Timeline di progetto e diagramma di Gantt in Excel

Gestire un progetto senza una chiara timeline è come cercare di orientarsi in una nuova città senza mappa. Le scadenze saltano, i membri del team perdono traccia delle loro responsabilità e le dipendenze si aggrovigliano. Sebbene sul mercato esistano innumerevoli strumenti di project management dedicati, non hai necessariamente bisogno di un abbonamento costoso per mantenere il tuo team in carreggiata. Puoi creare una timeline di progetto e un diagramma di Gantt robusti e professionali direttamente in Excel.

Un diagramma di Gantt è un grafico a barre altamente visivo che illustra la pianificazione di un progetto. Traccia le attività sull'asse verticale e gli intervalli di tempo sull'asse orizzontale, rendendo incredibilmente facile vedere quando un'attività inizia, quanto dura e quando dovrebbe finire. In questa guida completa, ti illustreremo esattamente come impostare i dati del tuo progetto, calcolare la durata delle attività e generare un diagramma di Gantt dinamico utilizzando le funzionalità native di Excel.

Perché usare Excel per il Project Management?

Excel rimane uno degli strumenti di project management più popolari nel mondo degli affari per diversi motivi:

• Accessibilità: Quasi tutti nel mondo aziendale hanno Excel installato e conoscono le basi per utilizzarlo.
• Personalizzazione: A differenza delle rigide piattaforme SaaS, un project tracker in Excel può essere adattato per soddisfare il tuo flusso di lavoro specifico, il tuo settore e le tue esigenze di reportistica.
• Integrazione: Puoi estrarre facilmente dati da altri fogli di calcolo, utilizzare funzioni di ricerca avanzate come VLOOKUP o INDEX e MATCH e collegare la tua timeline a un modello finanziario o di risorse più ampio.

Passaggio 1: Imposta la tabella dei dati di progetto

Le fondamenta di qualsiasi ottimo diagramma di Gantt sono dati puliti e strutturati. Prima di toccare qualsiasi grafico, dobbiamo creare una tabella che contenga le informazioni del nostro progetto. Apri una cartella di lavoro di Excel vuota e imposta le seguenti colonne:

ID Attività	Nome Attività	Assegnato a	Data Inizio	Data Fine	Durata (Giorni)
1	Avvio Progetto	Sarah	10/01/2025	10/02/2025	2
2	Ricerche di Mercato	David	10/03/2025	10/10/2025	6
3	Bozza Specifiche	Sarah	10/13/2025	10/17/2025	5
4	Revisione Cliente	Marcus	10/20/2025	10/22/2025	3

Suggerimento Pro: Evidenzia i tuoi dati e premi Ctrl + T per trasformarli in una Tabella Excel ufficiale. Questo assicura che qualsiasi nuova attività aggiunta in fondo verrà automaticamente inclusa nelle formule e nei grafici.

Passaggio 2: Calcola la durata delle attività e le dipendenze

Per disegnare le barre sul nostro diagramma di Gantt, Excel deve sapere esattamente quanti giorni richiederà ogni attività. Sebbene potresti semplicemente sottrarre la Data di Inizio dalla Data di Fine (es. =E2-D2), questo metodo conta i fine settimana. In ambito lavorativo, di solito ci interessano solo i giorni feriali.

Per calcolare la vera durata lavorativa, usa la funzione NETWORKDAYS. Se la data di inizio è in D2 e la data di fine è in E2, digita questa formula nella colonna Durata (F2):

=NETWORKDAYS(D2, E2)

Se hai un elenco di festività aziendali, puoi aggiungerle come terzo argomento opzionale: =NETWORKDAYS(D2, E2, Holiday_List_Range).

Gestione delle dipendenze tra attività

Se l'Attività 2 non può iniziare prima che l'Attività 1 sia terminata, non dovresti inserire manualmente la data di inizio per l'Attività 2. Usa invece una formula per creare una dipendenza. Puoi usare la funzione WORKDAY per assicurarti che la nuova data di inizio cada in un giorno feriale. Se l'Attività 1 finisce in E2, imposta la Data di Inizio per l'Attività 2 (D3) uguale a:

=WORKDAY(E2, 1)

Questo dice a Excel: "Inizia questa attività 1 giorno lavorativo dopo la fine dell'attività precedente". Se l'Attività 1 subisce un ritardo e la sua data di fine cambia, l'Attività 2 slitterà automaticamente in avanti.

Passaggio 3: Crea il diagramma di Gantt usando un grafico a barre in pila

Excel non ha un pulsante "Diagramma di Gantt" integrato nel menu dei grafici. Piuttosto, inganniamo Excel per crearne uno usando un Grafico a barre in pila e nascondendo la prima serie di dati.

1. Seleziona i dati della Data Inizio (inclusa l'intestazione). Tieni premuto il tasto Ctrl e seleziona i dati della Durata (inclusa l'intestazione).
2. Vai alla scheda Inserisci sulla Barra multifunzione.
3. Nel gruppo Grafici, clicca sull'icona Grafico a barre e seleziona Barre in pila (la seconda opzione sotto Barre 2D).
4. Excel inserirà un grafico nel tuo foglio, ma non avrà ancora i nomi delle attività. Clicca col tasto destro in un punto qualsiasi del grafico e clicca su Seleziona dati.
5. Sotto "Etichette asse orizzontale (categoria)" sul lato destro della finestra di dialogo, clicca su Modifica.
6. Evidenzia il tuo elenco di Nomi Attività (B2:B5 nel nostro esempio) e clicca su OK. Clicca di nuovo su OK per chiudere la finestra di dialogo.

Ora hai un grafico con barre blu (che rappresentano le Date di Inizio) e barre arancioni (che rappresentano le Durate). Il trucco è rendere invisibili le barre blu.

Clicca col tasto destro su una qualsiasi delle barre blu della "Data Inizio" e seleziona Formato serie dati. Nel riquadro di formattazione che appare sulla destra, vai all'icona del secchiello Riempimento e linea. Imposta il Riempimento su "Nessun riempimento" e il Bordo su "Nessuna linea". Improvvisamente, le barre arancioni sembreranno fluttuare, ricordando perfettamente un diagramma di Gantt!

Passaggio 4: Formattare e perfezionare la tua Timeline

In questo momento, il tuo grafico ha probabilmente un aspetto un po' disordinato. Le attività potrebbero essere elencate in ordine inverso e tutte le barre potrebbero essere schiacciate verso l'estrema destra, lasciando molto spazio bianco a sinistra.

Invertire l'ordine delle attività

Per impostazione predefinita, Excel traccia i grafici a barre dal basso verso l'alto. Per mettere la prima attività in cima al grafico:

1. Clicca sull'asse verticale (i nomi delle attività) per selezionarlo.
2. Clicca col tasto destro e scegli Formato asse.
3. Nel riquadro Opzioni asse, spunta la casella che dice Categorie in ordine inverso.

Sistemare l'asse delle date (Rimuovere lo spazio vuoto)

Excel memorizza le date come numeri seriali sequenziali (dove il 1° gennaio 1900 è il numero 1). Poiché l'asse del tuo grafico parte da zero, mostra decenni di tempo vuoto prima dell'inizio del tuo progetto.

Per risolvere questo problema, devi impostare il Limite minimo del tuo asse orizzontale alla data di inizio del tuo progetto:

1. Trova la primissima data di inizio del tuo progetto nella tabella dei dati (es. 10/01/2025).
2. Cambia temporaneamente il formato di quella specifica cella da "Data" a "Generale". Prendi nota del numero che appare (es. 45566). Premi Annulla per riportarla a una data.
3. Clicca sull'asse orizzontale (le date) nella parte superiore del grafico.
4. Clicca col tasto destro e seleziona Formato asse.
5. Sotto Opzioni asse, digita quel numero (es. 45566) nella casella Limiti minimi e premi Invio.

Le tue barre fluttuanti si sposteranno istantaneamente verso sinistra, offrendoti una timeline di progetto pulita e leggibile.

Metodo alternativo: Creare un diagramma di Gantt con la formattazione condizionale

Sebbene il metodo del grafico illustrato sopra sia eccellente per panoramiche di alto livello, molti project manager preferiscono una timeline basata su griglia costruita direttamente nelle celle del foglio di calcolo. Questo ti consente di inserire testo, commenti e stati proprio accanto alle barre colorate della timeline.

Puoi ottenere questo risultato usando la Formattazione condizionale: visualizzare i dati con i colori.

In questa configurazione, le tue attività, le date di inizio e di fine sono nelle colonne A, B e C. A partire dalla colonna E, posizioni le date della tua timeline (es. E1 è il 1° ott, F1 è il 2 ott, G1 è il 3 ott, ecc.).

Seleziona l'intera area della griglia in cui vuoi far apparire le barre (es. E2:Z20). Vai a Home > Formattazione condizionale > Nuova regola. Scegli "Utilizza una formula per determinare le celle da formattare".

Inserisci la seguente formula:

=AND(E$1>=$B2, E$1<=$C2)

Clicca sul pulsante Formato, vai alla scheda Riempimento e scegli un colore (come verde o blu). Clicca su OK. Excel valuterà ogni singola cella nella tua griglia. Se la data in cima alla colonna (E$1) rientra tra la data di inizio ($B2) e la data di fine ($C2) di quella riga, o coincide con esse, la cella verrà colorata. I segni di dollaro, assoluti e relativi, sono fondamentali in questo caso per garantire che la formattazione venga applicata alle righe e alle colonne corrette.

Aggiungere tappe fondamentali e assegnazioni al team

Una timeline è utile solo quanto il team che la segue. Per mantenere puliti i dati del tuo progetto, dovresti controllare rigorosamente chi può essere assegnato alle attività. Invece di lasciare che gli utenti digitino i nomi liberamente (il che porta a "Sarah", "sarah" e "S. Smith"), usa i menu a discesa.

Puoi impostarlo facilmente seguendo la nostra guida su Convalida dati: controllare cosa gli utenti possono inserire. Crea un elenco dei membri del tuo team in un foglio nascosto separato e usa la Convalida dati per forzare gli utenti a scegliere da quell'elenco specifico.

Allo stesso modo, potresti voler monitorare le tappe fondamentali (milestone) o gli stati delle attività (es. Non iniziato, In corso, Completato). Puoi creare un indicatore di stato utilizzando la funzione IF: Test logici e funzioni IF nidificate. Ad esempio, puoi scrivere una formula che confronta la data di oggi con la Data di Fine; se l'attività è in ritardo e non è contrassegnata come completata, la formula restituisce "IN RITARDO" in rosso acceso.

Automatizzare il tuo Project Tracker

Quando il tuo progetto cresce da 10 a 100 attività, la gestione del tracker può diventare noiosa. Il modo migliore per scalare la tua timeline è trasformarla in una dashboard automatizzata che si aggiorna in base a input in tempo reale. Consulta la nostra guida su Creare Dashboard Dinamiche in Excel per scoprire come aggiungere filtri dati (slicer) e riepiloghi di progetto di alto livello (come "Giorni totali rimanenti" o "Attività in ritardo").

Scrivere le formule per gestire dipendenze complesse, escludere specifiche festività aziendali e monitorare l'allocazione delle risorse può essere difficile per i principianti. Se hai difficoltà a mettere insieme complesse formule nidificate per i tuoi modelli di project management, non devi farlo da solo. Puoi semplicemente descrivere ciò che ti serve in linguaggio naturale a ExcelGPT, e genererà all'istante la formula esatta per te. Per saperne di più su come l'IA sta cambiando i flussi di lavoro dei fogli di calcolo, leggi ChatGPT per Excel: Scrivere formule con l'IA.

Domande Frequenti

Come posso monitorare la percentuale di completamento sul mio diagramma di Gantt?

Se stai usando il metodo della griglia con Formattazione Condizionale, puoi digitare la percentuale di completamento direttamente nelle celle colorate, oppure aggiungere una colonna dedicata "% Completamento" accanto ai nomi delle attività e applicare le Barre dei dati (Home > Formattazione condizionale > Barre dei dati) per creare mini-barre di avanzamento all'interno delle celle.

Posso fare in modo che il mio grafico si aggiorni automaticamente quando aggiungo nuove attività?

Sì. Il modo più affidabile per farlo è formattare l'intervallo di dati iniziale come una Tabella Excel (Ctrl + T). Quando crei il tuo grafico usando i dati da una Tabella, l'aggiunta di una nuova riga in basso espanderà automaticamente la Tabella e aggiornerà istantaneamente il grafico.

Perché le mie date compaiono come numeri casuali a cinque cifre?

Excel memorizza le date come numeri seriali contando in avanti dal 1° gennaio 1900. Se le tue date assomigliano a "45566", la formattazione della cella è stata accidentalmente cambiata in Generale o Numero. Semplicemente seleziona le celle, vai alla scheda Home e cambia il menu a discesa del formato del numero in "Data in cifre".