Projecttijdlijn en Gantt-grafiek in Excel

Een project beheren zonder duidelijke tijdlijn is als navigeren in een nieuwe stad zonder kaart. Deadlines worden niet gehaald, teamleden verliezen het overzicht over hun verantwoordelijkheden en afhankelijkheden raken in de knoop. Hoewel er talloze speciale tools voor projectmanagement op de markt zijn, heb je niet per se een duur abonnement nodig om je team op schema te houden. Je kunt een robuuste, professionele projecttijdlijn en Gantt-grafiek gewoon in Excel bouwen.

Een Gantt-grafiek is een zeer visueel staafdiagram dat een projectplanning illustreert. Het zet taken uit op de verticale as en tijdsintervallen op de horizontale as, waardoor je heel eenvoudig ziet wanneer een taak begint, hoe lang deze duurt en wanneer deze klaar moet zijn. In deze uitgebreide gids laten we je precies zien hoe je projectgegevens instelt, taakduren berekent en een dynamische Gantt-grafiek genereert met de ingebouwde functies van Excel.

Waarom Excel gebruiken voor projectmanagement?

Excel is om verschillende redenen nog steeds een van de populairste tools voor projectmanagement in het bedrijfsleven:

• Toegankelijkheid: Bijna iedereen in de bedrijfswereld heeft Excel geïnstalleerd en kent de basisbeginselen ervan.
• Aanpasbaarheid: In tegenstelling tot rigide SaaS-platformen kan een Excel-projecttracker worden afgestemd op jouw specifieke workflow, branche en rapportagebehoeften.
• Integratie: Je kunt eenvoudig gegevens uit andere spreadsheets halen, geavanceerde opzoekfuncties zoals VLOOKUP of INDEX en MATCH gebruiken, en je tijdlijn koppelen aan een breder financieel of resourcemodel.

Stap 1: Stel de tabel met projectgegevens in

De basis van een goede Gantt-grafiek is schone, gestructureerde data. Voordat we met grafieken aan de slag gaan, moeten we een tabel maken voor onze projectinformatie. Open een lege Excel-werkmap en stel de volgende kolommen in:

Taak-ID	Taaknaam	Toegewezen aan	Startdatum	Einddatum	Duur (dagen)
1	Project Kick-off	Sarah	01/10/2025	02/10/2025	2
2	Marktonderzoek	David	03/10/2025	10/10/2025	6
3	Specificaties opstellen	Sarah	13/10/2025	17/10/2025	5
4	Klantbeoordeling	Marcus	20/10/2025	22/10/2025	3

Pro Tip: Selecteer je gegevens en druk op Ctrl + T om er een officiële Excel-tabel van te maken. Dit zorgt ervoor dat nieuwe taken die je onderaan toevoegt automatisch worden meegenomen in je formules en grafieken.

Stap 2: Taakduren en afhankelijkheden berekenen

Om de staven in onze Gantt-grafiek te tekenen, moet Excel precies weten hoeveel dagen elke taak in beslag neemt. Hoewel je de startdatum gewoon van de einddatum kunt aftrekken (bijv. =E2-D2), worden in deze methode ook weekenden meegeteld. In het bedrijfsleven kijken we meestal alleen naar werkdagen.

Gebruik de functie NETWORKDAYS om de werkelijke werkduur te berekenen. Als je startdatum in D2 staat en je einddatum in E2, typ dan deze formule in de kolom Duur (F2):

=NETWORKDAYS(D2, E2)

Als je een lijst met bedrijfsvakanties hebt, kun je deze toevoegen als een optioneel derde argument: =NETWORKDAYS(D2, E2, Holiday_List_Range).

Omgaan met taakafhankelijkheden

Als Taak 2 pas kan beginnen nadat Taak 1 is voltooid, moet je de startdatum voor Taak 2 niet handmatig invoeren. Gebruik in plaats daarvan een formule om een afhankelijkheid te creëren. Je kunt de functie WORKDAY gebruiken om ervoor te zorgen dat de nieuwe startdatum op een doordeweekse dag valt. Als Taak 1 eindigt in E2, maak je de startdatum voor Taak 2 (D3) gelijk aan:

=WORKDAY(E2, 1)

Dit vertelt Excel: "Start deze taak 1 werkdag nadat de vorige taak is geëindigd." Als Taak 1 vertraging oploopt en de einddatum verandert, schuift Taak 2 automatisch mee op.

Stap 3: Bouw de Gantt-grafiek met een gestapeld staafdiagram

Excel heeft geen "Gantt-grafiek"-knop in het grafiekenmenu. In plaats daarvan misleiden we Excel door een Gestapeld staafdiagram te gebruiken en de eerste gegevensreeks te verbergen.

1. Selecteer de gegevens van je Startdatum (inclusief de koptekst). Houd de Ctrl-toets ingedrukt en selecteer de gegevens van je Duur (inclusief de koptekst).
2. Ga naar het tabblad Invoegen op het Lint.
3. Klik in de groep Grafieken op het pictogram Staafdiagram en selecteer Gestapelde staaf (de tweede optie onder 2D-staaf).
4. Excel plaatst nu een grafiek in je werkblad, maar deze bevat nog geen taaknamen. Klik met de rechtermuisknop ergens in de grafiek en kies Gegevens selecteren.
5. Klik onder "Horizontale (categorie) aslabels" aan de rechterkant van het dialoogvenster op Bewerken.
6. Markeer je lijst met Taaknamen (B2:B5 in ons voorbeeld) en klik op OK. Klik nogmaals op OK om het dialoogvenster te sluiten.

Je hebt nu een grafiek met blauwe staven (die de startdatums vertegenwoordigen) en oranje staven (die de duur vertegenwoordigen). De truc is om de blauwe staven onzichtbaar te maken.

Klik met de rechtermuisknop op een van de blauwe "Startdatum"-staven en selecteer Gegevensreeks opmaken. Ga in het opmaakvenster dat rechts verschijnt naar het verfemmer-pictogram (Opvulling en lijn). Stel de Opvulling in op "Geen opvulling" en de Randen op "Geen lijn". Opeens lijken de oranje staven te zweven, wat perfect lijkt op een Gantt-grafiek!

Stap 4: Je tijdlijn opmaken en verfijnen

Op dit moment ziet je grafiek er waarschijnlijk een beetje rommelig uit. De taken staan misschien in omgekeerde volgorde en alle staven zijn mogelijk ver naar rechts geduwd, waardoor er links veel lege, witte ruimte overblijft.

De taakvolgorde omkeren

Standaard tekent Excel staafdiagrammen van beneden naar boven. Om je eerste taak bovenaan de grafiek te plaatsen:

1. Klik op de verticale as (de taaknamen) om deze te selecteren.
2. Klik met de rechtermuisknop en kies As opmaken.
3. Vink in het deelvenster As-opties het vakje Categorieën in omgekeerde volgorde aan.

De datumas corrigeren (lege ruimte verwijderen)

Excel slaat datums op als opeenvolgende serienummers (waarbij 1 januari 1900 nummer 1 is). Omdat de as van je grafiek bij nul begint, laat deze decennia aan lege tijd zien voordat je project überhaupt begint.

Om dit op te lossen, moet je de Minimumgrens van je horizontale as instellen op de startdatum van je project:

1. Zoek de allereerste startdatum van je project in je gegevenstabel (bijv. 01/10/2025).
2. Verander tijdelijk de opmaak van die specifieke cel van "Datum" naar "Standaard". Noteer het getal dat verschijnt (bijv. 45566). Gebruik Ongedaan maken om het weer in een datum te veranderen.
3. Klik op de horizontale as (de datums) bovenaan je grafiek.
4. Klik met de rechtermuisknop en selecteer As opmaken.
5. Typ dat getal (bijv. 45566) onder As-opties in het vakje Minimum (onder Grenzen) en druk op Enter.

Je zwevende staven schuiven direct naar links, waardoor je een strakke, leesbare projecttijdlijn krijgt.

Alternatieve methode: Een Gantt-grafiek bouwen met voorwaardelijke opmaak

Hoewel de bovenstaande grafiekmethode uitstekend is voor overzichten op hoofdlijnen, geven veel projectmanagers de voorkeur aan een tijdlijn op basis van een raster, direct gebouwd in de spreadsheetcellen. Hierdoor kun je tekst, opmerkingen en statussen direct naast de gekleurde tijdlijnstaven plaatsen.

Je kunt dit bereiken met Voorwaardelijke opmaak: Gegevens visualiseren met kleuren.

In deze opzet staan je taken, startdatums en einddatums in kolom A, B en C. Vanaf kolom E plaats je de tijdlijndatums (bijv. E1 is 1 okt, F1 is 2 okt, G1 is 3 okt, enz.).

Selecteer het hele rastergebied waar je de staven wilt laten verschijnen (bijv. E2:Z20). Ga naar Start > Voorwaardelijke opmaak > Nieuwe regel. Kies "Een formule gebruiken om te bepalen welke cellen worden opgemaakt".

Voer de volgende formule in:

=AND(E$1>=$B2, E$1<=$C2)

Klik op de knop Opmaak, ga naar het tabblad Opvulling en kies een kleur (zoals groen of blauw). Klik op OK. Excel evalueert nu elke afzonderlijke cel in je raster. Als de datum bovenaan de kolom (E$1) op of tussen de startdatum ($B2) en einddatum ($C2) van die rij valt, kleurt de cel. De absolute en relatieve dollartekens zijn hier cruciaal om ervoor te zorgen dat de opmaak wordt toegepast op de juiste rijen en kolommen.

Mijlpalen en teamtoewijzingen toevoegen

Een tijdlijn is slechts zo goed als het team dat deze volgt. Om je projectgegevens schoon te houden, moet je strikt controleren wie aan taken kan worden toegewezen. Gebruik vervolgkeuzelijsten in plaats van gebruikers vrij namen te laten typen (wat leidt tot "Sarah", "sarah" en "S. Smith").

Je stelt dit eenvoudig in door onze gids over Gegevensvalidatie: Bepaal wat gebruikers kunnen invoeren te volgen. Maak een lijst van je teamleden op een apart, verborgen werkblad en gebruik Gegevensvalidatie om gebruikers te dwingen een keuze te maken uit die specifieke lijst.

Op dezelfde manier wil je misschien mijlpalen of taakstatussen (bijv. Niet gestart, In uitvoering, Voltooid) bijhouden. Je kunt een statusindicator bouwen met een IF-functie: Logische tests en geneste IF's. Je kunt bijvoorbeeld een formule schrijven die de huidige datum controleert met de einddatum; als de taak te laat is en niet is gemarkeerd als voltooid, geeft de formule "TE LAAT" in felrood aan.

Je projecttracker automatiseren

Wanneer je project groeit van 10 naar 100 taken, kan het beheren van je tracker omslachtig worden. De beste manier om je tijdlijn te schalen, is door deze om te zetten in een geautomatiseerd dashboard dat wordt bijgewerkt op basis van realtime invoer. Bekijk onze gids over Dynamische dashboards maken in Excel om te leren hoe je slicers en projectoverzichten op hoofdlijnen toevoegt (zoals "Resterende dagen totaal" of "Achterstallige taken").

Het schrijven van formules om met complexe afhankelijkheden om te gaan, specifieke bedrijfsvakanties uit te sluiten en resourcetoewijzing bij te houden, kan voor beginners een uitdaging zijn. Als je moeite hebt met het samenstellen van complexe, geneste formules voor je sjablonen voor projectmanagement, hoef je dit niet alleen te doen. Je kunt in duidelijke taal beschrijven wat je nodig hebt aan ExcelGPT, en het genereert direct de exacte formule voor je. Wil je meer weten over hoe AI spreadsheetworkflows verandert? Lees dan ChatGPT voor Excel: Formules schrijven met AI.

Veelgestelde vragen

Hoe houd ik het voltooiingspercentage bij op mijn Gantt-grafiek?

Als je de rastermethode met voorwaardelijke opmaak gebruikt, kun je het voltooiingspercentage direct in de gekleurde cellen typen. Of voeg een speciale kolom "% Voltooid" toe naast de taaknamen en pas Gegevensbalken toe (Start > Voorwaardelijke opmaak > Gegevensbalken) om mini-voortgangsbalken in de cellen te maken.

Kan ik mijn grafiek automatisch laten bijwerken als ik nieuwe taken toevoeg?

Ja. De meest betrouwbare manier om dit te doen, is door je initiële gegevensbereik op te maken als een Excel-tabel (Ctrl + T). Wanneer je je grafiek maakt met gegevens uit een tabel, zal het toevoegen van een nieuwe rij onderaan de tabel automatisch uitbreiden en de grafiek direct bijwerken.

Waarom worden mijn datums weergegeven als willekeurige getallen van vijf cijfers?

Excel slaat datums op als serienummers die vooruit tellen vanaf 1 januari 1900. Als je datums eruitzien als "45566", is de celopmaak per ongeluk gewijzigd in Standaard of Getal. Selecteer simpelweg de cellen, ga naar het tabblad Start en verander de dropdown voor getalnotatie terug naar "Korte datumnotatie".