Muhasebe için Excel: Temel Şablonlar ve Formüller

Özel, bulut tabanlı muhasebe yazılımlarının yükselişine rağmen Microsoft Excel, finans ve muhasebe sektörünün tartışmasız en çok kullanılan aracı olmaya devam ediyor. Ay sonu mutabakatlarını hazırlamaktan karmaşık finansal modeller oluşturmaya kadar Excel, katı muhasebe sistemlerinin genellikle eksik kaldığı esnekliği ve saf hesaplama gücünü sunar.

İster kendi defterlerini tutan küçük bir işletme sahibi olun, ister binlerce satırlık işlem verisiyle uğraşan kurumsal bir muhasebeci; Excel'de uzmanlaşmak vazgeçilmez bir beceridir. Bu kılavuzda, her muhasebe profesyonelinin ihtiyaç duyduğu temel Excel şablonlarını ve formüllerini pratik adımlar ve somut örneklerle ele alacağız.

Büyük Defter (GL) Şablonunu Oluşturma

Büyük Defter (General Ledger - GL), tüm finansal işlemlerinizin ana havuzudur. Küçük bir işletmenin kayıtlarını tutmak için Excel kullanıyorsanız, GL'nizi ilk günden itibaren doğru yapılandırmak kritik önem taşır. Kötü yapılandırılmış bir GL, daha sonra otomatik raporlar oluşturmayı imkansız hale getirecektir.

Excel'de standart bir Büyük Defter, kesintisiz bir tablo formatında ayarlanmalıdır. Veriler arasında satır atlamaktan veya boş sütunlar eklemekten kaçının. İşte ideal sütun yapısına bir örnek:

Tarih	İşlem Kimliği	Hesap Kodu	Açıklama	Borç	Alacak	Yürüyen Bakiye
2023-10-01	TRX-001	1010 (Nakit)	Sermaye Yatırımı	$10,000		$10,000
2023-10-03	TRX-002	6010 (Kira)	Ekim Ayı Kira Ödemesi		$2,000	$8,000
2023-10-05	TRX-003	4010 (Satışlar)	Müşteri A Faturası	$1,500		$9,500

Dinamik Yürüyen Bakiye Oluşturma

Satır ekledikçe dinamik olarak güncellenen bir yürüyen bakiye hesaplamak için, önceki satırın bakiyesine Borçları ekleyen ve Alacakları çıkaran bir formüle ihtiyacınız vardır. 1. satırın başlıklarınız olduğunu ve 2. satırın ilk işleminizi içerdiğini varsayarsak, başlangıç bakiyenizi G2'ye yerleştirin. G3 hücresine şunu girin:

=G2 + E3 - F3

Bu formülü aşağıya doğru sürükleyin. Formülün, verilerinizin altındaki boş satırlarda tekrarlanan toplamlar göstermesini önlemek için, bunu tarih sütununun (A) boş olup olmadığını kontrol eden bir IF (EĞER) ifadesi içine alın:

=IF(A3="", "", G2 + E3 - F3)

Uzman İpucu: Tutarlılığı sağlamak ve Hesap Kodu sütununuzda yazım hatalarını önlemek için ayrı bir sekmede Hesap Planı (Chart of Accounts) oluşturun ve açılır menü aracılığıyla girişi denetlemek için veri doğrulama kullanın. Bu, finansal tablolarınızı oluşturma zamanı geldiğinde sizi saatlerce sorun giderme zahmetinden kurtaracaktır.

Dinamik Finansal Tablolar Oluşturma (Gelir Tablosu ve Bilanço)

Büyük Defteriniz doğru bir şekilde yapılandırıldıktan sonra, Gelir Tablosu (Kar ve Zarar) ve Bilanço oluşturmak hesap kodlarına göre verileri toplama işine dönüşür. Bu görev için en güçlü işlev SUMIFS'tir.

SUMIFS, yalnızca birden çok ölçütü karşılaması durumunda (örneğin, belirli bir hesap koduyla eşleşmesi VE belirli bir tarih aralığına girmesi) bir aralıktaki değerleri toplamanıza olanak tanır. Otomatik finansal raporlama için SUMIF ve SUMIFS ile koşullu toplama konusunda uzmanlaşmak kritik bir öneme sahiptir.

Adım Adım: Kar ve Zarar Tablosunu Otomatikleştirmek

1. Yeni bir sayfada, Gelir ve Gider hesap adlarınızı A Sütununda ve bunlara karşılık gelen Hesap Kodlarını B Sütununda listeleyin.
2. C1 ve D1 hücrelerine raporlama dönemi tarihlerinizi girin (ör. Başlangıç Tarihi: 2023-10-01, Bitiş Tarihi: 2023-10-31).
3. E Sütununda (Toplam sütunu), belirtilen tarih aralığı içinde ilgili hesap kodunun toplam borç veya alacaklarını çekmek için SUMIFS kullanın.

"GL" adlı sayfadan Ekim ayına ait "4010" Hesap Kodu için Credit (Alacak/Gelir) sütununu toplamak üzere kullanılacak sözdizimi şöyledir:

=SUMIFS(GL!$F:$F, GL!$C:$C, 4010, GL!$A:$A, ">="&$C$1, GL!$A:$A, "<="&$D$1)

Bu formülün ne yaptığını inceleyelim:

• GL!$F:$F: Toplamak istediğimiz aralık (Alacak sütunu).
• GL!$C:$C: İlk ölçüt aralığı (Hesap Kodu sütunu).
• 4010: Aradığımız belirli hesap kodu.
• GL!$A:$A: İkinci ölçüt aralığı (Tarih sütunu).
• ">="&$C$1: Excel'e tarihin başlangıç tarihimizden büyük veya ona eşit olması gerektiğini söyler.
• "<="&$D$1: Excel'e tarihin bitiş tarihimizden küçük veya ona eşit olması gerektiğini söyler.

Banka Mutabakatlarını Kolaylaştırma

Banka mutabakatı, işletmenizin muhasebe kayıtlarındaki bakiyeleri banka ekstresindeki ilgili bilgilerle eşleştirme sürecidir. Excel; tutarsızlıkları, eksik çekleri veya mükerrer banka kesintilerini tespit etmek için paha biçilmezdir.

Büyük işlem listelerinin mutabakatını yapmanın en hızlı yolu, banka ekstrenizi Excel'e aktarmak ve dahili defterinizle yan yana koymaktır. Ardından, eşleşen tutarları veya referans numaralarını bulmak için arama işlevlerini kullanın.

VLOOKUP birçok muhasebeci tarafından yaygın olarak kullanılsa da, INDEX MATCH arama yöntemine geçmek, özellikle aranan değeriniz (çek numarası gibi) tablonuzun ilk sütununda olmadığında çok daha fazla esneklik sunar.

EXACT ve Koşullu Biçimlendirme Kullanımı

Her iki listeyi de tarihe ve tutara göre sıraladıysanız, Banka Tutarını Defter Tutarından çıkarmanız yeterlidir. Sonucun 0 olması eşleştikleri anlamına gelir.

=Book_Amount - Bank_Amount

Daha sonra tüm eşleşen satırları yeşile çevirmek için Koşullu Biçimlendirme (Hücre Kurallarını Vurgula > Eşittir > 0) uygulayabilirsiniz, böylece vurgulanmayan diğer öğeler (mutabakatı sağlanması gereken kalemler) anında göze çarpar.

Alacak ve Borç Hesaplarını Yönetme (Yaşlandırma Raporları)

Nakit akışı her işletmenin can damarıdır. Alacak Hesaplarını (size borcu olanlar) ve Borç Hesaplarını (sizin borçlu olduklarınız) takip etmek günlük bir iştir. Excel'de bir Yaşlandırma Raporu (Aging Report) oluşturmak; hangi faturaların güncel, vadesi geçmiş veya ciddi şekilde gecikmiş olduğunu belirlemenize yardımcı olur.

Bir yaşlandırma raporu oluşturmak için, geçerli tarih ile faturanın son ödeme tarihi arasındaki farkı hesaplamanız ve ardından bu sayıyı kategorilere (örneğin, 0-30 Gün, 31-60 Gün, 61-90 Gün, 90+ Gün) ayırmanız gerekir.

Adım Adım: Yaşlandırma Formülü Oluşturma

A Sütununda Fatura Numarası, B Sütununda Müşteri Adı, C Sütununda Son Ödeme Tarihi ve D Sütununda Açık Bakiye olduğunu varsayalım. E Sütununda Gecikilen Gün Sayısını hesaplamak istiyoruz.

=TODAY() - C2

TODAY() işlevi her zaman geçerli tarihi döndürür. Eğer sonuç negatif bir sayıysa faturanın vadesi henüz gelmemiştir. Ardından, F Sütununda geciken günleri kategorize edeceğiz. Bu gecikmiş faturaları kusursuz bir şekilde sınıflandırmak için mantıksal sınamaları ve iç içe geçmiş IF işlevlerini kullanabilirsiniz:

=IF(E2<0, "Not Due", IF(E2<=30, "1-30 Days", IF(E2<=60, "31-60 Days", IF(E2<=90, "61-90 Days", "Over 90 Days"))))

Verileriniz kategorize edildikten sonra, ödenmemiş bakiyeleri Müşteri ve Yaşlandırma Kategorisine göre özetlemek için bir Özet Tablo (Pivot Table) ekleyebilir, böylece yönetime tahsilat öncelikleri hakkında net bir görünüm sunabilirsiniz.

Her Muhasebecinin İhtiyaç Duyduğu 5 Temel Excel Formülü

Temel aritmetiğin ötesinde modern muhasebe; amortisman, tahakkuklar ve bütçeleme tahminlerini yönetmek için bir dizi özel formüle ihtiyaç duyar.

1. EOMONTH (SERİAY): Tahakkukları yansıtmak ve standart aylık başlıklar oluşturmak için gereklidir. =EOMONTH(A2, 0), A2'deki tarih için ayın son gününü döndürür. 0'ı 1 olarak değiştirmek size bir sonraki ayın son gününü verir.
2. EDATE (SERİTARİH): Kredi veya yatırımların vade tarihlerini hesaplamak için mükemmeldir. Bir tarihe belirli bir ay sayısı ekler. =EDATE(Start_Date, 12) tam olarak 12 ay ekler.
3. PMT (DEVRESEL_ÖDEME): Sabit ödemelere ve sabit bir faiz oranına göre bir kredinin ödemesini hesaplamak için kullanılır. Borcun amortismanı için çok önemlidir. Sözdizimi: =PMT(rate, nper, pv).
4. SLN (DOĞRUSAL): Bir varlığın bir dönem için doğrusal amortismanını döndürür. Sözdizimi: =SLN(cost, salvage, life).
5. XLOOKUP (ÇAPRAZARA): VLOOKUP ve INDEX MATCH'in modern yedeği. Sola doğru arama yapabilir, bir hata bulunursa varsayılan olarak belirli bir mesaj verebilir ve aşağıdan yukarıya doğru arama yapabilir. Microsoft 365 kullanıyorsanız şiddetle tavsiye edilir.

Power Query ile Angarya İşleri Otomatikleştirmek

Muhasebe yazılımından her ay veri kopyalayıp Excel şablonlarına yapıştırmak yorucudur ve insan hatasına açıktır. Her ay QuickBooks, Xero veya bankanızdan dışa aktarılan CSV dosyalarını manuel olarak biçimlendiriyorsanız iş akışınızı yükseltmenin zamanı gelmiş demektir.

Verileri bir profesyonel gibi içe aktarmak ve dönüştürmek için Power Query'yi kullanabilirsiniz. Power Query, ham veri dosyasına (aylık CSV dökümü gibi) bağlantı oluşturmanıza olanak tanır. Gereksiz üst satırları otomatik olarak silmek, metni tarihlere değiştirmek, boş hesap numaralarını aşağı doğru doldurmak ve sütunları özetini çözmek (unpivot) için kurallar oluşturabilirsiniz. Bir sonraki ay klasöre yeni CSV'yi bırakır, Excel'de "Yenile"ye basarsınız ve tüm biçimlendirme adımlarınız anında uygulanır.

Yapay Zeka ile Muhasebe Formüllerini Daha Hızlı Yazın

Karmaşık, iç içe geçmiş formülleri ezberlemek deneyimli finans profesyonelleri için bile göz korkutucu olabilir. Karmaşık bir arama (lookup), yaşlandırma tablosuna ait bir IF ifadesi veya karmaşık bir amortisman hesaplaması için formül sözdizimini hatırlamakta zorlanırsanız ExcelGPT gibi araçlar yardımcı olabilir. İhtiyacınızı "hurda değerini göz ardı ederek 5 yıl boyunca bir varlık için doğrusal amortismanı hesapla" gibi günlük bir dille açıklayın ve çalışan kesin formülü anında elde edin.

Excel yapısı hakkındaki güçlü temel bilginizi modern yapay zeka asistanıyla eşleştirerek, çok daha kısa sürede güvenilir ve hatasız muhasebe şablonları oluşturabilirsiniz.

Sıkça Sorulan Sorular

Muhasebe formüllerimin yanlışlıkla silinmesini nasıl önlerim?

Şablonlarınızı Excel'in "Sayfayı Koru" (Protect Sheet) özelliğinden faydalanarak koruyabilirsiniz. Önce, veri girişine izin verilen hücreleri (işlem ayrıntıları gibi) vurgulayın, sağ tıklayıp Hücreleri Biçimlendir'i seçin, Koruma sekmesine gidin ve "Kilitli" kutusunun işaretini kaldırın. Ardından şeritteki Gözden Geçir sekmesine gidin ve "Sayfayı Koru" seçeneğine tıklayın. Formülleriniz kilitlenir ancak kullanıcılar yine de veri girebilir.

Excel, QuickBooks gibi özel muhasebe yazılımlarının yerini tamamen alabilir mi?

Çok küçük veya yeni kurulmuş bir işletme temel gelir ve giderleri takip etmek için Excel'i kullanabilse de, özel muhasebe yazılımlarının kalıcı bir alternatifi olarak önerilmez. Özel yazılımlar, çift taraflı kayıt kurallarına sıkı sıkıya uyulmasını sağlar, katı denetim izleri tutar ve karmaşık vergi raporlamalarını yerel olarak halleder. Excel en iyi ana muhasebe sisteminizin analitik ve raporlama tamamlayıcısı olarak kullanılır.

Büyük hacimli defter verilerini özetlemenin en iyi yolu nedir?

Özet Tablolar (Pivot Tables), binlerce satırlık defter verisini özetlemenin en verimli yoludur. Bir Özet Tablo ekleyerek; tek bir formül bile yazmadan "Hesap Adı"nı Satırlar alanına, "Tarih"i (aya göre gruplanmış) Sütunlar alanına ve "Tutar"ı Değerler alanına sürükleyerek anında çapraz tablolu finansal bir özet oluşturabilirsiniz.

Defterimdeki mükerrer işlem girişlerini nasıl bulurum?

Bunun en hızlı yolu Koşullu Biçimlendirme kullanmaktır. İşlem referanslarınızı (Çek Numaraları veya Fatura Kimlikleri gibi) içeren sütunu vurgulayın, Giriş sekmesine gidin, Koşullu Biçimlendirme'ye tıklayın, Hücre Kurallarını Vurgula'ya gelin ve "Yinelenen Değerler"i seçin. Excel, birden fazla girilmiş tüm işlemleri anında vurgulayacaktır.