การสร้างไทม์ไลน์โครงการและ Gantt Chart ใน Excel

การจัดการโครงการโดยไม่มีไทม์ไลน์ที่ชัดเจนก็เหมือนกับการพยายามเดินทางในเมืองใหม่โดยไม่มีแผนที่ กำหนดการอาจล่าช้า สมาชิกในทีมหลงลืมหน้าที่ของตน และความเกี่ยวเนื่องของงานอาจพันกันยุ่งเหยิง แม้ว่าในตลาดจะมีเครื่องมือจัดการโครงการเฉพาะทางมากมาย แต่คุณก็ไม่จำเป็นต้องจ่ายค่าสมาชิกแพงๆ เพื่อให้ทีมทำงานได้ตามเป้าหมาย เพราะคุณสามารถสร้างไทม์ไลน์โครงการและ Gantt chart ระดับมืออาชีพที่มีประสิทธิภาพสูงได้โดยตรงใน Excel

แผนภูมิแกนต์ (Gantt chart) คือแผนภูมิแท่งที่ช่วยให้เห็นภาพรวมของตารางเวลาโครงการได้อย่างชัดเจน โดยจะแสดงงานบนแกนแนวตั้งและช่วงเวลาบนแกนแนวนอน ทำให้ง่ายต่อการดูว่างานแต่ละชิ้นเริ่มเมื่อใด ใช้เวลานานแค่ไหน และควรจะเสร็จสิ้นเมื่อใด ในคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ เราจะพาคุณไปทำความเข้าใจวิธีตั้งค่าข้อมูลโครงการ คำนวณระยะเวลางาน และสร้าง Gantt chart แบบไดนามิกโดยใช้ฟีเจอร์ที่มีอยู่แล้วใน Excel แบบทีละขั้นตอน

ทำไมถึงควรใช้ Excel สำหรับการจัดการโครงการ?

Excel ยังคงเป็นหนึ่งในเครื่องมือจัดการโครงการที่ได้รับความนิยมมากที่สุดในโลกธุรกิจด้วยเหตุผลหลายประการ ได้แก่:

• การเข้าถึงที่ง่ายดาย: เกือบทุกคนในโลกองค์กรมีโปรแกรม Excel ติดตั้งอยู่แล้วและรู้จักวิธีใช้งานเบื้องต้นเป็นอย่างดี
• การปรับแต่ง: แตกต่างจากแพลตฟอร์ม SaaS ที่มีความตายตัว เครื่องมือติดตามโครงการใน Excel สามารถปรับแต่งให้ตรงกับเวิร์กโฟลว์ อุตสาหกรรม และความต้องการในการจัดทำรายงานเฉพาะของคุณได้
• การบูรณาการ: คุณสามารถดึงข้อมูลจากสเปรดชีตอื่นมาใช้ได้อย่างง่ายดาย รวมถึงใช้ฟังก์ชันค้นหาขั้นสูงเช่น VLOOKUP หรือ INDEX และ MATCH และเชื่อมโยงไทม์ไลน์ของคุณเข้ากับโมเดลทางการเงินหรือทรัพยากรในวงกว้างได้

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าตารางข้อมูลโครงการของคุณ

รากฐานของ Gantt chart ที่ดีคือข้อมูลที่สะอาดและมีโครงสร้างชัดเจน ก่อนที่เราจะเริ่มสร้างแผนภูมิ เราต้องสร้างตารางสำหรับเก็บข้อมูลโครงการเสียก่อน เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel เปล่าขึ้นมาและตั้งค่าคอลัมน์ต่างๆ ดังต่อไปนี้:

รหัสงาน (Task ID)	ชื่องาน (Task Name)	ผู้รับผิดชอบ (Assignee)	วันที่เริ่ม (Start Date)	วันที่สิ้นสุด (End Date)	ระยะเวลาเป็นวัน (Duration)
1	เริ่มต้นโครงการ (Project Kickoff)	Sarah	10/01/2025	10/02/2025	2
2	วิจัยตลาด (Market Research)	David	10/03/2025	10/10/2025	6
3	ร่างข้อกำหนด (Draft Specifications)	Sarah	10/13/2025	10/17/2025	5
4	ลูกค้าตรวจสอบ (Client Review)	Marcus	10/20/2025	10/22/2025	3

เคล็ดลับระดับโปร: ไฮไลต์ข้อมูลของคุณแล้วกด Ctrl + T เพื่อแปลงให้เป็น Excel Table อย่างเป็นทางการ วิธีนี้จะช่วยให้มั่นใจได้ว่างานใหม่ใดๆ ที่คุณเพิ่มต่อท้ายตารางจะถูกรวมไว้ในสูตรและแผนภูมิของคุณโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 2: คำนวณระยะเวลางานและความเกี่ยวเนื่องของงาน (Dependencies)

ในการวาดแถบกราฟบน Gantt chart โปรแกรม Excel จำเป็นต้องทราบอย่างแน่ชัดว่าแต่ละงานใช้เวลาทำงานกี่วัน แม้ว่าคุณจะสามารถนำวันที่สิ้นสุดมาลบด้วยวันที่เริ่มได้เลย (เช่น =E2-D2) แต่วิธีนี้จะนับรวมวันหยุดสุดสัปดาห์ไปด้วย ซึ่งในการทำธุรกิจ เรามักจะสนใจเฉพาะวันทำงานเท่านั้น

ในการคำนวณระยะเวลาการทำงานที่แท้จริง ให้ใช้ฟังก์ชัน NETWORKDAYS หากวันที่เริ่มของคุณอยู่ใน D2 และวันที่สิ้นสุดอยู่ใน E2 ให้พิมพ์สูตรนี้ลงในคอลัมน์ระยะเวลา (F2):

=NETWORKDAYS(D2, E2)

หากคุณมีรายชื่อวันหยุดของบริษัท คุณสามารถเพิ่มเป็นอาร์กิวเมนต์ที่สามซึ่งเป็นตัวเลือกเสริมได้: =NETWORKDAYS(D2, E2, Holiday_List_Range)

การจัดการความเกี่ยวเนื่องของงาน (Task Dependencies)

หากงานที่ 2 ไม่สามารถเริ่มได้จนกว่างานที่ 1 จะเสร็จสิ้น คุณไม่ควรพิมพ์วันที่เริ่มสำหรับงานที่ 2 ลงไปตรงๆ แต่ควรใช้สูตรเพื่อสร้างความเกี่ยวเนื่องกัน คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน WORKDAY เพื่อให้แน่ใจว่าวันที่เริ่มงานใหม่จะตรงกับวันธรรมดา หากงานที่ 1 สิ้นสุดใน E2 ให้กำหนดวันที่เริ่มสำหรับงานที่ 2 (D3) ให้เท่ากับ:

=WORKDAY(E2, 1)

สูตรนี้จะเป็นการบอก Excel ว่า: "เริ่มงานนี้ 1 วันทำการหลังจากที่งานก่อนหน้าสิ้นสุดลง" หากงานที่ 1 ล่าช้าและวันที่สิ้นสุดถูกเปลี่ยน งานที่ 2 ก็จะถูกเลื่อนออกไปโดยอัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: สร้าง Gantt Chart โดยใช้แผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อน (Stacked Bar Chart)

Excel ไม่มีปุ่ม "Gantt Chart" มาให้ในเมนูแผนภูมิโดยตรง เราจึงต้องพลิกแพลงให้ Excel สร้างมันขึ้นมาโดยใช้ แผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อน (Stacked Bar Chart) และซ่อนข้อมูลชุดแรกเอาไว้

1. เลือกข้อมูล วันที่เริ่ม (Start Date) ของคุณ (รวมถึงส่วนหัวของคอลัมน์ด้วย) กดปุ่ม Ctrl ค้างไว้แล้วเลือกข้อมูล ระยะเวลา (Duration) (รวมถึงส่วนหัวด้วยเช่นกัน)
2. ไปที่แท็บ แทรก (Insert) บน Ribbon
3. ในกลุ่มแผนภูมิ (Charts) ให้คลิกไอคอนแผนภูมิแท่ง และเลือก แผนภูมิแท่งแบบเรียงซ้อน (Stacked Bar) (ตัวเลือกที่สองใต้ 2D Bar)
4. Excel จะวางแผนภูมิลงบนแผ่นงานของคุณ แต่มันจะยังไม่มีชื่องาน ให้คลิกขวาที่ใดก็ได้บนแผนภูมิแล้วคลิก เลือกข้อมูล (Select Data)
5. ภายใต้ "ป้ายชื่อแกนนอน (ประเภท) (Horizontal (Category) Axis Labels)" ทางด้านขวาของกล่องโต้ตอบ ให้คลิก แก้ไข (Edit)
6. ไฮไลต์รายชื่อ ชื่องาน ของคุณ (B2:B5 ในตัวอย่างของเรา) แล้วคลิก ตกลง (OK) จากนั้นคลิก ตกลง (OK) อีกครั้งเพื่อปิดกล่องโต้ตอบ

ตอนนี้คุณจะได้แผนภูมิที่มีแท่งสีน้ำเงิน (แสดงวันที่เริ่ม) และแท่งสีส้ม (แสดงระยะเวลา) เคล็ดลับคือเราต้องทำให้แท่งสีน้ำเงินนั้นล่องหน

คลิกขวาที่แท่ง "วันที่เริ่ม" สีน้ำเงินแท่งใดก็ได้ แล้วเลือก จัดรูปแบบชุดข้อมูล (Format Data Series) ในบานหน้าต่างการจัดรูปแบบที่ปรากฏขึ้นทางด้านขวา ให้ไปที่ไอคอนถังสี Fill & Line ตั้งค่า การเติม (Fill) เป็น "ไม่เติม (No fill)" และ เส้นขอบ (Border) เป็น "ไม่มีเส้น (No line)" ทันใดนั้น แท่งสีส้มก็จะดูลอยขึ้นมา คล้ายกับ Gantt chart อย่างสมบูรณ์แบบ!

ขั้นตอนที่ 4: การจัดรูปแบบและปรับแต่งไทม์ไลน์ของคุณ

ในตอนนี้ แผนภูมิของคุณอาจดูรกไปสักนิด รายการงานอาจเรียงลำดับกลับด้าน และแท่งทั้งหมดอาจถูกดันไปทางขวาสุดจนเหลือพื้นที่สีขาวว่างๆ ทางด้านซ้ายเต็มไปหมด

การกลับลำดับงาน

ตามค่าเริ่มต้น Excel จะพล็อตแผนภูมิแท่งจากล่างขึ้นบน หากต้องการให้งานแรกของคุณอยู่ด้านบนสุดของแผนภูมิ:

1. คลิกที่แกนแนวตั้ง (ชื่องาน) เพื่อเลือกแกน
2. คลิกขวาแล้วเลือก จัดรูปแบบแกน (Format Axis)
3. ในบานหน้าต่างตัวเลือกแกน ให้ทำเครื่องหมายในช่อง ประเภทในลำดับย้อนกลับ (Categories in reverse order)

การปรับแกนวันที่ (การลบพื้นที่ว่างเปล่า)

Excel เก็บวันที่ในรูปแบบของหมายเลขซีเรียลที่เรียงลำดับกัน (โดยวันที่ 1 มกราคม 1900 คือหมายเลข 1) เนื่องจากแกนแผนภูมิของคุณเริ่มต้นที่ศูนย์ มันจึงแสดงเวลาที่ว่างเปล่าหลายทศวรรษก่อนที่โครงการของคุณจะเริ่ม

เพื่อแก้ไขปัญหานี้ คุณต้องตั้งค่าขอบเขตต่ำสุด (Minimum Bound) ของแกนนอนให้เป็นวันที่เริ่มต้นโครงการของคุณ:

1. ค้นหาวันที่เริ่มต้นวันแรกของโครงการในตารางข้อมูลของคุณ (เช่น 10/01/2025)
2. เปลี่ยนรูปแบบของเซลล์นั้นชั่วคราวจาก "วันที่ (Date)" เป็น "ทั่วไป (General)" จดจำตัวเลขที่ปรากฏขึ้น (เช่น 45566) จากนั้นกดเลิกทำ (Undo) เพื่อเปลี่ยนกลับเป็นวันที่เหมือนเดิม
3. คลิกที่แกนนอน (วันที่) ที่ด้านบนของแผนภูมิ
4. คลิกขวาและเลือก จัดรูปแบบแกน (Format Axis)
5. ภายใต้ตัวเลือกแกน (Axis Options) ให้พิมพ์ตัวเลขดังกล่าว (เช่น 45566) ลงในช่อง ค่าต่ำสุด (Minimum Bounds) แล้วกด Enter

แท่งที่ลอยอยู่ของคุณจะขยับไปทางซ้ายทันที ทำให้คุณได้ไทม์ไลน์โครงการที่ดูสะอาดตาและอ่านง่ายขึ้น

วิธีทางเลือก: การสร้าง Gantt Chart ด้วยการจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting)

แม้ว่าวิธีใช้แผนภูมิด้านบนจะยอดเยี่ยมสำหรับการดูภาพรวมระดับสูง แต่ผู้จัดการโครงการหลายคนก็ชอบไทม์ไลน์แบบตารางกริดที่สร้างขึ้นโดยตรงในเซลล์ของสเปรดชีตมากกว่า เพราะวิธีนี้ช่วยให้คุณสามารถใส่ข้อความ ความคิดเห็น และสถานะไว้ข้างๆ แถบสีไทม์ไลน์ได้ทันที

คุณสามารถทำเช่นนี้ได้โดยใช้ การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข: นำเสนอข้อมูลด้วยสี (Conditional Formatting: Visualize Data with Colors)

ในการตั้งค่ารูปแบบนี้ งาน วันที่เริ่ม และวันที่สิ้นสุดของคุณจะอยู่ในคอลัมน์ A, B และ C เริ่มจากคอลัมน์ E ให้คุณวางวันที่ในไทม์ไลน์ของคุณ (เช่น E1 คือวันที่ 1 ต.ค., F1 คือวันที่ 2 ต.ค., G1 คือวันที่ 3 ต.ค. เป็นต้น)

เลือกพื้นที่ตารางทั้งหมดที่คุณต้องการให้แท่งสีปรากฏขึ้น (เช่น E2:Z20) ไปที่ หน้าแรก (Home) > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) > กฎใหม่ (New Rule) เลือก "ใช้สูตรเพื่อกำหนดเซลล์ที่จะจัดรูปแบบ (Use a formula to determine which cells to format)"

ป้อนสูตรต่อไปนี้:

=AND(E$1>=$B2, E$1<=$C2)

คลิกปุ่ม รูปแบบ (Format) ไปที่แท็บการเติม (Fill) และเลือกสี (เช่น สีเขียว หรือสีน้ำเงิน) คลิกตกลง Excel จะประเมินเซลล์ทุกเซลล์ในตารางของคุณ หากวันที่ที่ด้านบนของคอลัมน์ (E$1) ตรงกับหรืออยู่ระหว่างวันที่เริ่ม ($B2) และวันที่สิ้นสุด ($C2) สำหรับแถวนั้น มันจะใส่สีลงในเซลล์ เครื่องหมายดอลลาร์สำหรับการอ้างอิงเซลล์แบบสัมบูรณ์ (Absolute) และแบบสัมพัทธ์ (Relative) มีความสำคัญมากในที่นี้ เพื่อให้แน่ใจว่าการจัดรูปแบบถูกนำไปใช้กับแถวและคอลัมน์ที่ถูกต้อง

การเพิ่มเป้าหมายความสำเร็จ (Milestones) และการมอบหมายงานให้ทีม

ไทม์ไลน์จะดีได้ก็ต่อเมื่อทีมงานช่วยกันติดตามอย่างสม่ำเสมอ เพื่อรักษาข้อมูลโครงการของคุณให้สะอาดและเป็นระเบียบ คุณควรควบคุมอย่างเข้มงวดว่าใครบ้างที่สามารถรับมอบหมายงานได้ แทนที่จะปล่อยให้ผู้ใช้พิมพ์ชื่ออย่างอิสระ (ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาเช่นพิมพ์ "Sarah", "sarah" หรือ "S. Smith" ไม่ตรงกัน) ให้ใช้เมนูแบบเลื่อนลง (Dropdown menu) แทน

คุณสามารถตั้งค่าส่วนนี้ได้อย่างง่ายดายโดยทำตามคู่มือของเราเรื่อง การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล: ควบคุมสิ่งที่ผู้ใช้สามารถป้อนได้ (Data Validation) สร้างรายชื่อสมาชิกในทีมของคุณไว้ในแผ่นงานที่ซ่อนอยู่แยกต่างหาก และใช้ Data Validation เพื่อบังคับให้ผู้ใช้เลือกจากรายชื่อที่กำหนดไว้เท่านั้น

ในทำนองเดียวกัน คุณอาจต้องการติดตามเป้าหมาย (Milestones) หรือสถานะของงาน (เช่น ยังไม่เริ่ม, กำลังดำเนินการ, เสร็จสมบูรณ์) คุณสามารถสร้างตัวบ่งชี้สถานะโดยใช้ ฟังก์ชัน IF: การทดสอบตรรกะและ IF ซ้อน IF ตัวอย่างเช่น คุณสามารถเขียนสูตรเพื่อตรวจสอบวันที่ของวันนี้เทียบกับวันที่สิ้นสุด หากงานเลยกำหนดเวลาและยังไม่ถูกทำเครื่องหมายว่าเสร็จสมบูรณ์ สูตรก็จะแสดงคำว่า "OVERDUE" ในสีแดงสด

การทำให้เครื่องมือติดตามโครงการของคุณทำงานอัตโนมัติ

เมื่องานในโครงการของคุณเพิ่มขึ้นจาก 10 งานเป็น 100 งาน การจัดการตัวติดตามงานอาจกลายเป็นเรื่องน่าเบื่อหน่าย วิธีที่ดีที่สุดในการปรับขนาดไทม์ไลน์ของคุณคือการเปลี่ยนให้เป็นแดชบอร์ดอัตโนมัติที่อัปเดตตามข้อมูลที่ป้อนเข้ามาแบบเรียลไทม์ ลองดูคู่มือของเราเรื่อง การสร้างแดชบอร์ดแบบไดนามิกใน Excel เพื่อเรียนรู้วิธีเพิ่มตัวแบ่งส่วนข้อมูล (Slicers) และสรุปข้อมูลโครงการในระดับสูง (เช่น "จำนวนวันที่เหลือทั้งหมด" หรือ "งานที่เลยกำหนดเวลา")

การเขียนสูตรเพื่อจัดการความเกี่ยวเนื่องที่ซับซ้อน ยกเว้นวันหยุดเฉพาะของบริษัท และติดตามการจัดสรรทรัพยากร อาจเป็นเรื่องท้าทายสำหรับผู้เริ่มต้น หากคุณกำลังประสบปัญหาในการนำสูตรซ้อนสูตรที่ซับซ้อนมาประกอบกันในเทมเพลตจัดการโครงการ คุณไม่ต้องทำมันด้วยตัวเองเพียงลำพังอีกต่อไป คุณสามารถอธิบายสิ่งที่คุณต้องการด้วยภาษาทั่วไปให้ ExcelGPT ฟัง และระบบจะสร้างสูตรที่ถูกต้องให้คุณทันที หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับวิธีที่ AI กำลังเปลี่ยนแปลงเวิร์กโฟลว์ของสเปรดชีต อ่านต่อได้ที่ ChatGPT สำหรับ Excel: เขียนสูตรด้วย AI

คำถามที่พบบ่อย

ฉันจะติดตามเปอร์เซ็นต์ความคืบหน้าบน Gantt chart ได้อย่างไร?

หากคุณกำลังใช้วิธีตารางกริดที่จัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) คุณสามารถพิมพ์เปอร์เซ็นต์ที่ทำเสร็จแล้วลงในเซลล์สีได้โดยตรง หรือเพิ่มคอลัมน์ "% ความคืบหน้า (% Complete)" ไว้ข้างๆ ชื่องาน แล้วใช้แถบข้อมูล (หน้าแรก (Home) > การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) > แถบข้อมูล (Data Bars)) เพื่อสร้างแถบความคืบหน้าขนาดเล็กภายในเซลล์

ฉันสามารถทำให้แผนภูมิอัปเดตอัตโนมัติเมื่อเพิ่มงานใหม่ได้หรือไม่?

ทำได้ วิธีที่เชื่อถือได้มากที่สุดคือการจัดรูปแบบช่วงข้อมูลเริ่มต้นของคุณให้เป็น Excel Table (Ctrl + T) เมื่อคุณสร้างแผนภูมิโดยใช้ข้อมูลจาก Table การเพิ่มแถวใหม่ที่ด้านล่างจะขยาย Table และอัปเดตแผนภูมิให้คุณโดยอัตโนมัติในทันที

ทำไมวันที่ของฉันถึงแสดงเป็นตัวเลขสุ่ม 5 หลัก?

Excel จะเก็บวันที่ในรูปแบบตัวเลขซีเรียลโดยนับเดินหน้าจากวันที่ 1 มกราคม 1900 หากวันที่ของคุณดูคล้าย "45566" แสดงว่ารูปแบบเซลล์อาจถูกเปลี่ยนไปเป็น "ทั่วไป (General)" หรือ "ตัวเลข (Number)" โดยไม่ได้ตั้งใจ ให้คุณเพียงแค่เลือกเซลล์เหล่านั้น ไปที่แท็บหน้าแรก (Home) และเปลี่ยนเมนูแบบเลื่อนลงของรูปแบบตัวเลขกลับเป็น "วันที่แบบสั้น (Short Date)"