İK için Excel: Çalışan Verileri ve Analitik

İnsan Kaynakları ekipleri her gün muazzam hacimde veriyle ilgilenir; çalışan kayıtları, devam günlükleri (puantaj), performans puanları, maaş skalaları ve işten ayrılma metrikleri. Excel, on kişilik bir girişimden çok tesisli bir işletmeye kadar her şeyi idare edebilecek kadar esnek, erişilebilir ve güçlü olduğu için dünya çapındaki İK departmanlarında en yaygın kullanılan araçlardan biri olmaya devam etmektedir. Bu rehber, daha akıllıca çalışmanız için gereken temel şablonları, formülleri ve analitik teknikleri kapsayarak Excel'de pratik bir İK sistemi kurmanız için size yol gösterecektir.

Çalışan Ana Veri Sayfanızı Oluşturma

Her İK Excel sistemi temiz, iyi yapılandırılmış bir çalışan ana sayfasıyla başlar. Bunu tek doğruluk kaynağınız olarak düşünün. Her satır bir çalışanı; her sütun bir niteliği temsil eder.

Ana sayfanız için önerilen sütunlar:

• Employee ID — benzersiz bir tanımlayıcı (ör. EMP-001)
• Full Name (Ad Soyad)
• Department (Departman)
• Job Title (Unvan)
• Start Date (İşe Başlama Tarihi)
• Employment Type (İstihdam Türü - Tam Zamanlı, Yarı Zamanlı, Sözleşmeli)
• Manager Name (Yönetici Adı)
• Annual Salary (Yıllık Maaş)
• Status (Durum - Aktif, Pasif, İzinli)

Departman, İstihdam Türü ve Durum gibi sütunlarda kullanıcıların girebileceklerini kontrol etmek için Veri Doğrulama'yı (Data Validation) kullanın. Bu, yazım hatalarını önler ve verilerinizin tutarlı kalmasını sağlar — herhangi bir analitik çalıştırmadan önce kritik bir adım.

Tablonuzu adlandırın (Ekle → Tablo, ardından buna tblEmployees gibi bir ad verin). Adlandırılmış tablolar siz satır ekledikçe otomatik olarak genişler ve formüllerinizi çok daha okunaklı hale getirir.

Kıdem ve Hizmet Yılını Hesaplama

En yaygın İK hesaplamalarından biri çalışan kıdemidir. DATEDIF işlevi bunu zarif bir şekilde halleder:

=DATEDIF(B2, TODAY(), "Y") & " years, " & DATEDIF(B2, TODAY(), "YM") & " months"

Burada B2 çalışanın İşe Başlama Tarihini içerir. Bu formül, 3 years, 7 months gibi okunabilir bir metin dizesi döndürür. Gruplandırma amacıyla yalnızca tam yıl sayısına ihtiyacınız varsa:

=DATEDIF(B2, TODAY(), "Y")

Ardından, iç içe mantıksal testler içeren bir IF işlevi kullanarak çalışanları kıdem gruplarına ayırabilirsiniz:

=IF(E2<1,"New Hire",IF(E2<3,"Junior",IF(E2<7,"Mid-Level","Senior")))

Burada E2 yıl cinsinden kıdem değerini tutar. Bu gruplar, personel sayısı raporları ve personeli elde tutma (retention) analizleri için yararlıdır.

Devam (Puantaj) Takibi Şablonu Oluşturma

Aylık bir devam takip çizelgesi, her çalışan için günlük katılımı kaydeder. Satırlarda çalışanların ve sütunlarda takvim günlerinin listelendiği bir yapı kurun.

Çalışan	1-Haz	2-Haz	3-Haz	…	Toplam Mevcut	Toplam Devamsız	Devam Oranı %
Jane Doe	P	P	A	…	=COUNTIF(B2:AF2,"P")	=COUNTIF(B2:AF2,"A")	=AG2/22
John Smith	P	L	P	…	=COUNTIF(B3:AF3,"P")	=COUNTIF(B3:AF3,"A")	=AG3/22

Yaygın durum kodları: P = Mevcut (Present), A = Devamsız (Absent), L = İzinli (Leave), WFH = Evden Çalışma (Work From Home). COUNTIF, her bir kodu bağımsız olarak sayarak size çalışan başına tam bir döküm sunar. Toplam mevcut günleri aydaki iş günlerine (genellikle 22) bölerek devam yüzdesini elde edebilirsiniz. Bu sütunu tek ondalık basamaklı bir yüzde olarak biçimlendirin.

Devamsızlıklar için kırmızı, tam katılım için yeşil olmak üzere yöneticilerin kalıpları bir bakışta fark edebilmesi için devam verilerini renklerle görselleştirmek için koşullu biçimlendirme uygulayın.

SUMIF ve AVERAGEIF ile Maaş Analizi

Bordro analitiği genellikle maaş verilerini departman, iş seviyesi veya istihdam türüne göre toplamayı gerektirir. SUMIF ve SUMIFS koşullu toplama işlemlerini burada kusursuz bir şekilde halleder:

=SUMIF(tblEmployees[Department], "Marketing", tblEmployees[Annual Salary])
=AVERAGEIF(tblEmployees[Department], "Marketing", tblEmployees[Annual Salary])
=COUNTIF(tblEmployees[Department], "Marketing")

Bunları dinamik hale getirmek için (böylece bir hücredeki departmanı değiştirebilir ve tüm sonuçları anında güncelleyebilirsiniz), sabit metni bir hücre başvurusuyla değiştirin:

=SUMIF(tblEmployees[Department], H2, tblEmployees[Annual Salary])

Burada H2, departman adlarını içeren bir açılır listedir. Bu yapı, self-servis bir İK analitik mini panosunun omurgasıdır.

Performans Değerlendirme Puanlama Sistemi

Yapılandırılmış bir performans değerlendirme sayfası, birden fazla yetkinlikteki derecelendirmeleri yakalar ve genel bir puanı otomatik olarak hesaplar.

Önerilen yetkinlik sütunları: İletişim, Takım Çalışması, Teknik Beceriler, Liderlik, İş Teslimi. Her birini 1–5 ölçeğinde puanlayın. Ağırlıklı bir genel puan hesaplayın:

=SUMPRODUCT(C2:G2, $C$1:$G$1) / SUM($C$1:$G$1)

Burada 1. satır her bir yetkinlik için ağırlıkları (ör. İletişim = 2, Teknik Beceriler = 3 vb.) ve 2. satır bir çalışanın puanlarını tutar. SUMPRODUCT her bir puanı ağırlığıyla çarpar, sonuçları toplar ve toplam ağırlığa böler; böylece karmaşık iç içe formüllere gerek kalmadan size gerçek bir ağırlıklı ortalama verir.

Performans gruplarını otomatik olarak atayın:

=IF(H2>=4.5,"Outstanding",IF(H2>=3.5,"Exceeds Expectations",IF(H2>=2.5,"Meets Expectations",IF(H2>=1.5,"Needs Improvement","Unsatisfactory"))))

Burada H2 ağırlıklı puandır. Grup sütununu renklendirmek için koşullu biçimlendirme kullanın — bu, değerlendirme özetlerinin grup toplantılarında okunmasını çok daha kolaylaştırır.

INDEX MATCH ile Çalışan Kayıtlarını Arama

VLOOKUP yaygın olarak bilinir, ancak INDEX MATCH, İK verileri için çok daha üstün bir arama yöntemidir; çünkü her yönde çalışır ve araya sütun eklediğinizde bozulmaz.

Çalışan Sicil Numarasına göre bir unvanı getirmek için:

=INDEX(tblEmployees[Job Title], MATCH(A2, tblEmployees[Employee ID], 0))

İsme göre maaş getirmek için (hızlı bir arama panelinde faydalıdır):

=INDEX(tblEmployees[Annual Salary], MATCH(B5, tblEmployees[Full Name], 0))

Bunu ayrı bir sayfadaki basit bir arama paneliyle birleştirin; böylece İK personeli bir isim yazıp o çalışanın ana sayfadan çekilen tam profilini anında görebilir; kaydırma yapmaya veya manuel aramaya gerek kalmaz.

Özet Tablo (Pivot Table) İK Panosu Oluşturma

Ana verileriniz temiz ve tutarlı olduğunda, Özet Tablolar (Pivot Tables) İK verilerini özetlemenin en hızlı yoludur. Çalışan ana tablonuzdan bir Özet Tablo ekleyin ve şu yararlı özetleri keşfedin:

• Departmana Göre Personel Sayısı: Satırlar = Departman, Değerler = Çalışan Sicil No SAYISI (COUNT)
• Unvana Göre Ortalama Maaş: Satırlar = Unvan, Değerler = Yıllık Maaş ORTALAMASI (AVERAGE)
• İstihdam Türüne Göre Personel Sayısı: Satırlar = İstihdam Türü, Değerler = Çalışan Sicil No SAYISI (COUNT)
• Kıdem Dağılımı: Satırlar = Kıdem Grubu (IF ile türetilen sütun), Değerler = Çalışan Sicil No SAYISI (COUNT)

Her Özet Tabloyu bir grafikle eşleştirin — personel sayısı karşılaştırmaları için çubuk grafikler, istihdam türü dağılımı için pasta grafik gibi. Birden fazla Özet Tabloyu tek bir Dilimleyici (Ekle → Dilimleyici) ile birbirine bağlayın, böylece bir departmana tıklamak tüm grafikleri aynı anda filtreler. Bu, Excel'de gerçekten yararlı ve dinamik bir İK panosunun temelidir.

İşten Ayrılma Oranı (Turnover) ve Temel İK Metrikleri

Gönüllü işten ayrılmaları takip etmek, iş gücü planlaması için kritik öneme sahiptir. Şu sütunlarla basit bir işten ayrılma günlüğü oluşturun: Çalışan Sicil No, Ad Soyad, Departman, İşten Ayrılma Tarihi, Neden (Gönüllü / Gönülsüz).

Aylık gönüllü işten ayrılma oranı formülü:

=COUNTIFS(tblTerminations[Reason],"Voluntary",tblTerminations[Month],B1) / tblEmployees_Count * 100

Burada B1 seçilen aydır ve tblEmployees_Count toplam personel sayısını tutan adlandırılmış bir aralıktır. Bunu bir çizgi grafikte 12 ay boyunca çizmek, yöneticilere herhangi bir uzman İK yazılımı gerektirmeden personeli elde tutma eğilimlerinin net bir görünümünü sunar.

Aynı panoda takip etmeye değer diğer metrikler:

• Açık pozisyonları doldurmak için geçen ortalama gün sayısı (iş ilanı günlüğünden)
• Departmana göre devamsızlık oranı (devam takip çizelgesinden)
• Çalışan başına eğitim saati (bir eğitim kayıt sayfasından)
• Performans puanı dağılımı (değerlendirme verilerinden)

Tekrarlayan İK Raporlarını Otomatikleştirme

Aylık personel sayısı raporları, devam özetleri ve bordro maliyet tabloları her ay aynı yapıyı izler. Bunları manuel olarak yeniden oluşturmak yerine, otomatikleştirmeyi düşünün. Power Automate ile Excel otomasyonu, tek bir satır kod yazmadan rapor oluşturmayı tetikleyebilir, katılım bir eşiğin altına düştüğünde e-posta bildirimleri gönderebilir veya son haline getirilmiş sayfaları otomatik olarak SharePoint'e kopyalayabilir.

Makrolara aşina olan ekipler için, Excel VBA ile raporları otomatikleştirmek verileri yenileyen, biçimlendirme uygulayan ve saniyeler içinde PDF'leri dışa aktaran tek tıklamalı düğmeler oluşturmanıza olanak tanır.

İK Formüllerinin Yazımını Hızlandırmak İçin Yapay Zeka Kullanımı

Karmaşık İK formülleri oluşturmak — özellikle iç içe geçmiş IF işlevleri, SUMPRODUCT puanlama modelleri veya çok koşullu COUNTIFS işlemleri — zaman alıcı ve hataya açık olabilir. Eğer takılırsanız, neye ihtiyacınız olduğunu günlük dilde açıklayabilir ve ExcelGPT ile anında kullanıma hazır bir formül alabilirsiniz. Örneğin: "Yetkinlik ağırlıklarının 1. satırda ve puanların C2:G2'de olduğu ağırlıklı ortalama performans puanını hesapla" derseniz doğru SUMPRODUCT formülü hemen belirir ve yapıştırılmaya hazır hale gelir.

Manuel analizlerin gözden kaçırabileceği İK verilerinizdeki kalıpları belirleyerek daha da ileri gitmek için Excel'de yapay zeka destekli veri analizini de keşfedebilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Çalışan kıdemini hesaplamak için en iyi Excel formülü nedir?

Tam hizmet yıllarını almak için DATEDIF(start_date, TODAY(), "Y") formülünü kullanın. Yılları ve ayları gösteren daha ayrıntılı bir sonuç için iki DATEDIF çağrısını birleştirin: =DATEDIF(B2,TODAY(),"Y") & " yrs " & DATEDIF(B2,TODAY(),"YM") & " mo". Bu, dosya her açıldığında otomatik olarak güncellenir.

Excel'de birden fazla çalışanın devam durumunu nasıl takip edebilirim?

Satırlarda çalışanların ve sütunlarda tarihlerin olduğu aylık bir sayfa oluşturun. Her hücreye durum kodları (P, A, L) girin. Çalışan başına her bir durumu toplamak için COUNTIF, departman bazında özetlemek için ise COUNTIFS kullanın. Hızlı görsel tarama için devamsızlıkları kırmızı renkle vurgulamak üzere koşullu biçimlendirme uygulayın.

Excel özel bir İK yazılımının yerini alabilir mi?

Küçük ve orta ölçekli ekipler için (birkaç yüz çalışana kadar), Excel temel İK işlevlerini etkili bir şekilde yürütebilir: çalışan kayıtları, devam takibi, performans değerlendirmeleri ve temel analitik. Karmaşık bordro, yan haklar veya uyumluluk (compliance) ihtiyaçları olan büyük organizasyonlar için özel İKYS (HRIS) yazılımı daha uygundur; ancak Excel bu sistemlerin yanında geçici (ad-hoc) analiz ve raporlama için paha biçilmez olmaya devam etmektedir.

Bir Excel İK dosyasındaki hassas çalışan verilerini nasıl korurum?

Veri girişi hücrelerini düzenlenebilir bırakırken formül hücrelerini kilitlemek için çalışma sayfası korumasını (Gözden Geçir → Sayfayı Koru) kullanın. Dosyanın açılmasını kısıtlamak için çalışma kitabı düzeyinde parola koruması (Dosya → Bilgi → Çalışma Kitabını Koru) kullanın. Maaş sütunları için, bu sayfaları ayrı ayrı gizleyip korumayı ve tam ana dosya yerine yöneticilerle yalnızca özet görünümleri paylaşmayı düşünebilirsiniz.