Excel для начинающих: полное руководство по началу работы 2025

Microsoft Excel — самое популярное в мире приложение для работы с электронными таблицами: более 750 миллионов человек используют его для организации данных, выполнения вычислений и превращения сырых чисел в обоснованные решения. Если вы ни разу не открывали электронную таблицу, это руководство проведёт вас от чистого экрана к уверенному созданию первой рабочей таблицы. Предварительный опыт не требуется.

По окончании этого учебника вы будете понимать интерфейс Excel, уметь вводить и форматировать данные, писать первые формулы и избегать ошибок, на которых спотыкается большинство новичков. Давайте начнём.

Что такое Excel и зачем его изучать?

Excel организует информацию в сетку ячеек, расположенных в строках и столбцах. Каждая ячейка может содержать текст, число, дату или формулу, автоматически вычисляющую результат. Эта простая идея лежит в основе всего — от домашнего бюджета до корпоративных финансовых моделей.

Знание Excel окупается практически в любой профессии. Оно неизменно входит в число наиболее востребованных навыков в вакансиях, а даже базовое владение программой позволяет анализировать данные, создавать отчёты и экономить часы ручной работы. Хорошая новость: основы, изложенные ниже, охватывают около 80% того, что большинству людей когда-либо понадобится.

Как получить Excel

Существует несколько способов получить доступ к Excel:

• Microsoft 365: подписка, всегда включающая последние функции (Windows и Mac).
• Office 2021/2024: единовременная покупка для одного компьютера.
• Excel для Интернета: бесплатная версия на office.com, работающая в браузере.
• Мобильные приложения: бесплатные приложения Excel для iOS и Android.

Для обучения бесплатная веб-версия вполне подойдёт. Все концепции этого руководства одинаково работают во всех редакциях.

Знакомство с интерфейсом Excel

При первом открытии Excel экран может показаться перегруженным. Вот ключевые элементы, которые важно знать.

Лента

Лента расположена вверху и содержит все команды, организованные по вкладкам:

• Главная — форматирование, шрифты, цвета и наиболее часто используемые инструменты редактирования.
• Вставка — диаграммы, таблицы, рисунки и сводные таблицы.
• Разметка страницы — поля, ориентация и параметры печати.
• Формулы — полная библиотека функций, сгруппированных по категориям.
• Данные — сортировка, фильтрация и импорт данных.
• Рецензирование и Вид — проверка правописания, примечания и параметры отображения.

Строка формул и поле имени

Сразу под лентой расположена строка формул, отображающая реальное содержимое выбранной ячейки — это полезно, поскольку ячейка может показывать вычисленный результат, фактически содержа формулу. Слева от неё находится поле имени, показывающее адрес активной ячейки (например, A1) и позволяющее перейти в любое место, введя адрес.

Книги, листы и ячейки

• Книга — это файл Excel, сохраняемый с расширением .xlsx.
• Лист (рабочий лист) — отдельная вкладка внутри книги. Используйте вкладки внизу для добавления листов или переключения между ними.
• Ячейка — прямоугольник на пересечении строки и столбца. Столбцы обозначаются буквами (A, B, C…), строки — числами (1, 2, 3…), поэтому первая ячейка — A1.

Ввод и редактирование данных

Щёлкните любую ячейку и начните вводить данные. Нажмите Enter для подтверждения и перехода вниз или Tab для перехода вправо. Чтобы отредактировать ячейку, дважды щёлкните её или выделите и нажмите F2.

Excel автоматически распознаёт типы данных: числа выравниваются по правому краю, текст — по левому, а даты хранятся как порядковые номера, поэтому с ними можно выполнять математические операции. Вот несколько полезных инструментов, которые стоит освоить с самого начала:

• Автозаполнение: введите значение, затем перетащите маленький квадрат в правом нижнем углу ячейки, чтобы скопировать его или продолжить ряд (янв, фев, мар…).
• Мгновенное заполнение (Ctrl+E): Excel обнаруживает закономерность — например, разделение полных имён на имя и фамилию — и автоматически заполняет остальные ячейки.

Быстрая навигация с помощью сочетаний клавиш

Эффективное перемещение — это разница между медленной работой с мышью и высокой производительностью:

• Клавиши со стрелками — перемещение на одну ячейку.
• Ctrl + стрелка — переход к краю области данных.
• Ctrl + Home — возврат к ячейке A1.
• Ctrl + End — переход к последней используемой ячейке.
• Ctrl + C / Ctrl + V — копировать и вставить.
• Ctrl + Z — отменить последнее действие.

Это лишь начало. Когда вы освоитесь, наше руководство по 50 основным сочетаниям клавиш Excel значительно ускорит вашу работу.

Основное форматирование

Форматирование превращает массив чисел в читаемый отчёт. На вкладке Главная вы можете:

• Сделать текст жирным, курсивным, изменить его цвет и размер.
• Применить числовые форматы: денежный ($), процентный (%) или разделитель тысяч.
• Добавить границы и цвет заливки для разделения разделов.
• Использовать Объединить и поместить в центре для заголовков и Перенести текст для длинных записей.

Совет: выделите весь столбец, щёлкнув его букву, или всю строку, щёлкнув её номер, чтобы отформатировать сразу несколько ячеек.

Ваши первые формулы

Формулы — вот где Excel становится по-настоящему мощным инструментом. Каждая формула начинается со знака равенства (=). Начните с этих четырёх основных функций:

=SUM(A1:A10)      Add a range of numbers
=AVERAGE(A1:A10)  Calculate the average
=MAX(A1:A10)      Find the largest value
=MIN(A1:A10)      Find the smallest value

Также можно использовать базовые арифметические операторы напрямую: =A1+B1 складывает две ячейки, =A1*B1 перемножает их, а =(A1+B1)/2 использует скобки для управления порядком операций — точно как на уроках математики.

Понимание ссылок на ячейки

При копировании формулы Excel автоматически корректирует адреса ячеек. Это поведение называется относительными ссылками и является одной из самых полезных — и порой самых запутанных — возможностей Excel. Чтобы зафиксировать ссылку, добавьте знак доллара (например, $A$1). Это важно в тот момент, когда вы начинаете многократно использовать формулы, поэтому рекомендуем ознакомиться с нашим полным объяснением относительных и абсолютных ссылок на ячейки.

Создание первой электронной таблицы

Лучший способ научиться — практиковаться. Попробуйте создать простой ежемесячный бюджет:

1. В ячейке A1 введите Категория, в ячейке B1 — Сумма.
2. Введите несколько категорий в столбец A (Аренда, Продукты, Транспорт, Сбережения).
3. Введите соответствующие суммы в столбец B.
4. В ячейке под суммами введите =SUM(B2:B5), чтобы получить итог расходов.
5. Отформатируйте столбец B как денежный и выделите строку итогов жирным шрифтом.

Вот и полноценная электронная таблица. Пошаговое руководство со снимками экрана смотрите в статье как создать первую электронную таблицу Excel.

Визуализация данных с помощью диаграмм

Числа рассказывают историю быстрее, когда представлены в виде изображения. Выделите данные, откройте вкладку Вставка и выберите тип диаграммы: гистограмма для сравнений, график для отображения тенденций во времени или круговая диаграмма для долей. Excel построит её мгновенно, и диаграмма будет автоматически обновляться при изменении исходных данных.

Сохранение работы

Нажимайте Ctrl+S как можно чаще. Стандартный формат .xlsx сохраняет формулы и форматирование. Используйте Сохранить как, чтобы выбрать другой формат: например, .csv для простых данных или .pdf для распространения нередактируемой копии. При сохранении в OneDrive Excel также хранит историю версий, позволяя восстановить более ранние варианты файла.

Распространённые ошибки начинающих

• Забытый знак равенства — без = Excel воспримет вашу формулу как обычный текст.
• Числа с единицами измерения — ввод «50 кг» превращает ячейку в текстовую, что нарушает вычисления. Вводите чистые числа, а подписи добавляйте в заголовок столбца.
• Повсеместное объединение ячеек — объединённые ячейки мешают сортировке и формулам. Используйте их экономно.
• Отсутствие сохранения — выработайте привычку нажимать Ctrl+S с первого дня.

Что изучить дальше

Когда основы станут привычными, переходите к навыкам, отличающим уверенных пользователей от случайных: функция ВПР (VLOOKUP) для извлечения данных из таблиц и сводные таблицы для мгновенного обобщения больших наборов данных.

А когда вы застрянете на формуле, больше не нужно искать ответ на форумах. С помощью ExcelGPT вы можете описать задачу простыми словами — «сумма продаж по Западному региону за 3-й квартал» — и мгновенно получить точную формулу с объяснением. Это как иметь эксперта по Excel рядом в процессе обучения.

Часто задаваемые вопросы

Сколько времени нужно, чтобы выучить Excel?

Освоить основы этого руководства можно за несколько часов практики. Достижение среднего уровня — с функциями поиска, диаграммами и сводными таблицами — обычно занимает несколько недель регулярного использования.

Нужно ли хорошо знать математику для работы в Excel?

Нет. Excel сам выполняет арифметику. Понимание базовых концепций, таких как средние значения и проценты, помогает, но главное — знать, какую функцию применить. И вы всегда можете обратиться за помощью.

Достаточно ли бесплатной веб-версии Excel для начинающих?

Да. Excel для Интернета охватывает все основы этого руководства. Со временем вам может понадобиться настольное приложение для расширенных функций, таких как Power Query и макросы, но для начала это не обязательно.

В чём разница между книгой и листом?

Книга — это весь файл Excel. Лист — отдельная вкладка внутри него. Одна книга может содержать множество листов, что помогает хранить связанные данные организованно в одном файле.