المخطط الزمني للمشروع ومخطط جانت في Excel

إدارة مشروع بدون مخطط زمني واضح تشبه محاولة التنقل في مدينة جديدة بدون خريطة. تتأخر المواعيد النهائية، ويفقد أعضاء الفريق مسار مسؤولياتهم، وتتشابك التبعيات (Dependencies). على الرغم من وجود عدد لا يحصى من أدوات إدارة المشاريع المخصصة في السوق، إلا أنك لا تحتاج بالضرورة إلى اشتراك مكلف لإبقاء فريقك على المسار الصحيح. يمكنك بناء مخطط زمني قوي واحترافي للمشروع ومخطط جانت (Gantt chart) مباشرة داخل Excel.

مخطط جانت هو مخطط شريطي مرئي للغاية يوضح الجدول الزمني للمشروع. حيث يعرض المهام على المحور الرأسي والفترات الزمنية على المحور الأفقي، مما يجعل من السهل جداً معرفة متى تبدأ المهمة، وكم من الوقت تستغرق، ومتى يجب أن تنتهي. في هذا الدليل الشامل، سنرشدك خطوة بخطوة حول كيفية إعداد بيانات مشروعك، وحساب مدد المهام، وإنشاء مخطط جانت ديناميكي باستخدام ميزات Excel المدمجة.

لماذا نستخدم Excel لإدارة المشاريع؟

يظل Excel واحداً من أكثر أدوات إدارة المشاريع شيوعاً في عالم الأعمال لعدة أسباب:

• إمكانية الوصول: تقريباً كل شخص في عالم الشركات لديه Excel مثبّت ويعرف أساسيات استخدامه.
• التخصيص: على عكس منصات البرمجيات كخدمة (SaaS) الجامدة، يمكن تخصيص متتبع مشاريع Excel ليتناسب مع سير العمل الخاص بك، وطبيعة عملك، واحتياجاتك في إعداد التقارير.
• التكامل: يمكنك بسهولة سحب البيانات من جداول بيانات أخرى، واستخدام دوال البحث المتقدمة مثل VLOOKUP أو INDEX و MATCH، وربط مخططك الزمني بنموذج مالي أو موارد أوسع.

الخطوة 1: إعداد جدول بيانات المشروع الخاص بك

إن أساس أي مخطط جانت رائع هو البيانات النظيفة والمنظمة. قبل أن نلمس أي مخططات، نحتاج إلى إنشاء جدول يحتوي على معلومات مشروعنا. افتح مصنف Excel فارغ وقم بإعداد الأعمدة التالية:

معرف المهمة	اسم المهمة	الشخص المعين	تاريخ البدء	تاريخ الانتهاء	المدة (بالأيام)
1	انطلاق المشروع	سارة	10/01/2025	10/02/2025	2
2	أبحاث السوق	ديفيد	10/03/2025	10/10/2025	6
3	صياغة المواصفات	سارة	10/13/2025	10/17/2025	5
4	مراجعة العميل	ماركوس	10/20/2025	10/22/2025	3

نصيحة احترافية: حدد بياناتك واضغط على Ctrl + T لتحويلها إلى جدول Excel رسمي. يضمن ذلك تضمين أي مهام جديدة تضيفها في الأسفل تلقائياً في معادلاتك ومخططاتك.

الخطوة 2: حساب مدد المهام والتبعيات

لرسم الأشرطة على مخطط جانت الخاص بنا، يحتاج Excel إلى معرفة عدد الأيام التي ستستغرقها كل مهمة بالضبط. رغم أنه يمكنك ببساطة طرح تاريخ البدء من تاريخ الانتهاء (مثلاً =E2-D2)، إلا أن هذه الطريقة ستحسب عطلات نهاية الأسبوع. في الأعمال، نهتم عادةً بأيام العمل فقط.

لحساب مدة العمل الحقيقية، استخدم الدالة NETWORKDAYS. إذا كان تاريخ البدء في D2 وتاريخ الانتهاء في E2، فاكتب هذه المعادلة في عمود المدة (F2):

=NETWORKDAYS(D2, E2)

إذا كانت لديك قائمة بعطلات الشركة، يمكنك إضافتها كوسيطة ثالثة اختيارية: =NETWORKDAYS(D2, E2, Holiday_List_Range).

التعامل مع تبعيات المهام

إذا كانت المهمة 2 لا يمكن أن تبدأ حتى تنتهي المهمة 1، فلا ينبغي لك كتابة تاريخ البدء للمهمة 2 يدوياً. بدلاً من ذلك، استخدم معادلة لإنشاء تبعية. يمكنك استخدام الدالة WORKDAY لضمان وقوع تاريخ البدء الجديد في يوم عمل. إذا كانت المهمة 1 تنتهي في E2، فاجعل تاريخ البدء للمهمة 2 (D3) يساوي:

=WORKDAY(E2, 1)

هذا يخبر Excel: "ابدأ هذه المهمة بعد يوم عمل واحد من انتهاء المهمة السابقة". وإذا تأخرت المهمة 1 وتغير تاريخ انتهائها، فستتحرك المهمة 2 للأمام تلقائياً.

الخطوة 3: بناء مخطط جانت باستخدام مخطط شريطي مكدس

لا يحتوي Excel على زر "مخطط جانت" مدمج في قائمة المخططات. بدلاً من ذلك، نقوم بخداع Excel لإنشاء واحد باستخدام مخطط شريطي مكدس (Stacked Bar Chart) وإخفاء سلسلة البيانات الأولى.

1. حدد بيانات تاريخ البدء (Start Date) الخاصة بك (بما في ذلك الترويسة). اضغط مع الاستمرار على مفتاح Ctrl وحدد بيانات المدة (Duration) الخاصة بك (بما في ذلك الترويسة).
2. اذهب إلى علامة التبويب إدراج (Insert) على الشريط (Ribbon).
3. في مجموعة المخططات، انقر فوق أيقونة المخطط الشريطي وحدد شريطي مكدس (Stacked Bar) (الخيار الثاني ضمن شريط ثنائي الأبعاد).
4. سيُدرج Excel مخططاً في ورقة العمل الخاصة بك، لكنه لن يحتوي على أسماء المهام بعد. انقر بزر الماوس الأيمن في أي مكان على المخطط وانقر على تحديد البيانات (Select Data).
5. ضمن "تسميات المحور الأفقي (الفئة)" في الجانب الأيمن من مربع الحوار، انقر على تحرير (Edit).
6. قم بتظليل قائمتك من أسماء المهام (B2:B5 في مثالنا) وانقر فوق موافق (OK). انقر فوق موافق (OK) مرة أخرى لإغلاق مربع الحوار.

لديك الآن مخطط يحتوي على أشرطة زرقاء (تمثل تواريخ البدء) وأشرطة برتقالية (تمثل المدد). الحيلة هنا هي جعل الأشرطة الزرقاء غير مرئية.

انقر بزر الماوس الأيمن على أي من أشرطة "تاريخ البدء" الزرقاء وحدد تنسيق سلسلة البيانات (Format Data Series). في جزء التنسيق الذي يظهر على اليمين، انتقل إلى أيقونة التعبئة والخط (Fill & Line). اضبط التعبئة (Fill) على "بلا تعبئة" (No fill) والحدود (Border) على "بلا خط" (No line). فجأة، ستبدو الأشرطة البرتقالية عائمة، وتشبه تماماً مخطط جانت!

الخطوة 4: تنسيق وتحسين مخططك الزمني

في الوقت الحالي، ربما يبدو مخططك فوضوياً بعض الشيء. قد تكون المهام مدرجة بترتيب عكسي، وقد تكون جميع الأشرطة مدفوعة إلى أقصى اليمين، مما يترك الكثير من المساحة البيضاء الفارغة على اليسار.

عكس ترتيب المهام

بشكل افتراضي، يرسم Excel المخططات الشريطية من الأسفل إلى الأعلى. لوضع مهمتك الأولى في أعلى المخطط:

1. انقر على المحور الرأسي (أسماء المهام) لتحديده.
2. انقر بزر الماوس الأيمن واختر تنسيق المحور (Format Axis).
3. في جزء خيارات المحور (Axis Options)، حدد المربع الذي يقول الفئات بترتيب عكسي (Categories in reverse order).

إصلاح محور التاريخ (إزالة المساحة الفارغة)

يُخزّن Excel التواريخ كأرقام تسلسلية (حيث يكون 1 يناير 1900 هو الرقم 1). ونظراً لأن محور مخططك يبدأ من الصفر، فإنه يُظهر عقوداً من الوقت الفارغ قبل أن يبدأ مشروعك.

لإصلاح ذلك، تحتاج إلى تعيين الحد الأدنى لمحورك الأفقي إلى تاريخ بدء مشروعك:

1. ابحث عن أول تاريخ بدء لمشروعك في جدول بياناتك (مثال: 10/01/2025).
2. غيّر مؤقتاً تنسيق تلك الخلية المحددة من "تاريخ" إلى "عام" (General). لاحظ الرقم الذي يظهر (مثلاً 45566). اضغط تراجع (Undo) لإعادته إلى تاريخ.
3. انقر على المحور الأفقي (التواريخ) في أعلى مخططك.
4. انقر بزر الماوس الأيمن وحدد تنسيق المحور (Format Axis).
5. ضمن خيارات المحور، اكتب ذلك الرقم (مثلاً 45566) في مربع الحدود الدنيا (Minimum Bounds) واضغط Enter.

ستنتقل أشرطتك العائمة على الفور إلى اليسار، مما يمنحك مخططاً زمنياً نظيفاً وقابلاً للقراءة للمشروع.

طريقة بديلة: بناء مخطط جانت باستخدام التنسيق الشرطي

بينما تعتبر طريقة المخطط المذكورة أعلاه ممتازة للنظرات العامة ذات المستوى العالي، يفضل العديد من مديري المشاريع إنشاء مخطط زمني يعتمد على الشبكة ومبني مباشرةً داخل خلايا جدول البيانات. يتيح لك هذا وضع النصوص، والتعليقات، والحالات بجوار الأشرطة الملونة للمخطط الزمني.

يمكنك تحقيق ذلك باستخدام التنسيق الشرطي: تصور البيانات باستخدام الألوان.

في هذا الإعداد، ستكون مهامك، وتواريخ البدء، وتواريخ الانتهاء في الأعمدة A و B و C. بدءاً من العمود E، يمكنك وضع تواريخ مخططك الزمني (مثلاً E1 هو 1 أكتوبر، و F1 هو 2 أكتوبر، و G1 هو 3 أكتوبر، وهكذا).

حدد منطقة الشبكة بأكملها حيث تريد أن تظهر الأشرطة (مثلاً E2:Z20). انتقل إلى الشريط الأساسي > التنسيق الشرطي > قاعدة جديدة (Home > Conditional Formatting > New Rule). اختر "استخدام صيغة لتحديد الخلايا التي سيتم تنسيقها".

أدخل المعادلة التالية:

=AND(E$1>=$B2, E$1<=$C2)

انقر على زر تنسيق (Format)، وانتقل إلى علامة التبويب تعبئة (Fill)، واختر لوناً (مثل الأخضر أو الأزرق). انقر فوق موافق. سيقوم Excel بتقييم كل خلية على حدة في شبكتك. إذا كان التاريخ الموجود في أعلى العمود (E$1) يقع في تاريخ البدء ($B2) وتاريخ الانتهاء ($C2) لتلك الصف أو بينهما، فسيقوم بتلوين الخلية. إن علامات الدولار المرجعية المطلقة والنسبية تعتبر حاسمة هنا لضمان تطبيق التنسيق على الصفوف والأعمدة الصحيحة.

إضافة المعالم (Milestones) وتعيينات الفريق

لا يكون المخطط الزمني مفيداً إلا بقدر ما يقوم الفريق بتتبعه بشكل جيد. للحفاظ على نظافة بيانات مشروعك، يجب عليك التحكم الصارم في من يمكن تعيينه للمهام. بدلاً من السماح للمستخدمين بكتابة الأسماء بحرية (مما يؤدي إلى أخطاء مثل "Sarah" و "sarah" و "S. Smith")، استخدم القوائم المنسدلة.

يمكنك إعداد ذلك بسهولة باتباع دليلنا حول التحقق من صحة البيانات: التحكم في ما يمكن للمستخدمين إدخاله. قم بإنشاء قائمة بأعضاء فريقك في ورقة مخفية منفصلة، واستخدم "التحقق من صحة البيانات" (Data Validation) لإجبار المستخدمين على الاختيار من تلك القائمة المحددة.

وبالمثل، قد ترغب في تتبع المعالم أو حالات المهام (مثلاً: لم تبدأ، قيد التنفيذ، مكتملة). يمكنك بناء مؤشر للحالة باستخدام الدالة IF: الاختبارات المنطقية ودوال IF المتداخلة. على سبيل المثال، يمكنك كتابة معادلة تتحقق من تاريخ اليوم مقابل تاريخ الانتهاء؛ فإذا تجاوزت المهمة موعد استحقاقها ولم يتم تمييزها على أنها مكتملة، ستخرج المعادلة كلمة "متأخرة" (OVERDUE) باللون الأحمر الزاهي.

أتمتة متتبع المشروع الخاص بك

مع نمو مشروعك من 10 مهام إلى 100 مهمة، يمكن أن تصبح إدارة متتبعك أمراً مملاً. أفضل طريقة لتوسيع نطاق مخططك الزمني هي تحويله إلى لوحة معلومات (Dashboard) مؤتمتة يتم تحديثها بناءً على مدخلات في الوقت الفعلي. تحقق من دليلنا حول إنشاء لوحات معلومات ديناميكية في Excel لتتعلم كيفية إضافة مقسمات طرق العرض (Slicers) وملخصات المشروع ذات المستوى العالي (مثل "إجمالي الأيام المتبقية" أو "المهام المتأخرة").

قد يكون كتابة المعادلات للتعامل مع التبعيات المعقدة، واستبعاد عطلات شركة محددة، وتتبع تخصيص الموارد أمراً صعباً للمبتدئين. إذا كنت تكافح لتجميع معادلات متداخلة معقدة لقوالب إدارة مشاريعك، فلا داعي للقيام بذلك بمفردك. يمكنك ببساطة وصف ما تحتاجه بلغة بسيطة لـ ExcelGPT، وسيقوم بإنشاء المعادلة الدقيقة لك على الفور. لمعرفة المزيد حول كيف يغير الذكاء الاصطناعي سير عمل جداول البيانات، اقرأ ChatGPT لـ Excel: كتابة المعادلات باستخدام الذكاء الاصطناعي.

الأسئلة الشائعة

كيف أتتبع نسبة الإنجاز على مخطط جانت الخاص بي؟

إذا كنت تستخدم طريقة شبكة التنسيق الشرطي، فيمكنك كتابة نسبة الإنجاز مباشرة في الخلايا الملونة، أو إضافة عمود مخصص باسم "% مكتمل" بجوار أسماء المهام وتطبيق أشرطة البيانات (الشريط الأساسي > تنسيق شرطي > أشرطة البيانات) لإنشاء أشرطة تقدم مصغرة داخل الخلايا.

هل يمكنني جعل مخططي يتحدث تلقائياً عند إضافة مهام جديدة؟

نعم. الطريقة الأكثر موثوقية للقيام بذلك هي تنسيق نطاق بياناتك الأولي كجدول Excel بالضغط على (Ctrl + T). عند إنشاء مخططك باستخدام بيانات من جدول، فإن إضافة صف جديد في الأسفل ستؤدي تلقائياً إلى توسيع الجدول وتحديث المخطط على الفور.

لماذا تظهر تواريخي كأرقام عشوائية مكونة من خمسة أرقام؟

يخزن Excel التواريخ كأرقام تسلسلية تُعد للأمام بدءاً من 1 يناير 1900. إذا كانت تواريخك تبدو مثل "45566"، فقد تم تغيير تنسيق الخلية عن طريق الخطأ إلى عام (General) أو رقم (Number). ببساطة حدد الخلايا، وانتقل إلى علامة التبويب الشريط الأساسي (Home)، وقم بتغيير القائمة المنسدلة لتنسيق الأرقام مرة أخرى إلى "تاريخ مختصر" (Short Date).