ทำระบบอัตโนมัติใน Excel โดยไม่ใช้ VBA ด้วย Power Automate

เป็นเวลาหลายทศวรรษ เมื่อใดก็ตามที่ผู้ใช้ Excel ต้องการสร้างระบบอัตโนมัติสำหรับงานที่ต้องทำซ้ำๆ คำตอบมักจะเป็นคำตอบเดียวกันเสมอ นั่นคือ Visual Basic for Applications (VBA) แม้ว่าจะมีประสิทธิภาพสูงมาก แต่ VBA ก็จำเป็นต้องมีความรู้ด้านการเขียนโปรแกรม โดยจะทำงานเฉพาะภายในอีโคซิสเต็มของเดสก์ท็อป Microsoft Office เท่านั้น และอาจเป็นเรื่องยากสำหรับผู้เริ่มต้นใช้งาน ปัจจุบันมีทางเลือกใหม่ที่ทันสมัยและทำงานบนคลาวด์ นั่นคือ Microsoft Power Automate

Power Automate (หรือชื่อเดิมคือ Microsoft Flow) ช่วยให้คุณสร้างเวิร์กโฟลว์อัตโนมัติระหว่างแอปและบริการที่คุณชื่นชอบเพื่อซิงค์ไฟล์ รับการแจ้งเตือน รวบรวมข้อมูล และอื่นๆ อีกมากมาย ที่ดีที่สุดคือคุณไม่จำเป็นต้องมีความรู้เรื่องการเขียนโค้ดก็สามารถเริ่มต้นใช้งานได้ ในคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ เราจะมาสำรวจวิธีที่คุณสามารถใช้ Power Automate เพื่อสร้างระบบอัตโนมัติใน Excel ได้อย่างราบรื่นโดยไม่ต้องเขียน VBA เลยแม้แต่บรรทัดเดียว

ทำไมถึงควรเลือก Power Automate แทน VBA?

ก่อนที่จะเจาะลึกถึง "วิธีการ" สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจ "เหตุผล" ก่อน แม้ว่าการเรียนรู้ พื้นฐาน VBA: โปรแกรม Excel แรกของคุณ จะยังคงเป็นทักษะที่มีค่าสำหรับการจัดการสเปรดชีตที่ซับซ้อนบนเดสก์ท็อป แต่ Power Automate นั้นโดดเด่นกว่าในโลกการทำงานยุคใหม่ที่เชื่อมต่อถึงกัน

นี่คือตารางเปรียบเทียบสั้นๆ ว่าควรใช้เครื่องมือใดในสถานการณ์ใด:

คุณสมบัติ	Excel VBA	Power Automate
สภาพแวดล้อม	เดสก์ท็อป (ออฟไลน์เป็นหลัก)	คลาวด์ (ต้องใช้อินเทอร์เน็ต)
ความยากในการเรียนรู้	สูง (ต้องมีความรู้ด้านการเขียนโค้ด)	ต่ำ (อินเทอร์เฟซแบบลากแล้ววางที่เข้าใจง่าย)
การเชื่อมต่อภายนอก	ยาก (ต้องใช้ API ที่ซับซ้อน)	รองรับการเชื่อมต่อกับแอปพลิเคชันนับร้อยโดยตรง
ประเภทของทริกเกอร์	เหตุการณ์ในเวิร์กบุ๊ก (เปิด, คลิก, เปลี่ยนแปลงข้อมูล)	เหตุการณ์ภายนอก (อีเมล, การส่งฟอร์ม, Webhook)

หากเป้าหมายของคุณคือการทำระบบป้อนข้อมูลอัตโนมัติจากแหล่งที่มาภายนอก, ส่งอีเมลอัตโนมัติตามข้อมูลในสเปรดชีต หรือเชื่อมต่อ Excel กับซอฟต์แวร์เช่น Salesforce, SharePoint หรือ Outlook แล้วล่ะก็ Power Automate คือตัวเลือกที่ดีที่สุดของคุณ อย่างไรก็ตาม หากคุณเน้นไปที่ การทำรายงานอัตโนมัติด้วย Excel VBA เพื่อจัดรูปแบบไฟล์ในเครื่องคอมพิวเตอร์นับร้อยไฟล์ VBA ก็ยังคงเป็นแชมป์ในด้านนี้

ทำความเข้าใจองค์ประกอบหลักของ Flow

ใน Power Automate ลำดับการทำงานอัตโนมัติจะเรียกว่า Flow โดยทุกๆ Flow จะประกอบด้วยองค์ประกอบหลัก 3 ส่วน ได้แก่:

• Triggers: เหตุการณ์ที่เริ่มต้น Flow ตัวอย่างเช่น "เมื่อมีอีเมลใหม่เข้ามา" หรือ "เมื่อมีการส่งการตอบกลับใหม่ใน Microsoft Forms"
• Actions: สิ่งที่ Flow จะทำหลังจากถูกทริกเกอร์ ตัวอย่างเช่น "เพิ่มแถวลงในตาราง Excel" หรือ "ส่งอีเมล"
• Connectors: สะพานที่เชื่อมให้ Power Automate สามารถสื่อสารกับบริการต่างๆ ได้ (เช่น คอนเนกเตอร์ Excel Online, คอนเนกเตอร์ Outlook หรือคอนเนกเตอร์ Slack)

สิ่งที่ต้องมีก่อนสำหรับการเชื่อมต่อ Excel กับ Power Automate

เพื่อให้การสร้างระบบอัตโนมัติสำหรับ Excel ด้วย Power Automate สำเร็จลุล่วง การตั้งค่าของคุณต้องตรงตามข้อกำหนดที่สำคัญสองประการ:

1. ไฟล์ของคุณต้องอยู่บนคลาวด์

เนื่องจาก Power Automate เป็นบริการบนคลาวด์ จึงไม่สามารถทำงานร่วมกับไฟล์ Excel ที่บันทึกไว้ในไดรฟ์ `C:` บนคอมพิวเตอร์ของคุณได้อย่างเสถียร เวิร์กบุ๊กของคุณจะต้องถูกบันทึกไว้ใน OneDrive for Business หรือ SharePoint Document Library

2. ข้อมูลของคุณต้องอยู่ในรูปแบบตาราง Excel (Excel Table)

Power Automate ไม่สามารถวางข้อมูลลงในเวิร์กชีตที่ว่างเปล่าเฉยๆ ได้ มันต้องการขอบเขตที่ชัดเจน คุณต้องจัดรูปแบบช่วงข้อมูลเป้าหมายของคุณให้เป็นตาราง Excel (Excel Table) อย่างเป็นทางการเสียก่อน โดยทำตามนี้:

1. เปิดเวิร์กบุ๊ก Excel ของคุณ
2. เลือกช่วงเซลล์ที่คุณต้องการใช้ (รวมส่วนหัวของคอลัมน์ด้วย)
3. กดปุ่ม Ctrl + T บนคีย์บอร์ด (หรือไปที่เมนู Insert > Table)
4. ตรวจสอบให้แน่ใจว่าได้ทำเครื่องหมายถูกที่ "My table has headers" แล้วคลิก OK
5. ทางเลือกเพิ่มเติม (แต่แนะนำให้ทำ): ไปที่แท็บ Table Design แล้วเปลี่ยนชื่อตารางของคุณ (เช่น "SalesData") เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาใน Power Automate

ตัวอย่างการใช้งาน: สร้าง Flow อัตโนมัติแรกสำหรับ Excel ของคุณ

มาดูสถานการณ์จำลองที่ใช้งานได้จริงกัน: การบันทึกข้อมูลติดต่อที่เข้ามาทางอีเมลลงในสเปรดชีต Excel โดยอัตโนมัติ นี่คือตัวอย่างที่สมบูรณ์แบบของ วิธีที่สตาร์ทอัพประหยัดเวลาได้ถึง 20 ชั่วโมงต่อสัปดาห์ด้วยระบบอัตโนมัติของ Excel โดยการลดขั้นตอนการป้อนข้อมูลแบบแมนนวล

ขั้นตอนที่ 1: ตั้งค่าไฟล์ Excel

สร้างไฟล์ Excel ใหม่ใน OneDrive โดยตั้งชื่อว่า "Email_Log.xlsx" สร้างตารางพร้อมส่วนหัว (Header) ดังต่อไปนี้:

• Date Received
• Sender Email
• Subject Line

จัดรูปแบบช่วงข้อมูลนี้ให้เป็นตารางและตั้งชื่อว่า "EmailLogTable" จากนั้นบันทึกและปิดไฟล์

ขั้นตอนที่ 2: สร้าง Flow Trigger

เข้าสู่ระบบ Power Automate (make.powerautomate.com) ที่แถบด้านซ้ายมือ ให้คลิก Create จากนั้นเลือก Automated cloud flow

ตั้งชื่อ Flow ของคุณว่า "Log Incoming Emails" ในกล่องค้นหา "Choose your flow's trigger" ให้พิมพ์คำว่า "Outlook" เลือก When a new email arrives (V3) - Office 365 Outlook แล้วคลิก Create

ขั้นตอนที่ 3: กำหนดค่า Trigger

ในหน้าการออกแบบ Flow ให้คลิกที่กล่อง Trigger คุณสามารถระบุพารามิเตอร์ต่างๆ ได้ที่นี่ เช่น ให้ทริกเกอร์ทำงานเฉพาะกับอีเมลที่มีตัวกรองหัวข้อที่กำหนด (เช่น "Inquiry") สำหรับตัวอย่างนี้ เราจะปล่อยให้ทริกเกอร์ทำงานกับทุกอีเมลที่เข้ามาในกล่องจดหมาย (Inbox)

ขั้นตอนที่ 4: เพิ่ม Action สำหรับ Excel

คลิกที่ปุ่ม + New step ค้นหาคำว่า "Excel" แล้วเลือกคอนเนกเตอร์ Excel Online (Business) จากรายการ Action ให้เลือก Add a row into a table

จากนั้น ให้ระบุตำแหน่งที่ตั้งของไฟล์:

• Location: OneDrive for Business
• Document Library: OneDrive
• File: คลิกที่ไอคอนโฟลเดอร์แล้วไปที่ไฟล์ "Email_Log.xlsx"
• Table: เลือก "EmailLogTable" จากเมนูแบบเลื่อนลง

ขั้นตอนที่ 5: จับคู่ Dynamic Data

เมื่อคุณเลือกตารางแล้ว Power Automate จะแสดงส่วนหัวของคอลัมน์ที่คุณสร้างขึ้นในขั้นตอนที่ 1 โดยอัตโนมัติ ให้คลิกที่แต่ละช่องเพื่อกำหนดเนื้อหาแบบไดนามิกหรือ "Dynamic content" (ข้อมูลที่ดึงมาจากทริกเกอร์อีเมล):

• Date Received: เลือก Received Time จากเมนู Dynamic content
• Sender Email: เลือก From
• Subject Line: เลือก Subject

คลิก Save เพียงเท่านี้คุณก็สร้างระบบอัตโนมัติที่ใช้งานได้จริงอย่างสมบูรณ์โดยไม่ต้องใช้ VBA เลยแม้แต่บรรทัดเดียว! ลองส่งอีเมลทดสอบไปยังบัญชีของคุณ แล้วดูตาราง Excel ที่มีข้อมูลเพิ่มขึ้นมาโดยอัตโนมัติ

การประมวลผลข้อมูลขั้นสูงด้วยสูตร Excel

ข้อควรระวังประการหนึ่งของ Power Automate คือ ข้อมูลที่ดึงเข้ามาอาจไม่ได้มีรูปแบบตามที่คุณต้องการเป๊ะๆ ตัวอย่างเช่น Received Time จากตัวอย่างอีเมลของเรา จะนำเข้ามาในรูปแบบ Timestamp ของ ISO 8601 ที่ดูยุ่งเหยิง (เช่น 2023-11-28T14:32:00Z)

แทนที่จะพยายามแปลงค่าโดยใช้ Expression ที่ซับซ้อนใน Power Automate คุณสามารถพึ่งพาสูตร Excel มาตรฐานในตารางของคุณได้เลย ให้เพิ่มคอลัมน์ใหม่ในตาราง Excel ของคุณโดยตั้งชื่อว่า "Clean Date" เนื่องจากคุณกำลังใช้งานรูปแบบ Excel Table อย่างเป็นทางการ คุณจึงสามารถเขียนสูตรในแถวแรก แล้วมันจะคัดลอกลงมาให้โดยอัตโนมัติทุกครั้งที่ Power Automate เพิ่มแถวใหม่

หากต้องการแยกเฉพาะวันที่ออกจาก Timestamp คุณสามารถใช้ฟังก์ชัน LEFT และ VALUE ร่วมกัน โดยครอบไว้ภายใต้การจัดรูปแบบมาตรฐาน:

=VALUE(LEFT([@[Date Received]], 10))

จัดรูปแบบคอลัมน์ใหม่นี้ให้เป็น Short Date ใน Excel ตอนนี้ ทุกครั้งที่ Flow ทำงาน Excel จะทำหน้าที่จัดการและแปลงข้อมูลให้ทันที

คุณยังสามารถใช้โอกาสนี้ในการอ้างอิงข้อมูลที่เข้ามาแบบไขว้กันได้อีกด้วย ตัวอย่างเช่น หากคุณต้องการตรวจสอบว่าอีเมลของผู้ส่งเป็นของลูกค้าที่มีอยู่แล้วในเวิร์กชีตอื่นหรือไม่ คุณสามารถใช้ INDEX MATCH: สุดยอดวิธีการค้นหาข้อมูล ลงในตารางอัตโนมัติของคุณได้โดยตรง:

=IFERROR(INDEX(Clients!B:B, MATCH([@[Sender Email]], Clients!A:A, 0)), "New Lead")

ด้วยการตั้งค่าเช่นนี้ สเปรดชีตของคุณจะกลายเป็นฐานข้อมูลที่มีชีวิต ซึ่งสามารถจัดหมวดหมู่ข้อมูลได้โดยอัตโนมัติ

ต่อยอดการทำงานอัตโนมัติของคุณ

การเพิ่มแถวลงในตารางเป็นเพียงแค่จุดเริ่มต้นเท่านั้น Power Automate ยังมี Action สำหรับ Excel ที่ทรงพลังอีกหลายตัว:

• Update a row: เปลี่ยนแปลงข้อมูลในแถวที่มีอยู่ตาม Key Column เหมาะอย่างยิ่งสำหรับการอัปเดตสถานะคำสั่งซื้อ
• Get a row: ดึงข้อมูลเฉพาะจาก Excel เพื่อนำไปใช้ใน Flow ของคุณภายหลัง (เช่น ดึงชื่อลูกค้าเพื่อแทรกลงในอีเมลอัตโนมัติ)
• List rows present in a table: ดึงข้อมูลชุดใหญ่ (Array) จาก Excel สิ่งนี้มีประโยชน์มากสำหรับ Flow แบบตั้งเวลา

Flow แบบตั้งเวลาสำหรับการรายงาน (Scheduled Flows)

ลองจินตนาการว่าคุณต้องส่งสรุปข้อมูลยอดขายทุกวันศุกร์เวลา 17.00 น. คุณสามารถสร้าง Scheduled cloud flow ที่ตั้งเวลาให้ทำงานทุกสัปดาห์ได้ Flow นี้สามารถใช้ Action "List rows present in a table" เพื่อดึงข้อมูลของสัปดาห์นั้น ใช้ Operation "Create HTML table" เพื่อจัดรูปแบบข้อมูล และใช้คอนเนกเตอร์ Outlook เพื่อส่งข้อมูลออกไป สิ่งนี้ทำหน้าที่เป็นทางเลือกที่ยอดเยี่ยมในการหลีกเลี่ยงการทำรายงานด้วยมาโคร (Macro) ที่ซับซ้อน

สำหรับการจัดการข้อมูลขั้นสูงยิ่งขึ้นก่อนที่ข้อมูลจะถูกส่งมายัง Excel คุณอาจต้องการศึกษา Power Query: นำเข้าและแปลงข้อมูลอย่างมือโปร ซึ่งถือเป็นเพื่อนคู่คิดที่ยอดเยี่ยมสำหรับ Power Automate

การแก้ไขข้อผิดพลาดที่พบบ่อยในการใช้งาน Power Automate กับ Excel

เมื่อคุณสร้าง Flow ที่ซับซ้อนขึ้น คุณอาจเจออุปสรรคที่พบบ่อยบางอย่าง และนี่คือวิธีแก้ไข:

1. ข้อผิดพลาด "The file is locked for shared use" (ไฟล์ถูกล็อกเนื่องจากมีการใช้งานร่วมกัน)

หากมีคนเปิดไฟล์ Excel อยู่ในแอปเดสก์ท็อปและไฟล์นั้นไม่ได้ซิงค์กับ OneDrive อย่างถูกต้อง Power Automate อาจไม่สามารถเพิ่มแถวได้ ตรวจสอบให้แน่ใจเสมอว่าไฟล์ของคุณได้เปิด AutoSave ไว้และบันทึกอยู่ในพื้นที่คลาวด์ที่แชร์ร่วมกันเพื่อป้องกันปัญหาการล็อกไฟล์

2. Table ID มีการเปลี่ยนแปลง

หากคุณลบตาราง Excel และสร้างใหม่ Power Automate จะสูญเสียการเชื่อมต่อ แม้ว่าคุณจะตั้งชื่อตารางใหม่เหมือนเดิมเป๊ะๆ ก็ตาม นั่นเป็นเพราะ Excel จะกำหนดรหัสตัวระบุเฉพาะ (Unique Identifier) ที่ซ่อนไว้ให้กับทุกตาราง หากคุณสร้างตารางใหม่ คุณจะต้องกลับไปที่ Flow ของคุณ เลือกตารางใหม่จากเมนูแบบเลื่อนลง และจับคู่ Dynamic content ใหม่อีกครั้ง

3. ขีดจำกัดการแบ่งหน้า (Pagination)

เมื่อใช้ Action "List rows present in a table" ค่าเริ่มต้นของ Power Automate จะจำกัดจำนวนแถวที่ดึงกลับมาได้ที่ 256 แถว หากตารางของคุณมี 1,000 แถว คุณจะไม่ได้ข้อมูลทั้งหมด วิธีแก้ไขคือให้คลิกจุดสามจุด (...) ที่ตัว Action จากนั้นเลือก Settings เปิดใช้งาน Pagination และกำหนดขีดจำกัด (Threshold) เป็นตัวเลขที่คุณต้องการ (สูงสุด 100,000 แถว)

ยกระดับเวิร์กโฟลว์ Excel ของคุณให้เร็วขึ้นด้วย AI

การเปลี่ยนจากการป้อนข้อมูลด้วยตนเองมาเป็น Power Automate ต้องใช้การปรับเปลี่ยนวิธีคิดที่คุณมีต่อสเปรดชีต คุณไม่ได้เป็นเพียงแค่คนกรอกข้อมูลลงเซลล์อีกต่อไป แต่คุณกำลังออกแบบระบบข้อมูล และเพื่อให้ระบบเหล่านี้ทำงานได้อย่างไร้ที่ติ คุณจำเป็นต้องมีสูตร Excel ที่ทรงพลังในตารางของคุณเพื่อจัดการกับข้อมูลอัตโนมัติที่ถูกส่งเข้ามา

หากคุณเคยประสบปัญหาในการนำฟังก์ชันอย่าง VLOOKUP, INDEX, MATCH หรือคำสั่ง IF ซ้อนกันมาประยุกต์ใช้เพื่อประมวลผลข้อมูลที่รับมาจาก Power Automate แล้วล่ะก็ ExcelGPT สามารถช่วยคุณได้ เพียงแค่อธิบายความต้องการของคุณเป็นภาษาพูดธรรมดา เช่น "ฉันต้องการสูตรที่ตรวจสอบคอลัมน์วันที่แบบอัตโนมัติ และแสดงคำว่า 'Overdue' หากมีอายุเกิน 30 วัน" และ ExcelGPT ก็จะสร้างสูตรที่ถูกต้องพร้อมนำไปวางให้คุณได้ทันที

คำถามที่พบบ่อย

Power Automate มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติมหรือไม่?

Power Automate เวอร์ชันพื้นฐานนั้นรวมอยู่ในบริการ Microsoft 365 สำหรับธุรกิจและการศึกษาส่วนใหญ่แล้ว ซึ่งครอบคลุมถึงคอนเนกเตอร์มาตรฐาน เช่น Excel Online, Outlook และ SharePoint แต่สำหรับคอนเนกเตอร์ระดับพรีเมียม (เช่น Salesforce หรือ Custom API) จะต้องใช้สิทธิ์การใช้งาน (License) แบบพรีเมียมของ Power Automate แยกต่างหาก

Power Automate สามารถรันมาโคร Excel ได้หรือไม่?

ทำได้ แต่มีข้อควรระวัง คุณสามารถใช้ Action "Run script" ใน Power Automate เพื่อเรียกใช้ Office Scripts (ซึ่งเป็นทางเลือกใหม่บนคลาวด์ของ Microsoft ที่ใช้แทน VBA โดยเขียนด้วยภาษา TypeScript) อย่างไรก็ตาม มันไม่สามารถเรียกใช้งานมาโคร VBA แบบดั้งเดิมในไฟล์ `.xlsm` จากบนคลาวด์ได้โดยตรงหากไม่ได้ใช้ Data Gateway ในเครื่อง (On-premises) ซึ่งมีความซับซ้อน

ทำไม Flow ใน Power Automate ของฉันถึงใช้เวลาทริกเกอร์นาน?

ทริกเกอร์แต่ละประเภทมีช่วงเวลาในการตรวจสอบ (Polling interval) ที่แตกต่างกัน แม้ว่าทริกเกอร์บางประเภท (เช่น การกดปุ่ม หรือ HTTP request) จะทำงานทันที แต่ทริกเกอร์แบบ Polling (เช่น "When a new file is created" หรือ "When an email arrives") อาจใช้เวลาสักครู่ในการตรวจจับเหตุการณ์ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับระดับสิทธิ์การใช้งาน Microsoft 365 ของคุณ

ฉันสามารถใช้ Power Automate ร่วมกับ Google Sheets ได้หรือไม่?

ได้แน่นอน! Power Automate ไม่ได้ถูกจำกัดอยู่เพียงแค่ระบบนิเวศของ Microsoft เท่านั้น มีคอนเนกเตอร์ Google Sheets ที่รองรับการทำงานอย่างสมบูรณ์แบบ ซึ่งช่วยให้คุณเพิ่มแถว ดึงข้อมูล และอัปเดตข้อมูลใน Google Workspace ได้เหมือนกับที่คุณทำใน Excel Online