การวิเคราะห์ข้อมูลใน Excel ด้วย AI

เป็นเวลาหลายทศวรรษที่การเชี่ยวชาญ Microsoft Excel หมายถึงการใช้เวลานานนับปีในการเรียนรู้สูตรที่ซับซ้อน จดจำคีย์ลัด และปลุกปล้ำกับชุดข้อมูลขนาดใหญ่เพื่อสกัดข้อมูลเชิงลึกที่มีความหมาย ปัจจุบันนี้ ปัญญาประดิษฐ์ได้พลิกบทบาทนี้ไปอย่างสิ้นเชิง การวิเคราะห์ข้อมูลใน Excel ด้วย AI กำลังเปลี่ยนสเปรดชีตจากตารางตัวเลขแบบเดิมๆ ให้กลายเป็นผู้ช่วยอัจฉริยะที่สามารถเข้าใจภาษาทั่วไปและรับภาระงานหนักแทนคุณได้

ไม่ว่าคุณจะเป็นมือใหม่ที่พยายามทำความเข้าใจชุดข้อมูลแรก หรือผู้ใช้ระดับกลางที่ต้องการเพิ่มความเร็วในการทำรายงาน การนำ AI เข้ามาผสานกับกระบวนการทำงานใน Excel ไม่ใช่แค่ทางเลือกอีกต่อไป แต่เป็นสิ่งจำเป็นสำหรับประสิทธิภาพการทำงาน ในคู่มือฉบับสมบูรณ์นี้ เราจะมาสำรวจฟีเจอร์ AI ที่มีมาให้ใน Excel เช่น Analyze Data, Microsoft Copilot และวิธีใช้ประโยชน์จากเครื่องมือ AI ภายนอกเพื่อให้ทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น

วิวัฒนาการของการวิเคราะห์ข้อมูลใน Excel

ในอดีต การวิเคราะห์ข้อมูลใน Excel ต้องอาศัยการทำด้วยมือเป็นขั้นตอนตามลำดับ คุณต้องนำเข้าข้อมูลดิบ ทำความสะอาดข้อมูลด้วยสูตรจัดการข้อความที่ซับซ้อน จัดโครงสร้างข้อมูล และสุดท้ายคือสร้าง PivotTable และแผนภูมิ หากคุณต้องการค้นหาข้อมูลที่ผิดปกติหรือแนวโน้มของข้อมูล คุณต้องค้นหาด้วยตัวเองโดยการปรับเปลี่ยนการดูข้อมูลหลายรูปแบบ

AI นำมาซึ่งการเปลี่ยนกระบวนทัศน์ใหม่: การวิเคราะห์เชิงรุก (Proactive analysis) เครื่องมือ AI สมัยใหม่สามารถมองชุดข้อมูลและเน้นแนวโน้ม ตรวจจับความผิดปกติ และสร้างแผนภูมิได้ทันที ก่อนที่คุณจะรู้ตัวเสียอีกว่าต้องตั้งคำถามอะไร แทนที่จะเขียนสูตร IF ซ้อนกันที่ซับซ้อนหรือเสียเวลาเป็นชั่วโมงเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด คุณสามารถถามคำถามกับสเปรดชีตของคุณด้วยภาษาทั่วไปในชีวิตประจำวันได้เลย

AI ดั้งเดิมใน Excel: ฟีเจอร์ "Analyze Data"

คุณไม่จำเป็นต้องมี Add-in หรือเครื่องมือจากบริษัทอื่นราคาแพงเพื่อเริ่มใช้ AI ใน Excel เสมอไป Microsoft ได้รวมเครื่องมืออันทรงพลังที่เรียกว่า Analyze Data (วิเคราะห์ข้อมูล) (เดิมเรียกว่า Ideas) ไว้ในตัวโปรแกรม โดยใช้การประมวลผลภาษาธรรมชาติ (NLP) เพื่อสร้างแผนภูมิ PivotTable และบทสรุปจากชุดข้อมูลของคุณได้อย่างรวดเร็ว

วิธีใช้งาน Analyze Data

การใช้งานฟีเจอร์นี้ตรงไปตรงมามาก:

1. เลือกเซลล์ใดก็ได้ในชุดข้อมูลของคุณ (ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อมูลมีหัวคอลัมน์ที่ชัดเจนและไม่มีแถวว่าง)
2. ไปที่แท็บ หน้าแรก (Home) บน Ribbon ของ Excel
3. คลิกปุ่ม Analyze Data (มักจะอยู่ทางขวาสุดของ Ribbon)

บานหน้าต่างงานจะปรากฏขึ้นทางด้านขวาของหน้าจอ Excel จะเสนอข้อมูลเชิงลึกที่สร้างโดย AI ให้ทันที เช่น แผนภูมิ "ยอดขายตามภูมิภาค" หรือข้อความระบุว่า "สินค้า A มีรายได้สูงขึ้นอย่างเห็นได้ชัด" เหนือข้อเสนอแนะเหล่านี้จะมีกล่องข้อความให้คุณสามารถตั้งคำถามเฉพาะเจาะจงเกี่ยวกับข้อมูลของคุณได้

ตัวอย่างการใช้คำถามด้วยภาษาธรรมชาติ

แทนที่จะสร้าง PivotTable ตั้งแต่เริ่มต้น คุณสามารถพิมพ์คำถามเช่น:

• "What is the total revenue for the East region? (รายได้รวมของภูมิภาคตะวันออกคือเท่าไหร่?)"
• "Show me the top 3 products by sales volume. (แสดงสินค้าขายดีที่สุด 3 อันดับแรกตามปริมาณการขาย)"
• "Percentage of total sales by category as a pie chart. (เปอร์เซ็นต์ของยอดขายทั้งหมดตามหมวดหมู่ในรูปแบบแผนภูมิวงกลม)"

Excel จะสร้าง PivotTable หรือแผนภูมิที่คุณต้องการขึ้นมาทันที ซึ่งคุณสามารถแทรกลงในเวิร์กบุ๊กของคุณได้ในคลิกเดียว

Microsoft Copilot: ยุคต่อไปของสเปรดชีต

แม้ว่า "Analyze Data" จะยอดเยี่ยมสำหรับการหาข้อมูลเชิงลึกแบบรวดเร็ว แต่ Microsoft 365 Copilot ยกระดับการผสานรวม AI ไปอีกขั้น ด้วยการเป็นผู้ช่วย AI แบบสนทนาที่ฝังอยู่ภายในแอปพลิเคชัน Office ของคุณโดยตรง Excel Copilot สามารถสร้างสูตรที่ซับซ้อน จัดรูปแบบข้อมูล และแม้กระทั่งสร้างโมเดลทั้งชุดตามคำสั่งพรอมต์ (Prompt) ของคุณได้

ในการใช้ Copilot ใน Excel ข้อมูลของคุณจะต้องถูกจัดรูปแบบเป็นตาราง Excel แบบทางการ (คีย์ลัด: Ctrl + T) เมื่อจัดรูปแบบเรียบร้อยแล้ว คุณสามารถเปิดบานหน้าต่าง Copilot และป้อนคำสั่งขั้นสูงได้เลย

Copilot ทำอะไรได้บ้าง?

• เพิ่มคอลัมน์สูตร: ขอให้ Copilot "Calculate the profit margin for each row (คำนวณอัตรากำไรสำหรับแต่ละแถว)" และมันจะสร้างสูตรที่ถูกต้อง แสดงตัวอย่าง และนำไปใช้กับตารางให้ทันที
• เน้นข้อมูล: สั่งด้วยพรอมต์ "Highlight all rows where inventory is below 50 in red (เน้นแถวทั้งหมดที่สินค้าคงคลังต่ำกว่า 50 ด้วยสีแดง)" เพื่อใช้การจัดรูปแบบตามเงื่อนไข (Conditional Formatting) ได้ในพริบตา
• สังเคราะห์ข้อมูลที่ซับซ้อน: ถามว่า "What are the key trends in this data? (แนวโน้มที่สำคัญในข้อมูลนี้คืออะไร?)" และ Copilot จะสร้างย่อหน้าสรุปที่อ่านง่ายควบคู่ไปกับแผนภูมิที่เกี่ยวข้องให้

การใช้ AI เพื่อเขียนสูตรที่ซับซ้อน

บางครั้ง ฟีเจอร์ที่ให้มาอาจไม่เพียงพอ และคุณต้องการสูตรที่เฉพาะเจาะจงมากๆ นี่คือจุดที่เครื่องมือ AI ภายนอกจะเฉิดฉาย คุณสามารถเขียนสูตรด้วย AI ได้อย่างง่ายดายโดยการอธิบายปัญหาของคุณให้เครื่องมืออย่าง ChatGPT ฟัง

สมมติว่าคุณต้องหาผลรวมของยอดขายสำหรับสินค้าที่ระบุ แต่จะต้องเป็นยอดขายที่เกิดขึ้นหลังวันที่ 1 มกราคม 2024 เท่านั้น แทนที่จะมาปวดหัวกับไวยากรณ์ คุณสามารถบอก AI ว่า: "Write an Excel formula to sum column C if column A is 'Widget' and column B is a date after Jan 1, 2024. (เขียนสูตร Excel เพื่อหาผลรวมคอลัมน์ C ถ้ายอดในคอลัมน์ A คือ 'Widget' และคอลัมน์ B เป็นวันที่หลังจาก 1 ม.ค. 2024)"

AI จะแสดงผลลัพธ์เป็นสูตร SUMIFS ที่คุณต้องการได้อย่างแม่นยำ:

=SUMIFS(C2:C1000, A2:A1000, "Widget", B2:B1000, ">"&DATE(2024,1,1))

ทำความเข้าใจผลลัพธ์

AI ที่ดีจะอธิบายไวยากรณ์ด้วย เพื่อให้คุณได้เรียนรู้ไปในขณะที่ทำงาน:

• C2:C1000: ช่วงของผลรวม (ตัวเลขที่คุณต้องการหาผลรวม)
• A2:A1000: ช่วงของเกณฑ์แรก (รายชื่อสินค้า)
• "Widget": เกณฑ์ที่หนึ่ง
• B2:B1000: ช่วงของเกณฑ์ที่สอง (วันที่)
• ">"&DATE(2024,1,1): เกณฑ์ที่สอง โดยใช้ฟังก์ชัน DATE เพื่อให้แน่ใจว่า Excel จะตีความวันที่ได้อย่างถูกต้อง

การใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อสร้างสูตรจะช่วยให้คุณสามารถใช้งานฟังก์ชันระดับสูงอย่าง VLOOKUP, INDEX, MATCH และ SUMPRODUCT ได้อย่างมั่นใจ โดยไม่ต้องมานั่งท่องจำกฎไวยากรณ์ที่เข้มงวดของมันอีกต่อไป

การทำความสะอาดข้อมูลด้วย AI: เตรียมชุดข้อมูลของคุณ

ในการวิเคราะห์ข้อมูล มีกฎทองอยู่ข้อหนึ่งคือ: Garbage in, garbage out (ข้อมูลที่นำเข้าแย่ ผลลัพธ์ก็แย่ตาม) AI ไม่สามารถสกัดข้อมูลเชิงลึกที่แม่นยำจากข้อมูลที่ยุ่งเหยิงและไม่สอดคล้องกันได้ โชคดีที่คุณสามารถใช้ AI เพื่อทำความสะอาดและแปลงรูปแบบข้อมูลได้เช่นกัน

Excel มีรูปแบบเริ่มต้นของระบบ Machine Learning ที่มีน้ำหนักเบาเรียกว่า Flash Fill (เติมข้อมูลแบบรวดเร็ว) หากคุณมีคอลัมน์ที่มีชื่อสะกดสะเปะสะปะ (เช่น "smith, john") และต้องการให้จัดรูปแบบอย่างถูกต้อง ("John Smith") ให้พิมพ์รูปแบบที่ถูกต้องในคอลัมน์ถัดไปสำหรับแถวแรก จากนั้นกด Ctrl + E ระบบ Flash Fill จะจดจำรูปแบบและจัดรูปแบบแถวที่เหลืออีกนับพันแถวให้โดยอัตโนมัติทันที

การนำไปใช้จริง: จากข้อมูลดิบสู่ข้อมูลเชิงลึก

มาลองรวมขั้นตอนทั้งหมดนี้เป็นการปฏิบัติงานสั้นๆ สมมติว่าคุณได้รับมอบหมายให้วิเคราะห์ข้อมูลดิบของยอดขายชุดหนึ่ง

ขั้นตอนที่ 1: ข้อมูลดิบ

เริ่มต้นด้วยข้อมูลที่ยังไม่ได้จัดรูปแบบดังต่อไปนี้:

Date (วันที่)	Rep Name (ชื่อพนักงาน)	Region (ภูมิภาค)	Revenue (รายได้)
1/15/2024	doe, jane	North	1500
2/20/2024	smith, bob	South	2200
3/05/2024	lee, sarah	North	1800
3/12/2024	doe, jane	East	3100

ขั้นตอนที่ 2: ทำความสะอาดข้อมูลด้วย Flash Fill

สร้างคอลัมน์ใหม่ถัดจาก "Rep Name" ชื่อว่า "Clean Name" พิมพ์ "Jane Doe" ในแถวแรก จากนั้นกด Ctrl + E Excel จะเติมข้อมูล "Bob Smith", "Sarah Lee" และ "Jane Doe" พร้อมการใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ที่ถูกต้องให้อัตโนมัติ

ขั้นตอนที่ 3: จัดรูปแบบเป็นตาราง

ลากคลุมชุดข้อมูลของคุณแล้วกด Ctrl + T สิ่งนี้จะแปลงข้อมูลดิบของคุณให้เป็นตาราง Excel แบบทางการ ซึ่งจำเป็นสำหรับการวิเคราะห์แบบไดนามิกและเพื่อใช้งานเครื่องมืออย่าง Copilot

ขั้นตอนที่ 4: การวิเคราะห์ด้วย AI

คลิกที่ปุ่ม Analyze Data บนแท็บหน้าแรก (Home) พิมพ์คำถามต่อไปนี้ลงในกล่องข้อความ AI: "What is the total revenue by Region? (รายได้รวมของแต่ละภูมิภาคเป็นเท่าใด?)"

Excel จะสร้าง PivotTable แสดงผลรวมรายได้สำหรับภูมิภาค North, South และ East ให้ทันที คลิก "Insert PivotTable" เพื่อเพิ่มลงในชีตใหม่ เพียงสี่ขั้นตอนและใช้เวลาไม่ถึงสองนาที คุณก็สามารถทำความสะอาดข้อมูลและสกัดข้อมูลเชิงลึกหลักของธุรกิจเพื่อป้อนเข้าสู่แดชบอร์ดยอดขายใน Excel ของคุณได้แล้ว

เพิ่มพลังให้เวิร์กโฟลว์ของคุณด้วย ExcelGPT

แม้ว่าเครื่องมือที่มากับตัวโปรแกรมจะยอดเยี่ยม แต่บางครั้งก็อาจมีข้อจำกัดเมื่อเจอกับตรรกะแบบหลายขั้นตอนที่มีความเฉพาะเจาะจงสูง หากคุณเหนื่อยล้ากับการต่อสู้กับไวยากรณ์และต้องคอยค้นหาจาก Google เพื่อหาทางแก้ปัญหา ผู้ช่วย AI อย่าง ExcelGPT จะช่วยให้คุณสามารถอธิบายความต้องการด้วยภาษาทั่วไป และรับสูตรที่แม่นยำได้ทันที ไม่ว่าคุณจะพยายามเขียนสูตร IF ซ้อนกันที่ซับซ้อน หาข้อผิดพลาดที่ทำให้สเปรดชีตของคุณแสดงค่า Error หรือหาวิธีผสาน VLOOKUP เข้ากับ MATCH การวางคำอธิบายของคุณลงใน ExcelGPT จะช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างสิ่งที่คุณต้องการทำกับกระบวนการทางเทคนิคได้อย่างไร้รอยต่อ

คำถามที่พบบ่อย (FAQ)

ฉันจำเป็นต้องสมัครใช้งานแบบเสียเงินเพื่อใช้ AI ใน Excel หรือไม่?

ขึ้นอยู่กับฟีเจอร์ที่คุณใช้งาน ฟีเจอร์ "Analyze Data" นั้นมีมาให้ใช้งานฟรีในแพ็กเกจสมัครใช้งาน Microsoft 365 มาตรฐานและ Excel บนเว็บ อย่างไรก็ตาม ฟีเจอร์ AI ขั้นสูงอย่าง Microsoft Copilot จำเป็นต้องซื้อสิทธิ์การใช้งานแบบเสียเงินเพิ่มเติมโดยเฉพาะ (Copilot for Microsoft 365)

AI สามารถแทนที่ PivotTable ได้อย่างสมบูรณ์เลยหรือไม่?

ไม่ AI ไม่ได้นำมาใช้แทนที่ PivotTable แต่แท้จริงแล้วมันสร้าง PivotTable ให้คุณต่างหาก เมื่อคุณถามคำถามกับ AI ของ Excel เกี่ยวกับการสรุปข้อมูล ผลลัพธ์ที่ได้มักจะเป็น PivotTable มาตรฐาน ดังนั้นการเรียนรู้วิธีการทำงานของ PivotTable จึงยังคงเป็นสิ่งที่แนะนำอย่างยิ่ง เพื่อให้คุณสามารถปรับแต่งผลลัพธ์ของ AI ด้วยตนเองให้ตรงตามความต้องการของคุณได้

ข้อมูลธุรกิจของฉันปลอดภัยหรือไม่เมื่อใช้เครื่องมือ Excel AI?

Microsoft ระบุว่าข้อมูลที่ถูกประมวลผลโดยฟีเจอร์ของระบบอย่าง Analyze Data และ Copilot แบบสิทธิ์การใช้งานสำหรับองค์กรจะถูกเก็บไว้อย่างปลอดภัย และจะไม่ถูกนำไปใช้เพื่อฝึกอบรมโมเดล AI สาธารณะระดับโลก อย่างไรก็ตาม หากคุณคัดลอกและวางข้อมูลเฉพาะของบริษัทลงในแชทบอท AI สาธารณะภายนอก เช่น ChatGPT เวอร์ชันฟรี ข้อมูลของคุณอาจไม่เป็นส่วนตัวอีกต่อไป โปรดใช้เครื่องมือที่องค์กรอนุมัติหรือทำการปกปิดข้อมูลก่อนที่จะนำไปแชร์กับพรอมต์ AI ภายนอกเสมอ