תכונות נסתרות ב-Excel שכדאי לכם להכיר

רוב אנשי המקצוע משתמשים ב-Microsoft Excel מדי יום. אנו מסתמכים על הפונקציה SUM כדי לסכם הוצאות, כותבים משפטי IF כדי לסווג נתונים, ובונים טבלאות ציר (Pivot Tables) רגילות. אך מתחת לפני השטח המוכרים הללו מסתתר אוצר של תכונות Excel נסתרות שהרוב המכריע של המשתמשים פשוט מפספסים.

בין אם אתם מתחילים שמחפשים להאיץ את תהליך העבודה שלכם, ובין אם אתם משתמשים מנוסים שרוצים לבנות גיליונות אלקטרוניים מתוחכמים יותר, שימוש בכלים הפחות מוכרים הללו יכול לחסוך לכם שעות רבות. במדריך זה, אנו חושפים את התכונות הנסתרות העוצמתיות ביותר ב-Excel – מהיכולות האנליטיות של תוסף ה-Inquire ועד לגמישות הוויזואלית של כלי המצלמה.

1. תוסף Inquire: הבלש הפרטי של הגיליון שלכם

יצא לכם לקבל בירושה גיליון אלקטרוני עצום מקולגה ולבלות שעות בניסיון להבין איך כל הנוסחאות מתחברות? תוסף Inquire נועד בדיוק לתרחיש הזה. הוא פועל ככלי חקירה המאפשר לכם למפות תלויות, להאיר תאים מוסתרים, ואפילו להשוות בין שתי גרסאות שונות של חוברת עבודה כדי לראות בדיוק מה השתנה.

למרות עוצמתו, התוסף Inquire מוסתר כברירת מחדל. הוא זמין במהדורות Professional Plus ו-Enterprise של Office.

כיצד להפעיל את תוסף Inquire

1. לחצו על קובץ ברצועת הכלים העליונה ובחרו ב-אפשרויות.
2. נווטו ללשונית תוספות בסרגל הצדדי.
3. בתחתית החלון, שנו את התפריט הנפתח נהל ל-תוספות COM ולחצו על ביצוע...
4. סמנו את התיבה שליד Inquire ולחצו על אישור.

לאחר ההפעלה, כרטיסייה חדשה בשם "Inquire" תופיע ברצועת הכלים שלכם. תוכלו להשתמש בלחצן ניתוח חוברת עבודה כדי להפיק דוח מקיף של הקובץ שלכם, המפרט הכול, החל מחוברות עבודה מקושרות ועד לתאים המכילים שגיאות. התכונה השוואת קבצים היא מצילת חיים של ממש כשצריך למצוא פערים בין "גרסה 1" ל-"גרסה 2" של מודל פיננסי.

2. תצוגות מותאמות אישית: החלפת פריסות באופן מיידי

אם אתם מרבים להסתיר עמודות מסוימות, להחיל מסננים ספציפיים ולשנות הגדרות הדפסה עבור פגישות שונות, אתם מבזבזים זמן יקר על חזרה על פעולות אלו. תצוגות מותאמות אישית מאפשרות לכם לשמור את הגדרות התצוגה וההדפסה הנוכחיות שלכם, כך שתוכלו לחזור אליהן מיד במועד מאוחר יותר.

הגדרת תצוגה מותאמת אישית

1. עצבו את הגיליון שלכם בדיוק כפי שאתם רוצים (הסתירו עמודות, החילו מסננים, הגדירו את אזור ההדפסה).
2. עברו לכרטיסייה תצוגה ברצועת הכלים ולחצו על תצוגות מותאמות אישית.
3. לחצו על הוספה... ותנו לתצוגה שלכם שם תיאורי (למשל, "תצוגת סיכום - ללא פרטים").
4. בטלו את ההסתרה של הכול וצרו תצוגה נוספת בשם "פרטים מלאים".

כעת, במקום להסתיר ולגלות ידנית את העמודות A עד F, תוכלו פשוט לפתוח את תיבת הדו-שיח 'תצוגות מותאמות אישית' וללחוץ פעמיים על הפריסה הנדרשת. זוהי אחת הדרכים הקלות ביותר של חיסכון בזמן ב-Excel: לעבוד חכם יותר, לא קשה יותר שמשתמשים מנוסים יכולים ליישם עוד היום.

3. כלי המצלמה: יצירת דשבורדים חיים

כלי המצלמה הוא ללא ספק אחת התכונות הנסתרות המגניבות ביותר ב-Excel. הוא מצלם תמונה "חיה" של טווח תאים. ניתן להדביק את התמונה הזו בכל מקום, ומכיוון שמדובר בצילום חי, אם הנתונים או העיצוב המקוריים משתנים, התמונה מתעדכנת אוטומטית!

כלי זה שימושי להפליא בעת יצירת דשבורדים דינמיים ב-Excel. אם יש לכם תרשימים וטבלאות נתונים בגדלים שונים על פני גיליונות מרובים, יישור שלהם בגיליון דשבורד אחד עלול להיות סיוט. כלי המצלמה מאפשר לכם לצלם את הטבלאות הללו ולשנות את גודלן בחופשיות בדשבורד שלכם מבלי להשפיע על ממדי השורות או העמודות המקוריים.

כיצד להוסיף ולהשתמש בכלי המצלמה

1. לחצו לחיצה ימנית בכל מקום על רצועת הכלים של Excel ובחרו ב-התאמה אישית של סרגל הכלים לגישה מהירה.
2. שנו את התפריט הנפתח של "בחר פקודות מתוך" ל-כל הפקודות.
3. גללו מטה עד שתמצאו את מצלמה, בחרו בה, ולחצו על הוסף >>. לחצו על אישור.
4. כדי להשתמש בו, סמנו טווח תאים (לדוגמה, A1:D10) ולחצו על סמל המצלמה החדש בראש המסך.
5. לחצו בכל מקום בגיליון אחר כדי להדביק את התמונה החיה שלכם.

4. פעולות מתקדמות של 'הדבקה מיוחדת'

רוב המשתמשים מכירים את אפשרות הדבקת הערכים (CTRL + SHIFT + V או הדבקה מיוחדת > ערכים) כדי להסיר נוסחאות. אך תיבת הדו-שיח 'הדבקה מיוחדת' מסתירה פעולות מתמטיות שיכולות לבצע מניפולציות על נתונים ללא צורך בעמודת עזר.

תארו לעצמכם שיש לכם רשימה של 100 מחירי מוצרים, ואתם צריכים להעלות את כולם ב-5%. בדרך כלל, משתמשים יוצרים עמודה חדשה, כותבים נוסחה כמו =A2*1.05, גוררים אותה מטה, מעתיקים את התוצאות ומדביקים אותן כערכים על גבי הנתונים המקוריים. 'הדבקה מיוחדת' מאפשרת לכם לעשות זאת בשניות.

הכפלת נתונים ללא נוסחאות

1. הקלידו 1.05 בתא ריק כלשהו ולחצו על CTRL + C כדי להעתיק אותו.
2. סמנו את כל עמודת המחירים שלכם.
3. לחצו לחיצה ימנית על המחירים המסומנים ובחרו ב-הדבקה מיוחדת...
4. תחת המקטע פעולה, בחרו ב-הכפל ולחצו על אישור.

Excel מעדכן מיד את הערכים המקוריים, ומכפיל כל אחד מהם ב-1.05. לאחר מכן תוכלו למחוק את התא שבו הקלדתם 1.05. ניתן להשתמש באותו טריק כדי לחבר, לחסר או לחלק טווחי מספרים בבת אחת.

5. הקראת תאים: הגהת נתונים באמצעות שמע

הזנת נתונים חשופה לטעויות אנוש. אם אתם מעתיקים מספרים מחשבונית מודפסת לתוך Excel, המבט הבלתי פוסק הלוך ושוב בין הנייר למסך הוא מייגע ומוביל לשגיאות. התכונה הקראת תאים פותרת זאת על ידי כך ש-Excel מקריא עבורכם את הנתונים בקול רם.

הפעלת הקראת תאים

בדומה לכלי המצלמה, הקראת תאים היא תכונה נסתרת. עליכם להוסיף אותה לסרגל הכלים לגישה מהירה שלכם:

1. עברו אל קובץ > אפשרויות > סרגל לגישה מהירה.
2. בחרו ב-פקודות שאינן ברצועת הכלים מהתפריט הנפתח.
3. חפשו את הקרא תאים, הוסיפו לסרגל שלכם ולחצו על אישור.

סמנו עמודה של מספרים, לחצו על כפתור הקראת התאים, ומנוע טקסט-לדיבור של Excel יקריא את הערכים. תוכלו להשאיר את העיניים שלכם על המסמך הפיזי ופשוט להקשיב כדי לוודא שהנתונים תואמים.

6. מדריך מעשי: רשימות נפתחות דינמיות עם INDIRECT

בעוד שאימות נתונים נמצא בשימוש נרחב ליצירת רשימות נפתחות פשוטות, תוכלו לקחת זאת צעד אחד קדימה על ידי יצירת רשימות נפתחות תלויות. רשימה נפתחת תלויה פירושה שהאפשרויות ברשימה ב' משתנות בהתאם למה שהמשתמש בוחר ברשימה א'. לשם כך, אנו משתמשים בפונקציית INDIRECT העוצמתית, שלעתים קרובות אינה מובנת כהלכה.

הפונקציה INDIRECT לוקחת מחרוזת טקסט והופכת אותה להפניה חוקית לתא ב-Excel או לטווח בעל שם.

שלב אחר שלב: רשימות נפתחות תלויות

נניח שיש לנו קטגוריה ראשית (פירות או כלי רכב) ואנחנו רוצים שרשימה נפתחת שנייה תציג פריטים ספציפיים בהתאם לקטגוריה שנבחרה.

Fruits (טווח בעל שם)	Vehicles (טווח בעל שם)
Apple	Car
Banana	Truck
Orange	Motorcycle

1. יצירת טווחים בעלי שם: סמנו את התאים המכילים "Apple", "Banana", ו-"Orange". לחצו על תיבת השם (בפינה השמאלית העליונה, ליד שורת הנוסחאות) והקלידו Fruits. הקישו Enter. חזרו על פעולה זו עבור כלי הרכב, וקראו לטווח בשם Vehicles.
2. יצירת הרשימה הנפתחת הראשית: בתא A2, הגדירו רשימת אימות נתונים רגילה כשהמקור הוא: Fruits, Vehicles.
3. יצירת הרשימה הנפתחת התלויה: לחצו על תא B2. עברו אל נתונים > אימות נתונים. בחרו ב-רשימה.
4. בתיבת המקור, השתמשו בפונקציה INDIRECT המפנה לתא הראשון:

=INDIRECT($A$2)

איך זה עובד: אם משתמש בוחר "Fruits" בתא A2, הנוסחה מחושבת כ-=INDIRECT("Fruits"). אקסל מזהה את "Fruits" כטווח בעל השם שיצרנו בשלב 1, ומאכלס את הרשימה הנפתחת ב-B2 ב-Apple, Banana ו-Orange. הטריק הזה חיוני לבניית טפסים חזקים וידידותיים למשתמש.

7. מילוי מהיר: החלוץ של הבינה המלאכותית

זמן רב לפני שבינה מלאכותית יוצרת הפכה למילת באזז, Excel הציגה את התכונה מילוי מהיר. כלי זה מזהה תבניות בהזנת הנתונים שלכם וממלא אוטומטית את שאר העמודה. זהו כלי שמשנה לחלוטין את כללי המשחק כאשר משתמשים ב-AI כדי לנקות ולהמיר נתונים באופן ידני.

לדוגמה, אם יש לכם עמודה של שמות מלאים כמו "John Doe" ואתם רוצים לחלץ רק את השם הפרטי לעמודה חדשה, פשוט הקלידו "John" בתא הסמוך, הקישו Enter, ואז לחצו על CTRL + E. אקסל יסתכל מיד על התבנית שיצרתם ויחלץ את השמות הפרטיים עבור שאר הרשימה. זה עובד גם לעיצוב מספרי טלפון, חילוץ דומיינים מכתובות דוא"ל ושילוב טקסט.

8. Power Query: מנוע המרת הנתונים הנסתר

אם אתם מרבים להוריד קובצי CSV ממסד נתונים ומבלים שעות במחיקת עמודות, עיצוב תאריכים והרצת פונקציות VLOOKUP למיזוג טבלאות, אתם מבצעים עבודה ידנית ש-Excel יכול להפוך לאוטומטית. Power Query היא כנראה התכונה המשמעותית ביותר שנוספה ל-Excel בעשור האחרון, אך משתמשים רבים כלל אינם מודעים לקיומה.

Power Query, הממוקם תחת הכרטיסייה נתונים (לרוב מתויג כ-"קבל נתונים" או "קבל והמר נתונים"), הוא ממשק המאפשר לכם לבנות סט שלבי ניקוי נתונים שניתנים לחזרה. ברגע שאתם בונים שאילתה, בפעם הבאה שתקבלו נתונים חדשים, פשוט תלחצו על "רענן" ו-Excel יבצע את כל שלבי העיצוב שלכם באופן מיידי. אם אתם רציניים לגבי שדרוג המיומנויות שלכם, אנו ממליצים בחום לצלול אל Power Query: ייבוא והמרת נתונים כמו מקצוענים.

עוזרי בינה מלאכותית: גישור על הפער

גם כשיש לכם את כל התכונות הנסתרות האלו בקצות האצבעות, בניית נוסחאות מורכבות ומקוננות עדיין עלולה להיות כאב ראש. ייתכן שאתם יודעים בדיוק מה אתם רוצים ש-Excel יעשה ברמה ההגיונית, אך תרגום הרעיון הזה לתחביר הנכון של INDEX, MATCH ו-INDIRECT הוא לרוב מתסכל.

כאן בדיוק פתרונות ה-AI המודרניים משנים את צורת העבודה שלנו. אם אתם מתקשים לכתוב נוסחה מורכבת, תוכלו להשתמש בכלי בינה מלאכותית כדי ליצור אותה עבורכם. עם ExcelGPT, אתם פשוט מתארים מה אתם צריכים בשפה פשוטה - לדוגמה, "חפש את מזהה העובד בעמודה A, החזר את המשכורת מעמודה C, אך רק אם הסטטוס בעמודה D הוא 'Active'" - והוא ייצור את נוסחת ה-Excel המדויקת באופן מיידי. מינוף ChatGPT ל-Excel: כתיבת נוסחאות עם בינה מלאכותית מגשר על הפער שבין לדעת מה אתם רוצים להשיג לבין לדעת מהו התחביר הספציפי שייקח אתכם לשם.

שאלות ותשובות נפוצות (FAQ)

לאן נעלם כלי המצלמה בגרסאות Excel החדשות?

כלי המצלמה מעולם לא הופיע ברצועת הכלים הסטנדרטית כברירת מחדל. לא משנה אם אתם משתמשים ב-Excel 2016, 2019 או ב-Microsoft 365, עליכם להוסיף אותו באופן ידני על ידי התאמה אישית של סרגל הכלים לגישה מהירה, או התאמה אישית של רצועת הכלים וחיפוש תחת "כל הפקודות".

האם תוסף Inquire עובד ב-Mac?

למרבה הצער, לא. תוסף ה-COM של Inquire מסתמך על ארכיטקטורה ספציפית ל-Windows וזמין רק ב-Office Professional Plus, ב-Office Enterprise או ביישומי Microsoft 365 לארגונים במחשבי Windows.

למה המילוי המהיר (Flash Fill) לא עובד על הנתונים שלי?

מילוי מהיר דורש תבנית ברורה וניתנת לזיהוי כדי לעבוד. ודאו שהנתונים לדוגמה שלכם נמצאים בסמוך לנתוני המקור (ללא עמודות ריקות באמצע). בנוסף, ודאו שהתכונה אינה מושבתת בהגדרות שלכם על ידי מעבר אל קובץ > אפשרויות > מתקדם, ובדיקה שהאפשרות "מילוי מהיר אוטומטי" מסומנת.

למה 'תצוגות מותאמות אישית' אפורות (מושבתות) אצלי?

הסיבה הנפוצה ביותר לכך שתצוגות מותאמות אישית הופכות למושבתות (אפורות) היא נוכחות של טבלת Excel רשמית (שנוצרה דרך הוספה > טבלה או CTRL+T) בכל מקום שהוא בחוברת העבודה. תצוגות מותאמות אישית הן תכונה ישנה יותר ולמרבה הצער, אינן תואמות להפניות המובנות שבהן נעשה שימוש בטבלאות Excel מודרניות. כדי להשתמש בתצוגות מותאמות אישית, עליכם להמיר את כל הטבלאות בחזרה לטווחים רגילים.