.

Biểu đồ tròn và Biểu đồ Donut: Thành phần và Tỷ lệ

Biểu đồ tròn (Pie Charts) thể hiện các phần của một tổng thể, trong đó tất cả các lát cắt cộng lại thành 100%. Mặc dù cực kỳ phổ biến, biểu đồ tròn thường xuyên bị sử dụng sai cách. Não người gặp khó khăn trong việc so sánh chính xác các góc và diện tích, khiến việc phân biệt một lát cắt là 25% hay 30% trở nên khó khăn nếu không có nhãn dữ liệu rõ ràng.

Để sử dụng biểu đồ tròn hiệu quả:

• Giới hạn ở mức 5 lát cắt: Nếu có nhiều hơn năm hạng mục, hãy nhóm những hạng mục nhỏ nhất vào một nhóm "Khác" (Other).
• Tránh biểu đồ 3D: Hiệu ứng 3D làm sai lệch góc nhìn. Một lát cắt ở phía trước trông có vẻ to hơn một cách giả tạo so với một lát cắt giống hệt nhau về mặt toán học ở phía sau.
• Thử dùng Biểu đồ Donut: Biểu đồ Donut là một giải pháp thay thế hiện đại cho biểu đồ tròn. Nhờ có khoảng trống ở giữa, người xem sẽ tập trung nhiều hơn vào độ dài của vòng cung (arc length) thay vì diện tích, giúp việc diễn giải dễ dàng hơn đôi chút. Bạn cũng có thể dùng khoảng trống ở giữa để hiển thị tổng số SUM hoặc một chỉ số (metric) quan trọng.

Biểu đồ phân tán: Hé lộ các mối quan hệ

Khi bạn cần khảo sát mối quan hệ giữa hai biến số liệu, biểu đồ phân tán (Scatter Plot) là lựa chọn tuyệt vời nhất. Khác với biểu đồ đường biểu diễn một giá trị so với một danh mục hoặc thời gian, biểu đồ phân tán sử dụng các giá trị số cho cả trục X và Y.

Ví dụ: nếu bạn muốn biết liệu chi nhiều tiền hơn cho tiếp thị có dẫn đến doanh thu bán hàng cao hơn hay không, bạn sẽ đặt Chi phí Tiếp thị (Marketing Spend) trên trục X và Doanh thu Bán hàng (Sales Revenue) trên trục Y. Cụm các dấu chấm kết quả sẽ nhanh chóng cho thấy liệu có mối tương quan thuận (các dấu chấm hướng lên và sang phải), tương quan nghịch (các dấu chấm hướng xuống và sang phải) hay không có tương quan (các dấu chấm nằm rải rác ngẫu nhiên).

Các dạng biểu đồ chuyên biệt: Sparkline và Biểu đồ Gantt

Các biểu đồ tiêu chuẩn rất tuyệt, nhưng đôi khi dữ liệu của bạn đòi hỏi một phương pháp chuyên biệt hơn:

Sparkline

Đôi khi một biểu đồ kích thước đầy đủ chiếm quá nhiều không gian trên dashboard. Trong những trường hợp này, bạn có thể sử dụng sparkline như những biểu đồ mini trong ô. Sparkline nằm ngay cạnh bảng dữ liệu của bạn, cung cấp ngay một xu hướng trực quan (chẳng hạn như quỹ đạo bán hàng trong 12 tháng) mà không làm rối màn hình.

Biểu đồ Gantt

Nếu bạn đang quản lý lịch trình và nhiệm vụ, các biểu đồ đường hoặc thanh tiêu chuẩn sẽ không đủ đáp ứng. Thay vào đó, bạn sẽ cần xây dựng một tiến độ dự án và biểu đồ Gantt trong Excel. Mặc dù Excel không có sẵn nút "Gantt", bạn vẫn có thể tạo một biểu đồ bằng cách định dạng Biểu đồ thanh xếp chồng (Stacked Bar chart) và làm cho chuỗi dữ liệu đầu tiên trở nên trong suốt (vô hình).

Hướng dẫn thực hành: Chuẩn bị dữ liệu cho biểu đồ của bạn

Một biểu đồ chỉ thực sự tốt nếu dữ liệu phía sau nó chuẩn xác. Dữ liệu giao dịch thô (giống như hàng ngàn bản ghi bán hàng riêng lẻ) hiếm khi nên được vẽ biểu đồ trực tiếp. Bạn cần phải tổng hợp nó trước.

Giả sử bạn có dữ liệu thô gồm `Date` (Ngày), `Region` (Khu vực), và `Revenue` (Doanh thu). Bạn muốn tạo một biểu đồ cột thể hiện tổng doanh thu theo khu vực cho năm 2024. Trước tiên, bạn nên sử dụng hàm SUMIFS để xây dựng một bảng tóm tắt gọn gàng.

=SUMIFS(
    Table1[Revenue], 
    Table1[Region], "North", 
    Table1[Date], ">="&DATE(2024,1,1), 
    Table1[Date], "<="&DATE(2024,12,31)
)

Tạo biểu đồ từng bước

1. Bôi đen bảng tóm tắt gọn gàng của bạn (gồm Các Hạng mục và Các Giá trị).
2. Đi tới thẻ Insert trên thanh Ribbon của Excel.
3. Nhấp vào Recommended Charts (Biểu đồ đề xuất). Thuật toán của Excel sẽ gợi ý các hình thức trực quan hóa tốt nhất dựa trên cấu trúc dữ liệu của bạn.
4. Chọn biểu đồ Clustered Column (Cột cụm) và nhấp OK.
5. Làm sạch biểu đồ: Nhấp vào các đường lưới ngang (gridlines) bên trong biểu đồ và nhấn phím Delete. Một phông nền gọn gàng sẽ làm cho dữ liệu nổi bật hơn.
6. Định dạng Chuỗi Dữ liệu: Nhấp chuột phải vào một cột, chọn Format Data Series, và giảm độ rộng khoảng cách (Gap Width) xuống còn khoảng 100%. Điều này làm cho các cột của bạn rộng hơn và trông chuyên nghiệp hơn.

Thiết kế các biểu đồ chuyên nghiệp cho Dashboards

Một khi bạn đã biết cách xây dựng từng biểu đồ riêng lẻ, bước tiếp theo là kết hợp chúng thành một giao diện tổng thể. Nếu bạn đang xây dựng một dashboard bán hàng trong Excel để theo dõi các KPI, tính nhất quán là chìa khóa. Hãy sử dụng một bảng màu thống nhất, xóa bỏ các đường viền không cần thiết và đảm bảo tất cả các biểu đồ của bạn được căn chỉnh hoàn hảo.

Bạn có thể nâng tầm các báo cáo của mình bằng cách tạo dashboard động trong Excel. Bằng cách kết nối biểu đồ với PivotTable và thêm Slicer, bạn cho phép người dùng cuối tương tác với các hình ảnh trực quan, lọc theo năm hoặc phòng ban chỉ với một cú nhấp chuột. Hơn nữa, đừng quên rằng biểu đồ không phải là cách duy nhất để trực quan hóa dữ liệu; bạn cũng có thể sử dụng định dạng có điều kiện để trực quan hóa dữ liệu ngay bên trong các bảng của mình bằng cách dùng Data Bars (Thanh dữ liệu) và Color Scales (Thang màu).

ExcelGPT có thể đơn giản hóa quy trình tạo biểu đồ của bạn như thế nào

Trước khi có thể xây dựng các hình ảnh trực quan đẹp mắt, bạn thường cần phải tái cấu trúc dữ liệu, tóm tắt các số liệu hoặc trích xuất tháng từ các chuỗi ngày tháng. Nếu bạn từng gặp khó khăn với các công thức được yêu cầu để chuẩn bị dữ liệu trước khi vẽ biểu đồ, AI có thể hỗ trợ bạn. Với ExcelGPT, bạn chỉ cần mô tả mong muốn của mình bằng ngôn ngữ tự nhiên — ví dụ như "Tôi cần một công thức để tính tổng doanh thu theo tháng từ cột B" — và ExcelGPT sẽ tạo ra chính xác hàm SUMIFS hoặc công thức mảng ngay lập tức. Điều này giúp bạn rảnh tay để tập trung vào những gì thực sự quan trọng: phân tích dữ liệu và thiết kế biểu đồ hoàn hảo để kể câu chuyện của nó.

Các câu hỏi thường gặp

Tại sao biểu đồ đường của tôi lại rớt xuống mức 0 ở cuối?

Điều này thường xảy ra khi vùng dữ liệu của biểu đồ bao gồm các ô trống hoặc các ngày trong tương lai chưa có dữ liệu. Để khắc phục, bạn có thể điều chỉnh phạm vi dữ liệu nguồn của biểu đồ, hoặc sử dụng hàm IF trong bước chuẩn bị dữ liệu để trả về giá trị `#N/A` thay vì số 0 (ví dụ: =IF(B2="", NA(), B2)). Excel sẽ bỏ qua các lỗi `#N/A` trong biểu đồ đường thay vì kéo đường biểu diễn xuống mức 0.

Làm thế nào để kết hợp biểu đồ thanh và biểu đồ đường?

Bạn cần một Biểu đồ Kết hợp (Combo Chart). Bôi đen dữ liệu của bạn, đi tới Insert > Recommended Charts và chuyển đến thẻ "All Charts". Chọn "Combo" ở cuối danh sách. Tại đây, bạn có thể chỉ định một chuỗi dữ liệu là Clustered Column (Cột cụm) và một chuỗi khác là Line (Đường). Bạn cũng có thể thiết lập đường biểu diễn vào Trục Phụ (Secondary Axis) nếu thang đo của hai chỉ số khác biệt quá lớn.

Tôi có thể làm cho màu sắc biểu đồ tự động thay đổi dựa trên giá trị không?

Các biểu đồ Excel không được tích hợp sẵn tính năng định dạng có điều kiện trực tiếp vào các thanh biểu đồ. Tuy nhiên, bạn có thể thực hiện điều này bằng cách tạo một cột phụ (helper column) trong dữ liệu, sử dụng câu lệnh IF để tách các giá trị "Tốt" và "Xấu" vào hai cột khác nhau. Khi bạn vẽ chúng dưới dạng biểu đồ cột xếp chồng (stacked column chart), bạn có thể tô màu xanh lá cho chuỗi "Tốt" và màu đỏ cho chuỗi "Xấu".

Biểu đồ cột xếp chồng 100% (100% Stacked Column Chart) là gì?

Biểu đồ Cột xếp chồng 100% là một dạng thay thế cho biểu đồ tròn. Nó thể hiện phần trăm tương đối của nhiều hạng mục trên các nhóm hoặc khoảng thời gian khác nhau. Mọi cột đều có cùng một chiều cao (100%), nhưng kích thước các phân đoạn bên trong sẽ thay đổi dựa trên tỷ lệ của chúng. Đây là công cụ tuyệt vời để so sánh các mối quan hệ thành phần so với tổng thể qua nhiều năm hoặc nhiều khu vực cùng một lúc.